Sơ đồ 1.1. Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng
Là khâu đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa và là khâu quyết định đến lợi ích công ty. Nhân viên sale tiến hành đàm phán với khách hàng và ký kết hợp đồng ngoại thương cho việc xuất khẩu lô hàng. Hai bên thỏa thuận về những nội dung cần thiết, chẳng hạn như:
- Thông tin hàng hóa - Giá cả, thanh toán
- Giao hàng - Đóng gói - Bảo hành - Khiếu nại
Nội dung 2 bên đàm phán phải thống nhất và phù hợp với nhu cầu thực tế. Sau đó saler báo giá với khách hàng dựa trên các thông tin lập Forecast gửi khách hàng.
Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu
Đối với trường hợp công ty chưa có giấy phép xuất khẩu, thì công ty sẽ tiến hành kiểm tra xem mặt hàng xuất khẩu của mình có cần phải xin giấy phép xuất khẩu hay không. Nếu chưa xin thì xin giấy phép dưới dạng xin một lần và sử dụng cho nhiều lần. Bước 3: Đặt lịch tàu (Booking tàu) và lấy container rỗng
* Đặt booking:
Thông thường, các hãng tàu sẽ hết chỗ sớm trước 1-2 tuần, nhất là vào mùa cao điểm. Tùy theo điều kiện Incoterms trong hơp đồng thì việc booking sẽ do bên mua hay bên bán thực hiện. Khi booking tàu, chỉ cần cung cấp thông tin cho dịch vụ vận chuyển FWD để lấy Booking. Sau đó, liên hệ với đối tác xuất khẩu để phối hợp đóng hàng theo kế hoạch đã được xác định. Để lấy Booking tàu, cần cung cấp thông tin sau cho hãng tàu: - Cảng đi (Port of Loading)
- Cảng chuyển tải (Port of Discharge) - Cảng đến (Port of Discharge)
- Tên hàng, trọng lượng - Thời gian tàu chạy (ETD) - Thời gian đóng hàng
- Yêu cầu khác
* Lấy container rỗng tại cảng:
- Nếu xuất theo term CIF, người giao nhận ra cảng đổi lấy Booking confirmation tại thương vụ cảng và có Booking.
- Nếu xuất theo term FOB, người giao nhận sẽ nhận được Transport confirmation và đem đi đổi lấy booking, sau đó làm tương tự như với term CIF.
Khi lấy container rỗng tại cảng, cần chú ý kiểm tra kỹ container có thủng, hư ván sàn hay móp méo không.
Bước 4: Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất
Sau khi khách hàng đồng ý về hóa đơn chiếu lệ, người bán cần lên kế hoạch sản xuất hàng hóa nhằm đảm bảo về số lượng và chất lượng như đã cam kết trong hợp đồng.
Khi đã có booking thì lên kế hoạch lấy container để đóng hàng và kiểm tra hàng lần 2 trước khi niêm seal.
Bước 5: Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở
* Đóng hàng tại kho:
Bộ phận xuất nhập khẩu phối hợp với bộ phận kỹ thuật, công nhân tại xưởng, nhà máy để tiến hành đóng hàng hóa. Phải ghi đầy đủ thông tin trên lô hàng theo yêu cầu của khách hàng. Các thông tin bao gồm: Tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển (hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh, hàng nguy hiểm, ...)
* Đóng hàng tại cảng:
Quy trình đóng hàng tại cảng tương tự như quy trình đóng hàng tại kho. Tuy nhiên, đóng hàng tại cảng đòi hỏi nhiều giấy tờ, thủ tục hơn. Khi đóng hàng tại cảng sẽ
phải thuê đội công nhân đóng hàng của cảng để kiểm tra và giám định việc đóng gói hàng hóa.
Bước 6: Mua bảo hiểm cho lô hàng
Tùy thuộc vào từng lô hàng mà công ty sẽ liên hệ với công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng đó. Hạn mức bảo hiểm sẽ phụ thuộc vào giá trị hàng hóa, tuy nhiên bảo hiểm hàng hóa sẽ tránh được rủi ro thấp nhất cho doanh nghiệp xuất khẩu.
Bước 7: Làm thủ tục hải quan
Nếu đóng hàng tại kho thì sau khi giao hàng xong mới làm thủ tục hải quan, đóng hàng tại cảng thì đăng ký làm thủ tục hải quan trước khi container được hạ.
Làm thủ tục hải quan là một bước rất quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Bước này bao gồm:
* Mở tờ khai hải quan
Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Giấy giới thiệu nhân viên giao nhận
- Giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp (2 bản) - Tờ khai hải quan (2 bản)
- Hợp đồng ngoại thương (bản sao) - Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
* Đăng ký tờ khai
Đăng ký viên dựa vào những thông tin trên để nhập thông tin và trình lãnh đạo hải quan ký để lô hàng xuất đi được thông quan. Nếu lô hàng không có bất cứ một vấn đề gì thì sẽ vào luồng xanh. Ngược lại, nếu lô hàng bị rơi vào diện kiểm tra thì sẽ vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.
* Đóng phí: Đóng phí làm thủ tục hải quan.
Bộ phận hải quan sẽ ghi số container và số seal vào mặt sau của tờ khai (phần dành cho hải quan).
* Thanh lý tờ khai
Người làm thủ tục hải quan sẽ trình tờ khai đã được hoàn thiện để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra container và seal đã được hạ chưa và hạ có đúng không, sau đó container sẽ được nhận vào hệ thống của cảng.
* Vào sổ tàu
Khi container đã được hạ thì tiếp theo sẽ được vào sổ tàu. Nhân viên giao nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container.
* Thực xuất tờ khai hải quan
Sau khi lô hàng được giao cho khách thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng, bao gồm các giấy tờ sau:
- Tờ khai hải quan (1 bản chính, 1 bản sao) - Hóa đơn thương mại (1 bản chính)
- Vận đơn đường biển
Bước 8: Giao hàng cho tàu
Sau khi kết thúc việc thông quan hàng hóa, cung cấp bill cho hãng tàu để làm vận đơn. Bước này phải thực hiện trước giờ cắt máng (closing time) và trước bước thực xuất. Giao hàng cho tàu sẽ kết thúc khi nhận được vận đơn đường biển, có thể là bill gốc (3 bản) hoặc surrendered bill.
Bước 9: Thanh toán tiền hàng
Người làm thủ tục xuất nhập khẩu hoàn thành bộ chứng từ thanh toán gồm:
- Invoice
- Packing list - Bill