Quản lý an toàn vệ sinh lao động theo tiêu chuẩn ISO 45001 :2018
3.2. Đề xuất áp dụng tiêu chuẩn ISO 45001:2018 vào công tác quản lý an
3.2.3. Những nội dung hỗ trợ
3.2.3.1. Tài liệu
Tiến trình thỏa thuận giữa chủ doanh nghiệp và NLĐ là một bộ phận rất quan trọng trong Hệ thống. Nó có thể là cơng cụ vơ cùng hữu hiệu giúp cho nhà quản lý nói chuyện với nhân viên, tìm kiếm và lắng nghe thơng tin cũng như những lời khuyên của nhân viên. Hệ thống hoạt động hiệu quả nhất nếu tất cả các cá nhân, bao gồm cả nhà quản lý và NLĐ, chủ động tham gia vào quá trình xây dựng, phát triển và thực hiện hệ thống này.
Việc xây dựng một hệ thống tài liệu có thể tiến hành ngay ở bước thực hiện kế hoạch. Về nguyên tắc, tài liệu liên quan quản lý hệ thống quản lý ATVSLĐ bao gồm:
- Tài liệu hướng dẫn chung Hệ thống quản lý ATVSLĐ trong các DNVVN, đề cập các nguyên tắc chung, các bước tổ chức xây dựng; lĩnh vực SXKD của doanh nghiệp (nếu có) như xây dựng, khai khoáng... đề cập nguyên tắc riêng cụ thể theo chuyên ngành.
- Các quy chuẩn kỹ thuật, các tiêu chuẩn ATLĐ có liên quan; các quy trình cơng việc, quy trình vệ sinh an tồn, những chỉ dẫn cụ thể cho từng công đoạn và sản phẩm, hệ thống chế độ, chính sách về ATVSLĐ, hiện nay gồm có:
+ Hệ thống văn bản pháp luật về ATVSLĐ;
+ Tài liệu huấn luyện về ATVSLĐ cho người làm công tác ATVSLĐ; + Tài liệu huấn luyện về ATVSLĐ cho NLĐ;
+ Các Sổ tay ATLĐ trong lĩnh vực SXKD của doanh nghiệp;
+ Chế độ đối với người làm nghề, công việc nặng nhọc độc hại, nguy hiểm; + Danh mục trang bị PTBVCN.
- Những hồ sơ, tài liệu thực tế tại doanh nghiệp như các biểu mẫu - là bằng chứng cần thiết mô tả việc thực hiện ATVSLĐ.
Nếu cần sẽ lập danh sách, phân hạng quản lý tài liệu với các phòng/cá nhân liên quan. Ví dụ ở bảng dưới mơ tả các trách nhiệm trong từng nội dung tài liệu:
STT Tài liệu Nội dung liên quan Bộ phận thực hiện nhiệm vụ Ngày cuối cùng cập nhật I Luật 1 II Nghị định 1 ...
III Thông tư 1 ...
Trong trường hợp cần thiết tự doanh nghiệp biên soạn cuốn sổ tay cẩm nang quản lý ATVSLĐ phù hợp với doanh nghiệp. Trong sổ tay chủ yếu mô tả cách thức mà doanh nghiệp phải tuân thủ với mỗi nhân tố trong hệ thống quản lý ATVSLĐ. Các quy trình cơng việc (không nhất thiết đưa vào sổ tay) là những chỉ dẫn chung cho các hoạt động liên quan đến công việc, như quy trình bảo trì nhà xưởng, bảo dưỡng máy, quy trình giám sát an tồn cơng trường. Các chỉ dẫn cơng việc là gì hoặc nội quy, quy trình làm việc an tồn liên quan đến một cơng việc cụ thể, trong đó mơ tả các bước cần tiến hành để hồn thành cơng việc đó (nên đưa vào trong sổ tay).
Doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật tài liệu để đảm bảo rằng Hệ thống quản lý ATVSLĐ của mình được hiểu rõ và vận hành một cách có hiệu quả. Cơng tác quản lý tài liệu điển hình nên gồm có:
(i) Quy trình quản lý tài liệu, bao gồm cả việc phân công quyền hạn và trách nhiệm;
(ii) Danh sách tài liệu hoặc mục lục tra cứu; danh sách tài liệu cần kiểm soát và nơi cất giữ;
(iii) Hồ sơ lưu trữ.
Tài liệu về Hệ thống quản lý ATVSLĐ cũng phải ln có sẵn tại những khu vực phù hợp và có sẵn cho tất cả các cá nhân có liên quan.
3.2.3.2. Lưu trữ hồ sơ và báo cáo
Việc lưu giữ hồ sơ triển khai song hành với tất cả các hoạt động của hệ thống.
Lưu trữ hồ sơ ghi chép những hoạt động của doanh nghiệp như các thông báo chính sách, khóa huấn luyện, các cuộc họp về ATVSLĐ, các thông tin đã chuyển tải tới NLĐ cũng như các dàn xếp về y tế là công việc rất được khuyến khích.
Hồ sơ thường bao gồm: các bản sao biểu mẫu, bảng kiểm định và những đánh giá rủi ro trong Hệ thống quản lý ATVSLĐ. Cũng tương tự, hồ sơ ATVSLĐ có thể bao gồm cả tài liệu từ bên ngồi, ví dụ như các bảng dữ liệu an tồn hóa chất, các báo cáo kiểm định, báo cáo giám sát sức khỏe và báo cáo kiểm soát nơi làm việc.
* Lưu trữ hồ sơ để làm gì?
Việc lưu trữ những hồ sơ thiết yếu sẽ thể hiện được thiện chí và tính minh bạch trong quản lý doanh nghiệp. Hồ sơ cũng là phương tiện để chứng tỏ một tổ chức có tuân thủ Hệ thống quản lý ATVSLĐ của mình hay khơng?
Hồ sơ cũng rất cần thiết để khẳng định doanh nghiệp đang thực hiện đúng các quy chế pháp lí. Chúng có thể hỗ trợ trong q trình triển khai và vận hành Hệ thống quản lý ATVSLĐ của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp những thơng tin có giá trị cho việc đánh giá cơng tác thực hành vệ sinh an tồn.
Hồ sơ ghi chép là bằng chứng hay chứng cứ cho nhiều hành động đã thực hiện. Thông thường, những hồ sơ này sẽ được yêu cầu đưa ra để xác thực sự tồn tại của một số điều kiện và hành động nào đó.
Hồ sơ nên được lưu trữ để chứng tỏ rằng hệ thống đã vận hành hiệu quả, đáp ứng yêu cầu, đồng thời quá trình lao động đã diễn ra trong điều kiện an toàn và tuân thủ luật pháp.
* Nên lưu trữ những hồ sơ gì?
Có nhiều loại hồ sơ khác nhau có thể được lưu trữ trong doanh nghiệp, bao gồm:
- Hồ sơ bắt buộc theo quy định pháp luật;
- Hồ sơ hỗ trợ cho hoạt động của Hệ thống quản lý ATVSLĐ; - Hồ sơ gắn liền với hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
Các hồ sơ cấu thành tài liệu cho Hệ thống quản lý và đáp ứng yêu cầu nên được soạn thảo, lưu trữ và cập nhật, đồng thời phải rõ ràng, dễ đọc và dễ nhận diện.
* Hồ sơ Hệ thống quản lý ATVSLĐ
- Biên bản tai nạn / sự cố / thoát nạn;
- Sổ thống kê; báo cáo tai nạn, sự cố, BNN; - Biên bản thanh tra và đánh giá;
- Biên bản xử lí sơ cứu; Hồ sơ quản lý sức khỏe; - Ghi chép về phòng ngừa và khắc phục;
- Biên bản họp Hội đồng/Ban ATVSLĐ; bản ghi nhớ về ATVSLĐ; - Hồ sơ huấn luyện;
- Biên bản khiếu nại và đòi bồi thường của NLĐ; - Biên bản hòa giải;
* Hồ sơ vận hành
- Giấy chứng chỉ, chứng nhận huấn luyện của người chuyên trách ATVSLĐ;
- Biên bản giám sát môi trường;
- Biên bản kiểm tra, hiệu chỉnh và bảo trì trang thiết bị;
- Chứng chỉ, thẻ an toàn, giấy chứng nhận của người vận hành; - Biên bản kiểm định, bảo trì máy móc/ nhà xưởng.
...
* Hồ sơ nên ghi chép theo mẫu như thế nào?
Hồ sơ nên được ghi chép và trình bày để sử dụng vì lợi ích trong doanh nghiệp chứ khơng phải cho mục đích kiểm tra hay thanh tra. Hồ sơ nên bao gồm đầy đủ các chi tiết để đảm bảo tính chính xác và hữu dụng. Nên tập trung vào những điểm quan trọng có lợi cho doanh nghiệp chứ khơng cần thiết phải rườm rà hay phức tạp. Cũng có thể điều chỉnh và sử dụng lại một số mẫu đã có sẵn.
* Bảo quản hồ sơ
Bước đầu tiên trong quy trình bảo quản hồ sơ là việc NSDLĐ quyết định ai sẽ là người phụ trách lưu trữ và tiếp đó là huấn luyện cho họ. Cũng nên có các quy trình cho việc nhận dạng hồ sơ, tập hợp, lập danh mục, phân loại, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, thu hồi, bảo lưu, loại bỏ và truy cập.
Hồ sơ nên được:
- Cất giữ sao cho có thể dễ dàng tìm kiếm và thu hồi. - Xem xét và đánh giá lại theo định kì.
- Phê duyệt đầy đủ bởi người phụ trách
- Lưu giữ ở những nơi mà hồ sơ được sử dụng.
Xem xét và đánh giá hồ sơ theo định kì để tìm ra những trường hợp tiêu biểu hay những tình huống lặp lại. Hồ sơ lưu trữ có thể giúp xác định được các khu vực có nguy cơ cao, địi hỏi phải chú ý ngay lập tức.
Thông qua lưu trữ và bảo quản hồ sơ ATVSLĐ một cách hợp lý, doanh nghiệp có thể nhanh chóng ứng phó với những yêu cầu của các nhà quản lý luật và các nhà giám sát, đồng thời kiểm sốt hoạt động doanh nghiệp có hiệu quả hơn do nhận dạng được những xu hướng hay hoạt động khơng phù hợp mà có thể dẫn đến sự không tuân thủ.