CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA
3.2. Kịch bản giao nhận lô hàng hạt điều xuất khẩu tại Tổng Công ty Thương
mại Hà Nội
Tổng công ty Thương mại Hà Nội thực hiện giao nhận lô hạt điều xuất khẩu theo kịch bản gồm các bước sau:
Bước 1: Tổng Công ty Thương mại Hà Nội tiến hành tìm kiếm khách hàng tại thị trường Mỹ
Phòng khu vực thị trường của Chi nhánh XNK phía Bắc trực thuộc Tổng Công ty Thương mại Hà Nội (Hapro) làm thủ tục ra nước ngoài cho các cán bộ có trách nhiệm liên quan sang Mỹ để khảo sát thị trường và tìm kiếm đối tác tại đó (thông qua các hội chợ Thương mại).
Bước 2: Sau khi đã tìm kiếm được khách hàng, công ty chủ động liên hệ đối tác
Phòng khu vực thị trường chủ động liên lạc trước qua E-mail và giới thiệu sản phẩm tới khách hàng tại Mỹ có nhu cầu tiêu dùng hàng hạt điều nhân trắng loại WW240.
Bước 3: Tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng (bên mua hàng)
Bước 4: Nghiên cứu kỹ các yêu cầu của khách (về quy cách sản phẩm, bao bì đóng gói, điều kiện giao hàng…) và kiểm tra nguồn hàng (khả năng đáp ứng, giá cả…) Bước 5: Chào giá và đàm phán hợp đồng
Chào giá trực tiếp (chào giá bằng miệng) với đối tác khi gặp họ tại Mỹ.
- Khi nhận được yêu cầu chào giá của khách hàng, cán bộ tổng hợp cần tiến hành khảo sát thông tin từ Phòng Nghiệp vụ và gửi báo giá cho khách hàng;
- Sau khi chào giá và gửi mẫu hàng hạt điều nhân trắng WW240 cho khách, phải xem xét ý kiến phản hồi của khách để kịp thời đáp ứng bổ sung.
Mẫu hàng hạt điều nhân trắng loại WW240 (Nguồn: Phòng XNK Hapro)
Bước 6: Làm hợp đồng và kiểm tra hợp đồng
Khi chuẩn bị soạn thảo hợp đồng, cán bộ tổng hợp cần:
+ Khảo sát lại giá nội, yêu cầu Phòng Nghiệp vụ thông báo thời gian giao hàng + Báo giá cho khách
+ Sau khi 02 bên thống nhất về giá cả và các điều khoản hợp đồng thì làm hợp đồng và gửi cho khách (mẫu hợp đồng theo quy định hiện hành của Tổng công ty theo yêu cầu của khách hàng nếu có)
Phụ trách Phòng Khu vực thị trường sẽ phải kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng trước khi trình Lãnh đạo Chi nhánh hoặc người được ủy quyền ký. Nếu hợp đồng còn có những vấn đề cần sửa đổi hoặc đàm phán thêm thì chuyển lại cho cán bộ tổng hợp hoàn chỉnh.
Bước 7: Triển khai hợp đồng: Khi nhận được hợp đồng khách đã ký xác nhận: Lựa chọn hình thức thanh toán CAD (Giao chứng từ trả tiền ngay), cần nhắc khách hàng (người mua) mở tài khoản tín thác đúng theo yêu cầu, khi tài khoản đã
được mở cần liên hệ với ngân hàng đề kiểm tra điều kiện thanh toán. Kiểm tra xong, nếu thấy phù hợp mới tiến hành giao hàng.
Bước 8: Chuẩn bị giao hàng:
Cần tiến hành chuẩn bị thông tin cho việc giao hàng như sau:
- Quy cách đóng gói: Sản phẩm hạt điều nhân được đóng gói trong túi polypropylene hút chân không cùng 1 gói hút ẩm, ngoài bọc thùng carton có logo của Hapro (1 túi 50LBs/thùng carton); dùng băng keo trong dán kín miệng thùng và các góc thùng.
Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu Hapro
- Hướng dẫn xếp hàng lên container 20’DC: 1 container 20’DC có thể tích: 33.2 m3
Thể tích 1 thùng carton đựng túi 50LBs hạt điều: 33.2×25.0×47.5 = 0.039425 m3
1000000
1 container 20’DC sẽ xếp được: 33.2
0.039425 ≈ 842 thùng
Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn hàng hóa và tuân thủ quy định của hãng tàu về khả năng trọng tải hàng hóa trên container 20’DC: Hapro chỉ tiến hành xếp lên container 730 thùng carton hạt điều nhân trắng WW240.
- Xếp hàng lên container như sau:
+ Hàng sẽ được đặt lên tấm slip sheet;
+ Các thùng carton được xếp chồng lên nhau, mỗi khi chồng xong 1 tầng sẽ lót 1 tấm giấy để hút ẩm đồng thời để tránh thùng trên làm xước/móp thùng dưới;
+ Các thùng sẽ được đai lại với nhau bằng dây đai và đặt vào lòng tấm slip sheet. Các thùng lẻ ra sẽ được xếp bên thành cont hoặc đầu cont;
+ Đặt vào giữa khoảng trống 2 bên hàng các túi khí chèn hàng để tránh hiện tượng xê dịch, va đập hàng hóa trong quá trình vận chuyển;
+ Treo các thanh chống ẩm ở 4 góc container.
- Sau đó soạn bản hướng dẫn làm hàng chuyển phòng nghiệp vụ 1 tuần trước ngày đóng hàng, tiến hành lập phiếu xuất kho;
- Giục khách chỉ định hãng tàu (bán giá FOB);
- Giục khách cung cấp thông tin để làm chứng từ: consignee, notify party, bank… - Chuyển chứng từ gồm: Hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, giấy phép đăng ký kinh doanh,… cho bộ phận giao nhận.
Bước 9: Giao nhận:
Để giao hàng, cán bộ giao nhận cần:
- Lựa chọn hãng tàu khách đã chỉ định: MAERSK LINE;
- Cung cấp thông tin cần thiết để lấy Booking Note phù hợp với yêu cầu của khách; - Tiến hành thủ tục mượn container rỗng
- Lựa chọn thuê ngoài hãng vận chuyển nội địa dựa trên các tiêu chí: Đáp ứng yêu cầu vận tải nhanh, số đầu xe đủ lớn, giá cạnh tranh, chăm sóc khách hàng tốt…Vậy, Hapro chọn công ty TNHH Trường Phát. Thuê xe kéo cont 20 ft về kho xếp hàng và kéo cont 20 ft đã đầy hàng tới cảng để xếp cont lên tàu;
Hợp đồng vận chuyển hàng hóa được ký kết giữa Tổng Công ty Thương mại Hà Nội Hapro và Công ty TNHH Trường Phát: (bản tóm tắt)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
—o0o—
HỢP ĐỒNG VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA
Số: 20-2021/HĐVCHH – Căn cứ luật thương mại số 36/2005/QH 11;
– Căn cứ Bộ luật dân sự 2015 số 91/2015/QH13; – Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên.
Hôm nay ngày 15 tháng 07 năm 2021. Chúng tôi gồm:
BÊN A: TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI – Chi nhánh XNK phía Bắc
– Đại diện ông: Lê Anh Tuấn
– Địa chỉ: 38-40 Lê Thái Tổ, phường Hàng Trống, Hoàn Kiếm, Hà Nội – Điện thoại: 024-38267984 Fax: 024-39288407
– Mã số thuế: 0100101273-031
BÊN B: CÔNG TY TNHH TRƯỜNG PHÁT LOGISTICS
– Đại diện ông: Cao Hữu Vinh – Chức vụ: Giám đốc Công ty
– Địa chỉ: 130/2 Ấp 6, Xã Xuân Thới Sơn, Hóc Môn, TP. Hồ Chí Minh
– Điện thoại: 0865808656 Fax:………
– Tài khoản: 1803205004961 tại Ngân hàng: Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Việt Nam (Agribank) – Mã số thuế: 0315608112
Sau khi thỏa thuận, hai bên cùng đồng ý ký kết Hợp đồng vận chuyển hàng hóa nội địa với những điều khoản và điều kiện sau:
Điều 1: Hàng hoá vận chuyển và phương thức vận chuyển
Bên A đồng ý thuê bên B vận chuyển hàng hóa như sau : – Mặt hàng vận chuyển: Hạt điều nhân trắng WW240
– Nơi nhận hàng: Kho chế xuất bên A tại Số 4B/1, Khu phố 1A, Phường An Phú, TP. Thuận An, Bình Dương
– Phương thức vận chuyển: Đường bộ
Điều 2: Thời gian và địa điểm giao nhận
– Thời gian vận chuyển hàng hóa từ 01/01/2021 đến hết ngày 31/12/2021
– Địa điểm giao nhận tùy thuộc vào mỗi đơn hàng mà bên A sẽ thông báo cho bên B.
Đồ án Tốt nghiệp – Logistics và Quản lý chuỗi cung
ứng Hệ Đại học chính quy Trần Ngọc Lê – MSV: 69DCVT20040
51
– Bên B sẽ đưa phương tiện đến nhận hàng theo địa chỉ bên A yêu cầu và vận chuyển tới địa chỉ của từng chuyến hàng do bên A cung cấp.
Điều 3: Phương thức thanh toán
– Bên A thanh toán tiền mặt cho bên B theo từng chuyến hàng.
– Giá cước vận chuyển sẽ tính theo từng thời điểm, từng khối lượng hàng điều được vận chuyển.
– Tất cả các loại chi phí vận chuyển hoàn toàn do bên B chịu. Ngoài cước phí đã thỏa thuận bên A không chịu bất cứ chi phí nào cho bên B.
Điều 4: Trách nhiệm của các bên
Trách nhiệm của Bên A:
– Thanh toán cước phí vận chuyển bằng tiền mặt cho bên B theo đúng thời hạn. – Thông báo cho bên B kế hoạch giao hàng trước 03 ngày các thông tin về số lượng
từng đợt, để bên B sắp xếp phương tiện thời gian vận chuyển phù hợp.
– Lập phiếu xuất kho cho từng chuyến vận chuyển, trong đó ghi rõ tên hàng, số lượng, quy cách, địa điểm giao hàng, ngày giờ vận chuyển.
Trách nhiệm của Bên B:
– Bên B sắp xếp phương tiện để vận chuyển khi nhận được các thông tin của bên A.
– Vận chuyển hàng hóa an toàn đến địa điểm bên A giao. Trong quá trình vận chuyển nếu xảy ra hư hỏng, mất mát, giao hàng chậm, bên B phải chịu bồi thường cho bên A tương ứng với giá trị hàng hóa vận chuyển.
Đồ án Tốt nghiệp – Logistics và Quản lý chuỗi cung
ứng Hệ Đại học chính quy Trần Ngọc Lê – MSV: 69DCVT20040
52
Đồ án Tốt nghiệp – Logistics và Quản lý chuỗi cung
ứng Hệ Đại học chính quy Trần Ngọc Lê – MSV: 69DCVT20040
52
Điều 5: Điều khoản chung
– Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. – Nếu có thay đổi hoặc phát sinh, hai bên cùng nhau thoả thuận để thống nhất và có biện pháp giải quyết cụ thể phụ lục hợp đồng.
– Các bên không được đơn phương thay đổi bất kỳ điều khoản nào khi chưa có sự đồng ý của bên kia.
Điều 6: Hiệu lực hợp đồng
– Hợp đồng này có hiệu lực kể từ 01/01/2021 đến hết ngày 31/12/2021, hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký.
– Hợp đồng được thành lập 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Lê Anh Tuấn Cao Hữu Vinh
- Làm thủ tục giám định chất lượng hàng hóa, kiểm dịch thực vật; + Lựa chọn hãng giám định trên cơ sở uy tín, dịch vụ và giá cả + Triển khai giám định và kiểm dịch trước khi xếp hàng vào cont + Mời giám định viên giám sát việc xếp hàng vào cont
- Làm thủ tục hun trùng khi có yêu cầu (qua mail): thông báo để cơ quan hun trùng đến hun thuốc vào cont sau khi xếp hàng xong;
Sau khi giao hàng:
a/ Cán bộ chứng từ phải:
- Lấy chứng nhận khử trùng, chứng nhận chất lượng hàng hóa, xin C/O (nếu có yêu cầu của khách hàng);
- Xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ mà nhà nhập khẩu yêu cầu (Hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa, vận đơn đường biển, tờ khai XK đã thông quan); chờ phê duyệt rút tiền.
b/ Cán bộ tổng hợp phải:
- E-mail bản scan chứng từ cho khách;
- Gửi cho khách bộ chứng từ gốc, theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán;
- Cùng kế toán theo dõi tiền về.
Bước 10: Đánh giá kết quả việc thực hiện hợp đồng giao nhận của công ty, xem xét nhận xét từ phía khách hàng. Rút kinh nghiệm cho các lần thực hiện hợp đồng sau Bước 11: Dịch vụ sau giao hàng: Khi đã hoàn tất các thủ tục trên, cán bộ tổng hợp còn phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Theo dõi phản hồi của khách về hàng hóa, lấy ý kiến khách hàng cuối năm; - Theo dõi và xử lý khiếu nại nếu có;
- Viết thư thăm hỏi khách hàng và giới thiệu mặt hàng mới của Tổng công ty; - Báo cáo kết quả giao dịch vào cuối năm.