Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Lotus Việt Nam
2.4.1. Ưu điểm
-Quy trình được công ty tổ chức hợp lý; việc thực hiện và quản lý một cách nghiêm ngặt, hiệu quả.
-Hoạt động thanh toán được diễn ra nhanh chóng.
-Đội ngũ cán bộ, công nhân viên giàu kinh nghiệm, tinh thần trách nhiệm cao. Sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận giúp cho hoạt động giao nhận của công ty diễn ra suôn sẻ, có tính liên kết. Năng lực nhân viên chuyên nghiệp, đảm bảo cả quy trình được thực hiện tốt.
-Việc giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng, nhạy bén và hiệu quả.
-Quan hệ tốt đẹp và được sự tin tưởng từ khách hàng, luôn có tinh thần tìm kiếm những khách hàng mới để nâng cao chất lượng và đa dạng hóa dịch vụ cung cấp.
-Khai hải quan điện tử giúp thời gian thông quan nhanh chóng, giảm thiểu chi phí. Mọi thủ tục, hồ sơ được đơn giản hóa nâng cao hiệu quả thời gian.
-Cơ sở hạ tầng được cải thiện từng ngày, đảm bảo chất lượng tốt nhất phục vụ cho nhu cầu khách hàng.
2.4.2. Nhược điểm
- Do số lượng nhân viên còn ít, nên nhiều quy trình do một nhân viên đảm nhận. Dễ dẫn đến sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
- Khâu kiểm tra hàng hóa, hồ sơ còn chưa cẩn thận. Trong quá trình nhận hàng, có một số xe hư hỏng, trày xước nhưng do kiểm tra qua loa nên phát sinh một số khoản chi phí sửa chữa, tốn thời gian.
- Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, tuy nhiên cần cập nhật kiến thức nghiệp vụ thường xuyên, tìm hiểu các kinh nghiệm thực tế để trong quá trình làm tránh xảy ra sai sót không đáng có.
- Vì loại hàng là xe cơ giới nhập khẩu, nên khi thông quan sẽ bị phân vào luồng đỏ dẫn đến việc kiểm tra gắt gao hơn, thủ tục phức tạp hơn, mất nhiều thời gian đợi cấp giấy chứng nhận dành riêng cho ô tô nhập khẩu.
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN GIAO NHẬN Ô TÔ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT
LOTUS VIỆT NAM 3.1. Cơ sở pháp lý tổ chức phương án nhận hàng
Hoạt động giao nhận hàng hoá XNK phải dựa trên cơ sở pháp lý từ các quy phạm pháp luật quốc tế, cũng như các quy định của luật pháp Việt Nam.
Các Công ước quốc tế bao gồm:
- Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế. - Các công ước về vận tải:
Công ước Hague – công ước thống nhất các quy tắc chung về vận đơn đường biển được kí ngày 25/08/1924 được chỉnh lý lần 1 tại Visby năm 1968, và được chỉnh lý lần 2 năm 1979.
Công ước Liên hợp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển - hay còn gọi là Công ước Hamburg, được ký ngày 31/03/1978 tại Hamburg.
- Incoterm 2010 – bộ quy tắc quốc tế để giải thích những điều kiện thương mại thông dụng nhất trong ngoại thương do Phòng Thương Mại Quốc Tế (ICC) ban hành, trong đó làm rõ sự phân chia trách nhiệm, chi phí, rủi ro trong quá trình chuyển hàng từ người bán đến người mua.
- Các quy tắc và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ UCP 600 của Phòng Thương Mại Quốc Tế Paris.
Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam: - Bộ luật hàng hải 2005
- Luật thương mại 2005
- Nghị định 14/2011 về đại lý làm thủ tục hải quan, thông tư số 79/2009
- Quyết định số 103/2009/QĐ - TTg ngày 12/08/2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều Quyết định 149/2005/QĐ- TTg về việc thực hiện thí điểm thủ tục hải quan điện tử.
- Quyết dịnh của bộ trưởng bộ giao thông vận tải 2106/QĐ-GTVT (23/8/1997) quy định việc xếp dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hoá tại cảng biển Việt Nam…
- Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn Việt Nam do VIFFAS ban hành trên cơ sở của FIATA - Luật kinh doanh bảo hiểm
- Luật thuế
- Các loại hợp đồng làm cở sở cho hoạt động giao nhận như: Hợp đồng mua bán, Hợp đồng thuê tàu, Hợp đồng bảo hiểm…
3.2. Xây dựng phương án giao nhận ô tô nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổphần Thiết bị và Dịch vụ kỹ thuật Lotus Việt Nam phần Thiết bị và Dịch vụ kỹ thuật Lotus Việt Nam
3.2.1. Căn cứ xây dựng phương án
Căn cứ theo hợp đồng ủy thác được ký kết giữa Công ty Ô tô TOYOTA Việt Nam và Công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ kỹ thuật Lotus Việt Nam. Công ty Lotus được ủy quyền thay mặt khách hàng làm toàn bộ các thủ tục để nhận hàng nhập khẩu. Thông tin lô hàng như sau:
- Người nhập khẩu: CÔNG TY Ô TÔ TOYOTA VIỆT NAM
+ Địa chỉ: Phường Phúc Thắng, Thành phố Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc + Điện thoại: 84-2-113868100
+ Email: lghungtn@toyotavn.com.vn
- Người xuất khẩu: TOYOTA ASIA PACIFIC PTE LTD
+ Địa chỉ: 1 Wallich Street, #36-01 Guoco Tower, Singapore 078881 + Điện thoại: (+65) 62278011
+ Hợp đồng nhập khẩu: Số: TVN-1021 ngày 15/10/2021 - Nội dung lô hàng:
+ Tên hàng hóa: Xe LEXUS ES250 SEDAN. Nhật Bản sản xuất. + Số lượng: 1 xe
+ Trọng lượng: 1,620 KGM
+ Hóa đơn thương mại số: JSV-84410 ngày 15/10/2021 + Vận tải đơn số: NYKSTJFN84410 ngày 14/10/2021
+ Cảng xếp hàng: NAGOYA, JAPAN + Cảng dỡ hàng: Cảng Tân Vũ, Hải Phòng + Phương thức thanh toán: TT
+ Điều kiện giao hàng: CIF Hai Phong
3.2.2. Xây dựng phương án giao nhận ô tô nhập khẩu
Công ty Lotus sẽ thực hiện tổ chức giao nhận ô tô nhập khẩu theo điều kiện giao nhận của Lexus Thăng Long như sau:
- Thời gian thực hiện: 7 ngày
- Số người dự kiến thực hiện: 5 nhân viên
- Phương tiện vận chuyển: Xe lồng (chuyên dụng chở ô tô) - Tuyến đường vận chuyển: Cao tốc Hải Phòng – Hà Nội
Lotus xây dựng một bảng kế hoạch nhận ô tô cho công ty Ô tô Toyota Việt Nam theo bộ phận như sau:
Bảng 3.1. Kế hoạch giao nhận ô tô nhập khẩu cho công ty Ô tô Toyota Việt Nam
ST
T CÔNG VIỆC BỘ PHẬN ĐẢM NHẬN
1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu Nhân viên chứng từ
2 Lấy lệnh từ hãng tàu Nhân viên hiện trường
3 Đăng ký đăng kiểm xe cơ giới nhập khẩu Nhân viên khai báo hải quan
4 Khai báo hải quan và làm thủ tục hải quan Nhân viên khai báo hải quan và nhân viên hiện trường
5 Nhận xe tại cảng Nhân viên hiện trường
6 Vận chuyển nội địa và giao hàng Nhân viên vận tải
3.2.3. Tổ chức nghiệp vụ giao nhận ô tô nhập khẩu
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ quy trình giao nhận ô tô nhập khẩu bằng đường biển tại công ty
3.2.3.1. Nhận và xử lý thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ
- Công ty ô tô Toyota Việt Nam (Toyota Motor Vietnam Co. LTD) nhập khẩu lô xe Lexus từ Toyota Asia Pacific PTE LTD.
- Sau khi Công ty Lotus và Công ty Toyota Việt Nam thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận, công ty Lotus thay mặt công ty Toyota Việt Nam thực hiện các quy trình nghiệp vụ giao nhận lô hàng này.
- Lotus tiếp nhận và xử lý thông tin khách hàng sử dụng dịch vụ bao gồm: + Thông tin khách hàng
+ Thông tin đơn hàng (cảng đi, cảng đến, số lượng, …) + Giá cả
+ Thời gian giao nhận hàng hóa + Yêu cầu khác
Công ty Lotus sẽ soạn thảo bản hợp đồng dịch vụ bao gồm những điều khoản cơ bản để thực hiện quyền và nghĩa vụ của hai bên khi hợp tác. Lotus sẽ chịu trách nhiệm về quy trình giao nhận lô xe, Toyota Việt Nam có trách nhiệm thanh toán các khoản chi phí cho Lotus trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
3.2.3.2. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
- Sau khi bên xuất khẩu hoàn thành việc giao hàng lên tàu, Toyota Việt Nam sẽ nhận được bộ chứng từ và gửi bộ chứng từ cho manager và nhân viên chứng từ phòng Logistics công ty Lotus kiểm tra. Ngay sau khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra tính chính xác, tính hợp lệ của bộ chứng từ tránh sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Các nội dung trong bộ chứng từ phải khớp với các nội dung liên quan đến hàng hóa, term giao hàng, ...
- Nhận bộ chứng từ từ khách hàng bao gồm: + Hợp đồng mua bán (Sales contract)
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) + Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
+ Bảng kê hóa đơn thương mại hàng hóa nhập khẩu + Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
+ Giấy chứng nhận chất lượng (C/Q) + Vận đơn đường biển (Bill of lading) + Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) + Bảo hiểm (Insurance)
- Nhân viên chứng từ kiểm tra bộ chứng từ, lưu ý các thông tin: tên người gửi, người nhận, cảng đi, cảng đến, điều kiện Incoterms, thông tin hàng hóa. Nếu có gì sai sót khi kiểm tra thì báo ngay cho khách hàng để khách hàng kịp thời điều chỉnh. Tất cả chứng từ phải là bản sao và có dấu đỏ của Công ty Ô tô Toyota Việt Nam mới được tính là hợp lệ.
Bước 1: Kiểm tra Commercial invoice - Số hóa đơn: JSV-84410
- Ngày hóa đơn: 15/10/2021
- Người nhập khẩu: TOYOTA MOTOR VIETNAM CO., LTD
+ Địa chỉ: Phường Phúc Thắng, Tp. Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc, Việt Nam + Email: lghunqtn@toyotavn.com.vn
- Người xuất khẩu: TOYOTA MOTOR ASIA PACIFIC PTE LTD + Địa chỉ: 1 Wallich St, #36-01 Guoco Tower, Singapore 078881 - Cảng đi: Nagoya, Japan
- Cảng đến: Hải Phòng, Việt Nam - Tên tàu: TRANS LEADER - Mô tả hàng hóa: Lexus Vehicle - Số lượng: 01 Unit
- Term: CIF Hai Phong - Tổng tiền: 30,560.83 USD - Phương thức thanh toán: T/T - Gross weight: 1,620 KGS - Measurement: 13.720 M3
Bước 2: Kiểm tra Packing list - Số Packing list: JSV-84410 - Ngày Packing list: 15/10/2021
- Người nhập khẩu: TOYOTA MOTOR VIETNAM CO., LTD
+ Địa chỉ: Phường Phúc Thắng, Tp. Phúc Yên, Vĩnh Phúc, Việt Nam + Email: lghunqtn@toyotavn.com.vn
- Số lượng: 01 Unit
- Trọng lượng (Gross Weight): 1,620 KGS - Tổng thể tích (Measurement): 13.720 M3
Bước 3: Kiểm tra B/L
- Số vận đơn: NYKSTJFN84410
- Người gửi: TOYOTA MOTOR ASIA PACIFIC PTE LTD
- Người nhận: TOYOTA MOTOR VIETNAM
- Cảng bốc hàng: Nagoya, Japan
- Cảng dỡ hàng: Hải Phòng
- Tên tàu/ Số chuyến: Trans Leader V.037 - Số lượng: 1 Unit
- Mô tả hàng hóa: Lexus vehicle, Model AXZA10L-AEZGBW
- HS code: 870323
- Trọng lượng (Gross Weight): 1,620 KGS - Tổng thể tích (Measurement): 13.720 M3 - Số bản vận đơn gốc được phát hành: 1 bản - Địa điểm phát hành vận đơn: Nagoya, Japan - Ngày phát hành vận đơn: 14/10/2021
Bước 4: Kiểm tra C/O
- Số hóa đơn: EX-84410
- Loại C/O: Original
- Số C/O: Y305668
- Người nhập khẩu: TOYOTA MOTOR VIETNAM CO., LTD
- Cảng đi: Nagoya, Japan
- Cảng đến: Hải Phòng, Việt Nam
- Tên tàu: Trans Leader
- Hs code: 87032357
Bước 5: Kiểm tra thông báo hàng đến Giấy báo hàng đến thông báo về:
- Bên được thông báo: TOYOTA MOTOR VIET NAM CO., LTD
- Địa chỉ: Phường Phúc Thắng, Thành phố Vĩnh Yên, Tỉnh Vĩnh Phúc - Chi tiết lô hàng:
+ Tên tàu/ Số chuyến: Baltimore Highway V.117 + Số B/L: NYKSTJFN84410
+ Tên hàng: Lexus Vehicle + Số lượng: 1
+ Trọng lượng: 1,620 KGS
- Ngày dự kiến cập cảng: 15/11/2021
- Cảng cập: Cảng Tân Vũ
3.2.3.3. Lấy lệnh giao hàng
- Khi nhận được thông báo hàng đến, nhân viên hiện trường lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu phát hành.
- Để lấy D/O cần chuẩn bị bộ giấy tờ sau: + Giấy giới thiệu
+ Giấy thông báo hàng đến + Vận đơn đường biển
+ Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân
- Đến hãng tàu nhận lệnh giao hàng (D/O). Nhân viên giao nhận sẽ đóng các khoản phí: phí xếp dỡ hàng tại cảng, phí chứng từ, phí lưu bãi, …
- Nhân viên giao nhận cầm hóa đơn nộp tiền cho hãng tàu, hãng tàu sẽ giữ lại B/L gốc, xuất hóa đơn và các chi phí đã nộp và 3 bản D/O đã ký tên, 1 bản sao B/L (có đóng dấu của hãng tàu).
- Nhân viên giao nhận mang bộ chứng từ liên hệ để nộp cho nhân viên hãng tàu để lấy D/O.
- Sau khi lấy D/O, nhân viên giao nhận kiểm tra các thông tin chi tiết trên D/O đã khớp hay chưa.
3.2.3.4. Khai hồ sơ đăng kiểm và khai hải quan điện tử
(1) Khai hồ sơ đăng kiểm
- Lập hồ sơ đăng kiểm trên Cổng thông tin Một cửa quốc gia (vnsw.vn) và theo dõi hồ sơ.
Hình 3.6. Giao diện tạo hồ sơ đăng kiểm trên VNSW
- Sau đó, hệ thống sẽ phát cho công ty một Bản đăng ký kiểm tra chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới nhập khẩu.
Hình 3.7. Bản đăng ký kiểm tra chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới nhập khẩu
(2) Khai báo hải quan điện tử
- Sau khi được cấp số đăng kiểm sẽ tiến hành khai hải quan điện tử thông qua phần mềm ECUSS VINACCS và truyền dữ liệu tờ khai. Nhân viên khai báo tiến hành khai hải quan dựa trên bộ chứng từ của nhân viên giao nhận để làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu. Bộ chứng từ bao gồm: Hóa đơn thương mại, Packing list, Bill of lading, C/O, Arrival notice.
- Các bước khai hải quan điện tử:
Bước 1: Đăng nhập và chọn doanh nghiệp khai báo
- Trên thanh công cụ, vào tab “Hệ thống” chọn mục “Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu”, ở phần Mã doanh nghiệp chọn “Công ty ô tô TOYOTA Việt Nam” hệ thống sẽ hiển thị thông tin doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
- Mục “Hải quan khai báo” điền “03CC” là mã của Chi cục HQ cảng Hải Phòng KVI.
Hình 3.8. Giao diện “Chọn doanh nghiệp khai báo” trên phần mềm ECUSS VNACCS Bước 2: Nhập thông tin chung
Nhóm loại hình:
- Mã loại hình: “A41” - “Nhập kinh doanh của doanh nghiệp đầu tư”. - Cơ quan Hải quan: “03CC” - “Chi cục HQ cảng Hải Phòng KVI”. - Phân loại cá nhân, tổ chức: “Hàng hóa từ tổ chức đến tổ chức” mã “4” - Mã bộ phận xử lý tờ khai: Chọn “Đội thủ tục hàng hóa XNK” mã “00”
- Mã hiệu phương thức vận chuyển: Chọn “Đường biển (hàng rời, lỏng, …) mã “3”
Đơn vị xuất nhập khẩu:
- Người nhập khẩu: Do đã chọn thông tin doanh nghiệp, phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin của doanh nghiệp khai báo là công ty ô tô Toyota Việt Nam.
- Người xuất khẩu:
+ Tên: TOYOTA MOTOR ASIA PACIFIC PTE., LTD
+ Địa chỉ: 1 WALLICH STREET #36-01 GUOCO TOWER/ SINGAPORE 078881 + Mã nước: SG/ SINGAPOR
Hình 3.9. Giao diện “Thông tin chung” trên phần mềm ECUSS VNACCS
- Vận đơn:
- Số vận đơn: 14102NYKSTJFN84410
- Số lượng kiện: 1 PCE
- Tổng trọng lượng hàng (Gross): 1,620 KGM
- Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: mã 03CCS03, KHO BAI TAN
CANG
- Phương tiện vận chuyển: 9999 – TRANS LEADER