2.2.3.1 Bảo hiểm xã hội
BHXH là số tiền được trích để trả cho người lao động khi họ về hưu, ốm đau, thai sản ... Căn cứ để tính và trích BHXH là:
- Số tiền khấu trừ vào lương của người lao động: Số BHXH = Mức lương căn cứ trích x 8%
- Số tiền DN trả tính vào chi phí của công ty Số BHXH = Mức lương căn cứ trích x 18%
Ví dụ: Tính trích bảo hiểm xã hội cho ông Nguyễn Hữu Đương – PGĐ công ty: (Phụ lục số 07: Bảng trích theo lương – xem phụ lục trang 7).
Người lao động nộp: 6.905.600đ x 8% = 552.448đ Công ty nộp : 6.905.600đ x 18% = 1.243.008đ * Trợ cấp bảo hiểm xã hội
Đối với những cán bộ công nhân viên đã tham gia đóng BHXH khi nghỉ việc do bị tai nạn, ốm đau, thai sản … sẽ được hưởng trợ cấp BHXH
Công thức: Số tiền =Số ngày nghỉ x Lương BH xTỷ lệ% trợ cấp
Theo luật Bảo hiểm xã hội số : 58/2014/QH13 ngày 13/06 năm 2014 quy định. Chế độ trợ cấp ốm đau:
+ Đã đóng BHXH dưới 15 năm: hưởng 30 ngày/năm
+ Đã đóng 15 năm <BHXH <30 năm: hưởng 40 ngày/năm.+ Đã đóng BHXH trên 30 năm: hưởng 60 ngày/năm.
Mức trích chế độ ốm đau quy định tại luật BHXH được tính như sau:
Cấp bậc Hệ số Tiền lương trích
Phó Giám đốc 2.08 6.905.600đ
Nhân viên 1.12 3.718.400đ
Tiền lương trích BHXH tháng liền trước khi nghỉ
Mức trợ cấp = x 75% x Số ngày nghỉ hưởng BHXH 24 ngày
+ Đối với trường hợp sẩy thai, tai nạn lao động thì mức trợ cấp trả
- Chế độ thai sản và các chế độ BHXH khác được tính theo quy định của luật BHXH 58/2014/QH13
Ví dụ: Bà Phạm Thị Miên nghỉ ốm và được hưởng chế độ bản thân ốm thường từ ngày 19/01/2017 đến 23/01/2017 (4 ngày vì có ngày chủ nhật). Bà Miên nộp giấy ốm mẫu C65 (Giấy chứng nhận nghỉ ốm) do BHXH cấp cho công ty và công ty làm thủ tục hưởng BHXH (Phụ lục số 08: Mẫu C70 –HĐ – xem phụ lục
trang 8) gửi cơ quan bảo hiểm quận Liên Chiểu giải quyết. Mức trợ cấp do cơ quan
BHXH quận Liên Chiểu tính và gửi về Công ty ((Phụ lục số 09: Danh sách giải
quyết chế độ - xem phụ lục trang 9) được hưởng như sau:
2.2.3.2 Bảo hiểm y tế
Khi người lao động đóng tiền BHYT sẽ được cấp thẻ BHYT để phục vụ cho việc khám chữa bệnh tại các cơ sở y tế. Quỹ BHYT thanh toán 80% tiền khám chữa bệnh người lao động chỉ phải trả 20%. Căn cứ để tính và trích BHYT:
- Số tiền khấu trừ vào lương của người lao động: Số BHXH = Mức lương căn cứ trích x 1.5% - Số tiền DN trả tính vào chi phí của công ty Số BHXH = Mức lương căn cứ trích x 3%
Ví dụ: Tính trích bảo hiểm xã hội cho ông Nguyễn Hữu Đương – PGĐ công ty: (Phụ lục số 07: Bảng trích theo lương – xem phụ lục trang 7).
Người lao động nộp: 6.905.600đ x 1.5% = 103.584đ Công ty nộp : 6.905.600đ x 3% = 207.168đ
2.2.3.3 Bảo hiểm thất nghiệp
BHTN là số tiền được trích để trợ cấp cho người lao động bị mất việc làm. Điều kiện để được hưởng trợ cấp BHTN là: Người lao động đã đóng BHTN 12
3.718.400
Mức trợ cấp = x 75% x 4 ngày = 651.000đ 24 ngày
tháng trở lên.Người lao động đã đăng ký BHTN với tổ chức BHXH. Người lao động chưa tìm được việc sau 15 ngày kể từ ngày đăng ký thất nghiệp. Căn cứ để tính và trích BHTN:
- Số tiền khấu trừ vào lương của người lao động: Số BHXH = Mức lương căn cứ trích x 1%
- Số tiền DN trả tính vào chi phí của công ty Số BHXH = Mức lương căn cứ trích x 1%
Ví dụ: Tính trích bảo hiểm xã hội cho ông Nguyễn Hữu Đương – PGĐ công ty: (Phụ lục số 07: Bảng trích theo lương – xem phụ lục trang 7).
Người lao động nộp : 6.905.600đ x 1% = 69.056đ Công ty nộp : 6.905.600đ x 1% = 69.056đ
2.2.3.4 Kinh phí công đoàn
KPCĐ được trích nhằm mục đích phục vụ cho các hoạt động về công đoàn trong doanh nghiệp. Căn cứ để tính và trích KPCĐ là:
- Số tiền DN trả tính vào chi phí của công ty Số BHXH = Mức lương căn cứ trích x 2%
Ví dụ: Tính trích bảo hiểm xã hội cho ông Nguyễn Hữu Đương – PGĐ công ty: (Phụ lục số 07: Bảng trích theo lương – xem phụ lục trang 7).
Công ty nộp : 6.905.600đ x 2% = 138.112đ
2.2.4 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương tại công tyTNHH MTV dịch vụ bảo vệ Cao Đạt TNHH MTV dịch vụ bảo vệ Cao Đạt
2.2.4.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng
2.2.4.1.1 Chứng từ sử dụng:
Bảng chấm công, danh sách tạm ứng lương, bảng thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội và các chứng từ khác có liên quan.
2.2.4.1.2 Tài khoản sử dụng:
- TK 334: Phải trả người lao động.
+ TK 338.2: Kinh phí công đoàn. + TK 338.3: Bảo hiểm xã hội. + TK 338.4: Bảo hiểm y tế.
+ TK 338.9: Bảo hiểm thất nghiệp. - Các tài khoản khác có liên quan
2.2.4.2 Quy trình hạch toán
Sơ đồ 2.4: Quy trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Hàng ngày, kế toán và phòng nghiệp vụ, đội trưởng theo dõi số ngày đi làm thực tế của mỗi cán bộ công nhân viên trong công ty để đánh dấu vào Bảng chấm công. Cuối tháng lấy bảng chấm công làm cơ sở đánh giá, kế toán xây dựng Bảng thanh toán lương và Bảng phân bổ lương và bảo hiểm xã hội. Sau đó, tổng hợp lên bảng tổng hợp chứng từ, căn cứ sổ liệu từ bảng tổng hợp lên chứng từ ghi sổ; lấy số liệu từ chứng từ ghi sổ lên sổ cái tài khoản 334, 338 và đăng ký trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Số liệu từ sổ cái làm căn cứ để lên báo cáo tài chính và bảng cân
Chứng từ gốc:
- Bảng thanh toán lương - Phiếu chi - Bảng trích lương Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái 334, 338
Báo cáo Tài chính
Sổ đăng ký CT - GS
đối số phát sinh.
2.2.4.2.1 Hạch toán tiền lương
Cuối tháng, phòng KT nhận được bảng chấm công bộ phận văn phòng (Phụ lục số 01: Bảng chấm công văn phòng – xem phụ lục trang 1 ) làm cơ sở để tính
lương.
Bộ phận kế toán căn cứ vào cách tính lương theo quy định của công ty tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương khối văn phòng (Phụ lục số 02: Bảng tính
lương văn phòng – xem phụ lục trang 2 ), tài khoản sử dụng để hạch toán tiền
lương và tình hình thanh toán tiền lương cho người lao động ở bộ phận văn phòng TK 334.
Căn cứ trên bảng lương văn phòng sau khi trừ các khoản khấu trừ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tạm ứng … kế toán lập phiếu chi (Phụ lục số 10: Phiếu chi số: PC 05 – xem phụ lục trang 10) và thanh toán lương cho
nhân viên.
Trên cơ sở phiếu chi, kế toán kiểm tra đối chiếu với bảng thanh toán lương và lên bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại “Chi tiền mặt 1111” với số tiền chi lương văn phòng: 69.669.888đ (Phụ lục số 11: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng
loại Chi tiền mặt - xem phụ lục trang 11).
Khi tính lương cho bộ phận công nhân trực tiếp, tương tự kế toán căn cứ vào các bảng chấm công nhận phòng nghiệp vụ (mỗi mục tiêu tương đương một hợp đồng kinh tế sẽ có một bảng chấm công) tiến hành kiểm tra xem số tổng số công có đúng trong hợp đồng kinh kế. Trường hợp xảy ra chênh lệch thì Bảng chấm công đó được gửi lại phòng nghiệp vụ xử lý. Nếu bảng chấm công đó đúng thì kế toán căn cứ cách tính lương của công ty tính và lập bảng thanh toán lương cho bộ phận nhân viên trực tiếp. Trên cơ sở các bảng chấm công, kế toán lập từng bảng thanh toán lương cho từng mục tiêu. Căn cứ bảng chấm công mục tiêu Mabuchi (Phụ lục số
05: Bảng chấm công mục tiêu Mabuchi – xem phụ lục trang 5), kế toán lập bảng thanh toán lương cho mục tiêu Mabuchi (Phụ lục số 06: bảng lương mục tiêu
Mabuchi – xem phụ lục trang 6). Trên cơ sở các bảng thanh toán lương của từng
mục tiêu bộ phận kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp của công ty (Phụ lục số 12: Bảng tổng hợp nhân công trực tiếp – xem phụ lục
trang 12).
Căn cứ trên bảng lương các mục tiêu và bảng tổng hợp nhân công trực tiếp
(Phụ lục số 12: Bảng tổng hợp nhân công trực tiếp – xem phụ lục trang 12) sau khi trừ các khoản khấu trừ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,
tạm ứng … kế toán lập phiếu chi (Phụ lục số 13: phiếu chi số PC04 – xem phụ lục
trang 13) và tiến hành thanh toán lương cho nhân viên. TK sử dụng để hạch toán
tiền lương và tình hình thanh toán tiền lương cho người lao động ở bộ phận nhân công trực tiếp TK 334.
Trên cơ sở phiếu chi, kế toán kiểm tra đối chiếu với bảng thanh toán lương, bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp (Phụ lục số 12: Bảng tổng hợp nhân
công trực tiếp – xem phụ lục trang 12) và lên bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng
loại “Chi tiền mặt 1111” với số tiền chi lương văn phòng : 770.123.447đ (Phụ lục
số 11: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chi tiền mặt - xem phụ lục trang 11).
Song song với việc thanh toán lương, kế toán căn cứ vào bảng thanh toán lương văn phòng và bảng tổng hợp lương nhân công trực tiếp để tổng hợp số liệu và lên chứng từ ghi sổ số 06 “Tính lương cán bộ công nhân viên”