CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA
3.3. Xây dựng phương án tổ chức công tác xuất khẩu hạt điều tại Tổng Công ty
ty Thương mại Hà Nội
3.3.1. Căn cứ xây dựng quy trình a/ Cơ sở pháp lý
Việc vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu phải dựa trên cơ sở pháp lý như các quy phạm pháp luật Quốc tế và của Việt Nam:
- Các công ước về xếp dỡ, vận tải, các công ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hóa như Công ước Viên năm 1980 về buôn bán hàng hóa, công ước quốc tế để thống nhất về 1 số quy tắc về vận đơn đường biển ký tại Brussel (Bỉ) ngày 25/8/1924 còn được gọi là quy tắc Hague. Công ước này cho đến nay đã được sửa đổi chỉnh lý hai lần, lần 1 vào năm 1968 tại Visby nên còn được gọi là nghị định Visby 1968 và lần 2 vào năm 1979 còn được gọi là nghị định thư SDR. Ngoài ra còn có công ước Liên hiệp quốc tế về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển ký tại Hamburg ngày 31/3/1978 (thường được gọi là công ước Hamburg hay quy tắc Hamburg 1978).
- Các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước Việt Nam về giao nhận vận tải, các loại hợp đồng và L/C mới đảm bảo quyền lợi chủ hàng XNK.
b/ Cơ sở thực tế
Từ hợp đồng (phụ lục) thông tin mà người giao nhận vận tải cần lưu ý: - Loại hàng: Hạt điều nhân trắng WW240
- Mã HS: 08013200, thuế xuất khẩu: 0; VAT: 5% - Chính sách mặt hàng: Kiểm dịch thực vật - Xuất xứ: Việt Nam
- Số lượng: 730 thùng (1 túi 50LBS/thùng Carton)
- Khối lượng (gross weight): 37.595 LBS = 17.053 KGS - Yêu cầu vận chuyển: hàng
- Tuyến vận chuyển: Lô hàng được vận chuyển từ kho sản xuất của bên xuất (Hapro) tại tỉnh Bình Dương đến cảng Phước Long, TP. HCM xuất đi Mỹ. Cự ly vận chuyển trong nước: 21 km
- Thủ tục giao nhận mặt hàng hạt điều nhân trắng WW240: thông quan hàng xuất, làm thủ tục hải quan xuất khẩu bao gồm các bộ chứng từ kèm theo.
- Lô hàng có tổng trị giá: 139.430 USD (≈ 3.182.489.750,00 VND) - Thanh toán theo phương thức CAD (Giao chứng từ trả tiền)
- Điều kiện thương mại của lô hàng: FOB
- Bên xuất khẩu: TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI. Địa chỉ: 38-40 Lê Thái Tổ, Hàng Trống, Hoàn Kiếm, Hà Nội - Bên nhập khẩu: AMERICAN CASHEW COMPANY LLC.
Địa chỉ: 33 Wood Avenue South, Suite 600, Iselin, NJ 08830 - Cảng đi: Cảng Phước Long, Việt Nam
Bảng 3.3.1: Kế hoạch vận tải cho đơn hàng hạt điều nhân trắng của Hapro: Ngày Số lượn g xe Tên Mặt hàn g Yêu cầu vận chuyển Điểm lấy hàng Điểm dỡ hàng Cự ly vận chuyể n Số chuyến 1 1 cont 20’ Hạt điều nhân trắng WW240 Đóng gói vận chuyển trong 1 cont 20’DC Bình Dương Cảng Phước Long (TP. Hồ Chí Minh) 21 km 2
3.3.2. Quy trình tổ chức công tác giao nhận cho hàng hạt điều của Tổng công ty thương mại Hà Nội
Tổng Công ty Thương mại Hà Nội Hapro thực hiện khai thác và đóng gói hàng hạt điều nhân trắng để xuất khẩu đi Mỹ. Thuê xe đầu kéo cont 20ft DC của hãng vận tải nội địa đến kho của Hapro ở Bình Dương để xếp hàng lên xe và vận chuyển hàng đến Cảng Phước Long, giao hàng lên tàu đi Mỹ.
Lịch trình TP.HCM Bình Dương Cảng Phước Long Chạy rỗng Chạy có hàng
- Hapro đóng gói, làm hàng tại kho chế xuất của công ty ở Bình Dương - Thuê 1 xe kéo 20’DC rỗng về kho chế xuất tại Bình Dương để nâng cont - Sau khi nâng cont, 1 xe 20’DC chạy có hàng đến cảng Phước Long, TP. HCM - Xe 20’DC chạy đến cầu tàu tại cảng Phước Long để bố trí bốc xếp hàng lên tàu.
3.3.3. Tổ chức thực hiện phương án giao nhận lô hàng hạt điều xuất khẩu
1.
Nhận và xử lý thông tin lô hàng
Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận như sau:
Loại hàng: Hạt điều nhân trắng WW240, được đóng gói bao bì 37.595 LBS = 17.053 KGS
Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng, yêu cầu của khách hàng mà công ty chọn cont khô: 20’DC. Theo quy định của Mỹ về nhập hàng hạt điều thì cần có giấy kiểm dịch thực vật.
Cảng đi: Cảng Phước Long; cảng đến: Cảng Norfolk, Mỹ
Hãng tàu: MAERSK LINE
Thời gian dự kiến xuất hàng: 24/07/2021
Thời gian đóng cửa/Closing – Cut off Time: 23/07/2021 (00:00); thời gian để giao cont hàng là trước 0h (12h đêm), ngày 22 tháng 07 năm 2021.
2.
Mượn container rỗng
Bước 1: Căn cứ vào đơn đặt hàng của công ty AMERICAN CASHEW, nhân viên phòng kinh doanh tại Hapro lên kế hoạch xuất khẩu lô hàng hạt điều nhân trắng WW240, liên hệ với hãng tàu khách đã chỉ định là hãng tàu MAERSK LINE để có lịch trình tàu chạy hợp lý.
Bước 2: Liên hệ với hãng tàu khách hàng chỉ định.
Bộ phận kinh doanh tại Hapro cung cấp thông tin cần thiết để nhận Booking Note từ khách hàng (phía nhập khẩu) qua mail hoặc fax. Sau đó Hapro gửi mail cho hãng tàu để xác nhận lại, hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ thành công bằng cách gửi Booking Confirmation; sau đó nhân viên giao nhận sẽ tới cảng Phước Long (TP.HCM) trình Booking Confirmation tại văn phòng đại diện của hãng tàu để đổi lấy Lệnh cấp cont rỗng. Lệnh cấp cont rỗng chứa những thông tin cần thiết như sau:
Đồ án Tốt nghiệp – Logistics và Quản lý chuỗi cung
ứng Hệ Đại học chính quy Trần Ngọc Lê – MSV: 69DCVT20040
59
Khi đó, tổ chức liên hệ đội xe đến cảng để nhận container rỗng về đóng hàng trên cơ sở xuất trình lệnh cấp container rỗng mà hãng tàu đã ký phát. Trong quá trình nhận vỏ container thì nhân viên cảng sẽ đưa cho nhân viên giao nhận phiếu Equipment Interchange Receipt (EIR) để xác nhận container đã được bàn giao.
Khi nhận container rỗng, nhân viên giao nhận tiến hành kiểm tra cont rỗng, các chi tiết cần kiểm tra như:
- Bên ngoài container như: vỏ cont có bị méo mó không, số cont có bị mờ không, cửa cont có chắc và có khóa an toàn không, các chốt bấm seal như thế nào, đảm bảo trong quá trình vẫn chuyển không.
- Bên trong container như: sàn, vách, nóc cont, cont vệ sinh chưa…
Sau khi kiểm tra xong, nếu thấy mọi thứ đảm bảo cho sự an toàn trong quá trình vận chuyển thì tiến hành vận chuyển cont về kho Hapro đóng hàng, nếu chưa thì phải báo cho cán bộ hải quan để họ xác nhận tình trạng của container, hoặc yêu cầu đổi container nếu thấy không an toàn trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
3.
Vận chuyển container về kho chuẩn bị đóng hàng
Container rỗng 20’DC được vận chuyển về kho đóng hàng tại: Kho chế xuất Hapro tại Thuận An, Bình Dương.
Nhân viên giao nhận của công ty sẽ theo dõi, giám sát việc đóng hàng, chụp hình tình trạng container hàng và ghi nhận hàng hóa đóng vào container.
4.
Làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu
Chuẩn bị một bộ hồ sơ hải quan hàng xuất khẩu bao gồm:
- Tờ khai hải quan: 02 bản chính (1 bản cho người xuất khẩu, 1 bản cho hải quan lưu)
Đồ án Tốt nghiệp – Logistics và Quản lý chuỗi cung
ứng Hệ Đại học chính quy Trần Ngọc Lê – MSV: 69DCVT20040
61
- Phiếu đóng gói (Packing List): 1 bản chính
Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử
Dựa vào những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như thông tin về hàng hóa mà công ty được cung cấp; Hợp đồng thương mại, Invoice, Packing list,..Nhân viên giao nhận sử dụng phầm mềm khai báo hải quan Ecus để truyền số liệu tờ khai hải quan qua mạng.
Giao diện phần mềm khai báo hải quan điện tử Ecus
Các bước chính trong Khai báo Hải quan điện tử bao gồm như sau:
Đăng nhập vào phần mềm, Vào “Tờ khai hải quan” để đăng ký mở tờ khai
Khi phần mềm giao diện xuất hiện, ta sẽ tiến hành nhập thông tin trên cửa sổ “Thông tin chung”.
Tiến hành khai báo thông tin trên tờ khai - Tiêu đề: TỜ KHAI HÀNG HÓA XUẤT KHẨU.
- Số tờ khai: (hệ thống của cơ quan hải quan sẽ tự động trả về) - Mã phân loại kiểm tra: Luồng vàng
- Mã số thuế đại diện: 0801
- Cơ quan hải quan tiếp nhận tờ khai: Chi cục Hải quan Cửa khẩu Cảng Sài Gòn Khu vực IV
- Ngày đăng ký: 20/07/2021
Người xuất khẩu: (Căn cứ vào Hợp
đồng)
- Tổng Công ty Thương Mại Hà Nội
- Địa chỉ: 38-40 Lê Thái Tổ - Phường Hàng Trống - Quận Hoàn Kiếm - TP. Hà Nội
- Điện thoại 024-38267984
Người nhập khẩu: (Căn cứ vào Hợp
đồng)
- Công ty AMERICAN CASHEW
- Địa chỉ: 33 Wood Avenue South, Suite 600, Iselin, New Jersey
- Mã nước: US – United States
Vận đơn - Số vận đơn: 121800001075138 - Số lượng kiện: 730 CT
- Tổng trọng lượng hàng: 17,053 KGM
- Địa điểm nhận hàng cuối cùng: USORF - NORFOLK, VA
- Địa điểm xếp hàng: VNPLT - Cảng ICD Phước Long 3 - Phương tiện vận chuyển: Hãng tàu MAERSK LINE - Ngày hàng đi dự kiến: 24/07/2021
Thông tin hợp đồng - Số hợp đồng: 8071356C
Thông tin hóa đơn - Phân loại hình thức hóa đơn: A (Hóa đơn thương mại) - Mã phân loại giá hóa đơn: A (Giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền)
- Phương thức thanh toán: CAD (Giao chứng từ trả tiền) - Điều kiện giá hóa đơn: FOB (Giao lên tàu)
- Tổng trị giá hóa đơn: 139.430 - Tổng trị giá tính thuế: 139.430 - Mã đồng tiền của hóa đơn: USD
Thuế và bảo lãnh Người nộp thuế: 1 (Người xuất khẩu)
Thông tin đính kèm 1, Invoice 2, B/L 3, Contract
Thông tin vận chuyển
- Ngày khởi hành: 24/07/2021
Sau đó chuyển qua “Thông tin container”
Địa điểm xếp hàng lên xe chở hàng
Kho chế xuất Hapro tại Thuận An, Bình Dương
Tiếp đến là khai mục “Danh sách hàng”
Tên hàng Hạt điều nhân trắng WW240
Mã HS 08013200
Xuất xứ Việt Nam
Trọng lượng 17,053
Đơn vị tính KGS
Trị giá hóa đơn 139.430 USD
Sau khi khai chính thức tờ khai thành công, nhân viên giao nhận sẽ nhận được phản hồi của hải quan về số tờ khai, đặc biệt quan trọng là kết quả phân luồng tờ khai. Hàng này được phân vào luồng 1 - luồng xanh, được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
5.
Vận chuyển container tới bãi CY (Container yard)
Sau khi hàng được đóng xong, điều động tài xế vận chuyển container hàng đến bãi tập kết như đã quy định trên booking information. Lô hàng hạt điều nhân trắng WW240 được vận chuyển tới bãi của cảng Phước Long (TP. Hồ Chí Minh).
Tiến hành thực hiện các thủ tục hun trùng, kiểm hóa (nếu có) và kiểm dịch thực vật đối với lô hàng hạt điều nhân trắng WW240.
Quy trình giao container hàng xuất vào bãi:
- Bước 1: Nhân viên giao nhận sẽ đưa cho nhân viên thương vụ tại cảng kiểm tra Container Packing List (CPL) sau đó thanh toán tiền điều động xe nâng, phí hạ bãi, sau đó nhân viên thương vụ sẽ đóng dấu “đã thu tiền” lên CPL.
- Bước 2: Sau khi hoàn tất bước đóng tiền, nhân viên phòng thương vụ sẽ cấp cho 1 phiếu hạ container. Nhân viên giao nhận cầm phiếu này cùng xe chạy vào trong cổng để bấm giờ, nhân viên tại cảng cập nhật dữ liệu về container vào hệ thống, lúc này hệ thống của cảng tự động cung cấp vị trí hạ container trong bãi.
- Bước 3: Sau khi có vị trí hạ, xe chạy vào vị trí hạ như theo thông báo của nhân viên cảng.
- Bước 4: Sau khi container được hạ vào đúng vị trí quy định, nhân viên giao sẽ nhận được một phiếu EIR từ nhân viên cảng cung cấp. Sau đó nhân viên giao nhận ra về đến cổng ra sẽ xuất trình phiếu EIR, bấm giờ tại cổng ra và hoàn thành việc giao container vào bãi.
6.
Thanh lý tờ khai vào sổ tàu
Nhân viên giao nhận sẽ truy cập vào trang web của Cảng kiểm tra xem hàng đã được kéo vào bãi hay chưa, cont đã hạ chưa, bằng cách nhập khu vực giao nhận container vào, sau đó sẽ xuất hiện thanh tìm kiếm container, tiếp tục nhập số contanier vào hệ thống dữ liệu. Sau đó sẽ xuất hiện thông tin về container hàng. Nhân viên giao nhận kiểm tra xem nếu hàng hóa đã được kéo vào bãi thì tiến hành thanh lí tờ khai tại phòng thương vụ cảng Phước Long.
Hồ sơ cần chuẩn bị để thanh lý tờ khai vào sổ tàu gồm: - VGM
- Phiếu đăng ký vào sổ tàu (do bộ phận thanh lý tờ khai cung cấp) - Mã vạch
- Làm thủ tục thanh lý & đăng ký vào sổ tàu
Sau khi nhân viên giao nhận kiểm tra container đã được hạ bãi, nhân viên giao nhận sẽ nộp vào quầy gồm: trang đầu tờ khai, mã vạch, phiếu đăng ký vào sổ tàu cho công chức hải quan nhập sổ tàu và khi đó họ sẽ xuất phiếu liên đỏ của phiếu đăng ký vào sổ tàu và mã vạch có đóng mộc “Đã thanh lý”
Tiếp tục đưa VGM và Packing list container cho bộ phận “Nơi đăng ký đóng hàng”. Sau đó họ sẽ xuất phiếu “Biên bản giao nhận container hàng” để xác định cont hàng đã được đặt tại bãi. Đến đây việc thanh lý coi như được hoàn tất, đồng nghĩa với việc nhân viên giao nhận đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Từ đây cảng sẽ chịu trách nhiệm về cont hàng xuất của công ty cho đến khi hàng được giao lên tàu.
7.
Gửi chi tiết cho hãng tàu làm B/L, lấy B/L từ hãng tàu
Sau khi nhận thông tin lô hàng, nhân viên của Hapro sẽ dựa vào thời gian closing time trên booking confirmation để xem xét thời gian gửi SI, VGM.
Đối với lô hàng “hạt điều nhân trắng WW240” thời gian closing time là 00:00 giờ ngày 23/07/2021, nhân viên chứng từ sẽ quy định thời gian gửi SI, VGM là trước 14h00 ngày 22/07/2021 và thời hạn sửa B/L là trước 16h00 ngày 22/07/2021.
Sau khi đã nộp xong SI và VGM trên web, nhân viên chứng từ của Hapro sẽ viết mail cho hãng tàu thông báo đã nộp SI, VGM để hãng tàu phát hành draft B/L cho công ty.
Khi nhận được thông tin, hãng tàu sẽ lên bill of lading bản nháp (draft B/L), gửi cho nhân viên Hapro kiểm tra và nhân viên Hapro phải xác nhận kỹ các thông tin trên draft B/L đó: tên tàu, số chuyến, số cont/ seal... Bản draft B/L được xác nhận là căn cứ để phát hành B/L gốc sau này.
Lấy B/L từ hãng tàu
Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi 1 bộ (bao gồm 03 bản Original) vận đơn chủ cho bộ phận chứng từ của Hapro cùng với giấy báo nợ (debit note). Bộ phận chứng từ sẽ nhận MBL từ hãng tàu và bộ phận kế toán của công ty tiến hành thanh toán chi phí phát hành B/L cho hãng tàu.
8.
Hoàn thành bộ chứng từ, bàn giao cho bộ phận nghiệp vụ, lưu hồ sơ
Sau khi có được những vận đơn đường biển, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành các thủ tục để xin Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O).
Sau đó Hapro tổng hợp và lưu hồ sơ (bản sao) các chứng từ bao gồm: - Vận đơn đường biển (3 bản gốc)
- Hợp đồng mua bán (bản sao)
- Commercial Invoice/Packing List (bản gốc) - Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (bản chính)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Form B)
9.
Phối hợp theo dõi lô hàng với bên nhập khẩu
Khi đã có bộ chứng từ, nhân viên chứng từ tại Hapro gửi cho phía người nhập khẩu bộ chứng từ gốc (theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán). Đồng thời phối hợp theo dõi lô hàng đi và gửi cho phía người nhập file scan chứng