7. Kết cấu luận văn
1.3. Nội dung tổ chức kế toán trong các đơnvị sự nghiệp công lập
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Theo Nghiêm Văn Lợi (2015) “Bộ máy kế toán trong một đơn vị là tập hợp các nhân viên kế tốn được tổ chức và phân cơng nhiệm vụ để thực hiện các cơng việc kế tốn. Căn cứ vào đặc điểm hoạt động, đặc điểm quản lý của mỗi doanh nghiệp bộ máy kế toán sẽ được tổ chức phù hợp để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin cho người sử dụng” [10].
Trên cơ sở quan điểm trên, tác giả cho rằng tổ chức bộ máy kế tốn là việc lựa chọn mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn, tổ chức lao động kế toán và xây dựng quy chế hoạt động cho bộ máy kế toán phù hợp sẽ giúp cho hoạt động của doanh nghiệp được vận hành nhịp nhàng.
* Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn
Tổ chức bộ máy kế tốn của đơn vị phải căn cứ vào hình thức tổ chức cơng tác kế tốn (tập trung, phân tán hay hỗn hợp) vào đặc điểm tổ chức và quy mô hoạt động của đơn vị, vào tình hình phân cấp quản lý, khối lượng, tính chất và mức quản lý, cán bộ kế toán. Việc tổ chức, cơ cấu bộ máy kế tốn trong đơn vị có mối quan hệ chặt chẽ với tình hình tổ chức cơng tác kế tốn. Hiện nay trong các đơn vị sự nghiệp công lập việc tổ chức bộ máy kế tốn có thể thực hiện theo các hình thức sau:
- Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung; - Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán; - Mơ hình thức tổ chức bộ máy kế tốn hỗn hợp
1.3.1.1. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung
Sơ đồ 1.1: Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung
Nguồn: [9]
Theo mơ hình này, đơn vị chỉ tổ chức một phịng kế tốn trung tâm. Phịng kế tốn trung tâm thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn của đơn vị, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý hệ thống hóa tồn bộ thơng tin kế toán.
+ Ưu điểm: Số liệu tập trung phục vụ kịp thời cho công tác chỉ đạo chung tồn doanh nghiệp, tránh được tình trạng chậm chễ, thông tin bị báo cáo sai lệch.
+ Nhược điểm: Khối lượng công tác tại phịng kế tốn trung tâm thường lớn, lao động kế toán tại đây nhiều. Các đơn vị phụ thuộc khơng có thơng tin kịp thời cho việc chỉ đạo nghiệp vụ.
1.3.1.2. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán
Theo hình thức này, bộ máy kế tốn được phân thành kế toán trung tâm và kế tốn phụ thuộc. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán được thể hiện qua sơ đồ 1.2:
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Nguồn: [9]
+ Ưu điểm: Đảm bảo tính kịp thời, tính chính xác cao, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp thông tin phục vụ cho nội bộ doanh nghiệp ra quyết định.
+ Nhược điểm: Bộ máy cồng kềnh, phân chia thành nhiều cấp, nhiều bộ phận, không cung cấp thông tin kịp thời ảnh hưởng đến việc ra quyết định cho quản lý.
1.3.1.3. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn hỗn hợp
Theo mơ hình này, chỉ tổ chức một phịng kế tốn trung tâm, nhưng đối với các bộ phận ở xa trung tâm, người quản lý được giao thêm một số công việc của kế tốn như tính lương, theo dõi tài sản, kiểm kê tài sản và thực hiện ghi chép ban đầu ở đơn vị mình phụ trách...
+ Ưu điểm: Khắc phục được một số nhược điểm của 2 mơ hình trên. Mơ hình này được sử dụng nhiều và đem lại hiệu quả cao nếu cơng tác kế tốn được tổ chức hợp lý tại các đơn vị sự nghiệp.
+ Nhược điểm: Bộ máy kế toán cồng kềnh
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp
Nguồn: [9]
Sau khi lựa chọn một trong ba mơ hình tổ chức thích hợp trên, các đơn vị sự nghiệp có thể tổ chức phân cơng cơng việc cụ thể trong bộ máy.
Đối với các kế toán viên: đối với những người làm kế toán tại các đơn
vị sự nghiệp bên cạnh đảm bảo quy định tiêu chuẩn chung về người làm kế tốn cịn phải là những viên chức thuộc biên chế của các cơ quan Nhà nước được tuyển dụng thơng qua hình thức thi tuyển theo quy định hoặc lao động hợp đồng do đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện tuyển dụng.
Đối với người giữ chức danh kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán
Người giữ chức danh kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán tại các đơn vị sự nghiệp bên cạnh đảm bảo các tiêu chuẩn chung về kế tốn trưởng cịn phải là viên chức thuộc biên chế của các cơ quan Nhà nước và thỏa mãn các điều kiện về chính trị.
+ Phân loại lao động kế toán:
Lao động kế tốn làm cơng tác quản lý bao gồm: Trưởng phịng và Phó trưởng phịng Tài chính-Kế tốn, kế tốn trưởng hoặc phụ trách kế toán. Lao động kế tốn thực hiện cơng tác kế tốn (các kế toán phần hành và kế toán
tổng hợp), tùy thuộc vào trình độ và năng lực chuyên mơn nghiệp vụ, kế tốn viên được phân vào ngạch kế toán sau: kế toán viên cao cấp, kế tốn viên chính, kế tốn viên, kế toán viên trung cấp, kế toán viên sơ cấp.
+ Phân cơng lao động kế tốn:
Sau khi xác định, lựa chọn được mơ hình tổ chức thích hợp từ các mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn nêu trên, các đơn vị sự nghiệp có thể tổ chức phân công công việc cụ thể trong bộ máy. Việc phân công nhiệm vụ cho từng cán bộ kế toán dựa trên nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Tại các đơn vị sự nghiệp cơng lập có các phần hành kế toán chủ yếu sau:
+ Kế toán vật tư, tài sản + Kế toán thanh toán
+ Kế tốn các khoản chi và các nguồn kinh phí
+ Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh có nhiệm vụ ghi nhận các khoản thu hoạt động SXKD dịch vụ.
+ Kế toán tổng hợp
Kế toán viên được phân công chịu trách nhiệm một hoặc nhiều phần hành kế toán.
- Xây dựng quy chế hoạt động bộ máy kế toán. Quy chế hoạt động bộ máy kế toán quy định về chế độ thời gian làm việc của bộ máy kế toán, mối liên hệ giữa các lao động kế toán thực hiện cơng tác kế tốn và quan hệ giữa các loại lao động kế toán. Về chế độ thời gian làm việc của bộ máy kế toán: Bộ máy kế tốn có thể được quản lý theo chế độ thời gian làm việc hành chính theo quy định của Nhà nước (nghĩa là 8h/ngày) hoặc quản lý theo khối lượng cơng việc hồn thành. Tuy nhiên, tại các đơn vị sự nghiệp công lập chủ yếu quản lý theo chế độ thời gian làm việc hành chính.
Về mối liên hệ giữa các lao động kế toán thực hiện cơng tác kế tốn: Trong bộ máy kế toán, mỗi kế toán viên phần hành và kế tốn tổng hợp đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng về khối lượng cơng tác kế tốn được giao. Quan hệ giữa các lao động kế tốn phần hành là quan hệ ngang hàng, có
tính chất tác nghiệp, khơng phải quan hệ trên dưới có tính chất chỉ đạo.
Quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế tốn có thể được thể hiện theo một trong ba cách thức tổ chức:
- Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến
- Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu. - Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu chức năng.