CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA
1.5. Quy trình làm thủ tục hải quan với hàng xuất khẩu
Bước 1: Kiểm tra chính sách mặt hàng, chính sách thuế
Bước này cần thực hiện sớm, có thể trước cả khi đàm phán ký hợp đồng xuất khẩu. Khi đã nắm được các chính sách, xúc tiến đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương với đối tác nước ngoài. Sau khi hợp đồng đã ký kết, chuyển sang bước thủ tục tiếp theo...
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ
Với những loại hàng thông thường không yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, cần chuẩn bị các loại chứng từ cơ bản. Để lên tờ khai hải quan ở bước 3, cần chuẩn bị những chứng từ như:
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract); - Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice); - Phiếu đóng gói (Packing List);
- Thỏa thuận lưu khoang (Booking Note): để lấy thông tin tên tàu, số chuyến, cảng xuất;
- Phơi phiếu hạ hàng, xác nhận container đã hạ bãi cảng: để lấy số container, số seal (chì) niêm phong.
Với những loại hàng đặc thù, phải yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, công ty xuất khẩu phải chuẩn bị những giấy tờ riêng theo quy định hiện hành.
Bước 3: Khai tờ khai hải quan
Căn cứ theo số liệu trong bộ chứng từ nêu trên, vào phần mềm hải quan điện tử để nhập dữ liệu, lên tờ khai hải quan. Với doanh nghiệp mới xuất nhập khẩu lần đầu, thì phải làm một số bước phụ nữa như sau:
Bước 1: Mua chữ ký số, từ các công ty uy tín như Viettel, VNPT, BKAV, Thái Sơn... Có thể dùng chung chữ ký số đang dùng để khai thuế, bảo hiểm xã hội, hoặc mua riêng 1 chữ ký số (token) để khai hải quan;
Bước 2: Đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan (hệ thống VNACCS)
Bước 3: Tải và cài đặt phần mềm khai hải quan điện tử.
Sau khi cài đặt và chạy thử phần mềm, tiến hành khai báo thông tin lô hàng vào phần mềm. Sau khi truyền tờ khai hải quan xong, in tờ khai và làm thủ tục tiếp tại chi cục hải quan.
Song song với bước này, có thể làm thủ tục lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành theo yêu cầu của cơ quan hữu quan, như kiểm dịch thực vật, động vật...
Bước 4: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại chi cục hải quan
Tùy theo tờ khai phân vào luồng gì, mà thủ tục có sự khác nhau ít nhiều:
- Tờ khai luồng xanh: Trường hợp này đã được thông quan luôn trên phần mềm. Chỉ cần đến hải quan giám sát nộp chứng từ gồm:
+ Phơi hạ hàng
+ Tờ mã vạch (in từ website tổng cục hải quan) + Phí hạ tầng (chỉ áp dụng ở cảng Hải Phòng).
Hải quan sẽ ký nháy và có nơi còn đóng dấu nội bộ ra mặt sau tờ khai, lúc này có thể đem nộp cho hãng tàu như ở Bước 5.
- Tờ khai luồng vàng
Chuẩn bị bộ hồ sơ giấy theo hướng dẫn trong Thông tư 38 (sửa đổi trong TT 39), và đem tới chi cục hải quan để cán bộ hải quan xem. Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai hải quan đề nghị người khai hải quan cung cấp chứng từ chứng minh xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, gồm:
+ Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa: 01 bản chụp; hoặc + Quy trình sản xuất: 01 bản chụp; và
+ Bảng kê chi phí chi tiết nguyên liệu, vật tư đầu vào, trị giá sản phẩm đầu ra kèm hóa đơn, chứng từ mua bán nguyên liệu, vật tư đối với trường hợp áp dụng tiêu chí xuất xứ “Tỷ lệ phần trăm của giá trị”: 01 bản chụp; hoặc
+ Bảng kê chi tiết nguyên liệu, vật tư đầu vào, sản phẩm đầu ra đối với trường hợp áp dụng tiêu chí xuất xứ “Chuyển đổi mã số hàng hóa”: 01 bản chụp;
Gần đây, 1 số chi cục hải quan có thay đổi theo hướng tạo thuận lợi cho doanh nghiệp. Các chứng từ trước đây phải nộp bản chụp (sao y), thì giờ có thể đính kèm file scan vào phần mềm khi truyền tờ khai, mà không cần nộp bản giấy. Trừ những giấy tờ quan trọng (giấy phép…) bắt buộc phải xem bản gốc thì vẫn cần nộp thêm.
- Tờ khai luồng đỏ
Khi phân vào luồng này, hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi kiểm tra bộ chứng từ thấy hợp lệ (như luồng vàng nêu trên). Kiểm hóa có thể thực hiện bằng máy soi chuyên dụng, hoặc cán bộ hải quan mở container kiểm tra thủ công.
Mục đích của công tác kiểm hóa là để xác định xem hàng hóa trên thực tế có giống như đã khai báo trong hồ sơ hay không. Nếu giống thì coi như hoàn thành bước này. Nếu khác thì phải sửa lại tờ khai (sai sót nhỏ), có thể bị phạt hành chính (nếu sai lớn), và có trường hợp không được xuất (lỗi nghiêm trọng).
Bước 5: Thông quan & thanh lý tờ khai
Sau khi tờ khai đã được thông quan và qua hải quan giám sát, bước tiếp là nộp lại tờ khai + tờ mã vạch cho hãng tàu, để hãng tàu làm thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát, khi hàng đã lên tàu. Trước đây, khi tàu chạy, hãng tàu sẽ trả lại tờ khai thông quan có xác nhận thực xuất của hải quan cho người xuất. Nhưng gần đây, đã bỏ bước này. Người xuất nộp tờ khai đã qua giám sát cho hãng tàu là xong.
Như vậy, sau khi qua 5 bước chính nêu trên, người xuất sẽ hoàn thành được thủ tục hải quan cho việc xuất khẩu hàng hóa.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TẠI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI