phần Thiết bị và Dịch vụ kỹ thuật Lotus Việt Nam
3.2.1. Căn cứ xây dựng phương án
Căn cứ theo hợp đồng ủy thác được ký kết giữa Công ty Ô tô TOYOTA Việt Nam và Công ty Cổ phần Thiết bị và Dịch vụ kỹ thuật Lotus Việt Nam. Công ty Lotus được ủy quyền thay mặt khách hàng làm toàn bộ các thủ tục để nhận hàng nhập khẩu. Thông tin lô hàng như sau:
- Người nhập khẩu: CÔNG TY Ô TÔ TOYOTA VIỆT NAM
+ Địa chỉ: Phường Phúc Thắng, Thành phố Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc + Điện thoại: 84-2-113868100
+ Email: lghungtn@toyotavn.com.vn
- Người xuất khẩu: TOYOTA ASIA PACIFIC PTE LTD
+ Địa chỉ: 1 Wallich Street, #36-01 Guoco Tower, Singapore 078881 + Điện thoại: (+65) 62278011
+ Hợp đồng nhập khẩu: Số: TVN-1021 ngày 15/10/2021 - Nội dung lô hàng:
+ Tên hàng hóa: Xe LEXUS ES250 SEDAN. Nhật Bản sản xuất. + Số lượng: 1 xe
+ Trọng lượng: 1,620 KGM
+ Hóa đơn thương mại số: JSV-84410 ngày 15/10/2021 + Vận tải đơn số: NYKSTJFN84410 ngày 14/10/2021
+ Cảng xếp hàng: NAGOYA, JAPAN + Cảng dỡ hàng: Cảng Tân Vũ, Hải Phòng + Phương thức thanh toán: TT
+ Điều kiện giao hàng: CIF Hai Phong
3.2.2. Xây dựng phương án giao nhận ô tô nhập khẩu
Công ty Lotus sẽ thực hiện tổ chức giao nhận ô tô nhập khẩu theo điều kiện giao nhận của Lexus Thăng Long như sau:
- Thời gian thực hiện: 7 ngày
- Số người dự kiến thực hiện: 5 nhân viên
- Phương tiện vận chuyển: Xe lồng (chuyên dụng chở ô tô) - Tuyến đường vận chuyển: Cao tốc Hải Phòng – Hà Nội
Lotus xây dựng một bảng kế hoạch nhận ô tô cho công ty Ô tô Toyota Việt Nam theo bộ phận như sau:
Bảng 3.1. Kế hoạch giao nhận ô tô nhập khẩu cho công ty Ô tô Toyota Việt Nam
ST
T CÔNG VIỆC BỘ PHẬN ĐẢM NHẬN
1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu Nhân viên chứng từ
2 Lấy lệnh từ hãng tàu Nhân viên hiện trường
3 Đăng ký đăng kiểm xe cơ giới nhập khẩu Nhân viên khai báo hải quan
4 Khai báo hải quan và làm thủ tục hải quan Nhân viên khai báo hải quan và nhân viên hiện trường
5 Nhận xe tại cảng Nhân viên hiện trường
6 Vận chuyển nội địa và giao hàng Nhân viên vận tải
3.2.3. Tổ chức nghiệp vụ giao nhận ô tô nhập khẩu
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ quy trình giao nhận ô tô nhập khẩu bằng đường biển tại công ty
3.2.3.1. Nhận và xử lý thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ
- Công ty ô tô Toyota Việt Nam (Toyota Motor Vietnam Co. LTD) nhập khẩu lô xe Lexus từ Toyota Asia Pacific PTE LTD.
- Sau khi Công ty Lotus và Công ty Toyota Việt Nam thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận, công ty Lotus thay mặt công ty Toyota Việt Nam thực hiện các quy trình nghiệp vụ giao nhận lô hàng này.
- Lotus tiếp nhận và xử lý thông tin khách hàng sử dụng dịch vụ bao gồm: + Thông tin khách hàng
+ Thông tin đơn hàng (cảng đi, cảng đến, số lượng, …) + Giá cả
+ Thời gian giao nhận hàng hóa + Yêu cầu khác
Công ty Lotus sẽ soạn thảo bản hợp đồng dịch vụ bao gồm những điều khoản cơ bản để thực hiện quyền và nghĩa vụ của hai bên khi hợp tác. Lotus sẽ chịu trách nhiệm về quy trình giao nhận lô xe, Toyota Việt Nam có trách nhiệm thanh toán các khoản chi phí cho Lotus trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
3.2.3.2. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
- Sau khi bên xuất khẩu hoàn thành việc giao hàng lên tàu, Toyota Việt Nam sẽ nhận được bộ chứng từ và gửi bộ chứng từ cho manager và nhân viên chứng từ phòng Logistics công ty Lotus kiểm tra. Ngay sau khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra tính chính xác, tính hợp lệ của bộ chứng từ tránh sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Các nội dung trong bộ chứng từ phải khớp với các nội dung liên quan đến hàng hóa, term giao hàng, ...
- Nhận bộ chứng từ từ khách hàng bao gồm: + Hợp đồng mua bán (Sales contract)
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) + Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
+ Bảng kê hóa đơn thương mại hàng hóa nhập khẩu + Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
+ Giấy chứng nhận chất lượng (C/Q) + Vận đơn đường biển (Bill of lading) + Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) + Bảo hiểm (Insurance)
- Nhân viên chứng từ kiểm tra bộ chứng từ, lưu ý các thông tin: tên người gửi, người nhận, cảng đi, cảng đến, điều kiện Incoterms, thông tin hàng hóa. Nếu có gì sai sót khi kiểm tra thì báo ngay cho khách hàng để khách hàng kịp thời điều chỉnh. Tất cả chứng từ phải là bản sao và có dấu đỏ của Công ty Ô tô Toyota Việt Nam mới được tính là hợp lệ.
Bước 1: Kiểm tra Commercial invoice - Số hóa đơn: JSV-84410
- Ngày hóa đơn: 15/10/2021
- Người nhập khẩu: TOYOTA MOTOR VIETNAM CO., LTD
+ Địa chỉ: Phường Phúc Thắng, Tp. Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc, Việt Nam + Email: lghunqtn@toyotavn.com.vn
- Người xuất khẩu: TOYOTA MOTOR ASIA PACIFIC PTE LTD + Địa chỉ: 1 Wallich St, #36-01 Guoco Tower, Singapore 078881 - Cảng đi: Nagoya, Japan
- Cảng đến: Hải Phòng, Việt Nam - Tên tàu: TRANS LEADER - Mô tả hàng hóa: Lexus Vehicle - Số lượng: 01 Unit
- Term: CIF Hai Phong - Tổng tiền: 30,560.83 USD - Phương thức thanh toán: T/T - Gross weight: 1,620 KGS - Measurement: 13.720 M3
Bước 2: Kiểm tra Packing list - Số Packing list: JSV-84410 - Ngày Packing list: 15/10/2021
- Người nhập khẩu: TOYOTA MOTOR VIETNAM CO., LTD
+ Địa chỉ: Phường Phúc Thắng, Tp. Phúc Yên, Vĩnh Phúc, Việt Nam + Email: lghunqtn@toyotavn.com.vn
- Số lượng: 01 Unit
- Trọng lượng (Gross Weight): 1,620 KGS - Tổng thể tích (Measurement): 13.720 M3
Bước 3: Kiểm tra B/L
- Số vận đơn: NYKSTJFN84410
- Người gửi: TOYOTA MOTOR ASIA PACIFIC PTE LTD
- Người nhận: TOYOTA MOTOR VIETNAM
- Cảng bốc hàng: Nagoya, Japan
- Cảng dỡ hàng: Hải Phòng
- Tên tàu/ Số chuyến: Trans Leader V.037 - Số lượng: 1 Unit
- Mô tả hàng hóa: Lexus vehicle, Model AXZA10L-AEZGBW
- HS code: 870323
- Trọng lượng (Gross Weight): 1,620 KGS - Tổng thể tích (Measurement): 13.720 M3 - Số bản vận đơn gốc được phát hành: 1 bản - Địa điểm phát hành vận đơn: Nagoya, Japan - Ngày phát hành vận đơn: 14/10/2021
Bước 4: Kiểm tra C/O
- Số hóa đơn: EX-84410
- Loại C/O: Original
- Số C/O: Y305668
- Người nhập khẩu: TOYOTA MOTOR VIETNAM CO., LTD
- Cảng đi: Nagoya, Japan
- Cảng đến: Hải Phòng, Việt Nam
- Tên tàu: Trans Leader
- Hs code: 87032357
Bước 5: Kiểm tra thông báo hàng đến Giấy báo hàng đến thông báo về:
- Bên được thông báo: TOYOTA MOTOR VIET NAM CO., LTD
- Địa chỉ: Phường Phúc Thắng, Thành phố Vĩnh Yên, Tỉnh Vĩnh Phúc - Chi tiết lô hàng:
+ Tên tàu/ Số chuyến: Baltimore Highway V.117 + Số B/L: NYKSTJFN84410
+ Tên hàng: Lexus Vehicle + Số lượng: 1
+ Trọng lượng: 1,620 KGS
- Ngày dự kiến cập cảng: 15/11/2021
- Cảng cập: Cảng Tân Vũ
3.2.3.3. Lấy lệnh giao hàng
- Khi nhận được thông báo hàng đến, nhân viên hiện trường lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu phát hành.
- Để lấy D/O cần chuẩn bị bộ giấy tờ sau: + Giấy giới thiệu
+ Giấy thông báo hàng đến + Vận đơn đường biển
+ Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân
- Đến hãng tàu nhận lệnh giao hàng (D/O). Nhân viên giao nhận sẽ đóng các khoản phí: phí xếp dỡ hàng tại cảng, phí chứng từ, phí lưu bãi, …
- Nhân viên giao nhận cầm hóa đơn nộp tiền cho hãng tàu, hãng tàu sẽ giữ lại B/L gốc, xuất hóa đơn và các chi phí đã nộp và 3 bản D/O đã ký tên, 1 bản sao B/L (có đóng dấu của hãng tàu).
- Nhân viên giao nhận mang bộ chứng từ liên hệ để nộp cho nhân viên hãng tàu để lấy D/O.
- Sau khi lấy D/O, nhân viên giao nhận kiểm tra các thông tin chi tiết trên D/O đã khớp hay chưa.
3.2.3.4. Khai hồ sơ đăng kiểm và khai hải quan điện tử
(1) Khai hồ sơ đăng kiểm
- Lập hồ sơ đăng kiểm trên Cổng thông tin Một cửa quốc gia (vnsw.vn) và theo dõi hồ sơ.
Hình 3.6. Giao diện tạo hồ sơ đăng kiểm trên VNSW
- Sau đó, hệ thống sẽ phát cho công ty một Bản đăng ký kiểm tra chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới nhập khẩu.
Hình 3.7. Bản đăng ký kiểm tra chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới nhập khẩu
(2) Khai báo hải quan điện tử
- Sau khi được cấp số đăng kiểm sẽ tiến hành khai hải quan điện tử thông qua phần mềm ECUSS VINACCS và truyền dữ liệu tờ khai. Nhân viên khai báo tiến hành khai hải quan dựa trên bộ chứng từ của nhân viên giao nhận để làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu. Bộ chứng từ bao gồm: Hóa đơn thương mại, Packing list, Bill of lading, C/O, Arrival notice.
- Các bước khai hải quan điện tử:
Bước 1: Đăng nhập và chọn doanh nghiệp khai báo
- Trên thanh công cụ, vào tab “Hệ thống” chọn mục “Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu”, ở phần Mã doanh nghiệp chọn “Công ty ô tô TOYOTA Việt Nam” hệ thống sẽ hiển thị thông tin doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
- Mục “Hải quan khai báo” điền “03CC” là mã của Chi cục HQ cảng Hải Phòng KVI.
Hình 3.8. Giao diện “Chọn doanh nghiệp khai báo” trên phần mềm ECUSS VNACCS Bước 2: Nhập thông tin chung
Nhóm loại hình:
- Mã loại hình: “A41” - “Nhập kinh doanh của doanh nghiệp đầu tư”. - Cơ quan Hải quan: “03CC” - “Chi cục HQ cảng Hải Phòng KVI”. - Phân loại cá nhân, tổ chức: “Hàng hóa từ tổ chức đến tổ chức” mã “4” - Mã bộ phận xử lý tờ khai: Chọn “Đội thủ tục hàng hóa XNK” mã “00”
- Mã hiệu phương thức vận chuyển: Chọn “Đường biển (hàng rời, lỏng, …) mã “3”
Đơn vị xuất nhập khẩu:
- Người nhập khẩu: Do đã chọn thông tin doanh nghiệp, phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin của doanh nghiệp khai báo là công ty ô tô Toyota Việt Nam.
- Người xuất khẩu:
+ Tên: TOYOTA MOTOR ASIA PACIFIC PTE., LTD
+ Địa chỉ: 1 WALLICH STREET #36-01 GUOCO TOWER/ SINGAPORE 078881 + Mã nước: SG/ SINGAPOR
Hình 3.9. Giao diện “Thông tin chung” trên phần mềm ECUSS VNACCS
- Vận đơn:
- Số vận đơn: 14102NYKSTJFN84410
- Số lượng kiện: 1 PCE
- Tổng trọng lượng hàng (Gross): 1,620 KGM
- Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: mã 03CCS03, KHO BAI TAN
CANG
- Phương tiện vận chuyển: 9999 – TRANS LEADER
- Ngày hàng đến: 15/11/2021
- Địa điểm dỡ hàng: mã VNHPN, CANG TAN VU – HP
- Địa điểm xếp hàng: mã JPNKM, NAGOYA
Hình 3.10. Giao diện “Thông tin chung” trên phần mềm ECUSS VNACCS - Sau khi nhập đủ thông tin thì chọn “Ghi” để lưu dữ liệu vừa khai báo.
Bước 3: Nhập “Thông tin chung 2”
Thông tin văn bản và giấy phép:
- Mã văn bản pháp quy khác: mã “ZD” 116/2017/NĐ-CP, mã “KQ” 41/2018/TT-BGTVT, mã “KN” 03/2018/TT-BGTVT.
+ Mã “ZD02” Giấy phép nhập khẩu: 05/GPNK-OTO-BCT.
+ Mã “KQ02” Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường: 007449/21OT
Hóa đơn thương mại:
- Phân loại hình thức hóa đơn: chọn “Hóa đơn thương mại” - Số hóa đơn: JSV-84410
- Ngày phát hành: 15/10/2021
- Phương thức thanh toán: KC (Khác (bao gồm cả thanh toán bằng hình thức T/T))
- Điều kiện giá hóa đơn: CIF
- Mã phân loại giá hóa đơn: mã “A” (giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền)
- Tổng trị giá hóa đơn: 30,560.83 - Mã đồng tiền của hóa đơn: USD
Tờ khai trị giá:
- Mã phân loại khai trị giá: 7 (Áp dụng phương pháp trị giá giao dịch trong trường hợp có mối quan hệ đặc biệt nhưng không ảnh hưởng tới trị giá giao dịch.)
- Phí vận chuyển: Mã loại “A” (Khai trong trường hợp chứng từ vận tải ghi tổng số tiền cước phí chung cho tất cả hàng hóa trên chứng từ) Mã tiền “USD”
- Phí bảo hiểm: Mã loại “A” do có bảo hiểm riêng, Mã tiền “USD”
- Chi tiết khai trị giá: 14102021#&. Phương thức thanh toán: TT. Doanh nghiệp đề nghị tham vấn giá vào ngày 06/12/2021. Dự kiến ngày 06/12/2021 mang hàng về kho bảo quản.
Hình 3.11. Giao diện “Thông tin chung 2” trên phần mềm ECUSS VNACCS
Thuế và bảo lãnh
- Mã xác định thời hạn nộp thuế: “D” (Trường hợp nộp thuế ngay)
Thông tin đính kèm - Phân loại đính kèm: ETC
- Số đính kèm: 721644809560 (số đính kèm của file HYS)
Thông tin vận chuyển’
- Ngày được phép nhập kho đầu tiên: 16/10/2021
Thông tin khác
Hình 3.12. Giao diện “Thông tin chung 2” trên phần mềm ECUSS VNACCS - Chọn “Ghi” để lưu dữ liệu khai báo
Bước 4: Nhập thông tin vào danh sách hàng
Điền các thông tin về mặt hàng nhập khẩu bao gồm: - Tên hàng (mô tả chi tiết)
- Mã HS - Xuất xứ - Lương - Đơn vị - Đơn giá - Thuế nhập khẩu - Thuế GTGT
Hình 3.13. Giao diện “Danh sách hàng” trên phần mềm ECUSS VNACCS Bước 5: Khai chính thức tờ khai
- Sau khi hoàn tất việc điền thông tin, nhân viên khai báo cắm token (chữ ký số) của khách hàng vào máy tính và tiến hành “Khai trước thông tin tờ khai IDA”. Đồng thời người khai báo tiến hành nghiệp vụ V5 đính kèm các chứng từ có liên quan của lô hàng (đã được ký số) tại tab “Quản lý tờ khai”, bao gồm: Hóa đơn thương mại, Vận đơn, C/O, ...
Bước 6: Lấy kết quả phân luồng
- Nhân viên khai báo tiến hành “Khai chính thức tờ khai IDC”, sau khi truyền thành công, sẽ được thông báo số tiếp nhận, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
+ Số tờ khai: 104393286430
+ Mã phân loại kiểm tra: số 03 (luồng đỏ) + Mã loại hình: A41
- Kết quả phân luồng là luồng đỏ do đó phải chuẩn bị bộ hồ sơ để Hải quan kiểm tra. - Sau khi hoàn tất khai hải quan điện tử, sẽ nhận được một tờ khai hải quan hàng nhập, in bộ tờ khai để liên hệ nộp thuế.
(3) Nộp thuế nhập khẩu
Giấy nộp thuế vào ngân sách nhà nước đính kèm bộ hồ sơ hải quan: - Tổng tiền thuế: 1,175,423,614 đồng
3.2.3.5. Làm thủ tục đăng kiểm, hải quan tại cảng
(1) Xuất trình hồ sơ giấy
-Nhân viên phòng Logistics chuẩn bị bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan tại cảng. Bộ hồ sơ bao gồm:
+ Tờ khai hải quan nhập khẩu: 2 bản + Invoice: 2 bản
+ Packing list: 2 bản + Bill of lading: 2 bản + C/O: 1 bản
+ Giấy giới thiệu của doanh nghiệp: 1 bản + Văn bản đề nghị lưu kho: 1 bản
-Nhân viên hiện trường mang bộ chứng từ đã chuẩn bị để Hải quan kiểm tra. Sau khi Hải quan tiếp nhận bộ hồ sơ của doanh nghiệp, cán bộ hải quan sẽ kiểm tra tính hợp