9. Kết cấu của luận văn
2.1. Lƣợc sử Công ty TNHH thƣơng mại Hà Việt
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty TNHH thương mại Hà Việt:
Bộ máy tổ chức quản lý ở Công ty đƣợc tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng. Mô hình rất phù hợp với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty; giúp cho việc kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của các trƣởng bộ phận cũng nhƣ sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và công tác của từng bộ phận nói riêng nhƣng vẫn đảm bảo phát huy đƣợc tài năng của các cá nhân, bộ phận đóng góp.
Mối quan hệ trực tuyến Mối quan hệ chức năng
Hình 2: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty [3, tr.6] Chủ tịch HĐTV Giám đốc Phó giám đốc Chủ tịch HĐTV P. Tài chính Kế toán P. Xuất nhập khẩu kKinh Doanh P. Hành chính NS P. Kinh doanh Kho hàng Hạt nhựa P. Kỹ thuật BP Bảo hành BP Sửa chữa Thức ăn CN Dụng cụ điện Que hàn
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận cụ thể như sau:
Chủ tịch HĐTV: Là ngƣời đƣợc lựa chọn trong đại hội đồng thành viên, ngƣời có trách nhiệm cao nhất trong việc đƣa ra các quyết định kinh doanh, xem xét và ký duyệt các phƣơng án kinh doanh có khả năng đem lại hiệu quả kinh tế tối ƣu.
Ban Giám đốc: Chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh và các hoạt động chung của Công ty.
Phòng Tài chính - Kế toán: Có chức năng tƣ vấn cho Giám đốc những vấn đề liên quan đến tài chính và kế toán, có trách nhiệm tổ chức và thực hiện công tác kế toán của Công ty. Phòng Tài chính - Kế toán phải cập nhật, tìm hiểu các chủ trƣơng chính sách và các quy định của Nhà nƣớc có liên quan đến công tác quản lý tài chính, kế toán, duy trì quan hệ tốt với các cơ quan nhƣ các ngân hàng, các cơ quan thuế… Đối chiếu và hiệu quả thu hồi công nợ. Kiểm kê hàng tồn kho; kiểm kê quỹ, két hàng tháng.
Phòng Kinh doanh: chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ hoạt động kinh doanh; xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm và những giải pháp cụ thể, những đề xuất cần thiết để hiệu quả đƣợc kế hoạch đề ra; trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch. Tham gia đàm phán, ký kết các hợp đồng kinh tế; phối hợp triển khai hiệu quả và quyết toán các hợp đồng. Hàng tháng trình Giám đốc: báo cáo doanh số bán hàng, chia ra theo các nhóm quản lý, doanh số theo khách hàng, doanh số theo các sản phẩm..
Phòng Xuất nhập khẩu: có chức năng tƣ vấn cho Giám đốc về công tác xuất nhập khẩu và tổ chức thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu nhƣ: Nghiên cứu, thu thập và tìm hiểu các quy định, luật lệ của Nhà nƣớc Việt nam, của các nƣớc và các tổ chức quốc tế liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Tìm kiếm thông tin thị trƣờng, tìm hiểu các nhà cung cấp các sản phẩm Công ty đang quan tâm. Tiến hành liên hệ, giao dịch với nhà cung cấp, làm các thủ tục cần thiết cho nhập khẩu và giao nhận hàng hoá. Tham gia giải quyết tranh chấp phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hoá. Phiên dịch, biên dịch cho Công ty khi đƣợc yêu cầu.
Phòng Hành chính - Nhân sự: có chức năng tƣ vấn cho Giám đốc về quản lý nhân sự và quản lý hành chính. Tham gia xây dựng và triển khai các nội quy, quy chế của Công ty. Xây dựng quy chế tuyển dụng và triển khai hiệu quả. Tham gia xây dựng và quản lý chƣơng trình đào tạo, phát triển nhân viên. Tham gia xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp. Phối hợp theo dõi, kiểm tra và đôn đốc nhân viên thực hiện các nội quy và quy chế của Công ty. Tham gia đánh giá hoạt động của nhân viên. Quản lý và thực hiện các công việc hành chính của Công ty. Quản lý hồ sơ cá nhân và các tài liệu về BHXH của nhân viên, thực hiện công tác BHXH cho nhân viên. Giao dịch với các cơ quan có liên quan khi cần thiết.
Phòng Kỹ thuật: Có chức năng nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh bán hàng, thực hiện dịch vụ bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng, thu thập tin tức từ các cuộc hội thảo, từ mạng Internet và từ các tài liệu khác để tƣ vấn cho Giám đốc, cho bộ phận kinh doanh về xu hƣớng phát triển của công nghệ. Nghiên cứu, kiểm tra, đánh giá chất lƣợng các sản phẩm của các nhà cung cấp, lắp ráp thiết bị, kiểm tra các điều kiện bảo hành, nhận bảo hành các sản phẩm của khách hàng; thực hiện bảo trì, bảo dƣỡng theo hợp đồng. Tập hợp và báo cáo Giám đốc các ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ mà Công ty cung ứng.
Các phòng ban chức năng luôn hỗ trợ và bổ sung cho nhau để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình; cung cấp các số liệu và thông tin để tham mƣu, đề xuất kịp thời cho Giám đốc lãnh đạo, điều hành hoạt động của toàn Công ty.
a. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty
Với đặc điểm là một công ty thƣơng mại, chuyên cung cấp các sản phẩm nhƣ: que hàn điện, hạt nhựa nguyên sinh, thức ăn chăn nuôi, dụng cụ điện cầm tay… thì việc cung ứng sản phẩm đến ngƣời tiêu dùng là hoạt động kinh doanh chính. Bởi vậy hoạt động này đƣợc kiểm soát nghiêm ngặt và luôn phải tuân thủ theo đúng một quy trình đề ra. Công ty đã xây dựng lên quy trình bán hàng để đảm bảo việc cung cấp hàng hóa đƣợc kiểm duyệt là hàng chính hãng, không có trà trộn bên ngoài và kế hoạch giao hàng cho khách hàng đúng hạn, đáp ứng sản phẩm kịp thời đến khách hàng.
Trách nhiệm Tiến trình Tài liệu / Biểu mẫu Phòng Kinh doanh BM-KD-02-01 Đơn đặt hàng Bộ phận Kế toán Bộ phận Kế toán BM- KT-02-02 Lệnh xuất kho BM- KT-02-03 Hóa đơn GTGT Phòng HCNS, Phòng Kinh doanh BM- KT-02-04 Biên bàn giao hàng [34, tr.16] Hình 3: Lƣu đồ bán hàng tại Công ty TNHH thƣơng mại Hà Việt
Đơn đặt hàng: Khi khách hàng có nhu cầu về các sản phẩm của Công ty thì công việc đầu tiên là khách hàng tiến hành điền các thông tin về hàng hóa mình cần đƣợc cung cấp theo mẫu đơn đặt hàng của Công ty. Các đơn đặt hàng đƣợc các Nhân viên kinh doanh nhận lại từ phía khách hàng và chuyển về cho Trƣởng phòng kinh doanh.
Duyệt đơn hàng: Trƣởng phòng kinh doanh nhận các đơn đặt hàng của khách hàng chuyển đến từ Nhân viên kinh doanh và tiến hành kiểm tra, xem xét đơn hàng về tính hợp lý số hàng, điều khoản thanh toán, đơn giá và ký duyệt đơn đặt hàng. Các đơn
Duyệt Đơn đặt hàng Gửi BP kế toán Hóa đơn GTGT Lệnh xuất kho Biên bản giao hàng
Phiếu thu tiền
+
Kết thúc
hàng Trƣởng phòng kinh doanh phải chịu trách nhiệm hoàn toàn khi có bất kỳ sai sót nào. Sau khi đơn đặt hàng đã đƣợc ký duyệt, bao gồm đầy đủ chữ ký của khách hàng, Nhân viên kinh doanh quản lý, Trƣởng phòng, đơn đặt hàng đƣợc chuyển đến Bộ phận Kế toán. Các đơn hàng mà không đạt yêu cầu về mức giá cung cấp, đơn giá, thanh toán sẽ kết thúc và chuyển đến Nhân viên kinh doanh quản lý. Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm trao đổi lại với khách hàng để đi đến đơn đặt hàng phù hợp hơn.
Sau khi nhận đƣợc đơn đặt hàng từ Phòng Kinh doanh chuyển sang, Kế toán trƣởng sẽ xem xét và ký duyệt vào đơn đặt hàng và chuyển cho bộ phận kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng sẽ làm Lệnh xuất kho và chuyển bộ phận kho đồng thời viết hóa đơn giá trị giá tăng. Lệnh xuất kho đƣợc làm và có sự ký duyệt của Kế toán trƣởng.
Bộ phận Kho sẽ dựa vào Lệnh xuất kho, tiến hành xuất hàng và lập Biên bản giao nhận hàng hóa.
Biên bản giao nhận hàng hóa đƣợc lập ra 03 liên, một liên thủ kho giữ, một liên nhân viên giao nhận giữ và một liên gửi cho Khách hàng.
Khi giao nhận hàng, nhân viên giao nhận có thể nhận tiền trực tiếp từ khách hàng, hoặc khách hàng thanh toán tại văn phòng Công ty, hoặc chuyển tiền vào tài khoản. Với các trƣờng hợp nhận tiền mặt sẽ có phiếu thu tiền mặt và kết thúc quá trình bán hàng.
Nhƣ vậy, với đặc điểm kinh doanh là thƣơng mại, việc đƣa ra quy trình chuẩn cho quá trình bán hàng đã giúp cho Công ty có cách thức làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả trong quá trình quản lý, hoạt động kinh doanh và tạo hình ảnh của Công ty trong mắt khách hàng ngày càng tốt đẹp.