9. Kết cấu của luận văn
3.1. Quy trình xây dựng, đăng ký và giao chỉ số đánh giá hiệu quả công việc
3.1.3. Giao chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc theo KPI
Sau khi các bộ phận, cá nhân xem xét đăng ký chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI, bộ phận quản lý có thẩm quyền sẽ xem xét, đánh giá cân đối để giao chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI đến tƣng bộ phận, cá nhân. Các cấp quản lý có thẩm quyền thực hiện việc giao các KPI cho các bộ phận hoặc cá nhân trực thuộc nhằm cụ thể hóa chiến lƣợc, kế hoạch, mục tiêu cần đạt đƣợc của bộ phận hoặc cá nhân trong kỳ. Giao KPI có tính chất pháp lệnh bắt buộc ngƣời đƣợc giao có nghĩa vụ và trách nhiệm phải thực hiện.
Căn cứ giao chỉ tiêu: Để giao chỉ tiêu đánh giá KPI làm sao để mang lại kết quả thì phải dựa vào các căn cứ nhƣ sau:
Thông thƣờng việc giao KPI cho cá nhân có mối quan hệ mật thiết với KPI của bộ phận mà cá nhân đó trực thuộc hay nói cách khác là KPI cá nhân chính là một phần của KPI bộ phận. Các cá nhân phấn đấu hoàn thành KPI của bản thân cũng đồng nghĩa với việc đóng góp vào việc hoàn thành KPI của bộ phận. Tuy nhiên không nhất thiết mọi KPI cá nhân đều phải liên quan đến KPI của bộ phận trong kỳ đánh giá. Để thực hiện chiến lƣợc và kế hoạch phát triển của bộ phận bên cạnh việc phân bổ việc thực hiện chỉ tiêu KPI của bộ phận cho các cá nhân Trƣởng bộ phận hoàn toàn có quyền giao cho các nhân viên trực thuộc các KPI không liên quan đến KPI của bộ phận. Ví dụ: nhƣ một bộ phận chỉ đƣợc giao các KPI liên quan tài chính nhƣng Trƣởng bộ phận vẫn đƣợc giao KPI cho các cá nhân trực thuộc các KPI khách hàng.
Cũng nhƣ nguyên tắc trong việc xây dựng các chỉ số KPI, việc giao KPI cho các bộ phận/cá nhân cũng phải dựa trên cơ sở chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận/cá nhân đó trong kỳ.
Việc giao KPI phải phù hợp với năng lực của bộ phận/cá nhân đƣợc giao KPI để đảm bảo mục tiêu tạo động lực. Giao KPI quá cao hoặc quá thấp so với năng lực của đối tƣợng đƣợc giao đều làm triệt tiêu động lực các đối tƣợng này. Ví dụ: trong cùng một bộ phận có 2 cán bộ có năng lực khác nhau (hƣởng 2 mức lƣơng vị trí khác nhau) thì về nguyên tắc cán bộ có năng lực và mức lƣơng vị trí lớn hơn sẽ đƣợc giao
thực hiện nhiều chỉ tiêu KPI hơn hoặc các chỉ tiêu KPI có trọng số lớn so với cán bộ còn lại.
Nguyên tắc giao chỉ tiêu: Việc giao chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc cần thực hiện một số nguyên tắc sau:
Giao từ trên xuống dƣới: Giám đốc, Phó giám đốc giao các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả cho các trƣởng bộ phận trực thuộc. Trƣởng các bộ phận giao các chỉ tiêu hiệu suất cơ bản cho các Phó bộ phận/trƣởng nhóm hoặc trực tiếp đến từng nhân viên tùy theo cơ cấu tổ chức của từng bộ phận. Các Phó bộ phận/trƣởng nhóm giao các chỉ tiêu hiệu suất cơ bản cho nhân viên trực thuộc.
Giao chỉ tiêu bắt buộc: chỉ tiêu đƣợc giao từ Ban Lãnh đạo Công ty đến từng nhân viên là các chỉ tiêu bắt buộc phải nhận và thực hiện. Trong quá trình giao các chỉ tiêu đánh giá, nếu ngƣời lao động thấy các chỉ tiêu đƣợc giao chƣa phù hợp thì cần có sự trao đổi, thảo luận với ngƣời quản lý trực tiếp để thống nhất. Trong trƣờng hợp chƣa thống nhất đƣợc thì ngƣời lao động vẫn phải nhận và thực hiện, nhƣng có quyền kiến nghị lên ban lãnh đạo Công ty xem xét quyết định. Kiến nghị đƣợc gửi bằng văn bản tới phòng Hành chính - Nhân sự xử lý trƣớc khi trình Ban lãnh đạo quyết định. Thông thƣờng các chỉ tiêu đƣợc giao theo năm và theo quý. Các chỉ tiêu giao phải thúc đẩy lẫn nhau và hƣớng đến mục tiêu chung của công ty và của bộ phận, không đƣợc giao các chỉ tiêu mâu thuẫn hoặc triệt tiêu nhau. Bên cạnh việc tập trung thực hiện các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả đƣợc giao, tất cả ngƣời lao động vẫn phải thực hiện tất cả các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc liệt kê trong bản mô tả chức danh công việc dành cho vị trí công việc đang đảm nhiệm.
Giao bằng văn bản: Tất cả các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả khi giao phải đƣợc thể hiện bằng văn bản theo mẫu quy định có đủ chữ ký của bên giao, bên nhận và phê duyệt đóng dấu của Giám đốc. Bản giao các chỉ tiêu đánh giá phải đƣợc sao in đủ số lƣợng cung cấp cho những cá nhân, bộ phận liên quan nhƣ: Phó giám đốc phụ trách, Phòng Hành chính - Nhân sự, bên giao và bên nhận để làm căn cứ đánh giá. Công ty có thể áp dụng phần mềm máy tính làm công cụ hỗ trợ để nâng cao hiệu quả, rút ngắn thời gian trong công tác giao và đánh giá các chỉ tiêu hiệu suất cơ bản.
Cách thức giao chỉ tiêu đánh giá KPI: Đối với các chỉ tiêu hiệu suất cơ bản của Bộ phận. Căn cứ các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả đã đƣợc Chủ tịch hội đồng thành viên phê duyệt; căn cứ chức năng nhiệm vụ của từng khối/bộ phận, Giám đốc phân bổ các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả Công ty xuống các bộ phận. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của Công ty sẽ đƣợc giao cho một số bộ phận thực hiện. Các chỉ tiêu giao là các chỉ tiêu cơ bản quan trọng, phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động của bộ phận ; các chỉ tiêu giao phải đo lƣờng đƣợc ; số lƣợng các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả năm của bộ phận không quá mƣời hai (12) và mỗi quý không quá tám (08) chỉ tiêu. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả năm của bộ phận phải đƣợc hoạch định và giao theo Quý. Tổng định mức chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của các bộ phận (về cả số lƣợng và chất lƣợng) phải lớn hơn các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của Công ty. Tỷ lệ lớn hơn từ 5%-10%. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả đƣợc giao cho Bộ phận phải đƣợc mô tả đầy đủ thông tin trong bảng giao theo mẫu quy định.
Đối với các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của phó bộ phận/ trƣởng nhóm/nhân viên. Căn cứ các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của bộ phận đƣợc giao, chức năng nhiệm vụ của các vị trí công việc trong bộ phận, Trƣởng bộ phận giao các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả cho các phó bộ phận/trƣởng nhóm hoặc nhân viên. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của bộ phận sẽ do một số nhân viên thực hiện. Đối với các chỉ tiêu giao cho nhân viên nằm ngoài các chỉ tiêu bộ phận thì phải đảm bảo thúc đẩy, hỗ trợ các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của bộ phận; hoặc thể hiện đƣợc khả năng nâng cao năng suất lao động theo các nhiệm vụ đƣợc ghi trong bản mô tả chức danh công việc của nhân viên. Nhân viên có năng lực cao, lƣơng chức danh cao sẽ đƣợc giao các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hơn những nhân viên cùng vị trí công việc nhƣng có lƣơng chức danh thấp hơn. Các chỉ tiêu giao cho cán bộ nhân viên phải đo lƣờng đƣợc, số lƣợng các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả năm của mỗi nhân viên không quá mƣời hai (12) và mỗi quý không quá tám (08). Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả năm của nhân viên phải đƣợc hoạch định và giao theo Quý. Tổng định mức chỉ tiêu của tất cả nhân viên trực thuộc bộ phận phải lớn hơn chỉ tiêu bộ phận. Tỷ lệ lớn hơn từ 5%-10%. Các chỉ tiêu giao đƣợc mô tả đầy đủ thông tin trong bản giao các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả theo mẫu quy định.