7. Kết cấu của đề tài
1.4. Quy trình tạo động lực lao động
1.4.1. Xác định nhu cầu của người lao động
Theo Maslow, con người bị chi phối bởi 5 nhu cầu từ thấp đến cao, tuy nhiên nhu cầu cao nhất ở thời điểm hiện tại sẽ tạo ra động lực thúc đẩy con người hành động. Hành vi của người lao động thực hiện cũng luôn hướng tới mục tiêu cá nhân được thỏa mãn như có mức lương cao, có cơ hội thăng tiến, được người khác tôn trọng. Chính vì thế tạo động lực cho người lao động trước hết phải xác định được nhu cầu, mong muốn của họ là gì để tìm cách thỏa mãn nó.
Trong tập thể mỗi người lao động là những cá nhân khác nhau về tuổi tác, giới tính, tính cách, trình độ,… vì vậy mà nhu cầu của họ cũng không giống nhau. Nhu cầu của người lao động có thể được xác định thông qua phương pháp điều tra bảng hỏi với hệ thống câu hỏi đã được thiết kế sẵn hoặc thông qua phương pháp phỏng vấn, trao đổi trực tiếp với người lao động. Trên cơ sở kết quả thu thập được sẽ tiến hành phân tích và lựa chọn các nhu cầu để đáp ứng.
Xác định nhu cầu tài chính:
- Nhu cầu về tiền lương: đây là phần cơ bản nhất trong thu nhập của người lao động, giúp cho họ và gia đình họ trang trải mọi chi tiêu, sinh hoạt, dịch vụ cần thiết. Nếu doanh nghiệp trả lương để người lao động đủ sống thì có thể tính đến các động lực kích thích khả năng làm việc của họ sau đó. Còn nếu doanh nghiệp không đáp ứng được nhu cầu này thì sẽ mất đi những người lao động tốt bởi họ sẽ tìm đến những doanh nghiệp trả mức lương tốt hơn
- Nhu cầu về tiền thưởng: tiền thưởng góp phần bổ sung thêm vào thu nhập của người lao động, là công cụ quan trọng trong việc kích thích lao động, thôi thúc con người sự hãnh diện, niềm tự hào được tôn vinh, sự nổi trội trước cộng đồng. Tiền thưởng đúng lúc, đúng cách sẽ thôi thúc con người lòng nhiệt huyết, sự cố gắng để làm việc tốt hơn.
- Nhu cầu về phúc lợi, dịch vụ: là nhu cầu góp phần nâng cao và đảm bảo đời sống, chất lượng sống cho người lao động, thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp với đời sống và sự phát triển toàn diện của người lao động. Phúc lợi càng cao thì khả năng người lao động gắn bó với công việc, với doanh nghiệp càng lớn.
Xác định nhu cầu phi tài chính:
- Nhu cầu về ổn định việc làm: không người lao động nào không mong muốn có được sự ổn định trong công việc. Sự ổn định có thể là mức lương phù hợp với yêu cầu công việc, cũng có thể là sự gắn bó với doanh nghiệp, môi trường làm việc, từ đó giúp cho người lao động có thể yên tâm làm việc và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
- Nhu cầu về đào tạo, thăng tiến: người lao động có nhu cầu được cấp trên đánh giá cao khi hoàn thành tốt nhiệm vụ và được đánh giá cao kết quả làm việc của họ.
- Nhu cầu được giao lưu, học hỏi, được giao tiếp, tổ chức phục vụ nơi làm việc: có những người lao động làm việc vì đam mê, vì sở thích. Họ cảm thấy công việc có ý nghĩa khi họ đang đóng góp công sức của mình
cho doanh nghiệp, hoặc họ cũng thích công việc tiếp xúc với nhiều đồng nghiệp, khách hàng.
Nhu cầu tài chính và nhu cầu phi tài chính có mối quan hệ qua lại. Do vậy trong quản lý lao động, các nhà quản lý không được xem nhẹ nhu cầu nào mà phải biết kết hợp một cách hài hòa, đan xen để kích thích, động viên người lao động làm việc hăng say và tích cực.
Một số biện pháp có thể sử dụng để xác định nhu cầu của người lao động như: Phát phiếu khảo sát người lao động, phỏng vấn các nhân viên, công ty xây dựng hòm thư góp ý. Trong các cuộc họp, đối thoại giữa nhân viên và cấp trên có thể tìm hiểu mong muốn nguyện vọng của nhân viên. Các biện pháp trên có thể thực hiện hàng tháng hoặc quý. Tuy nhiên phải kịp thời với mong muốn của nhân viên, không để nhân viên có tinh thần đi xuống thấp, hoặc xảy ra tình trạng nghỉ việc nhiều mới tìm hiểu nguyên nhân.
1.4.2. Lựa chọn và thực hiện các biện pháp nhằm thỏa mãn nhu cầu của người lao động cầu của người lao động
Đây là giai đoạn mà nhà quản trị dựa trên các nhu cầu xác định được để đưa ra các biện pháp tạo động lực một cách phù hợp nhất để đạt được hiệu quả cao nhất. Có nhiều phương pháp tạo động lực lao động khác nhau và đối với từng đối tượng lại có những biện pháp nhất định. Nhiệm vụ của nhà quản trị là phải tìm ra sự phù hợp ấy để giúp doanh nghiệp, tổ chức phát triển thông qua tạo động lực.
Tạo động lực có thể thông qua hai nhóm chính: cưỡng ép lao động và kích thích lao động. Khi xem xét ở khía cạnh tích cực của tạo động lực đó là thông qua hình thức kích thích lao động.
Nhà quản trị có thể sử dụng các biện pháp kích thích tài chính như tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp hay phúc lợi cho người lao động. Theo Maslow thì nhu cầu vật chất là nhu cầu tối thiểu của con người. Vì vậy mà nhà quản trị cần phải có các biện pháp để thỏa mãn nhu cầu này trước khi quan tâm đến
các nhu cầu khác. Động lực lao động của con người là tạo ra thu nhập để duy trì cuộc sống vì vậy phải thỏa mãn nhu cầu này trước tiên.
Cùng với các biện pháp kích thích tài chính là các biện pháp kích thích phi tài chính, thông qua việc đáp ứng các nhu cầu đó cũng sẽ là một phương pháp tạo động lực cho người lao động. Về kích thích phi tài chính có thể dựa vào các mong muốn như thăng tiến trong công việc, được đào tạo, có điều kiện tổ chức và làm việc tốt hơn,… dựa vào các nhu cầu mà nhà quản lý sẽ có các biện pháp tiến hành kích thích người lao động.
Bên cạnh đó để tạo tính hấp dẫn cho công việc cũng như lôi léo người lao động cần quan tâm tạo động lực thông qua việc xác định hợp lý định mức lao động, phân công nhiệm vụ cho người lao động hợp lý.
Để phát huy tối đa tiểm năng của người lao động thì cần có một môi trường làm việc và chế độ phân bổ thời gian hợp lý.
Tóm lại, có nhiều phương pháp tạo động lực cho người lao động nên nhà quản trị cần phải biết cân nhắc lựa chọn phương pháp phù hợp nhất để mang lại hiệu quả tạo động lực cao nhất.
1.4.3. Đánh giá thỏa mãn nhu cầu tạo động lực của người lao động
Không phải bất cứ việc đáp ứng nào của doanh nghiệp cũng đúng và thỏa mãn được nhu cầu của người lao động. Vì vậy, sau khi ra các biện pháp đáp ứng, các doanh nghiệp phải tổ chức đánh giá lại xem mức độ thỏa mãn người lao động như thế nào, để từ đó đìều chỉnh lại các biện pháp cho tốt hơn. Để làm được việc này, các doanh nghiệp cần tiến hành khảo sát, thăm dò ý kiến của người lao động, lập bảng hỏi, tham khảo ý kiến của đại diện người lao động (Công đoàn, Đoàn thanh niên, phụ nữ, các hiệp hội,...) có xem xét đến những biến động bên ngoài liên quan đến việc gia tăng nhu cầu chung. Sẽ là sai lầm nếu doanh nghiệp không quan tâm đến những xu hướng chung về nhu cầu xã hội nhất là không tính đến những công bằng trong cũng như công bằng ngoài, đặc biệt là biện pháp của đối thủ cạnh tranh. Việc tiến hành đánh giá sẽ cho phép doanh nghiệp biết được những bất cập, sự không tương thích
của các biện pháp để đưa ra xem có thực sự còn phù hợp nữa không. Theo quy luật chung thì nhu cầu của con người là vô hạn, luôn gia tăng, mỗi thời điểm, điều kiện nhất định và tương đối khác nhau đều có nhu cầu khác nhau. Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự tổng kết đánh giá để điều chỉnh mức độ, cũng như các bỉện pháp đáp ứng cho phù hợp. Điều này cũng lý giải tại sao có doanh nghiệp chỉ chi phí một lượng tiền rất ít nhưng lại rất hiệu quả, mọi người rất phấn khởi, rất hài lòng với doanh nghiệp. Sự phấn khích, tính tích cực trong công việc nhiều khi là do thái độ ứng xử, phong cách của người lãnh đạo đối với nhân viên. Vì thế, khi đánh giá cũng cần có các tiêu chí liên quan đến phong cách, phẩm chất của người lãnh đạo hay từ phía người lãnh đạo đối với người lao động.
Như vậy, việc đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu người lao động cần phải được thực một cách khoa học và khéo léo, như thế mới tạo được động lực lớn cho người lao động. Một số tiêu chí đánh giá mức đọ thỏa mãn của công tác tạo động lực lao động như:
- Kết quả thực hiện công việc: Nếu người lao động thỏa mãn nhu cầu thì kết quả thực hiện công việc sẽ tốt lên, năng suất lao động tăng, biểu hiện là số lượng sản phẩm làm ra, hay doanh số sẽ tăng lên, thời gian lao động cho một sản phẩm giảm đi.
- Tỷ lệ nghỉ việc: Tỷ lệ thôi việc thấp hoặc thậm chí bằng 0 cho thấy doanh nghiệp đó đang hoạt động tốt. Điều này thể hiện sự thiếu việc làm trong khu vực, hoặc những ràng buộc về tài chính khiến người lao động gắn bó với công ty. Cũng có thể do công ty có đội ngũ nhân viên đã già, họ không muốn thay đổi môi trường làm việc mới nữa.
- Tỷ lệ luân chuyển người lao động: là việc chuyển đổi người lao động từ vị trí việc làm này sang vị trí việc làm khác tương đương hoặc thấp hơn vị trí hiện tại, nhằm thực hiện mục tiêu chung của công ty. Người lao động khi làm thuần thục một công việc sẽ dần đến tình trạng nhàm chán trong công việc. do vậy việc luân chuyển công việc cũng là một biên pháp làm mới công
việc, giúp họ phát huy năng lực sáng tạo bản thân. Ngược lại khi người lao động không phù hợp với vị trí công việc, năng suất thấp, để tận dụng nguồn nhân lực công ty có thể luận chuyển vị trí phù hợp hơn với người lao động.
- Tỷ lệ vi phạm kỷ luật lao động: khi người lao động được thỏa mãn với các nhu cầu của mình họ sẽ cố gắng làm việc và ít vi phạm các quy định của công ty hơn, họ làm việc vì mục tiêu phát triển công ty.