Sơ đồ 1.2. Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Bước 1: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu
Doanh nghiệp nhập khẩu yêu cầu đối tác gửi bộ chứng từ cần thiết, nhân viên nhập khẩu sẽ kiểm tra bộ chứng từ xem đã đầy đủ, và khớp chưa tránh sai sót bất cứ lỗi nhỏ nào, thì lô hàng có thể gặp rắc rối lớn từ phía hải quan, cơ quan nhà nước.
Bộ chứng từ bao gồm:
- Hợp đồng ngoại thương (Sales contract) - Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) - Phiếu đóng gói (Packing list)
- Vận đơn đường biển (Bill of lading)
- Các chứng từ khác (nếu có): C/O, C/Q, giấy phép nhập khẩu, ... Bước 2: Nhận giấy thông báo hàng đến
Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày, sẽ nhận được thông báo hàng đến (Arrival notice) từ hãng tàu hoặc đại lý thông báo thời gian dự kiến cập cảng của lô hàng. Các thông tin trên arrival notice bao gồm:
- Tên người nhập khẩu - Số hiệu Container, seal - Tên tàu, số chuyến - Mô tả hàng hóa - Local charges …
Sau đó, lấy lệnh giao hàng (D/O) bao gồm các giấy tờ sau: - Giấy giới thiệu
- Bill gốc
- Giấy ủy quyền (nếu có)
Bước 3: Đăng ký giấy chứng nhận liên quan đến lô hàng
Tùy thuộc vào từng loại hàng, mã HS code, … các quy định của Nhà nước mà phải đăng ký những thủ tục để được cấp chứng nhận có liên quan.
Bước 4: Khai báo hải quan hàng nhập
Đây là bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Để có thể tiến hành khai báo hải quan, cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Hợp đồng (Sales Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) - Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list) - Vận đơn (Bill of lading)
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O nếu có) - Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
Lên tờ khai hải quan trên hệ thống khai báo hải quan điện tử. Để có thể tiến hành khai báo, cần đầy đủ các loại giấy tờ sau:
- Contract
- Commercial invoice - Packing list
- Bill of lading
- Chứng từ khác: C/O, hóa đơn cước (nếu có), ...
Gắn chữ ký số để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm hải quan điện tử ECUS VNACCS.
Bước 5: Mở và thông quan tờ khai Làm thủ tục hải quan tại cảng:
- Tờ khai luồng xanh: đóng thuế, tiền thuế vào thì có thể in được mã vạch thì tiến hành thanh lý, nhận hàng
- Tờ khai luồng vàng: đóng thuế trước hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai, mở tờ khai, thanh lý, nhận hàng
- Tờ khai luồng đỏ: tương tự như luồng vàng nhưng trong bước mở tờ khai thực tế, có thêm một bước làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa
Để mở tờ khai chuẩn bị các giấy tờ sau: - Giấy giới thiệu
- Tờ khai phân luồng - Invoice
- Các chứng từ khác
Khi xuất trình hồ sơ cho hải quan, nếu các chứng từ đã hợp lệ. Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.
Bước 6: Thanh lý tờ khai
Sau khi hoàn thành việc nộp thuế và tờ khai được thông quan, có thể tiến hành in mã vạch. Nộp mã vạch và tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát ít nhất 2 bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ, còn hải quan giữ 1 bộ. Bước 7: Chở hàng về kho
Sau khi tiến hành thanh lý tờ khai, đóng phí D/O. Giao cho tài xế các chứng từ: phiếu EIR, D/O, … để tài xế trình hải quan giám sát cổng và cho xe rời cảng chở hàng về kho.
Bước 8: Rút hàng và trả container rỗng
Khi xe chở hàng về đến kho, tiến hành kiểm tra giấy tờ: seal, tình trạng container hoặc xe chở hàng, … Sau khi rút hàng xong, tài xế sẽ mang container trả về cảng hoặc ICD.
Bước 9: Quyết toán và lưu trữ hồ sơ, chứng từ Các chứng từ cần lưu bao gồm:
- Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế
- Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế - Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa - Chứng từ vận tải, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG GIAO NHẬN CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT LOTUS VIỆT NAM