Hàng ngày, kế toán và phòng nghiệp vụ, đội trưởng theo dõi số ngày đi làm thực tế của mỗi cán bộ công nhân viên trong công ty để đánh dấu vào Bảng chấm công. Cuối tháng lấy bảng chấm công làm cơ sở đánh giá, kế toán xây dựng Bảng thanh toán lương và Bảng phân bổ lương và bảo hiểm xã hội. Sau đó, tổng hợp lên bảng tổng hợp chứng từ, căn cứ sổ liệu từ bảng tổng hợp lên chứng từ ghi sổ; lấy số liệu từ chứng từ ghi sổ lên sổ cái tài khoản 334, 338 và đăng ký trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Số liệu từ sổ cái làm căn cứ để lên báo cáo tài chính và bảng cân
Chứng từ gốc:
- Bảng thanh toán lương - Phiếu chi - Bảng trích lương Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái 334, 338
Báo cáo Tài chính
Sổ đăng ký CT - GS
đối số phát sinh.
2.2.4.2.1 Hạch toán tiền lương
Cuối tháng, phòng KT nhận được bảng chấm công bộ phận văn phòng (Phụ lục số 01: Bảng chấm công văn phòng – xem phụ lục trang 1 ) làm cơ sở để tính
lương.
Bộ phận kế toán căn cứ vào cách tính lương theo quy định của công ty tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương khối văn phòng (Phụ lục số 02: Bảng tính
lương văn phòng – xem phụ lục trang 2 ), tài khoản sử dụng để hạch toán tiền
lương và tình hình thanh toán tiền lương cho người lao động ở bộ phận văn phòng TK 334.
Căn cứ trên bảng lương văn phòng sau khi trừ các khoản khấu trừ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tạm ứng … kế toán lập phiếu chi (Phụ lục số 10: Phiếu chi số: PC 05 – xem phụ lục trang 10) và thanh toán lương cho
nhân viên.
Trên cơ sở phiếu chi, kế toán kiểm tra đối chiếu với bảng thanh toán lương và lên bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại “Chi tiền mặt 1111” với số tiền chi lương văn phòng: 69.669.888đ (Phụ lục số 11: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng
loại Chi tiền mặt - xem phụ lục trang 11).
Khi tính lương cho bộ phận công nhân trực tiếp, tương tự kế toán căn cứ vào các bảng chấm công nhận phòng nghiệp vụ (mỗi mục tiêu tương đương một hợp đồng kinh tế sẽ có một bảng chấm công) tiến hành kiểm tra xem số tổng số công có đúng trong hợp đồng kinh kế. Trường hợp xảy ra chênh lệch thì Bảng chấm công đó được gửi lại phòng nghiệp vụ xử lý. Nếu bảng chấm công đó đúng thì kế toán căn cứ cách tính lương của công ty tính và lập bảng thanh toán lương cho bộ phận nhân viên trực tiếp. Trên cơ sở các bảng chấm công, kế toán lập từng bảng thanh toán lương cho từng mục tiêu. Căn cứ bảng chấm công mục tiêu Mabuchi (Phụ lục số
05: Bảng chấm công mục tiêu Mabuchi – xem phụ lục trang 5), kế toán lập bảng thanh toán lương cho mục tiêu Mabuchi (Phụ lục số 06: bảng lương mục tiêu
Mabuchi – xem phụ lục trang 6). Trên cơ sở các bảng thanh toán lương của từng
mục tiêu bộ phận kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp của công ty (Phụ lục số 12: Bảng tổng hợp nhân công trực tiếp – xem phụ lục
trang 12).
Căn cứ trên bảng lương các mục tiêu và bảng tổng hợp nhân công trực tiếp
(Phụ lục số 12: Bảng tổng hợp nhân công trực tiếp – xem phụ lục trang 12) sau khi trừ các khoản khấu trừ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,
tạm ứng … kế toán lập phiếu chi (Phụ lục số 13: phiếu chi số PC04 – xem phụ lục
trang 13) và tiến hành thanh toán lương cho nhân viên. TK sử dụng để hạch toán
tiền lương và tình hình thanh toán tiền lương cho người lao động ở bộ phận nhân công trực tiếp TK 334.
Trên cơ sở phiếu chi, kế toán kiểm tra đối chiếu với bảng thanh toán lương, bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp (Phụ lục số 12: Bảng tổng hợp nhân
công trực tiếp – xem phụ lục trang 12) và lên bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng
loại “Chi tiền mặt 1111” với số tiền chi lương văn phòng : 770.123.447đ (Phụ lục
số 11: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chi tiền mặt - xem phụ lục trang 11).
Song song với việc thanh toán lương, kế toán căn cứ vào bảng thanh toán lương văn phòng và bảng tổng hợp lương nhân công trực tiếp để tổng hợp số liệu và lên chứng từ ghi sổ số 06 “Tính lương cán bộ công nhân viên”
Bảng 2.5: Chứng từ ghi sổ 06
CÔNG TY TNHH MTV DVBV CAO ĐẠT Mẫu số: S02a – DNN
Địa chỉ: 17 Lê Thiệt - Hòa Minh - Đà Nẵng (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC
MST: 0401359251 Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 01 năm 2017
Số: 06 - Tính lương cán bộ công nhân viên
Số 01 Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có
01 31/01 Tính lương nhân viên trực tiếp 1542 334 774.418.199 BTHL
01 31/01
Tính lương nhân văn văn
phòng 6422 334 73. 128.000 BLNV Tổng cộng 847. 546.199
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đoàn Thị Lê Nguyễn Thị Trinh
Sau khi lên chứng từ ghi sổ 06 “Tính lương cán bộ công nhân viên”, kế toán căn cứ vào sổ liệu của CTGS 06 và CTGS 07 “Tính các khoản trích theo lương”
(xem bảng 2.7) để lên sổ cái cho tài khoản 334 (Phụ lục số 14: sổ cái TK 334 – xem phụ lục trang 14).
Do tính chất nguồn lao động luôn luôn biến động nên việc chi tiền lương ở công ty sử dụng (tiền mặt) tài khoản 1111, kế toán căn cứ vào phiếu chi, kiểm tra đối chiếu với bảng thanh toán lương, bảng tổng hợp tiền lương nhân viên trực tiếp hạch toán vào tài khoản 1111 lên sổ chi tiết TK 1111 và sau đó lên bảng tổng hợp
( phụ lục số 11: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chi tiền mặt – xem phụ lục trang 11). Từ bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại “Chi tiền mặt” lên chứng từ
Bảng 2.6: Chứng từ ghi sổ 01
CÔNG TY TNHH MTV DVBV CAO ĐẠT Mẫu số: S02a – DNN
Địa chỉ: 17 Lê Thiệt - Hòa Minh - Đà Nẵng (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC
MST: 0401359251 Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 01 năm 2017 Số: 01 - Chi tiền mặt Số: 01 Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú S ố Ngày Nợ Có
01 01/01-31/01 Thuế GTGT đầu vào 1331 1111 2.081.522 BTHCTM
01 01/01-31/01 Thiết bị, trang phục bảo vệ 1547 1111 3.273.000 BTHCTM 01 01/01-31/01 Chi lương nhân viên 334 1111 839.793.335 BTHCTM
01 01/01-31/01 Chi QLDN 6422 1111 17.542.215 BTHCTM
01 01/01-31/01 Chi QLDN 3383 1111 651.000 BTHCTM
Tổng Cộng 862.690.072
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.4.2.2 Hạch toán các khoản trích theo lương
Song song, với tính lương bộ phận kế toán tiến hành lập và tính các khoản trích theo lương để khấu trừ vào lương nhân viên (phụ lục số 07: Bảng tính các
khoản trích theo lương – xem phụ lục trang 7). Tài khoản tính các khoản trích
theo lương người lao động chịu được sử dụng TK 3383, TK 3384, TK3389, TK 3382. Căn cứ vào bảng trích theo lương và bảng tổng hợp tiền lương nhân viên tiếp, kế toán tổng hợp số liệu và lên chứng từ ghi sổ 07 “Tính các khoản trích theo lương”
Bảng 2.7: Chứng từ ghi sổ 07
CÔNG TY TNHH MTV DVBV CAO ĐẠT Mẫu số: S02a – DNN
Địa chỉ: 17 Lê Thiệt - Hòa Minh - Đà Nẵng (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC
MST: 0401359251 Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 01 năm 2017 Số: 07 Các khoản trích theo lương
Số 01
Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 01 31/01 Tính BHXH 1542 3383 7.362.432 BTTL 01 31/01 Tính BHYT 1542 3384 1.227.072 BTTL 01 31/01 Tính BHTN 1542 3389 409.024 BTTL 01 31/01 Tính KPCĐ 1542 3382 818.048 BTTL 01 31/01 Tính BHXH 6422 3383 5.928.192 BTTL 01 31/01 Tính BHYT 6422 3384 988.032 BTTL 01 31/01 Tính BHTN 6422 3389 329.344 BTTL 01 31/01 Tính KPCĐ 6422 3382 658.688 BTTL
01 31/01 Khấu trừ BHXH vào lương 334 3383 5.906.944 BTTL 01 31/01 Khấu trừ BHYT vào lương 334 3384 1.107.552 BTTL
01 31/01 Khấu trừ BHTN vào lương 334 3389 738.368 BTTL
Tổng cộng 25.473.696
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trong tháng 01/2017, công ty có trường hợp nghỉ ốm hưởng chế độ BHXH. Sau khi người lao động cung cấp chứng từ (giấy chứng nhận nghỉ ốm), bộ phận kế toán tiến hành làm thủ tục hưởng chế độ cho người lao động nộp về BHXH quận Liên Chiểu. Hồ sơ gồm: Giấy chứng nhận nghỉ ốm của nhân viên và mẫu C70-HD
(phụ lục số 08: Mẫu C70 – HD – xem phụ lục trang 8).
Sau khi được BHXH quận Liên Chiểu duyệt chi và gửi hồ sơ duyệt chi (Phụ
lục số 09: Danh sách giải quyết chế độ - xem phụ lục trang 9) về Công ty thì Công ty tiến hành chi trả cho người lao động, số tiến chi trả sẽ được BHXH quận Liên Chiểu chuyển khoản hoặc khấu trừ vào số tiền phải nộp cho cơ quản BHXH kỳ sau.Tài khoản sử dụng hạch toán TK 3383.Kế toán lập phiếu chi để chi tiền trợ cấp ốm đau cho người lao động (Phụ lục số 15: phiếu chi số PC 06 – xem phụ lục
trang 15).
Chi trả trợ cấp cho người lao động bằng tiền mặt nên kế toán sử dụng TK 1111 và hạch toán, lên sổ chi tiết TK 1111 và lên bảng tổng hợp (Phụ lục số 11:
Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chi tiền mặt - xem phụ lục trang 11). Căn
cứ vào bảng tổng hợp lên chứng từ ghi sổ 01: Chi tiền mặt (Xem bảng Bảng 2.6:
Chứng từ ghỉ sổ 01)
Kế toán căn cứ vào chứng từ ghi sổ 07 (xem bảng 2.7: chứng từ ghi sổ số
07) và chứng từ ghi sổ 01 (Xem bảng Bảng 2.6: Chứng từ ghỉ sổ 01) lên sổ cái
cho TK 3383 (Phụ lục số 16: sổ cái tài khoản 3383 – xem phụ lục trang 16), tài khoản 3384 (Phụ lục số 17: sổ cái tài khoản 3384 – xem phụ lục trang 17), tài khoản 3389 (Phụ lục số 18: sổ cái tài khoản 3389 – xem phụ lục trang 18), tài khoản 3382 (Phụ lục số 19: sổ cái tài khoản 3382 – xem phụ lục trang 19). Song song với việc dựa trên các chứng từ ghi sổ để lên sổ cái cho các tài khoản. Kế toán tiến hành lên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để phục vụ công các kiểm tra đối chiếu cuối kỳ.
PHẦN 3. MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO
LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV DỊCH VỤ BẢO VỆ CAO ĐẠT 3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán của công ty
Kế toán là một trong những công cụ quản lý sắc bén không thể thiếu được trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính ở các đơn vị. Như bao doanh nghiệp khác, Công ty TNHH MTV DVBV Cao Đạt từ khi mới thành lập đã luôn chú trọng tới công tác kế toán. Đội ngũ kế toán của Công ty với tinh thần trách nhiệm cao, họ luôn đặt nhiệm vụ được giao của mình lên trên hết nhằm đáp ứng được nhu cầu thông tin nhanh gọn và chính xác.
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH MTV DVBV Cao Đạt khá gọn nhẹ phù hợp với quy mô kinh doanh của Công ty. Các cán bộ kế toán được bố trí hợp lý phù hợp với trình độ khả năng của mỗi người, có chuyên môn và kinh nghiệm trong công việc. Mỗi phần hành kế toán đều được phân công cụ thể. Việc phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán giúp cho việc hạch toán kế toán được đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.
Công ty đang sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức phù hợp với quy mô và tính chất kinh doanh của Công ty, thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán, tránh được việc ghi chép trùng lặp, tạo được sự thống nhất giữa kế toán tổng hợp và kế toán từng khoản mục chi tiết.Việc ghi chép sổ sách được tiến hành thường xuyên, liên tục. Chứng từ kế toán được cập nhật đầy đủ kịp thời, tổ chức hệ thống luân chuyển chứng từ qua các bộ phận khoa học và hợp lý thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu sổ sách. Với hình thức này việc lập các báo cáo tài chính được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác.
Tuy rằng công ty không sử dụng phần mềm kế toán trong công tác hạch toán kế toán nhưng các nhân viên phòng kế toán luôn cố gắng sử dụng các ứng dụng của chương trình máy tính để hỗ trợ cho việc ghi chép, tính toán và lưu trữ các tài liệu kế toán. Công tác quản lý kinh doanh nói chung cũng như công tác kế toán của Công ty nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện, thực sự đã trở thành công cụ đắc lực trong công tác quản lý và hạch toán kinh doanh trong Công ty.
3.2 Nhận xét chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tạicông ty TNHH MTV DVBV Cao Đạt công ty TNHH MTV DVBV Cao Đạt
Như chúng ta đã biết tiền lương chiếm một vị trí rất quan trọng đối với đời sống của CBCNV bởi đa phần thu nhập của họ là phụ thuộc vào đồng lương. Chính vì vậy mà công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình kinh doanh của Công ty, là một nhân tố giúp cho Công ty hoàn thành kế hoạch đặt ra.
Qua một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu tình hình thực tế về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH MTV DVBV Cao Đạt, trên cơ sở những lý luận cơ bản và những kiến thức đã được học em xin nêu một nhận xét về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty như sau:
3.2.1 Ưu điểm
Trong quá trình tính lương luôn đảm bảo tính chính xác, thống nhất trong tháng và giữa các tháng trong năm. Phương pháp tính lương đơn giản, dễ hiểu, dễ làm. Việc ghi chép số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ sách kế toán đảm bảo tính chính xác, hợp lý và đúng quy định.
Công ty áp dụng hai hình thức trả lương rất phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh của Công ty (kinh doanh dịch vụ bảo vệ - trả lương theo ngày công thực tế). Trả lương theo thời gian áp dụng cho khối văn phòng thuận lợi cho việc theo dõi thời gian và hiệu quả công việc. Trả lương theo ngày công cho công nhân ở các mục tiêu bảo nhằm khuyến khích người lao động làm việc có trách nhiệm và đẩy nhanh được tiến độ công việc.
Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Công ty sử dụng hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán cũng đúng với chế độ kế toán. Một số mẫu sổ Công ty có điều chỉnh lại theo yêu cầu công tác song vẫn đảm bảo đúng quy định của Nhà nước và có tính thống nhất cao.
Công tác quản lý nhân sự chặt chẽ, có đối chiếu việc chấm công với thống kê lao động đảm bảo tính công bằng đối với người lao động. Với những CBCNV nghỉ hưởng BHXH được theo dõi sát xao, các chứng từ phải đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan mới được thanh toán, có sự xem xét cẩn thận cho từng trường hợp để xét đóng tỷ lệ hưởng BHXH.
Các chứng từ được trình bày đúng như quy định, có đầy đủ chữ ký, đảm bảo chính xác, không bị tẩy xoá, việc thu thập xử lý chứng từ rất cẩn thận, khoa học,
hợp lý thuận lợi cho quá trình tính toán cũng như kiểm tra nếu cần.
Việc thanh toán các khoản phải trả, phải thu rõ ràng, đúng theo chế độ đã quy