7. Kết cấu luận văn
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bệnh viện Đa khoa
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Để tổ chức bộ máy kế toán, điều quan tâm hàng đầu là phải đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ tài chính, kế toán giỏi nghiệp vụ chuyên môn, có tinh thần trách nhiệm, có phẩm chất đạo đức tốt.
Trong quản lý nói chung và trong công tác quản lý tài chính bệnh viện nói riêng thì xây dựng đội ngũ cán bộ tài chính kế toán có trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao được xem là một nhiệm vụ nòng cốt. Phòng tài chính kế toán Bệnh viện Đa khoa Nông nghiệp về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu về mặt chuyên môn và phẩm chất đạo đức nghề nghiệp. Tuy nhiên, với hạn chế công tác đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên cho cán bộ kế toán chưa được quan tâm đúng mức thì tổ chức bộ máy kế toán cần phải hoàn thiện trên các khía cạnh sau:
- Cần xác định rõ trách nhiệm của người làm kế toán trong bộ máy kế toán của Bệnh viện:
+ Thu nhận xử lý thông tin, số liệu kế toán theo nội dung và công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
+ Kiểm tra, giám sát các khoản thu – chi tài chính, các nghiệp vụ thu – nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện, ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
+ Phân tích thông tin số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của bệnh viện.
+ Cung cấp các thông tin số liệu kế toán theo quy định pháp luật.
- Thường xuyên cử các cán bộ, nhân viên phòng Tài chính kế toán đi học, tham gia vào các lớp đào tạo bồi dưỡng kiến thức ngắn hạn, dài hạn, các lớp tập huấn cập nhật các văn bản, chế độ, kiến thức mới trong quản lý. Tạo điều kiện về thời gian và có chính sách hỗ trợ kinh phí đào tạo để các cá nhân tích cực tìm hiểu và tự mình tham gia các khóa đào tạo, nâng cao trình độ của bản thân.
- Phân công, sắp xếp công việc của từng phần hành kế toán phải dựa trên yêu cầu về trình độ chuyên môn,nghiệp vụ của cán bộ. Bố trí nhân sự trong bộ máy kế toán phải phù hợp với năng lực của từng chức danh đã được quy định thống nhất, đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, tạo mối quan hệ chỉ đạo và sự kết hợp giữa các vị trí lao động trong bộ máy của phòng Tài chính – Kế toán.
- Cần phân công xen kẽ các phần hành kế toán của người có kinh nghiệm với cán bộ hợp đồng mới thử việc, người có chuyên môn cao với người có chuyên môn chưa cao để có hướng dẫn, dìu dắt nâng cao nghiệp vụ chuyên môn.
- Thường xuyên tổ chức tập huấn để nâng cao trình độ tin học, trình độ chuyên môn kế toán, phải có kế hoạch thay đổi phần hành, luân phiên giữa
các nhân viên kế toán để tạo điều kiện làm việc linh hoạt hơn, năng động hơn trong lĩnh vực tài chính kế toán của bệnh viện.
- Cán bộ kế toán cần độc lập về nghiệp vụ, chuyên môn các phần hành kế toán cần được phân công nhiệm vụ rõ ràng, không để một bộ phận kiêm quá nhiều công việc, gây chồng chéo trong công tác quản lý và đảm bảo tính ổn định trong công việc, đạt kết quả cao trong nhiệm vụ được giao.
- Cán bộ làm công tác tài chính, kế toán không những phải giỏi nghiệp vụ chuyên môn mà còn phải có phẩm chất đạo đức tốt. Vì vậy công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ tài chính kế toán phải toàn diện về lý luận chính trị, phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn và năng lực thực tiễn.
- Định kỳ phải tổ chức kiểm tra, sát hạch, đánh giá trình độ chuyên môn của từng người lao động. Nếu không đạt yêu cầu thì chuyển sang làm công tác khác phù hợp với khả năng và năng lực.
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng chặt chẽ, khoa học để có thể tuyển dụng được những nhân viên kế toán có đủ năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức tốt.
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức thu nhận, xử lý thông tin kế toán
Chứng từ kế toán là cơ sở của việc ghi sổ kế toán. Vì vậy hệ thống chứng từ kế toán cần đảm bảo đúng quy định của nhà nước nhưng cũng không cứng nhắc, gây phiền hà cho những người đến thanh toán tại phòng tài chính kế toán.
Để hoàn thiện khâu vận dụng hệ thống chứng từ kế toán phòng TCKT nên thiết lập bộ phận một cửa, việc giao nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ theo đúng quy định thì sẽ ký nháy vào chứng từ, chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp kiểm soát lại lần nữa rồi tiến hành ghi sổ kế toán. Quy trình đó sẽ giảm bớt được sai sót trong khâu luân chuyển chứng từ, nếu không hợp lý thì kế toán tổng hợp sẽ hướng dẫn thiết lập chứng từ phù hợp, chính xác với nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Để làm được điều này thì yêu cầu kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán phải là người vững vàng về chuyên môn
nghiệp vụ, làm và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị. Liên quan đến hoạt động khám, chữa bệnh, cần tuân thủ các quy định về lập hóa đơn tài chính nói chung và hóa đơn điện tử nói riêng. Trong đó, thực hiện nghiêm túc thời điểm lập, nội dung và cách thức lập, quy định về chuyển đổi, trình tự luân chuyển, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản. Đặc biệt, nghiên cứu sửa đổi lại cách thức xuất hóa đơn tài chính đối với phần thu viện phí BHYT do cơ quan BHXH chi trả nhằm hài hòa giữa quy định về hóa đơn theo Luật Kế toán với quy định về thanh, quyết toán chi phí KCB BHYT của cơ quan BHXH. Bên cạnh đó, cũng cần chú trọng hơn công tác quảng bá thương hiệu, hình ảnh và xây dựng bộ nhận diện thương hiệu của Bệnh viện trong toàn bộ hệ thống chứng từ, đặc biệt là trên hóa đơn tài chính của Bệnh viện. Bên cạnh đó, tối ưu hóa những ưu việt mà hóa đơn điện tử mang lại bằng cách thay đổi cách thức lưu trữ, đối soát chứng từ phù hợp dựa vào ứng dụng CNTT, thay vì in ra giấy như hiện tại.
Thường xuyên tổ chức họp giao ban giữa các khoa, phòng liên quan đến nghiệp vụ thu, chi như: Phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch tổng hợp, phòng vật tư, khoa khám bệnh... để phổ biến kịp thời sự thay đổi của các quy định về kế toán.
Về việc lập chứng từ kế toán: các kế toán viên phải nâng cao tinh thần trách nhiệm với những chứng từ mình lập về tính chính xác, đặc biệt phải kiểm tra đầy đủ các chữ ký trên chứng từ. Đối với các phiếu thu viện phí, các bộ phận làm chức năng chỉ được tiếp nhận bệnh nhân khi có đầy đủ chữ ký của kế toán viện phí và giấy thu tiền.
Về việc luân chuyển chứng từ: Để hạn chế tình trạng một số chứng từ kế toán khi được chuyển đến phòng tài chính kế toàn không đảm bảo tính kịp thời khách quan, Bệnh viện cần phân nhiệm rõ ràng và xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động của đơn vị mình nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ qua các khâu và đảm bảo thực hiện tốt các chưng năng của kế toán là thu nhân, xử lý
và cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời trong quá trình hoạt động của đơn vị. Về việc lưu trữ chứng từ: do lượng chứng từ hàng ngày phát sinh rất lớn, cần phải tiến hành thanh lọc chứng từ kế toán xác định những chứng từ nào đã đủ thời hạn và theo quy định cần phải hủy bỏ. Chứng từ cần phải phân loại, phân thành các kho riêng, kho để chứng từ thu chi thường xuyên, kho để chứng từ thanh toán bệnh nhân BHYT, kho để chứng từ bệnh nhân viện phí và phải được đánh số theo thứ tự hoặc theo các báo cáo tháng, quý, năm... Bộ tài chính đã ban hành Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng cho các đơn vị HCSN theo Thông tư 107/2017/TT-BTC đã được thay đổi và bổ sung những chứng từ kế toán nhằm phù hợp với đặc điểm hoạt động của các đơn vị và theo hướng giảm bớt số lượng chứng từ thuộc loại mang tính bắt buộc và tăng cường chứng từ mang tính hướng dẫn. Với hệ thống chứng từ hướng dẫn là một giải pháp hiện nay đối với các đơn vị SNCL nói chung và Bệnh viện Xây dựng nói riêng để đáp ứng yêu cầu quản lý và các hoạt động ngày càng phức tạp hơn của đơn vị.
Giảm thiểu các nghiệp vụ chi bằng tiền mặt, đây cũng là các biện pháp tăng cường kiểm tra kế toán vì một nghiệp vụ đồng thời có nhiều bên cùng kiểm tra thì tính chính xác, chuyên nghiệp của nghiệp vụ đó sẽ được nâng cao.
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống hoá thông tin kế toán
Hiện nay, bệnh viện vận dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trong công tác kế toán. Về cơ bản hình thức này phù hợp với điều kiện áp dụng công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán và đây cũng là hình thức có cách ghi chép đơn giản, thích hợp với mọi quy mô và được áp dụng phổ biến ở nhiều quốc gia trên thế giới và là điều kiện thuận lợi để nhanh chóng phù hợp giữa hệ thống kế toán Việt Nam và kế toán quốc tế.
Tuy nhiên phần mềm kế toán đang được áp dụng tại bệnh viện còn nhiều hạn chế, các mẫu sổ chưa đáp ứng yêu cầu chi tiết hóa, cụ thể hóa thông tin kế toán, chưa sửa đổi, bổ sung phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
thông tin cho nhà quản trị ra quyết định, hệ thống sổ kế toán của bệnh viện cũng phải hoàn thiện hơn nữa. Cần bổ sung thêm các nội dung trên một số sổ kế toán chi tiết như Sổ chi tiết phải trả, Sổ chi tiết phải thu cần bổ sung thời hạn thanh toán, Sổ thu viện phí, Sổ chi hoạt động cần theo dõi chi tiết theo từng hoạt động dịch vụ, từng bộ phận... để cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ cũng như tăng cường việc kiểm soát các khoản thanh toán đúng thời hạn và cung cấp thông tin về số nợ của từng người bán, khách hàng.
Để theo dõi chi tiết ấn chỉ các loại để cấp, bệnh viện phải thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán. Thủ kho phải mở Sổ kho theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ, từng loại ấn chỉ cấp và ấn chỉ bán; còn ở phòng tài chính kế toán phải mở Sổ chi tiết ấn chỉ các loại để ghi chép cả về số lượng, giá trị từng thứ, từng loại ấn chỉ nhập, xuất, tồn kho. Định kỳ kế toán phải thực hiện đối chiếu với thủ kho về số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ, từng loại ấn chỉ, nếu có chênh lệch phải báo cáo ngay cho Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị để kịp thời xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý.
Như đã phân tích ở phần hạn chế, việc hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán trước hết phải thiết lập được quy định về mở sổ chi tiết theo đúng quy trình quản lý. Với cách thức hạch toán dựa trên hệ thống tổ hợp tài khoản được thiết kế theo các đoạn mã như trên, thì việc mở sổ chi tiết cho từng đối tượng sẽ không còn là chuyện phức tạp. Nhưng điều quan trọng, Bệnh viện cần phải xác định được danh mục sổ chi tiết bắt buộc phải mở tương ứng với danh mục nội dung quản lý tài chính tại Bệnh viện.
Doanh thu khám, chữa bệnh phải được chi tiết theo: khoa, theo loại hoạt động hay theo từng dịch vụ y tế:
+ Sổ chi tiết thu khám, chữa bệnh theo khoa
+ Sổ chi tiết thu khám chữa bệnh BHYT; không BHYT; KCB theo yêu cầu…
+ Sổ chi tiết doanh thu dịch vụ kỹ thuật A, B, C…
còn phải được chi tiết tương ứng, theo: khoa, theo loại hoạt động hay theo từng dịch vụ y tế:
+ Sổ chi tiết chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động khám, chữa bệnh theo khoa
+ Sổ chi tiết chi phí trực tiếp liên quan đến khám, chữa bệnh BHYT; không BHYT; KCB theo yêu cầu…
+ Sổ chi tiết chi phí trực tiếp cho dịch vụ kỹ thuật A, B, C…
Tài sản cố định cần chi tiết theo nguồn hình thành, hay chi tiết theo phương pháp tính khấu hao hoặc chi tiết theo nhóm tài sản:
+ Sổ chi tiết TSCĐ theo nguồn hình thành + Sổ chi tiết TSCĐ theo phương pháp tính KH + Sổ chi tiết TSCĐ theo nhóm tài sản…
Để nâng cao công tác quản lý tài sản ở bệnh viện ngoài việc mở “Sổ tài sản cố định” theo dõi tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ, kế toán cần mở “Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng”. Sổ này dùng để ghi chép tình hình tăng, giảm TSCĐ và công cụ dụng cụ tại các phòng ban, khoa, bộ phận trong đơn vị, là căn cứ để đối chiếu khi tiến hành kiểm kê, nắm rõ được tình hình tài sản đang sử dụng tại từng bộ phận cụ thể, tình hình mất mát, hư hỏng của các TSCĐ tại bệnh viện.
Để theo dõi chi tiết các khoản đầu tư, góp vốn liên doanh, liên kết, giá trị ghi sổ khoản góp vốn đầu kỳ, các khoản điều chỉnh tăng, giảm trong kỳ và giá trị ghi sổ khoản góp vốn cuối kỳ thì bệnh viện cần sử dụng Sổ chi tiết các khoản đầu tư góp vốn liên doanh, liên kết. Căn cứ ghi sổ là các chứng từ như Biên bản giao nhận TSCĐ, Phiếu thu, Giấy báo Có...
Sổ chi phí quản lý chung dùng cho đơn vị để theo dõi các khoản chi phí chung liên quan đến các hoạt động như hoạt động sự nghiệp, hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác. Căn cứ ghi sổ là các chứng từ kế toán liên quan đến các khoản chi phí quản lý chung như Phiếu chi, Hóa đơn, Giấy báo nợ...
Số liệu thu, chi phải được cập nhật vào sổ kế toán thường xuyên, những chứng từ thu, chi trực tiếp trên phòng kế toán thì phải hạch toán xong mới tiến hành thu chi. Các chứng từ thu viện phí cuối ngày được nộp lên phòng tài chính kế toán thì cần được hạch toán ngay trong ngày hôm sau tránh tình trạng để vài ngày mới hạch toán một lần, dẫn đến số liệu không được phản ánh kịp thời.
Các kế toán viên phải chấp hành quy định về sửa chữa sổ kế toán, khi phát hiện có sai sót không được xóa, thay thế bằng bút toán khác và phải sử dụng bút toán bổ sung: là ghi số âm hoặc hạch toán ngược lại.
Bên cạnh đó, cần quy định rõ thời gian ghi và khóa sổ đối với với từng phần hành kế toán tương ứng với bộ phận kế toán chuyên trách, để đảm bảo khớp đúng thông tin giữa các bộ phận kế toán với nhau. Ví dụ như:
- Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tài khoản tiền gửi cần thực hiện khóa sổ vào cuối mỗi ngày. Cần phải khớp đúng với kế toán thu viện phí
- Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu cần thực hiện khóa sổ vào cuối tháng để tiến hành kiểm tra, đối chiếu với sổ chi tiết chi phí, công nợ với nhà cung cấp…
Kế toán tổng hợp phải thường xuyên đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết, tránh để cuối năm khi lập báo cáo tài chính mới làm sẽ làm thì sẽ không kịp và dẫn đến báo cáo không đảm bảo chất lượng.