Song song, với tính lương bộ phận kế toán tiến hành lập và tính các khoản trích theo lương để khấu trừ vào lương nhân viên (phụ lục số 07: Bảng tính các
khoản trích theo lương – xem phụ lục trang 7). Tài khoản tính các khoản trích
theo lương người lao động chịu được sử dụng TK 3383, TK 3384, TK3389, TK 3382. Căn cứ vào bảng trích theo lương và bảng tổng hợp tiền lương nhân viên tiếp, kế toán tổng hợp số liệu và lên chứng từ ghi sổ 07 “Tính các khoản trích theo lương”
Bảng 2.7: Chứng từ ghi sổ 07
CÔNG TY TNHH MTV DVBV CAO ĐẠT Mẫu số: S02a – DNN
Địa chỉ: 17 Lê Thiệt - Hòa Minh - Đà Nẵng (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC
MST: 0401359251 Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 01 năm 2017 Số: 07 Các khoản trích theo lương
Số 01
Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 01 31/01 Tính BHXH 1542 3383 7.362.432 BTTL 01 31/01 Tính BHYT 1542 3384 1.227.072 BTTL 01 31/01 Tính BHTN 1542 3389 409.024 BTTL 01 31/01 Tính KPCĐ 1542 3382 818.048 BTTL 01 31/01 Tính BHXH 6422 3383 5.928.192 BTTL 01 31/01 Tính BHYT 6422 3384 988.032 BTTL 01 31/01 Tính BHTN 6422 3389 329.344 BTTL 01 31/01 Tính KPCĐ 6422 3382 658.688 BTTL
01 31/01 Khấu trừ BHXH vào lương 334 3383 5.906.944 BTTL 01 31/01 Khấu trừ BHYT vào lương 334 3384 1.107.552 BTTL
01 31/01 Khấu trừ BHTN vào lương 334 3389 738.368 BTTL
Tổng cộng 25.473.696
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trong tháng 01/2017, công ty có trường hợp nghỉ ốm hưởng chế độ BHXH. Sau khi người lao động cung cấp chứng từ (giấy chứng nhận nghỉ ốm), bộ phận kế toán tiến hành làm thủ tục hưởng chế độ cho người lao động nộp về BHXH quận Liên Chiểu. Hồ sơ gồm: Giấy chứng nhận nghỉ ốm của nhân viên và mẫu C70-HD
(phụ lục số 08: Mẫu C70 – HD – xem phụ lục trang 8).
Sau khi được BHXH quận Liên Chiểu duyệt chi và gửi hồ sơ duyệt chi (Phụ
lục số 09: Danh sách giải quyết chế độ - xem phụ lục trang 9) về Công ty thì Công ty tiến hành chi trả cho người lao động, số tiến chi trả sẽ được BHXH quận Liên Chiểu chuyển khoản hoặc khấu trừ vào số tiền phải nộp cho cơ quản BHXH kỳ sau.Tài khoản sử dụng hạch toán TK 3383.Kế toán lập phiếu chi để chi tiền trợ cấp ốm đau cho người lao động (Phụ lục số 15: phiếu chi số PC 06 – xem phụ lục
trang 15).
Chi trả trợ cấp cho người lao động bằng tiền mặt nên kế toán sử dụng TK 1111 và hạch toán, lên sổ chi tiết TK 1111 và lên bảng tổng hợp (Phụ lục số 11:
Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chi tiền mặt - xem phụ lục trang 11). Căn
cứ vào bảng tổng hợp lên chứng từ ghi sổ 01: Chi tiền mặt (Xem bảng Bảng 2.6:
Chứng từ ghỉ sổ 01)
Kế toán căn cứ vào chứng từ ghi sổ 07 (xem bảng 2.7: chứng từ ghi sổ số
07) và chứng từ ghi sổ 01 (Xem bảng Bảng 2.6: Chứng từ ghỉ sổ 01) lên sổ cái
cho TK 3383 (Phụ lục số 16: sổ cái tài khoản 3383 – xem phụ lục trang 16), tài khoản 3384 (Phụ lục số 17: sổ cái tài khoản 3384 – xem phụ lục trang 17), tài khoản 3389 (Phụ lục số 18: sổ cái tài khoản 3389 – xem phụ lục trang 18), tài khoản 3382 (Phụ lục số 19: sổ cái tài khoản 3382 – xem phụ lục trang 19). Song song với việc dựa trên các chứng từ ghi sổ để lên sổ cái cho các tài khoản. Kế toán tiến hành lên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để phục vụ công các kiểm tra đối chiếu cuối kỳ.
PHẦN 3. MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO
LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV DỊCH VỤ BẢO VỆ CAO ĐẠT 3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán của công ty
Kế toán là một trong những công cụ quản lý sắc bén không thể thiếu được trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính ở các đơn vị. Như bao doanh nghiệp khác, Công ty TNHH MTV DVBV Cao Đạt từ khi mới thành lập đã luôn chú trọng tới công tác kế toán. Đội ngũ kế toán của Công ty với tinh thần trách nhiệm cao, họ luôn đặt nhiệm vụ được giao của mình lên trên hết nhằm đáp ứng được nhu cầu thông tin nhanh gọn và chính xác.
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH MTV DVBV Cao Đạt khá gọn nhẹ phù hợp với quy mô kinh doanh của Công ty. Các cán bộ kế toán được bố trí hợp lý phù hợp với trình độ khả năng của mỗi người, có chuyên môn và kinh nghiệm trong công việc. Mỗi phần hành kế toán đều được phân công cụ thể. Việc phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán giúp cho việc hạch toán kế toán được đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.
Công ty đang sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức phù hợp với quy mô và tính chất kinh doanh của Công ty, thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán, tránh được việc ghi chép trùng lặp, tạo được sự thống nhất giữa kế toán tổng hợp và kế toán từng khoản mục chi tiết.Việc ghi chép sổ sách được tiến hành thường xuyên, liên tục. Chứng từ kế toán được cập nhật đầy đủ kịp thời, tổ chức hệ thống luân chuyển chứng từ qua các bộ phận khoa học và hợp lý thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu sổ sách. Với hình thức này việc lập các báo cáo tài chính được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác.
Tuy rằng công ty không sử dụng phần mềm kế toán trong công tác hạch toán kế toán nhưng các nhân viên phòng kế toán luôn cố gắng sử dụng các ứng dụng của chương trình máy tính để hỗ trợ cho việc ghi chép, tính toán và lưu trữ các tài liệu kế toán. Công tác quản lý kinh doanh nói chung cũng như công tác kế toán của Công ty nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện, thực sự đã trở thành công cụ đắc lực trong công tác quản lý và hạch toán kinh doanh trong Công ty.
3.2 Nhận xét chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tạicông ty TNHH MTV DVBV Cao Đạt công ty TNHH MTV DVBV Cao Đạt
Như chúng ta đã biết tiền lương chiếm một vị trí rất quan trọng đối với đời sống của CBCNV bởi đa phần thu nhập của họ là phụ thuộc vào đồng lương. Chính vì vậy mà công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình kinh doanh của Công ty, là một nhân tố giúp cho Công ty hoàn thành kế hoạch đặt ra.
Qua một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu tình hình thực tế về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH MTV DVBV Cao Đạt, trên cơ sở những lý luận cơ bản và những kiến thức đã được học em xin nêu một nhận xét về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty như sau:
3.2.1 Ưu điểm
Trong quá trình tính lương luôn đảm bảo tính chính xác, thống nhất trong tháng và giữa các tháng trong năm. Phương pháp tính lương đơn giản, dễ hiểu, dễ làm. Việc ghi chép số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ sách kế toán đảm bảo tính chính xác, hợp lý và đúng quy định.
Công ty áp dụng hai hình thức trả lương rất phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh của Công ty (kinh doanh dịch vụ bảo vệ - trả lương theo ngày công thực tế). Trả lương theo thời gian áp dụng cho khối văn phòng thuận lợi cho việc theo dõi thời gian và hiệu quả công việc. Trả lương theo ngày công cho công nhân ở các mục tiêu bảo nhằm khuyến khích người lao động làm việc có trách nhiệm và đẩy nhanh được tiến độ công việc.
Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Công ty sử dụng hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán cũng đúng với chế độ kế toán. Một số mẫu sổ Công ty có điều chỉnh lại theo yêu cầu công tác song vẫn đảm bảo đúng quy định của Nhà nước và có tính thống nhất cao.
Công tác quản lý nhân sự chặt chẽ, có đối chiếu việc chấm công với thống kê lao động đảm bảo tính công bằng đối với người lao động. Với những CBCNV nghỉ hưởng BHXH được theo dõi sát xao, các chứng từ phải đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan mới được thanh toán, có sự xem xét cẩn thận cho từng trường hợp để xét đóng tỷ lệ hưởng BHXH.
Các chứng từ được trình bày đúng như quy định, có đầy đủ chữ ký, đảm bảo chính xác, không bị tẩy xoá, việc thu thập xử lý chứng từ rất cẩn thận, khoa học,
hợp lý thuận lợi cho quá trình tính toán cũng như kiểm tra nếu cần.
Việc thanh toán các khoản phải trả, phải thu rõ ràng, đúng theo chế độ đã quy định. Việc thanh toán trả lương cho CBCNV bằng tiền mặt, trả lương đúng thời hạn quy định. Công ty có tạm ứng lương khi nhân viên có nhu cầu sẽ tạo điều kiện cho người lao động trong việc chi tiêu, sinh hoạt cá nhân khi cần thiết mà không phải chờ đến cuối tháng.
Chi phí tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ luôn được tính toán chính xác, đầy đủ theo đúng tỷ lệ Nhà nước quy định, được phân bổ đúng cho từng đối tượng vào chi phí SXKD và nộp cho cơ quan quản lý theo đúng thời gian quy định.
3.2.2 Nhược điểm
Công ty thực hiện chế độ lương thực nhận và lương đóng bảo hiểm khác nhau, điều này gây khó khăn trong việc tính toán, theo dõi cũng như tính các khoản trích theo lương.
Theo quy định của luật BHXH số 58/2014/QH13 thì bắt đầu từ 01/01/2016 tiền lương làm căn cứ đóng BH cho nhân viên gồm tiền lương và các khoản trợ cấp, phụ cấp theo quy định. Từ 01/01/2018 tiền lương căn cứ đóng BH cho nhân viên gồm mức lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác theo quy định của Luật lao động hiện hành. Vì vậy, tháng 01/2017 công ty vẫn đóng BH cho nhân viên theo mức lương tối thiểu vùng 2 nhân hệ số, điều này không đúng luật BHXH hiện hành.
Theo quy định của luật Lao động số 10/2012/QH13, nghị định số 05/2015/NĐ-CP, thông tư số 23/2015/TT-BLĐTBXH quy định:
Tuy nhiên công ty chỉ tính 20% lương ngày, điều này không đúng với quy định của luật hiện hành.
Theo luật BHXH năm 2014 và theo điều 4 quyết định 959/QĐ-BHXH người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc bao gồm:
- Người làm việc theo HĐLĐ không xác định thời hạn, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03
Tiền lương làm thêm giờ =
Mức lương thực nhận ngày thường x Mức ít nhất 150% hoặc 200%, 300% x Số giờ làm thêm
tháng đến dưới 12 tháng, kể cả HĐLĐ được ký kết giữa đơn vị với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động.
- Người làm việc theo HĐLĐ có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng (thực hiện từ 01/01/2018).
Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp công ty không thực hiện đóng BHXH bắt buộc cho nhân viên có hợp đồng lao động dài hạn. Theo lý giải, vì nhân viên đó đã quá độ tuổi lao động và đã được hưởng chế độ hưu.
Kế toán tính lương căn cứ vào bảng chấm công mà các mục tiêu trong công ty gửi về phòng nghiệp vụ để xác định ngày công làm việc thực tế của mỗi CBCNV trong tháng từ đó làm cơ sở để tính tiền lương phải trả cho người lao động. Tuy nhiên, do đặc thù của ngành bảo vệ nhân viên làm việc tất cả các ngày trong tuần và cả người lễ, nhưng bộ phận quản lý làm việc theo quy định của luật lao động nên các ngày lễ hay ngày nghỉ công ty chỉ phân công một số nhân viên nghiệp vụ kiểm tra các mục tiêu và phần lớn giao cho đội phó mục tiêu quản lý. Do đó dễ xảy ra tình trạng gian lận trong ngày lễ và ngày nghỉ. Bên cạnh đó, trên bảng chấm công chỉ thể hiện được số ngày đi làm và số ngày nghỉ mà không thể hiện được việc đi sớm về muộn cũng như chưa đánh giá được chất lượng công tác của từng CBCNV.
Nhân viên của công ty chỉ nhận tiền lương trên thực tế số công làm đó là kết quả lao động của nhân viên. Công ty chưa có khoản thưởng nào theo tháng (chỉ thưởng cuối năm) nên không khuyến khích nhân viên gắn bó lâu dài với công ty. Bên cạnh đó, những người không tham gia BHXH tại công ty vẫn chưa có chính sách ưu đãi nào.
Hiện nay, Công ty trả lương cho người lao động bằng tiền mặt. Với khối lượng tiền lớn như vậy rất dễ gây nên nhầm lẫn, sai sót, mất mát trong quá trình chi trả cho người lao động. Việc thanh toán tiền lương sẽ mất rất nhiều thời gian, không khoa học, không đáp ứng được nhu cầu của CBCNV.
Nhân viên kế toán tiền lương không mở theo dõi tổng hợp trên TK 338 dẫn đến sự khó khăn trong việc theo dõi, đối chiếu số liệu với các sổ sách khác có liên quan.
Đối với việc tính thuế thu nhập cá nhân, kế toán không tính thuế cho CBCNV có mức lương thuộc diện chịu thuế trong từng tháng mà đến năm tài chính sau mới thực hiện việc tính thuế thu nhập người lao động phải nộp. Tiền thuế thu nhập cá nhân của CBCNV trong cả một năm mà chỉ tính một lần vì vậy việc tính
toán sẽ rất phức tạp dễ gây nên sự sai sót, nhầm lẫn và chi phí thuế TNCN là tương đối lớn.
Khi phát sinh trợ cấp thai sản, công ty không phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chỉ làm hồ sơ nộp cơ quan BHXH. Sau đó, khi có thông báo duyệt chi thì tiến hành chi tiền.
3.3 Một số đóng góp để hoàn thiện
Biện pháp 1: Sử dụng phần mềm hỗ trợ công tác hạch toán kế toán.
Hiện nay, bộ phận kế toán Công ty TNHH MTV DVBV Cao Đạt đang sử dụng ứng dụng Excel để hỗ trợ cho việc tính toán, ghi chép và lập các báo cáo tài chính. Tuy nhiên trong tình hình công ty đang ngày càng mở rộng quy mô, tăng cường hoạt động sản xuất kinh doanh thì việc tiến hành hạch toán kế toán trên Excel đã không còn phù hợp với yêu cầu quản lý hiện nay. Vì vậy công ty nên sử dụng một chương trình phần mềm kế toán như Misa, Fast Accounting…
Biện pháp 2: Về việc quản lý thời gian và chất lượng lao động.
Xét theo hạn chế của Công ty đã nói ở trên về việc chấm công ta thấy ngày công lao động là cơ sở để tính tiền lương cơ bản phải trả cho CBCNV. Ngoài việc phản ánh số ngày làm việc thực tế trong tháng nó còn thể hiện tinh thần trách nhiệm của người lao động. Vì thế, việc chấm công chính xác là hết sức cần thiết để đảm bảo sự công bằng cho sức lực người lao động đã bỏ ra cũng như là cơ sở để ban lãnh đạo công ty đánh giá thái độ làm việc của mỗi CBCNV trong đơn vị.
Trong công ty, kế toán tiền lương có trách nhiệm tập hợp Bảng chấm công và tính số ngày công làm việc thực tế của CBCNV để tính lương. Tuy nhiên, kế toán tiền lương không theo dõi được việc chấm công tại các mục tiêu cũng như trên bảng chấm công cũng không phản ánh được việc người lao động có làm đủ giờ hay không. Cho nên để khắc phục tình trạng này, Phòng nghiệp vụ phải có trách nhiệm theo dõi, giám sát kỹ lưỡng việc chấm công tại các mục tiêu, cử nhân viên phòng nghiệp vụ hỗ trợ kiểm tra trong ngày nghỉ và ngày lễ (nhân viên đó có thể được nghỉ bù trong ngày hôm sau) và theo dõi chấm công đi trễ về sớm để tránh làm thất