Chƣơng 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THU, CHI TẠI VIỆN BẠCH MAI
2.1. Tổng quan về Bệnh viện Bạch Mai
2.1.3. Cơ chế quản lý tài chính và đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Bệnh
Sơ đồ bệnh viện Bạch Mai theo tổ chức gồm: Ban giám đốc, 11 phòng chức năng, 3 viện, 14 trung tâm và 22 khoa lâm sàng, 4 khoa cận lâm sàng phục vụ việc khám chữa, chuẩn đoán kết quả cho ngƣời bệnh (Sơ đồ 2.1).
2.1.3. Cơ chế quản lý tài chính và đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Bệnh viện Bạch Mai của Bệnh viện Bạch Mai
2.1.3.1. Cơ chế quản lý tài chính
Hiện tại, Thủ tƣớng Chính phủ đã phê duyệt Đề án Thí điểm tự chủ của Bệnh viện Bạch Mai giai đoạn 2020 - 2021. Theo quyết định phê duyệt này, Bệnh viện Bạch Mai sẽ đƣợc thí điểm tự chủ trong giai đoạn 2020 - 2021. Trong đó, tự chủ về tổ chức bộ máy và nhân sự, Bệnh viện Bạch Mai sẽ thực hiện theo quy định tại Nghị quyết số 33/NQ-CP ngày 19/5/2019 của Chính phủ về thí điểm tự chủ 4 Bệnh viện thuộc Bộ Y tế (Nghị quyết số 33) và quy định của pháp luật.
Hội đồng quản lý bệnh viện (Hội đồng quản lý) gồm 11 thành viên. Bộ trƣởng Bộ Y tế chỉ định thành viên Hội đồng quản lý, Chủ tịch Hội đồng quản lý. Hội đồng quản lý là cơ quan quản lý cao nhất của Bệnh viện cho tới khi Bộ trƣởng Bộ Y tế phê chuẩn thành viên Hội đồng quản lý theo quy định.
Hội đồng quản lý có các chức năng, nhiệm vụ quy định tại Nghị quyết số 33 và quy định tại Quy chế hoạt động của Hội đồng quản lý.
Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy hoạt động của Bệnh viện Bạch Mai (Nguồn: http://bachmai.gov.vn/) (Nguồn: http://bachmai.gov.vn/) Hội đồng quản lý Ban Giám đốc Phòng chức năng 1. Phòng Công nghệ thông tin 2. Phòng Công tác xã hội 3. Phòng Đấu thầu 4. Phòng Điều dƣỡng trƣởng 5. Phòng Hành chính quản trị 6. Phòng Kế hoạch tổng hợp 7. Phòng quản lý chất lƣợng 8. Phòng Tài chính kế toán 9. Phòng Tổ chức cán bộ 10. Phòng Vật tƣ trang thiết bị YT 11. Văn phòng bệnh viện Các Viện/Trung tâm 1. Viện Tim mạch 2. Viện Giám định y khoa 3. Viện Sức khỏe tâm thần 4. Trung tâm Chống độc 5. Trung tâm Bệnh nhiệt đới
6. Trung tâm Dị ứng & MDLS
7. Trung tâm Dinh dƣỡng 8. Trung tâm Đào tạo - CĐT & NCKH
9. Trung tâm Điện quang 10. Trung tâm Đột quỵ 11. Trung tâm Giải phẫu mạch
12. Trung tâm Hô hấp 13. Trung tâm Huyết học và truyền máu
14. Trung tâm Phục hội chức năng
15. Trung tâm Thận - Tiết niệu & lọc máu
16. Trung tâm Tiêu hóa - gan mật
17. Trung tâm y học truyền nhiệm và ung bƣớu
Khoa lâm sàn
1. Khoa Cấp cứu 2. Khoa Cấp cứu Ngoại 3. Khoa Chấn thƣơng chỉnh hình
4. Khoa Cơ xƣơng khớp 5. Khoa Da liễu 6. Khoa Gây mê hồi sức 7. Khoa Hồi sức tích cực 8. Khoa Khám bệnh
9. Khoa Khám bệnh theo yêu cầu
10. Khoa Mắt
11. Khoa Ngoại tổng hợp 12. Khoa Nhi
13. Khoa Nội tiết - ĐTĐ 14. Khoa Phẫu thuật lồng ngực 15. Khoa Phẫu thuật thần kinh 16. Khoa Phẫu thuật tiêu hóa - gam mật tụy
17. Khoa Phụ sản
18. Khoa Phẫu thuật tạo hình thẩm mỹ
19. Khoa Răng hàm mặt 20. Khoa Tai mũi họng 21. Khoa Thần kinh 22. Khoa Y học cổ truyền Khoa cận lâm sàn/ Khác 1. Khoa Dƣợc 2. Khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn 3. Khoa Xét nghiệm hóa sinh 4. Khoa Xét nghiệm vi sinh 5. Trƣờng Cao đẳng y tế Bạch Mai
Ban Kiểm soát có 7 thành viên. Tiêu chuẩn; thành phần; quy trình bầu, phê chuẩn Trƣởng ban và thành viên Ban kiểm soát; cách thức hoạt động của Ban kiểm soát; phê duyệt quy chế hoạt động của Ban kiểm soát đƣợc thực hiện theo quy định tại Nghị quyết số 33. Quyền và nghĩa vụ của Ban Kiểm soát thực hiện theo quy định của Luật doanh nghiệp năm 2014 và Quy chế hoạt động của Bệnh viện, Ban Kiểm soát Bệnh viện.
Về tổ chức và bộ máy lãnh đạo của Bệnh viện Bạch Mai, Quyết định nêu rõ: Bệnh viện Bạch Mai có các bệnh viện thành viên nhƣ quy định tại Nghị quyết 33, bao gồm Bệnh viện Bạch Mai tại thành phố Hà Nội, Bệnh viện Bạch Mai tại thành phố Phủ Lý, tỉnh Hà Nam. Bộ máy lãnh đạo của Bệnh viện Bạch Mai gồm: Hội đồng quản lý và Ban Giám đốc. Ban Giám đốc Bệnh viện gồm Giám đốc và phó Giám đốc.
Bệnh viện thực hiện cơ chế tự chủ tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật về đơn vị sự nghiệp công và Nghị quyết số 33; phân phối kết quả tài chính trong năm đảm bảo công khai, minh bạch, tăng tỷ lệ trích Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp và Quỹ hỗ trợ ngƣời bệnh. Bệnh viện đƣợc Nhà nƣớc tiếp tục bố trí vốn để hoàn thành các dự án đầu tƣ công thuộc kế hoạch đầu tƣ công trung hạn giai đoạn 2016 - 2020.
Bệnh viện Bạch Mai cũng đã xây dựng đƣợc quy chế chi tiêu nội bộ. Quy chế này nhằm tạo quyền chủ động trong việc quản lý và chi tiêu tài chính cho Thủ trƣởng đơn vị. Tạo quyền chủ động cho cán bộ, viên chức trong đơn vị hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao. Làm căn cứ quản lý, thanh toán các khoản chi tiêu trong đơn vị; thực hiện kiểm soát của Kho Bạc Nhà Nƣớc; cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan tài chính và các cơ quan thanh tra, kiểm toán theo quy định.
Cơ chế tự chủ đã phát huy tính năng động của bệnh viện, khuyến khích và tạo điều kiện trong việc huy động các nguồn vốn ngoài ngân sách để đầu tƣ, mua sắm trang thiết bị, phát triển các hoạt động sự nghiệp, tạo điều kiện cho ngƣời dân đƣợc tiếp cận các dịch vụ kỹ thuật y tế tiên tiến hiện đại, đồng
thời tăng nguồn thu cho bệnh viện. Bệnh viện thực hiện tự chủ không có nghĩa là chạy theo lợi ích kinh doanh, tìm mọi cách tăng nguồn thu, điều quan trọng nhất là tạo uy tín để thu hút ngƣời dân, ngƣời bệnh đến với bệnh viện; xem ngƣời bệnh là trung tâm.
2.1.3.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Bệnh viện Bạch Mai
* Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng Tài chính – Kế toán là bộ máy tham mƣu cho Ban giám đốc về công tác quản lý tài chính kế toán của bệnh viện từ đó xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, xây dựng các định mức khoán… Phòng đƣợc ủy quyền của Giám đốc ra một số quyết định tài chính và thực hiện quản lý tài chính Bệnh viện dƣới sự quản lý, giám sát trực tiếp của Giám đốc Bệnh viện.
Theo quy chế thu chi nội bộ, Phòng kế toán của Bệnh viện có những chức năng và nhiệm vụ cụ thể gồm:
- Quản lý, kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính của bệnh viện. Tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính gắn với các hoạt động chuyên môn của bệnh viện. Tham mƣu, đề xuất các giải pháp với Ban Giám đốc các vấn đề liên quan đến quản lý tài chính trong bệnh viện.
- Tổ chức thực hiện các chính sách của Nhà nƣớc về khám chữa bệnh cho ngƣời già nhƣ chính sách khám chữa bệnh cho ngƣời già từ 80 tuổi trở lên, chính sách về BHYT, chính sách đối với bệnh nhân vùng sâu vùng xa và bệnh nhân nghèo…
- Kiểm tra việc quản lý sử dụng thuốc, hóa chất xét nghiệm, vật tƣ tiêu hao y tế và các loại vật tƣ khác, quản lý việc sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản.
- Lập dự toán thu, chi ngân sách hàng năm.
- Lập BCTC hàng quý, hàng năm nộp cơ quan quản lý cấp trên theo quy định hiện hành.
- Xây dựng phƣơng án tự chủ tài chính và quy chế chi tiêu nội bộ gắn với việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn nhằm phát huy hiệu quả việc sử dụng các nguồn lực của bệnh viện.
- Xây dựng quy trình chuyên môn đối với các hoạt động tài chính kế toán, quy trình phối hợp trong quản lý bệnh viện và quy trình phối hợp thu thanh toán viện phí phục vụ các bệnh nhân nội trú và ngoại trú.
- Tổ chức thu viện phí theo quy định hiện hành, quản lý sử dụng nguồn viện phí tiết kiệm có hiệu quả.
- Tổ chức kiểm kê định kỳ theo quy định và kiểm kê đột xuất phục vụ công tác quản lý điều hành.
- Phối kết hợp, hƣớng dẫn các khoa, phòng, trung tâm thực hiện đúng Luật Ngân sách và các chế độ chính sách liên quan khác.
Tổ chức bộ máy kế toán là vấn đề hết sức quan trọng, quyết định sự thành công của công tác hạch toán kế toán tại đơn vị. Hiện nay, bệnh viện tổ chức theo mô hình vừa tập trung, vừa phân tán, bởi đây là mô hình kế toán phù hợp với các đặc điểm hoạt động của bệnh viện, đặc biệt là trong việc quản lý và sử dụng nguồn tài chính đồng thời đáp ứng đƣợc yêu cầu thông tin kế toán đƣợc thu thập và xử lý nhanh chóng, thích hợp với việc ứng dụng công nghệ thông tin.
Hiện nay, phòng đƣợc biên chế 22 cán bộ, đều có trình độ đại học chuyên ngành trở lên. Cơ cấu bộ máy của Phòng tài chính kế toán: 1 trƣởng phòng, 1 phó phòng, 20 kế toán viên. Tổ chức bộ máy kế toán nhƣ sơ đồ 2.2.
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Kế toán trƣởng: Trƣởng phòng Tài chính Kế toán là ngƣời lãnh đạo cao nhất của phòng, chịu trách nhiệm trƣớc Ban Giám đốc về tất cả các hoạt động của phòng do mình phụ trách. Trƣởng phòng có trách nhiệm quản lý chung, kiểm soát mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán. Trƣởng phòng còn phải nắm đƣợc toàn bộ tình hình tài chính của bệnh viện, phân tích để tham mƣu cho Giám đốc ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính của bệnh viện. Ngoài ra, trƣởng phòng Tài chính Kế toán còn có nhiệm vụ: tổ chức sắp xếp, phân bổ nhân sự làm việc trong phòng; báo cáo thƣờng xuyên t nh h nh hoạt động của Phòng Tài chính Kế toán cho Ban Giám đốc; tiếp nhận, phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của Ban Giám đốc; cung cấp thông tin, số liệu kế toán cho các cơ quan chức năng theo quy định của Pháp luật; nghiên cứu phổ biến và vận dụng vào đơn vị các văn bản pháp lý mới có liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán; tổ chức chỉ đạo việc kiểm kê, đánh giá chính xác tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tiền mặt…
Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế quy định trong các tài khoản
Trƣởng phòng (kế toán trƣởng) Phó trƣởng phòng Kế toán thanh toán Kế toán lƣơng Kế toán hàng tồn kho Kế toán TSCĐ Kế toán vốn bằng tiền, thuế Kế toán bảo hiểm, viện phí Thủ quỹ Phó trƣởng phòng
của hệ thống tài khoản kế toán. Kiểm tra chứng từ kế toán, kiểm tra định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra số liệu kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, kiểm tra số dƣ cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết, số liệu trên sổ kế toán tổng hợp là căn cứ để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán chi tiết và là căn cứ lập báo cáo kế toán. Hƣớng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán, lập BCTC theo từng tháng, quý, năm và các báo cáo giải trình chi tiết.
Kế toán thanh toán: lập phiếu thu và hạch toán các khoản thu tiền mặt phát sinh; kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ các hồ sơ đề nghị thanh toán bằng tiền mặt của từng đối tƣợng, lập và hạch toán các phiếu chi trình kế toán trƣởng và Chủ tài khoản ký và chuyển cho Thủ quỹ; cuối tháng, đối chiếu và kiểm tra số dƣ quỹ tiền mặt với Thủ quỹ. Lập và quản lý chứng từ, sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản tiền mặt.
Kế toán lƣơng: Hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công của các phòng ban và các khoa lập bảng thanh toán tiền lƣơng và các khoản phụ cấp (bao gồm cả biên chế và hợp đồng) cho ngƣời lao động; phối hợp với Phòng Tổ chức cán bộ, kiểm tra mức độ hoàn thành định mức lao động để xác định số tiền phải thanh toán cho ngƣời lao động theo quy chế chi tiêu nội bộ gồm: Tiền vƣợt định mức, tiền phụ cấp và tiền thu nhập tăng thêm (nếu có), lập bảng thanh toán tiền lƣơng thử việc, lƣơng khoán gọn, phụ cấp độc hại và các khoản trợ cấp đặc thù theo ngành theo quy định của nhà nƣớc và quy chế chi tiêu nội bộ của bệnh viện, hạch toán tiền lƣơng và các khoản phải trả cho ngƣời lao động theo quy định. Tính toán và hạch toán đúng, chính xác các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN. Quản lý các chứng từ kế toán có liên quan đến việc thanh toán tiền lƣơng và các khoản thanh toán cho ngƣời lao động, lập và quản lý sổ chi tiết và sổ tổng hợp các tài khoản liên quan theo quy định.
Kế toán hàng tồn kho: lập và hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến việc tăng giảm, nhập xuất tài sản; theo dõi và báo cáo tình hình tăng giảm và
tồn kho vật tƣ và tài sản trong tháng theo quy định. Phối hợp với các phòng ban có liên quan tiến hành kiểm kê vật tƣ tài sản theo định kỳ; Lƣu trữ và quản lý sổ kế toán chi tiết và tổng hợp các tài khoản vật tƣ, tài sản và nguồn vốn tài sản cố định. Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thuốc, dụng cụ, vật tƣ, thiết bị y tế, hóa chất… tại bệnh viện. Định kỳ tiến hành kiểm kê các loại vật tƣ này theo quy định.
Kế toán TSCĐ: theo dõi chi tiết việc mua sắm và xuất dùng từng loại TSCĐ. Định kỳ trích khấu hao và hao mòn TSCĐ.
Kế toán vốn bằng tiền, thuế: theo dõi, tổng hợp, phân loại các khoản phải thu phải trả theo thời hạn; từng loại tiền gửi tại Ngân hàng, Kho bạc. Theo dõi tình hình thanh toán với các cơ quan Nhà nƣớc nhƣ thuế, BHXH.
Kế toán bảo hiểm, viện phí: theo dõi tất cả các khoản thu của các bệnh nhân nằm điều trị tại bệnh viện, các khoản thu từ bệnh nhân ngoại trú nhƣ: tiền khám bệnh, tiền làm các xét nghiệm, tiền chụp X quang.
Thủ quỹ: Căn cứ vào chứng từ thu chi hợp lệ tiến hành thu tiền vào quỹ và chi tiền từ quỹ. Thủ quỹ có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quỹ, cập nhật số liệu, cuối ngày kiểm kê quỹ và định kỳ lập báo cáo quỹ.
Bộ máy kế toán của bệnh viện ngoài việc thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin về tình hình tài chính thì còn phải thực hiện các chức năng của quản lý tài chính nhƣ lập dự toán kinh phí, theo dõi thực hiện dự toán thu chi tại bệnh viện, lập các báo cáo kế toán, kiểm tra giám sát việc quản lý và sử dụng các nguồn tài chính… từ đó đề xuất phƣơng hƣớng thu hút và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả nhất. Nhìn chung, bộ máy kế toán tại bệnh viện đƣợc tổ chức theo mô hình tập trung là phù hợp với bộ máy quản lý, góp phần thực hiện tốt các nhiệm vụ, chức năng của bệnh viện. Tuy nhiên, bộ máy kế toán của bệnh viện hiện nay khá cồng kềnh và bệnh viện cũng chỉ mới quan tâm đến công tác kế toán tài chính mà chƣa thƣc sự quan tâm đến công tác kế toán quản trị.
* Chế độ kế toán áp dụng
Bệnh viện đang áp dụng theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 hằng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng.