7. Kết cấu luận văn
2.2. Phân tích thực trạng tổ chức kế toán của Bệnh viện Đa khoa Nông
2.2.2. Thực trạng tổ chức thu nhận, hệ thống hoá và xử lý thông tin
(1) Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho Bệnh viện Đa khoa Nông nghiệp được quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, phù hợp với việc ghi chép và yêu
cầu quản lý của Bệnh viện. Tùy từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán khác nhau, có mức độ phức tạp, quy mô khác nhau mà bệnh viện sử dụng các loại chứng từ phù hợp. Hệ thống chứng từ tại đơn vị gồm có báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và sổ cái tài khoản, các chứng từ chi tiết.
Căn cứ vào các hoạt động của bệnh viện mình và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán trưởng sẽ phân công công việc lập chứng từ kế toán theo các chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu vật tư, chỉ tiêu TSCĐ và chỉ tiêu tiền tệ.. Đồng thời kế toán trưởng sẽ quy định quy trình luân chuyển với các loại chứng từ trong bệnh viện. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Việc tổ chức chứng từ kế toán được thực hiện theo đúng 5 bước sau:
Bước 1: Xác định danh mục chứng từ kế toán
Bệnh viện Đa khoa Nông nghiệp vận dụng hệ thống chứng từ kế toán do Nhà nước ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp với tổng số 88 mẫu chứng từ các loại. Hiện tại đơn vị đang sử dụng một số loại chứng từ như chứng từ về lao động tiền lương, chứng từ về vật tư, chứng từ về TSCĐ, chứng từ về tiền tệ.( Một số danh mục và mẫu chứng từ sử dụng tại Bệnh viện: Phụ lục 2.3).
Bước 2: Tổ chức lập chứng từ kế toán
Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế - tài chính thì phòng Tài chính - Kế toán phải tổ chức thực hiện kiểm tra các điều kiện để hạch toán. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của Bệnh viện về cơ bản đều được lập theo đúng quy định của Nhà nước. Các chứng từ kế toán đều tập trung ở phòng Tài chính – Kế toán của Bệnh viện. Nhìn chung, nội dung các chứng từ kế toán được lập đều rõ ràng, đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm
của từng người liên quan như người lập, người quản lý trực tiếp, chủ tài khoản…đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành và là căn cứ để tiến hành các phần hành kế toán hoặc khai báo và nhập dữ liệu vào máy tính theo yêu cầu của phần mềm kế toán áp dụng.
Đối với các chứng từ liên quan đến nhận thuốc, thu tiền thực hiện dịch vụ, tiền tạm ứng viện phí của bệnh nhân hay thanh toán tiền trực, tiền phẫu thuật, thủ thuật cho bác sỹ, nhân viên y tế, Bệnh viện đã tự xây dựng một số mẫu chứng từ kế toán và bổ sung một số chỉ tiêu trên chứng từ như: Phiếu nộp tiền tạm ứng, Phiếu nộp tiền viện phí, Bảng kê chi phí khám bệnh…
Bệnh viện đã sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán, do đó phần lớn các mẫu chứng từ có sẵn trên máy tính như Bảng thanh toán tiền lương, Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh nội trú, ngoại trú… Nhân viên kế toán chỉ cần bổ sung vào chứng từ những thông tin cần thiết về nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Đối với các loại vật tư chủ yếu là thuốc, sau khi hoàn tất nghiệp vụ nhập, bộ phận Dược sẽ chuyển toàn bộ chứng từ gốc bao gồm hoá đơn và phiếu nhập kho cùng một số chứng từ thủ tục khác về phòng kế toán. Tuy nhiên đối với nghiệp vụ xuất dùng theo nhu cầu cấp phát thuốc của các Khoa, phòng, đến cuối kỳ, bộ phận Dược mới tổng hợp các phiếu xuất, hàng tháng lên báo cáo thông kê gửi về phòng kế toán.
Kế toán TSCĐ kết hợp với phòng Vật tư y tế quản lý toàn bộ TSCĐ, y dụng cụ phục vụ cho công tác khám chữa bệnh. Việc lập hồ sơ mua sắm, đấu thầu trang thiết bị y tế và TSCĐ là do phòng Tài chính Kế toán thẩm định giá trước khi tiến hành đấu thầu theo đúng quy định của Nhà nước.
Bước 3: Tổ chức kiểm tra và ký chứng từ kế toán
Sau khi chứng từ kế toán được lập, kế toán phần hành tiến hành kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi trên chứng từ kế toán; đối chiếu
chứng từ kế toán với các tài liệu có liên quan. Kế toán trưởng thực hiện việc kiểm tra lại và ký duyệt trước khi trình Giám đốc duyệt.
Bước 4: Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Quy trình luân chuyển chứng từ tại Bệnh viện Đa khoa Nông nghiệp được tổ chức khá chặt chẽ, từ các khoa, phòng có liên quan tập hợp hồ sơ chứng từ về phòng Tài chính Kế toán theo quy định của bệnh viện.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán nhập số liệu vào máy tính để lên bảng kê, sổ chi tiết vật tư, thuốc... Nếu thu, chi tiền mặt thì kế toán sẽ vào sổ quỹ. Cuối kỳ từ số liệu chi tiết máy sẽ lên bảng tổng hợp chi tiết và từ bảng kê lên bảng chứng từ ghi sổ. Sau đó máy sẽ đưa số liệu lên bảng cân đối kế toán từ đó lập báo cáo kế toán.
Chứng từ kế toán được phân loại, sắp xếp theo các tiêu thức khác nhau tùy theo nhu cầu quản lý của bệnh viện. Tuy nhiên tiêu thức được sử dụng chủ yếu ở bệnh viện là theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Bên cạnh đó, các chứng từ kế toán của đơn vị phân thành 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp.
Khi người bệnh đến khám, chữa bệnh tại bệnh viện, kế toán viện phí sẽ dựa vào các y lệnh mà y tá hành chính tại các khoa theo lệnh bác sỹ tích vào các dịch vụ để in biên lai thu tiền. Những bệnh nhân phải nhập viện điều trị thì phải nộp tạm ứng nhập viện. Khi ra viện các Khoa sẽ in tờ Phơi (Bảng kê chi phí) ghi lại toàn bộ chi phí phát sinh của bệnh nhân. Kế toán viện phí sẽ dựa vào tờ phơi đã có chữ ký xét duyệt và các phiếu thu tạm ứng để thanh toán cho bệnh nhân.
Hiện nay, Bệnh viện đã triển khai thành công 100% hóa đơn điện tử vì vậy việc thu tiền và thanh toán cho bệnh nhân trở nên dễ dàng và độ chính xác cao hơn rất nhiều. Hơn nữa toàn bộ viện phí của bệnh nhân nội trú, ngoại trú, tiền khám, xét nghiệm, tạm ứng… đều cùng trên một phần mềm. Vì vậy, cuối ngày kế toán viện phí dễ dàng kiểm tra, giám sát, và tổng hợp lại số tiền theo
vị trí làm việc và nộp lên thủ quỹ. Cuối tháng đối chiếu phần thu giữa kế toán thanh toán, thủ quỹ, kế toán thuế lên báo cáo rồi đưa vào lưu trữ chứng từ.
Bước 5: Tổ chức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phát sinh hàng tháng, sau khi được ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu lên máy tính đều được đóng thành quyển, ghi rõ bên ngoài quyển chứng từ các thông tin về thời gian và số liệu, sau đó đưa vào lưu trữ và bảo quản theo đúng chế độ quy định.
Do cơ sở vật chất khó khăn nên toàn bộ chứng từ kế toán được sắp xếp gọn gàng theo từng tháng trong các hòm sắt trong phòng tài chính kế toán. Sau khi hết mỗi năm tài chính, các tài liệu chứng từ sẽ giữ lại phòng Tài chính- Kế toán tối đa 12 tháng. Sau thời hạn, kế toán chuyển xuống bộ phận kho lưu trữ của phòng.
(2) Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Bệnh viện đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán được quy định tại Chế độ kế toán SNCL ban hành theo Thông Tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, căn cứ vào hoạt động cụ thể của đơn vị để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại đơn vị của mình.
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động, bệnh viện xác định số lượng tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3 mà đơn vị mình sử dụng. Sau đó kế toán trưởng mở bổ sung các tài khoản cần thiết để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và có những quy định cụ thể về phương pháp ghi chép của mỗi tài khoản cụ thể trên cơ sở vận dụng hợp lý chế độ kế toán hiện hành và không vi phạm các chính sách chế độ kinh tế tài chính liên quan.
- Chi tiết một số tài khoản trọng yếu tại Bệnh viện
TK 112-TGNH: Mở chi tiết theo từng tài khoản của đơn vị -11211 Tiền gửi nguồn NSNN cấp và thu hoạt động khác được để lại; -11212 Tiền gửi viện trợ, vay nợ nước ngoài;-11214 Tiền gửi thu phí,lệ phí; -11218 Tiền gửi đầu tư xây dựng cơ bản; -11219 Tiền gửi khác.
TK 152- Nguyên liệu, vật liệu: Mở chi tiết thành 03 tài khoản cấp 2 và trong mỗi nhóm lại chia theo tài khoản chi tiết cấp 3, như: 1522 nhóm vật tư liên quan đến thuốc - dược liệu - dịch truyền - hóa chất (tài khoản cấp 3 gồm: 15221 thuốc, dược liệu – 15223 dịch truyền – 15224 phim – 15225 hóa chất – máu), 1523 nhóm vật tư văn phòng phẩm (- 15231 giấy tờ in;- 15232 văn phòng phẩm), 1525 vật liệu khác (-15251 kho thực phẩm, -15252 kho HCQT, 15253 kho VTYT.
TK 1318 - phải thu khác: Mở chi tiết theo từng đối tượng như: 13181 tạm thu BHYT, 13182 tạm thu viện phí nội trú.
TK 511 Thu hoạt động do NSNN cấp: Mở chi tiết tk cấp 2 theo hướng dẫn thông tư 107.
TK 531- Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ: Không mở chi tiết các Tk cấp 2 theo các nhóm thu dịch vụ y tế: KCB BHYT, KCB không BHYT, nhóm thu dịch vụ khác: trông xe, dịch vụ đào tạo, nhà thuốc BV, dịch vụ khác…
TK 611- Chi phí hoạt động: Mở chi tiết cấp 2 theo hướng dẫn Thông tư 107/2017/TT-BTC và chi tiết các tài khoản cấp 3 theo từng hoạt động tương ứng.
TK 642- Chi phí quản lý của hoạt độngSXKD,dịch vụ: Mở chi tiết cấp 2 theo hướng dẫn của Thông tư 107/2017/TT-BTC và chi tiết tài khoản cấp 3 theo từng hoạt động tương ứng.
Hệ thống tài khoản kế toán tại bệnh viện được xây dựng phần lớn đã góp phần ghi nhận, phản ánh thường xuyên liên tục về tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí từ các nguồn tài chính khác nhau, góp phần quản lý chặt chẽ các khoản thu - chi và sử dụng đúng mục đích. (Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại Bệnh viện Đa khoa Nông nghiệp: Phụ lục 2.4).
(3) Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Tổ chức sổ kế toán thông qua việc kết hợp các loại sổ có kết cấu khác nhau theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hóa và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý của bệnh viện. Sổ kế toán dùng để ghi chép,
hệ thống và lưu trữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo thời gian có liên quan đến bệnh viện. Mỗi năm bệnh viện xây dựng hệ thống sổ cho một kỳ kế toán năm. (Một số các loại sổ chi tiết đang được sử dụng tại Bệnh viện Đa khoa Nông nghiệp: Phụ lục 2.5).
Hệ thống sổ kế toán tại Bệnh viện Đa khoa Nông nghiệp bao gồm các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, hàng kỳ được kết xuất từ chương trình phần mềm kế toán tổng hợp MISA. Hệ thống sổ hiện nay tại đơn vị được thiết kế theo hình thức Nhật ký chung bao gồm sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết các tài khoản, sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí, sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí, sổ chi tiết các khoản thu, sổ chi tiết chi hoạt động, sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của kho bạc, sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc. Như vậy, thực tế tại đơn vị, mặc dù áp dụng hình thức Nhật ký chung trên cơ sở sử dụng phần mềm, nhưng hiện tại đơn vị không in sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mà chỉ lưu chứng từ theo thời gian dưới hình thức từng tệp.
Hàng ngày căn cứ vào nội dung kinh tế được định khoản trên các chứng từ đã được kiểm tra, ký duyệt, kế toán nhập dữ liệu vào máy theo các thông tin được thiết kế sẵn của phần mềm kế toán. Dữ liệu sẽ được tự động chuyển đến các sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp có liên quan. Cuối năm, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập các báo cáo tài chính theo quy định. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động, luôn luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo đúng các thông tin đã được nhập trong kỳ.
Các sổ kế toán được thiết kế bằng máy tính có sự trợ giúp của phần mềm kế toán MISA nên các loại sổ luôn được cập nhật theo đúng quy định của nhà nước và vẫn đảm bảo được nội dung đã được quy định.
Ngoài ra việc thiết kế các mẫu sổ mà đặc biệt là sổ chi tiết chi phí khám chữa bệnh có ý nghĩa rất lớn đối với tổ chức kế toán tại bệnh viện. Bởi lẽ thực tế tại bệnh viện, kèm với việc điều trị cho bệnh nhân là phát sinh rất nhiều các
khoản chi phí khác nhau như chi phí về thuốc, dịch truyền… nên đi kèm với Phiếu thanh toán ra viện và bảng kê chi phí điều trị.
Đối với các bệnh nhân BHYT, kế toán mở sổ chi tiết các sổ là bệnh nhân đúng tuyến và bệnh nhân trái tuyến. sổ chia làm nhiều cột bao gồm các thông tin liên quan đến thông tin bệnh nhân, số thẻ BHYT, nơi cấp thẻ, các chi tiết khám chữa bệnh phát sinh trong đó thể hiện số tiền bệnh nhân đã chi trả và số tiền đơn vị đề nghị cơ quan BHYT thanh toán. Đối với bệnh nhân viện phí, kế toán mở sổ chi tiết theo khoa và nhiều cột theo từng dịch vụ kỹ thuật phát sinh.