2.1.4.1. Bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác cho các đối tượng sử dụng thông tin, đồng thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Hiện nay, phòng Tài chính - Kế toán - Thống kê gồm có 7 người được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính - Thống kê)
Chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên trong bộ máy kế toán của công ty:
* Kế toán trưởng:
- Phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả các kế toán viên của công ty;
- Có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong công ty chuyền đầy đủ, kịp thời những tài liệu, số liệu cần thiết cho công việc kế toán và kiểm tra của kế toán trưởng.
41
- Ke toán trưởng không được lập, ký hoặc duyệt các báo cáo, chứng từ, tàiliệu khi không có ý kiến của Giám đốc, hoặc không phù hợp với các qui định hiện hành
của nhà nước.
- Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty, không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy
- Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. - Tính toán và trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản thuế nộp ngân sách, các quỹ
để lại công ty và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải
thu, phải trả.
- Lập đầy đủ và giữ đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán của công ty theo chế độ hiện hành.
- Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu
kế toán bí mật của công ty.
* Kế toán tổng hợp:
- Đầu năm tài chính lập giấy nộp lệ phí môn bài.
- Hàng tháng tổng hợp tờ khai thuế GTGT nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Thực hiện các bút toán đầu năm tài chính.
- Thu thập, xử lý các thông tin, số liệu kế toán thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày.
- Theo dõi tài sản cố định, chi phí, báo cáo quỹ.
* Kế toán hàng tồn kho:
- Khi có phát sinh các nghiệp vụ phải lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ như: Nhập, xuất hàng hóa, vật tư; Lập phiếu nhập kho; Lập phiếu xuất kho
- Hạch toán doanh thu, giá vốn, công nợ, công việc của kế toán kho
- Theo dõi công nợ nhập xuất vật tư, lập biên bản xác minh công nợ theo định
ky.
- Tính giá nhập xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận liên quan.
- Phối hợp với thủ kho nhanh chóng làm các thủ tục trong việc xuất hàng hóa cho khách hàng.
* Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán:
- Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền tại doanh nghiệp; khóa sổ kế toán tiền mặt cuối mỗi ngày để có số liệu đối chiếu với thủ quỹ.
- Tổ chức thực hiện đẩy đủ, thống nhất các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền nhằm thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện kịp thời các
trường hợp chi tiêu lãng phí.
- So sánh, đối chiếu kịp thời, thường xuyên số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt.
* Thủ quỹ:
- Thực hiện thu, chi tiền mặt đúng chính sách trong phạm vi trách nhiệm của người thủ quỹ.
- Kiểm đếm thu, thu chi tiền mặt chính xác và bảo quản an toàn quỹ tiền mặt của công ty.
- Thực hiện nghiêm chỉnh định mức tồn quỹ tiền mặt của Nhà nước quy định. - Hạch toán chính xác đầy đủ các nghiệp vụ của quỹ tiền mặt, và làm các báo
cáo về quỹ tiền mặt.
* Kế toán TSCĐ và tiền lương:
- Theo dõi tăng giảm của TSCĐ, phản ánh đúng, kịp thời vào sổ sách.
- Theo dõi chấm công, tính lương và các khoản trích theo lương cho toàn công ty.
- Theo dõi, giải quyết giấy tờ chứng từ liên quan đến các trường hợp nghỉ hưởng
bảo hiểm.
2.1.4.2. Các chính sách kế toán áp dụng
- Kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Việt Nam đồng (VNĐ).
- Công ty TNHH Thiết bị y tế thẩm mỹ Thanh Trúc áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014
của Bộ
Tài Chính.
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Theo phương pháp khấu trừ - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc
43
- Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng - Tỷ giá sử dụng để hạch toán ngoại tệ: Tỷ giá thực tế
2.1.4.3. Bộ máy kế toán
- Bộ máy kế toán tập trung : Tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức mà toàn bộ doanh nghiệp chỉ có một phòng kế toán thực hiện và chịu trách nhiệm tất cả
các công việc liên quan, từ thu nhận, xử lý, hệ thống hóa các thông tin kế toán phục
vụ cho đến quản lý kinh tế, tài chính đến công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu,
(Nguồn : Phòng Kế toán Công ty Thanh Trúc)
2.1.4.4 Hình thức ghi sổ tại công ty :
- Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại được kiểm tra, được sử dụng làm căn cứ ghi số, kế toán lập Chứng từ ghi
sổ. Căn cứ vào sổ chứng chỉ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi số, sau đó được
sử dụng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ Chứng từ ghi
sổ được ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế , tài chính
Sơ đồ 2.4. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: k
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ: Ị- Đối chiếu kiểm tra: ...
(Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính - Thống kê)
45
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng
từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi
sổ, sau
đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng
từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát
sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn
cứ vào
Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi
tiết
(được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải
bằng nhau
và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư
Nợ và
Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng
nhau, và
số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của
từng tài
khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
2.2. Đặc điểm về hàng hóa và phương thức bán hàng tại Công ty TNHH Thiết
và một số các tỉnh thành Phía Nam. Các thiết bị phục vụ cho y tế, thẩm mỹ đòi hỏi cao về tính năng kỹ thuật cũng như chất lượng. Do đó, tình hình tiêu thụ hàng hóa ở công ty luôn được chú trọng các mặt:
- Quy cách phẩm chất: Hàng hóa trước khi nhập kho phải được kiểm tra kỹ lưỡng
về chất lượng cũng như quy cách. Vì vậy, trường hợp hàng bán bị trả lại hiếm khi xảy ra.
- Giá cả của hàng hóa phù hợp với giá thị trường, giữ được khả năng cạnh tranh mà vẫn đảm bảo được lợi nhuận cho công ty.
- Công tác thị trường và chăm sóc khách hàng: Thực hiện tốt dịch vụ sau bán hàng (như bảo hành, kiểm tra kỹ thuật thiết bị...).
2.2.2 Hình thức bán hàng : Được áp dụng theo hai hình thức sau :
- Bán trực tiếp : Khách đến Công ty nhân viên giới thiệu , tư vấn sản phẩm
dịch vụ mà Khách hàng đã yêu cầu . Khách hàng thanh toán bằng hình thức tiền mặt hoặc
chuyển khoản.
- Bán online : Bán thông qua website doanh nghiệp hoặc các trang mạng xã hội
như Facebook (Fanpage, group), Instagram, . Bên cạnh đó, Công ty mở các gian hàng trên các trang thương mại điện tử như: Lazada, Shopee, ... Sau khi tìm và chọn được sản phẩm ưng ý, người mua sẽ tiến hành đặt hàng (điền đầy đủ thông tin họ tên, địa chỉ, điện thoại.), lựa chọn phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản.). Cuối cùng, người mua sẽ xác nhận thông tin đặt hàng và chờ nhân viên giao hàng đến địa chỉ trong thông tin đã nêu.
2.3. Thực trạng công tác kế toán doanh thu, thu nhập tại Công Ty TNHH Thiết
Bị Y Tế Thẩm Mỹ Thanh Trúc 2.3.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.3.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng
47
2.3.1.2. Tài khoản sử dụng
Tài khoản đqợc sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại công ty:
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2.3.1.3. Sổ sách kế toán sử dụng
- Kế toán chi tiết: sổ chi tiết bán hàng (theo từng mặt hàng), sổ chi tiết tài khoản 511.
- Kế toán tổng hợp: chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 51.
2.3.1.4. Quy trình hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Đối với hoạt động bán hàng: Căn cứ vào hợp đồng mua bán (nếu có)
hoặc căn cứ vào thỏa thuận mua bán của khách hàng, cán bộ quản lý kho viết phiếu xuất kho rồi gửi lên phòng kế toán làm căn cứ viết hóa đơn GTGT. - Hàng ngày, căn cứ vào háo đơn GTGT, phiếu thu và giấy báo có, kế toán
vào sổ chứng từ ghi sổ, từ chứng từ ghi sổ vào sổ cái TK 511.
- Cuối năm, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh, từ bảng cân đối số phát sinh lập báo cáo tài chính.
- Quy trình hạch toán kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty được mô tả qua sơ đồ 2.5.
S T
Tên hàng hóa, dịch vụ
__________________(Description)________________ Đơn vịtính Sô lượngI(Quanti ty) Đơn giá (Unit price) Thành tiên (Amount) (1 ) _____________________(2)_____________________ (3) (4) (5) (6)=(4)x(5)
1 Găng tay khám bệnh loại Vinyl Powder -Free, chưa
tiệt trùng Size S______________________________
Hộp 100 65.000 6
500.000 2 Găng tay khám bệnh loại Vinyl Powder -Free, chưa
tiệt trùng Size M______________________________
Hộp 100 65 000 6 500
000 3 Găng tay khám bệnh loại Vmyl Powder -Free, chưa
tiệt trùng Size L______________________________
Hộp 90 65 000 5 850
000
Cộng tiền hãng (Total amount): 18.850 000 Thuế suầt GTGT (VATrate) 5% Tiền thué GTGT (VATamount): 942 500
Tổng cộng tiền thanh toán (Totalpayment): 19.792 500 Số tiền viết bàng chữ (Amount in words) Mười chín triệu bày trăm chín mươi hai nghìn năm trăm đông.
(Nguồn :Phòng Kế toán Công ty Thanh Trúc )
2.3.1.5. Ví dụ minh họa
Nghiệp vụ 1: Ngày 27/04/2020 công ty xuất bán hàng cho Công ty TNHH
Truyền Thông và Tư Vấn TAF theo hóa đơn số 0000008. Số tiền hàng là: 19.792.500
đồng (đã bao gồm VAT10%). Khách hàng chưa thanh toán.
CÓNG TY TNHH THIÉT BỊ Y TÉ THAM MỸ THANH TRÚC M ă sổ thu é (Tax code) 0306591 134
Địa Chl (Address) 149A đường 45, Phường Tân Quy, Quân 7, Thành phổ Hồ Chí Minh Chi nhánh (Address) : 141 Ngô Gia Tự. Phường 2. Quận 10, TP. Hồ Chi Minh
Điện thoại (TeI) (028)66510.788 - 3833.7399 Fax (028)3833.6889 Email : tbytthanhtruc@gmail.com Website www.tbytthanhtruc.vn
Tài khoản (A/C number) 66148939 Tại Ngân Hàng Á Châu (ACB-HCM) - CN Nam Sài Gòn 2801100704005 Tại Ngân Hàng TMCP Quân Đội - CN Đông Sài Gòn
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
(VATINVOICE)
Ngày (Date) 27 tháng (month) 04 năm (year) 2020
Mẫu số (Form).01GTKT0/001
Ký hiệu (Serial) TT/20E SỐ (No.) 0000008
Bl
Họ tên ngươi mua hàng (Buyer)
Tên đơn vị (Company's name):
Mã số thuế (Taxcode)
Đia chỉ (Address)
Hà Nội. Việt Nam
Hlnh thức thanh toán (Payment method)
TM/CK
CÔNG TY TNHH TRUYÈN THÔNG VÀ TƯ VÁN TAF 0107798938
SỐ 7 Hèm 32/15/21 An Dương, Phường Yên Phụ. Quận Tây Hồ, Thành phổ Sổ tàI khoản (A/C number)
CÒNG TY TNHH THIÉT BỊ Y TÉ THẢM MỸ THANH TRÚC Mã số thuế (Tax code):0306591 134
Đia chỉ (Address)149A đường 45, PhưỂrng Tân Quy, Quân 7, Thành phố Hồ Chí Minh Chl nhánh (Address) : 141 Ngô Gia Tự, Phường 2. Quận 10. TP. HÒ Chl Mlnh
Điện thoại (TeI) (028)66510.788 - 3833.7390 Fax (028)3833.6889
Email : tbytthanhtruc@gmail.com Website www.tbytthanhtruc.vn Tài khoản (A/C number)66148939 Tại Ngân Hàng Á Châu (ACB-HCM) — CN Nam Sài Gòn
2801100704005 Tại Ngân Hàng TMCP Qudn Đội - CN Đông Sàí Gòn
S
T _________________(Description)_______________Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị(Uiiit)tinh SỐ I(Quantilượng Đơn giá(Unit Thành tlènI(Amount)
(1
) _____________________(2)_____________________ (3) (4) (5) (6)=(4)x(5)
1 Máy xông mặt Cál 3 1.870.000 5.610.000
Cộng tiền hàng (Total amount) 5 610 000 T
h suất GTGT (VATrate):10 % Tổng cộng tiên thanh toán (VATamount):Tiền thuẻ GTGT (Totalpayment) 561.0006 171
000 Số tièn viét băng chữ (Amountin words).Sáu triệu một trảm bảy mươi mổt nghln đổng.
Người mua hàng (Buyer) Người bán hàng (Seller)
Signature Valid
Ky bởi CỔNG TY TNHH THlET BI Y TÊ THẨM MỸ THANH TRÚC
Ký ngày 27/04/2020
Trang tra cứu: http://0306591134hd.easyinvoιce.com.vn Mã tra cứu: T6T3n7z2841846083271607
(Cần kiểm tra, đổi chiéu khi lập, giao, nhận hóa đơn)
Đơn vi cung cấp giải pháp: Công ty cổ phần đầu tư công nghệ và thương mại SOFTDREAMS, MST 0105987432, Http /Zeasyinvoice vn/
(Nguồn:Phòng Kế toán Công ty Thanh Trúc)
Căn cứ vào hóa đơn số 0000008 kế toán ghi sổ: Nợ TK 131_TAF: 19.792.500
Có TK 5111: 18.850.000 Có TK 3331: 942.500
50
Nghiệp vụ 2: Ngày 30/05/2020 công ty xuất bán hàng cho Công ty Cổ phần
Văn Hóa Việt theo hóa đơn số 0000089. Số tiền hàng là : 6.171.000.000 đồng (đã bao
gồm VAT10%). Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TÀNG
(VAT INVOICE)
Ngày (Date) 30 tháng (month) 05 nâm (year)
2020
Mâu số (Form)01GTKT0/001
Ký hiệu (Serial) TT/20E
Sổ (No.) 0000089
<
Họ tên người mua hàng (Buyer)
Tên đơn vi (Company's name)’.
Mă sổ thuế (Tax code):
Địa chì (Address)
Nội, Việt Nam
Hlnh thức thanh toán (Payment method)
TM/CK
CÔNG TY CÔ PHÀN VÀN HÓA VIẸT 0101274053
Số 54, ngõ Yet Kiêu. Phường Cữa Nam, Quận Hoàn Kiểm, Thành phố Hà
I
< <
Điện thoại (TeI): (028)66510.788 - 3833.7399 Fax : (028)3833.6889
Email : tbytthanhtruc@gmail.com Website : www.tbytthanhtruc.vn
Tài khoản (A/C number):66148939 Tại Ngân Hàng Á Châu (ACB-HCM) — CN Nam Sài Gòn
2801100704005 Tại Ngân Hàng TMCP Quân Đội -CN Đông Sài Gòn
S
T __________________Tên hàng hóa, dịch vụ(Descnption)________________Đơn vị tính Số lượng(Quanti Đơn giá(Unit Thành tiền(Amount)
(1
) _____________________(2)_____________________ (3) (4) (5) (6)=(4)x(5)
1 Máy trẻ hóa da Ultra 10 stemcell
5Pcs( Octoline2) Cái 1 110.000.000 110.000.000
Cộng tiền hàng (Total amount): 110.000.000 T
h SuatGTGT(VATrate): 10% Tổng cộng tiền thanh toán Tiền thuế GTGT (Totalpayment):(VAT amount): 121.000.00011.000.000 Số tiền viết bằng chữ (Amount in words):Mọt trăm hai mươi mốt triệu đồng.
Ngircri mua hàng (Buyer) Người bán hàng (Seller)
Sk ire Valid <
KV bời CÔNG TY TNHH THIÉT BI Y TE THÂM MỸ THANH TRÚC Ký ngày 30/05/2020
Trang tra cửu: http ://0306591134hd easyinvoice com vn Mã tra cứu: T6T3d7x2064456210369842 (Càn kiẻm tra. đối chiéu khi lập. giao, nhận hóa
đơn)
Đơn Vi cung cáp giải pháp. Cống ty cổ phần dầu tư công nghệ và thương mại SOFTDREAMS, MST 0105987432, Http.∕∕βasyinvoice.vn∕
(Nguồn:Phòng Kế toán Công ty Thanh Trúc)
Căn cứ vào hóa đơn số 0000089 kế toán ghi sổ: Nợ TK 111: 6.171.500
Có TK 5111: 5.610.000 Có TK 3331: 561.000
Nghiệp vụ 3: Ngày 16/06/2020 công ty xuất bán hàng cho Công ty TNHH
MY A INTERNATIONAL theo hóa đơn số 0000122. Số tiền hàng là : 121.000.000 đồng (đã bao gồm VAT10%). Khách hàng chưa thanh toán.
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
(VAT INVOICE)
Ngày (Date) 16 tháng (month) 06 năm (year) 2020 Mẩu số (Form):01GTKT0/001 Ký hiệu (Serial): TT/20E Số (No.): 0000122 1 '< <
Họ tên người mua hàng (Buyer):
Tên đơn vị (Company's name):
Mã số thuế (Tax code):