Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương

1.1.3 .3Các nhân tố thuộc về môi trường Công ty

1.5 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương

1.5.1 Kế toán tổng hợp tiền lương

1.5.1.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng

Chứng từ sử dụng để hạch toán lao động gồm có: - Bảng chấm công

- Bảng chấm công làm thêm giờ - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán tiền thưởng - Giấy đi đường

- Bảng thanh toán tiền lương làm thêm giờ - Hợp đồng giao khoán

- Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán …

Các chứng từ trên có thể sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán.

1.5.1.2 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán tiền lương, kế toán sử dụng TK 334 “Phải trả người lao động”. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công,

Số trích trước theo KH tiền lương nghỉ phép của

CN trong tháng =

Số tiền lương chính phải trả cho CN trong

tháng Tỷ lệ trích trước theo KH lương nghỉ phép của CN x Tỷ lệ trích trước theo KH lương nghỉ phép của CN =

Tổng số tiền lương nghỉ phép phải trả cho CN theo kế hoạch trong năm

Tổng số tiền lương chính phải trả cho CN theo KH trong năm

tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.

Kết cấu của TK 334 “Phải trả người lao động”

Bên Nợ:

- Các khoản tiến lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và cấc khoản đã trả, đã ứng cho công nhân viên.

- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên. - Các khoản tiền công đã ứng trước, hoặc đã trả với lao động thuê ngoài.

Bên Có:

- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả cho công nhân viên.

- Các khoản tiền công phải trả cho lao động thuê ngoài (đối với DN xây lắp).

Số dư bên Có:

- Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả cho CNV.

- Các khoản tiền công còn phải trả cho lao động thuê ngoài.

TK 334 có thể có số dư bên Nợ, số dư Nợ TK 334 (nếu có) phản ánh số tiền đã trả quá số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho CNV.

Tài khoản 334 – Phải trả người lao động, có 2 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 3341 – Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lượng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.

- Tài khoản 3348 – Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động điều chỉnh vào cuối liên độ.

Quy trình hạch toán tiền lương tại các đơn vị được thực hiện theo trình sau: - Tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho NLĐ, ghi:

Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642

Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348). - Tiền thưởng trả cho công nhân viên:

Khi xác định số tiền thưởng trả công nhân viên từ quỹ khen thưởng, ghi: Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531)

Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341). Khi xuất quỹ chi trả tiền thưởng, ghi:

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341) Có các TK 111, 112,...

- Tính tiền BHXH (ốm đau, thai sản...) phải trả cho công nhân viên, ghi: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3383)

Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341).

- Tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân viên, ghi: Nợ các TK 623, 627, 641, 642

Nợ TK 335 - Chi phí phải trả (đơn vị có trích trước TL nghỉ phép) Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341).

- Các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập của công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp như tiền tạm ứng chưa chi hết, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, tiền thu bồi thường về tài sản thiếu theo quyết định xử lý.... ghi:

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348) Có TK 141 - Tạm ứng

Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác Có TK 138 - Phải thu khác.

- Tính tiền thuế thu nhập cá nhân của công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp phải nộp Nhà nước, ghi:

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3335). - Khi ứng trước hoặc thực trả tiền lương, tiền công cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348) Có các TK 111, 112,...

- Thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348) Có các TK 111, 112,...

- Trường hợp trả lương hoặc thưởng cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp bằng sản phẩm, hàng hoá, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT, ghi:

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).

- Xác định và thanh toán các khoản khác phải trả cho công nhân viên và người lao động của doanh nghiệp như tiền ăn ca, tiền nhà, tiền điện thoại, học phí…

Khi xác định được số phải trả cho công nhân viên và NLĐ củaDN, ghi: Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642

Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348).

Khi chi trả cho công nhân viên và người lao động của doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)

Có các TK 111, 112,...

1.5.2 Kế toán tổng hợp các khoản trích theo tiền lương

- Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội

- Bảng kê lương và phụ cấp cho người lao động - Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội

1.5.2.2 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán các khoản trích theo lương kế toán sử dụng TK 338 “ Phải trả, phải nộp khác”

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hôi, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT, các khoản khấu trừ vào lương

Kết cấu của TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.

Bên Nợ:

- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý.

- Bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên. - Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị.

- Số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ.

- Các khoản làm giảm khoản phải trả về cổ phần hóa.

- Kết chuyển doanh thu nhận trước sang tài khoản 511, tương ứng với doanh thu của kỳ kế toán.

- Trả lại tiền cho khách hàng (trường hợp chưa kết chuyển sang TK doanh thu bán hàng) và trả lại tiền đã nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn.

Bên Có:

- Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết (chưa xác định rõ nguyên nhân).

- Giá trị trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) theo quyết định ghi trong biên bản xử lý do xác định ngay được nguyên nhân.

- Trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ vào CPSX, kinh doanh. - Các khoản thanh toán với CNV về tiền nhà, điện, nước ở tập thể. - Tính BHXH, BHTN, BHYT trừ vào lương của CNV.

Số dư bên Có:

- Số tiền còn phải trả, còn phải nộp.

- BHXH, BHTN, BHYT và KPCĐ đã trích chưa nộp đủ cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho đơn vị chưa chi hết.

- Giá trị tài sản xác định thừa còn chờ giải quyết, khoản phải trả về cổ phần hóa phát sinh, khoản nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, doanh thu nhận trước hiện có cuối kỳ.

- TK này có thể có số dư bên Nợ phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số BHXH và KPCĐ vượt chi chưa được cấp bù.

TK 338 có 8 TK cấp 2 trong đó có 4 tài khoản dùng để phản ánh các khoản

trích theo lương. Bao gồm:

- TK 3382 – Kinh phí công đoàn. - TK 3383 – Bảo hiểm xã hội. - TK 3384 – Bảo hiểm y tế.

- TK 3386 – Bảo hiểm thất nghiệp.

1.5.2.3 Phương pháp hạch toán các khoản trích theo tiền lương

Quy trình hạch toán các khoản trích theo lương được thực hiện theo trình tự: - Khi trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, ghi:

Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642 (số tính vào chi phí SXKD)

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (số trừ vào lương người lao động) Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3386). - Khi nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, ghi:

Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3386) Có các TK 111, 112, ...

- BHXH phải trả cho công nhân viên khi nghỉ ốm đau, thai sản..., ghi: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3383)

Có TK 334 - Phải trả người lao động. - Chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị, ghi:

Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382) Có các TK 111, 112, ...

- Kinh phí công đoàn chi vượt được cấp bù, khi nhận được tiền, ghi: Nợ các TK 111, 112

Có TK 338 – Phải trả phải nộp khác (3382)

1.5.3 Hạch toán trích trước tiền lương nghỉ phép

Theo quy định hiện hành, hàng năm mỗi người lao động trong danh sách của đơn vị được nghỉ phép tùy theo thâm niên ( từ 12 ngày trở lên) mà vẫn được hưởng đủ lương.

1.5.3.1. Chứng từ sử dụng

- Bảng kê lương phép, bảng thanh toán lương phép cho người lao động. - Phiếu thu, phiếu chi.

1.5.3.2. Tài khoản sử dụng

Để hạch toán trích trước tiền lương nghỉ phép cho người lao động, kế toán sử dụng TK 335“Chi phí phải trả”

Tài khoản này dung để phản ánh các khoản được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa chi trả trong kỳ được ghi nhận

Kết cấu tài khoản 335 “Chi phí phải trả”

Bên Nợ: Các khoản chi phí thực tế phát sinh thuộc nội dung chi phí phải trả

và khoản điều chỉnh vào cuối liên độ.

Bên Có: Khoản trích trước tính vào chi phí của các đối tượng có liên quan và

khoản điều chỉnh vào cuối liên độ

Dư Có: Khoản để trích trước tính vào chi phí hiện có

1.5.3.3. Phương pháp kế toán

Khi trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân sản xuất: Nợ TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp

Có TK 335 Chi phí trả trước

Khi tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân sản xuất: - Nếu số phải trả lớn hơn số trích trước

Nợ TK 622 Nếu số phải trả lớn hơn số trích trước Nợ TK 335 Số đã trích trước

Có TK 334 Phải trả người lao động - Nếu số phải trả nhỏ hơn số trích trước

Nợ TK 335 Số đã trích trước

Có TK 334 Phải trả người lao động

PHẦN 2. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH

MTV DỊCH VỤ BẢO VỆ CAO ĐẠT 2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH MTV DVBV Cao Đạt

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

2.1.1.1 Quá trình hình thành

Công ty TNHH MTV dịch vụ bảo vệ Cao Đạt là một công ty được nghiên cứu, xây dựng và ra quyết định thành lập ngày 20 tháng 4 năm 2010.

Tên công ty: CÔNG TY TNHH MTV DỊCH VỤ BẢO VỆ CAO ĐẠT.

Tên tiếng Anh: CAO DAT SECURITY SERVICE COMPANY LIMITED Trụ sở công ty: 17 Lê Thiệt, Phường Hòa Minh, Liên Chiểu, TP Đà Nẵng Giám đốc: Nguyễn Thị Thủy Tiên

Điện thoại: 05113.769.715

Email : baovecaodat.dhv@gmail.com Mã số thuế : 0401359251

Ngành nghề kinh doanh: Dịch vụ Bảo vệ.

Tài khoản số: 10422666606 019 tại TECHCOM BANK HÒA KHÁNH. Công ty đăng ký kinh doanh “Dịch vụ bảo vệ” (Một trong những ngành nghề kinh doanh có điều kiện) nên ngày 25 tháng 6 năm 2010 Được Phòng Cảnh sát QLHC về trật tự xã hội thuộc Công An Thành Phố Đà Nẵng cấp “Giấy xác nhận đủ điều kiện về An ninh trật tự để kinh doanh dịch vụ bảo vệ” và được cấp đổi lần 1 ngày 27 tháng 5 năm 2014.

Cao Đạt đã và đang được công nhận là một trong những Công ty dịch vụ bảo vệ hàng đầu được đánh giá là dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp với nhiều ưu thế trong lĩnh vực bảo vệ tại Đà Nẵng và khu vực lân cận hiện nay. Mặt khác, công ty không ngừng củng cố về chất lượng dịch vụ và cũng luôn áp dụng các phương pháp đào tạo, tái đào tạo tiên tiến và ưu việt nhất cho đội ngũ nhân viên cũng như đội ngũ quản lý.

2.1.1.2 Quá trình phát triển

Sau khi thành lập, Công ty đã có định hướng đúng đắn, xây dựng Công ty vững mạnh toàn diện. Hoàn thiện hệ thống Lãnh đạo, chỉ huy, quản lý, đào tạo tinh gọn, mạnh và hiệu quả. Tăng cường đào tạo tuyển chọn nguồn nhân lực của Công ty. Nay Công ty đã có đội ngũ lãnh đạo, đội ngũ cán bộ giỏi về chuyên môn, giỏi vể nghiệp vụ, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng trong nước và Quốc tế. Cụ thể, qua hơn 6 năm hình thành và phát triển Công ty đã ký hợp đồng cung cấp dịch vụ bảo vệ với các công ty nước ngoài và trong nước như sau:

- Công ty TNHH Mabuchi motor Đà Nẵng (KCN Hòa Khánh) - Công ty Thủy điện Sông Tranh 2 (Bắc Trà My, Quảng Nam) - Công ty TNHH TCIE Việt Nam (KCN Hòa Khánh Đà Nẵng) - Công ty TNHH Kane-M Đà Nẵng (KCN Hòa Khánh Đà Nẵng) - Công ty TNHH APPLE FILM Đà Nẵng (KCN Hòa Cầm Đà Nẵng) - Khách sạn Tourane

- Công ty Hợp Hữu Nhật - Việt

Đã tổ chức thành công một số sự kiện lớn của Thành Đoàn Tp Đà Nẵng… Bên cạnh đó, mặc dù là công ty mới thành lập không lâu và trong điều kiện cạnh tranh gay gắt trên thị trường. Nhưng công ty TNHH MTV DVBV Cao Đạt vẫn giữ được doanh thu và lợi nhuận tăng đều qua các năm, cụ thể như sau:

Bảng 2.1: Tình hình kinh doanh của công ty

CHỈ TIÊU 2015 2016 CHÊNH LỆCH

Số tiền %

Doanh thu 7.183.549.200đ 7.886.356.203đ 702.807.003 11 Lợi nhuận sau

2.1.2. Phương châm và chức năng của công ty

2.1.2.1 Phương châm hoạt động của công ty

Toàn thể cán bộ, nhân viên Công ty TNHH MTV dịch vụ bảo vệ Cao Đạt cam kết làm việc theo nguyên tắc đảm bảo: “Uy tín – Chất lượng – An toàn – Hiệu quả”

Đó là chính sách để đảm bảo rằng Công ty sẽ cung cấp dịch vụ bảo vệ bằng con người hoàn hảo nhất cho khách hàng trên nguyên tắc sau:

- Xác định chất lượng bảo vệ là mục tiêu hàng đầu quyết định sự phát triển của Công ty.

- Luôn lắng nghe để thấu hiểu mọi yêu cầu của khách hàng, tài sản của khách hàng cũng là tài sản của Công ty chúng tôi.

- Liên tục đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, nhân viên trong Công ty, đáp ứng mọi mong muốn của khách hàng.

- Thường xuyên duy trì và nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng toàn diện với sự cộng tác chặt chẽ của mọi thành viên trong Công ty.