CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA
2.3. Hoạt động tổ chức dịch vụ giao nhận hàng hóa tại công ty
Hoạt động tổ chức dịch vụ giao nhận hàng hóa tại công ty Hapro được tóm gọn trong sơ đồ sau:
Bước 1: Nhận và xử lý thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ
Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng như sau:
Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp.
Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước phí càng thấp và ngược lại.
Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp (hoặc lựa chọn theo yêu cầu của khách hàng).
Bước 2: Tổ chức vận tải và kế hoạch phương tiện đóng hàng
Căn cứ vào thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên kinh doanh sẽ lên kế hoạch vận chuyển, liên hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy cũng như có thế mạnh riêng phù trên các tuyến đường.
Chào giá cho khách hàng
Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hàng tàu, tính toán chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng, các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu chạy đều phải lưu lại để đối chứng khi cần thiết.
Chấp nhận giá
Nếu giá cước và lịch tàu chạy đưa ra được khách hàng chấp nhận thì khách hàng sẽ gửi booking request (Yêu cầu đặt chỗ) cho bộ phận kinh doanh. Booking request này xác nhận lại các thông tin liên quan: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng,... nơi đóng hàng,...
Liên hệ đặt chỗ với hãng tàu.
Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ vào booking request của khách hàng và gửi booking request đến hãng tàu đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi Lệnh cấp cont rỗng. Lệnh cấp công rỗng chứa những thông tin cần thiết như sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng, cảng giao hàng, cảng chuyển tải, ...
Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan.
Chuẩn bị phương tiện vận tải
Nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấp cont rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu (thường ở cảng do hãng tàu chỉ định) để đổi lấy lệnh cont. Ở bước này phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận bộ sơ gồm: packing list container,
seal tàu, vị trí cont, lệnh container có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng.
Nhân viên giao nhận sẽ giao toàn bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp cont rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ và lấy container rỗng vận chuyển đến kho người xuất khẩu đóng hàng.
Bước 3: Làm bộ chứng từ cần thiết
Hồ sơ hải quan gồm:
- Tờ khai hải quan: 02 bản chính (1 bản cho người xuất khẩu, 1 bản cho hải quan lưu)
- Hợp đồng mua bán: 1 bản chính - Hóa đơn thương mại: 1 bản chính
- Phiếu đóng gói (packing list) 1 bản chính
- Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao ý kèm bản chính đối chiếu - Giấy giới thiệu công ty xuất khẩu: 1 bản
Thông quan hàng xuất khẩu
Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử
Dựa vào những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như thông tin về hàng hóa mà công ty được cung cấp; Hợp đồng thương mại, Invoice, Packing list,..
Nhân viên giao nhận sử dụng phầm mềm khai báo hải quan Ecus để truyền số liệu tờ khai hải quan qua mạng. Phân luồng hàng gồm 3 luồng:
+ Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ (chứng từ giấy) và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
+ Luồng vàng: Kiểm tra chi tiết hồ sơ (chứng từ giấy) và miễn kiểm tra chi tiết thực tế hàng hóa.
+ Luồng đỏ: Kiểm tra chi tiết hồ sơ (chứng từ giấy) và kiểm tra chi tiết thực tế hàng hóa. Với các mức độ kiểm tra thực tế lô hàng dựa theo thông tư
112/2005/TT-BTC:
Kiểm tra thực tế không quá 5% lô hàng: được tiến hành nhằm đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật hải quan của chủ hàng, nếu không có dấu hiệu sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi xác định được mức độ vi phạm.
Kiểm tra thực tế 10% lô hàng: hàng hóa thuộc diện miễn kiểm tra thực tế nhưng cơ quan hải quan qua phân tích thông tin phát hiện thấy có dấu hiệu sai phạm, tiến hành kiểm tra nếu không sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi xác định được mức độ vi phạm.
Kiểm tra thực tế toàn bộ lô hàng: đối với hàng hóa có chủ hàng nhiều lần vi phạm pháp luật về hải quan.
Bước 4: Làm thủ tục hải quan
a) Hàng hóa xuất khẩu miễn kiểm (luồng xanh) Bước 1: Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu
Nhân viên giao nhận in tờ khai hải quan điện tử in hay phải mang 02 đến cho khách hàng ký tên và đóng dấu xác nhận sau đó mang bộ chứng từ gồm: giấy giới thiệu, 02 tờ khai hải quan.
Hải quan sẽ tiếp nhận bộ phận hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm không kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay không và xem hàng xuất khẩu có thuộc vào danh mục cấm hay không. Sau đó hải quan đóng dấu trả qua bộ phận trả hồ sơ.
Bước 2: Trả tờ khai
Nhân viên giao nhận mua tem lệ phí hải quan và bắt đầu khai hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận một tờ khai và giữ lại một tờ khai giảng tem
Bước 3: Thanh lý tờ khai hải quan
Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến Hải quan giám sát tại container và thanh lý hải quan bãi ô 27 của tờ khai để tiến hành thanh lý tờ khai nhân viên giao nhận photo tờ khai hải quan điện tử sau đó nộp tờ khai photo và góc để kiểm tra tại phòng thanh lý hải quan thanh lý kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc.
Bước 4: Vào sổ xuất hàng:
Căn cứ vào booking nhân viên giao nhận viết vào số hiệu tàu, số hiệu chuyến vào ô số 28 tờ khai hải quan để tiến hàng vào sổ tàu.
Nhân viên giao nhận nộp tờ khai để hải quan vào sổ tàu. Hải quan trả lại tờ khai hải quan và xác nhận của hãng tàu.
b) Hàng hóa xuất khẩu kiêm hàng (luồng đỏ) Bước 1: Đăng ký tờ khai xuất khẩu
Nhân viên giao nhận giao tờ khai hải quan điện tử (in 2 bản) mang tờ khai đến cho khách hàng ký tên và đóng dấu xác nhận.
Sau đó mang bộ chứng từ gồm: Giấy giới thiệu, 02 tờ khai hải quan, Hợp đồng thương mại, Invoice, packing list.
Hải quan tiếp nhận hồ sơ của nhận viên công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm hay không. Sau đó hải quan đóng dấu và chuyển qua bộ phận kiểm hóa.
Bước 2: Kiểm hóa hàng xuất
Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyền bãi và rút ruột cont.
Nhân viên giao nhận xem kết quả phân kiểm để liên lạc với hải quan kiểm hóa Xuống bãi tìm cont tiến hành cắt seal và liên lạc với hải quan kiểm hóa xem
cắt seal và kiểm tra hàng hóa (5%, 10%. Tùy thuộc vào mức độ của hải quan) Bước 3: Trả tờ khai
Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí hải quan) dán vào tờ khai. Hải quan sau khi kiêm tra trả lại cho nhân viên giao nhận bộ chứng từ bao gồm: 1 tờ khai và giữ lại tờ khai dán tem. Hợp đồng thương mại, Invoice, Packing list.
Bước 4. Thanh lý hải quan bãi
Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến Hải quan giám sát tại container và thanh lý hải quan bãi ô 27 của tờ khai để tiến hành thanh lý tờ khai nhân viên giao nhận photo tờ khai hải quan điện tử sau đó nộp tờ khai photo và góc để kiểm tra tại phòng thanh lý hải quan thanh lý kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc.
Bước 5: Vào sổ xuất hàng:
Căn cứ vào booking nhân viên giao nhạn viết vào số hiệu tàu, số hiệu chuyến vào ô số 28 tờ khai hải quan để tiến hàng vào sổ tàu.
Nhân viên giao nhận nộp tờ khai để hải quan vào sổ tàu. Hải quan trả lại tờ khai hải quan và xác nhận của hãng tàu.
B5: Lập chứng từ quyết toán và lưu sổ
Lập chứng từ quyết toán
Dựa vào booking profile điều khoản về cước phí trả trước nên nhân viên sẽ làm giấy báo nợ với khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi công nợ, chỉ khi nào người gửi hàng thanh toán cước phí và các khoản cước phí liên quan thì nhân viên chứng từ cấp phát vận đơn cho họ.
Các trường hợp cước phí trả sau, nhân viên chứng từ sẽ làm giấy báo nợ thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ, người gửi hàng chỉ đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn.
Lưu sổ
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan vào sổ, người giao nhận phải kiểm tra sắp xếp lại các chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh, bộ phận liên quan nhận xét kiểm tra chứng từ lại cho khách và công ty để ghi lại một bộ, đồng thời kèm theo đó là một mảnh giấy (một bản dành cho khách hàng, một bản dành cho công ty) trên đó gồm các khoản phí mà công ty đã nộp cho khách hàng là có hóa đơn đỏ phí dịch vụ vận chuyển các chi phí khác. Sau đó giám đốc ký tên và đóng dấu vào dưới đó, bộ phận liên quan nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với debit note (giấy báo nợ) quyết toán với khách hàng.
*Nhận xét về hoạt động tổ chức dịch vụ giao nhận hàng hóa tại công ty Hapro:
- Ưu điểm:
+ Có quy trình rõ ràng, mỗi bộ phận có một chức năng riêng và chuyên về lĩnh vực đó.
+ Sự hỗ trợ của các phần mềm tiên tiến giúp cho việc khai hải quan và xin giấy phép xuất khẩu tiện lợi, nhanh gọn hơn.
+ Công ty luôn đặt chất lượng sản phẩm, dịch vụ chăm sóc khách hàng lên hàng đầu giúp tăng thêm uy tín và chỗ đứng của công ty trên thị trường.
- Nhược điểm:
+ Cơ sở vật chất chưa đầy đủ, phải thuê ngoài xe kéo cont và xe tải để khắc phục tình trạng chậm trễ khi kéo container.
+ Thời gian hoàn thành giao nhận một lô hàng nhanh chóng thường là 2 ngày. Tuy nhiên, yếu tố này cũng phụ thuộc vào cán bộ công chức Hải quan và chủ hàng. Nếu hàng đến trễ hoặc chưa có container để đóng hàng thì sẽ gây chậm tiến độ.
+ Luôn có khả năng xảy ra nhầm lẫn thông tin trong việc khai báo lô hàng. Khi những sai sót xảy ra ở mức độ nghiêm trọng, lô hàng sẽ bị ảnh hưởng. Thiếu dữ liệu đặc biệt quan trọng trong vận tải đường biển. Khả năng ngôn ngữ và nhiều vấn đề liên quan khác có thể gây ra các rủi ro về quản lý dữ liệu khiến cho công ty phải đền bù thiệt hại lô hàng.