7. Kết cấu luận văn
1.3. Nội dung tổ chức kế toán trong các đơnvị sự nghiệp công lập
1.3.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
* Lựa chọn hình thức kế tốn:
Hệ thống sổ kế tốn bao gồm các loại sổ có kết cấu khác nhau và được kết hợp với nhau theo trình tự nhất định để phân loại và tổng hợp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc lập các báo cáo kế tốn.
Việc lựa chọn hình thức sổ kế tốn cũng là một vấn đề rất quan trọng vì nó quyết định nội dung và chất lượng của tồn bộ tổ chức kế tốn, liên quan chặt chẽ đến việc sử dụng hợp lý cán bộ kế tốn của đơn vị. Tùy theo hình thức kế tốn áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của hình thức kế tốn về nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán. Tuỳ vào điều kiện và đặc điểm của đơn vị, các đơn vị SNCL có thể lựa chọn một trong các hình thức kế tốn:
- Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái; - Hình thức kế tốn Nhật ký chung; - Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ;
* Xây dựng hệ thống sổ:
Theo Luật Kế toán quy định tại Điểm 1, Điều 24: “Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán” [18]. Như vậy sổ kế tốn chính là
phương tiện vật chất để thực hiện cơng việc kế tốn. Với đặc điểm đa dạng, phong phú và luôn vận động của đối tượng kế tốn rõ ràng có thể thấy tổ chức
hệ thống sổ kế tốn chính là việc kết hợp các loại sổ sách với nội dung và kết cấu khác nhau trong cùng một q trình hạch tốn theo một trình tự nhất định nhằm rút ra các chỉ tiêu cần thiết cho quản lý kinh tế. Để tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán hợp lý, khoa học, các đơn vị SNCL nhất thiết phải tuân thủ chế độ tổ chức sổ kế toán theo quy định hiện hành.
- Tổ chức mở sổ kế toán
Việc mở sổ kế toán phải đảm bảo các yêu cầu và nguyên tắc cơ bản như: mở sổ đầu niên độ kế toán, phải mở đủ số lượng sổ, loại sổ cần mở theo nội dung, kết cấu và hình thức kế tốn. Sổ phải đầy đủ các nội dung như: tên sổ, ngày tháng năm ghi sổ, số hiệu, ngày tháng năm của chứng từ làm căn cứ ghi sổ, tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số tiền, các chỉ tiêu khác theo yêu cầu quản lý và hạch toán từng đối tượng kế tốn riêng biệt mà mỗi mẫu sổ kế tốn có những chỉ tiêu quản lý và kết cấu riêng.
Trước khi ghi sổ kế tốn, kế tốn cần ghi các thơng tin cần thiết vào đầu trang sổ như: Tên đơn vị, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ sổ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tốn, số trang, đóng dấu giáp lai.
Người ghi sổ phải thực hiện chuyển số dư cuối kỳ từ sổ kế tốn niên độ trước sang dịng số dưđầu kỳ của niên độ sau.
Nếu ghi sổ bằng máy vi tính thì cuối kỳ phải in ra giấy, có chữ ký của người có liên quan và có dấu của đơn vị để lưu trữ.
* Xây dựng quy trình ghi chép trên sổ kế tốn
Tổ chức ghi sổ kế tốn là q trình phản ánh các nghiệp vụ kinh tế trên các chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý vào sổ kế toán. Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi sổ kế toán.
Việc ghi sổ kế tốn có thể ghi thủ cơng hoặc bằng máy vi tính. Việc ghi sổ kế tốn phải đảm bảo đúng kỹ thuật ghi sổ: Phải ghi theo đúng phương pháp; Phải ghi bằng bút mực không phai; Phải ghi rõ ràng, trung thực, liên tục theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, những dịng khơng
dùng phải gạch chéo; Cuối trang phải cộng sổ chuyển sang trang kế tiếp bằng dòng mang sang. Nghiêm cấm việc tẩy xóa để sửa chữa sổ. Nếu ghi sai phải sữa chữa theo đúng phương pháp quy định.
Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên kế tốn nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về nội dung ghi sổ và giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ. Khi có sự thay đổi về nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới.
Với mỗi hình thức ghi sổ kế tốn có cách cách ghi chép khác nhau, cụ thể:
Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái;
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế tốn tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
(a) Tổng số tiền của cột Phát sinh ở Sổ Nhật ký = Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản = Tổng số phát Có của tất cả các tài khoản
(b) Tổng số dư Nợ của các Tài khoản = Tổng số dư Có của các tài khoản Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế tốn Nhật ký chung;
– Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
– Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khoá Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khố sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối số phát sinh” và báo cáo tài chính.
Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ;
Hàng ngày (định kỳ) căn cứ vào chứng từ gốc hợp pháp, tiến hành phân loại, tổng hợp để lập Chứng từ ghi sổ, Sổ Quỹ tiền mặt và Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Căn cứ vào các Chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian sau đó ghi vào Sổ cái các tài khoản để hệ thống hoá nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
Cuối tháng căn cứ Sổ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp số liệu chi tiết. Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa Sổ cái và Bảng tổng hợp số liệu chi tiết. Căn cứ vào Sổ cái các tài khoản lập Bảng cân đối số phát sinh. Căn cứ vào Sổ cái các tài khoản lập Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản và Bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lấy số liệu lập báo cáo kế toán.
Sơ đồ các hình thức ghi sổ được trình bày tại Phụ lục 1.11 (hình thức nhật ký sổ cái), phụ lục 1.12 (hình thức nhật ký chung), phụ lục 1.13 (hình thức chứng từ ghi sổ).
- Tổ chức khóa sổ kế tốn
Kế tốn đơn vị phải khóa sổ kế tốn vào cuối kỳ kế tốn trước khi lập báo cáo tài chính. Tất cả các sổ đơn vị đang sử dụng, kế tốn phải tính ra số phát sinh Nợ, phát sinh Có, số dư cuối kỳ và điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào cuối trang sổ. Việc khóa sổ kế tốn có thể được thực hiện trong một số trường hợp đặc biệt theo quy định của pháp luật như: theo yêu cầu của thanh tra, yêu cầu hợp nhất, sát nhập...
- Tổ chức sửa chữa sổ kế toán
Khi phát hiện sai sót trong ghi sổ kế tốn thì khơng được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo các cách sau (theo điều 27 Luật kế toán) [18]:
thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ số đúng ở phía trên, đồng thời có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
Phương pháp này áp dụng trong trường hợp sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản; Sai sót khơng ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.
Cách ghi số âm: Kế toán viên chữa sổ bằng cách ghi lại số sai bằng bút
đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và có chữ ký của kế toán trưởng vào bên cạnh.
Phương pháp này áp dụng trong trường hợp ghi trùng nghiệp vụ hoặc số ghi sai lớn hơn số ghi đúng; Sai về quan hệ đối ứng; Hoặc phát hiện sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền.
Khi dùng phương pháp này phải lập một “chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng ký xác nhận.
Cách ghi điều chỉnh: Kế toán viên lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm
số chênh lệch cho đúng.
Phương pháp này áp dụng trong trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc bỏ sót khơng cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ.
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi nộp báo cáo tài chính năm cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế tốn năm đó.
Trường hợp phát hiện sai sót sau khi nộp báo cáo tài chính năm cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế tốn năm đã phát hiện sai sót và thuyết minh về việc sửa chữa này.
Đối với các trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính thì việc sửa chữa sổ kế toán theo cách ghi điều chỉnh.
- Tổ chức bảo quản, lưu trữ sổ kế toán
Tổ chức bảo quản, lưu trữ sổ kế toán phải xây dựng được quy trình ghi chép, xử lý, sử dụng và lưu trữ sổ kế toán ở từng khâu, từng nơi, từng bộ phận,
từng cá nhân... gắn với trách nhiệm của họ. Đơn vị cần quy định cụ thể về địa điểm, thời điểm đưa sổ kế toán vào lưu trữ sau khi sử dụng xong. Đồng thời, đơn vị cũng phải quy định thời gian lưu trữ (theo quy định của pháp luật), phân công cá nhân hay bộ phận chịu trách nhiệm về công tác bảo quản, lưu trữ sổ kế toán.
Một số sổ kế toán cần vận dụng tại các đơn vị SNCL bao gồm:
- Sổ quỹ tiền mặt (mẫu số S11-H): Sổ này dùng cho thủ quỹ (hoặc dùng cho kế tốn tiền mặt) để phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị.
- Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (mẫu số S12-H): Sổ này dùng để theo dõi tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí.
- Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí (mẫu số S43-H): Sổ này dùng để tổng hợp tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí Ngân sách cấp theo loại, khoản, nhóm mục hoặc mục để cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo tài chính.
- Sổ chi tiết doanh thu (mẫu số S51-H): Sổ này sử dụng cho đơn vị có hoạt động sản xuất, kinh doanh để theo dõi doanh thu về hoạt động sản xuất, kinh doanh, doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho bên ngồi.
- Sổ chi tiết các khoản thu (mẫu số S52-H): Sổ này dùng để theo dõi các khoản thu sự nghiệp, thu phí, lệ phí, thu theo đơn đặt hàng, thu lãi tiền gửi, thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ và các khoản thu khác phát sinh ở đơn vị và việc xử lý các khoản thu này.
- Sổ chi tiết chi hoạt động (mẫu số S61-H): Sổ này dùng để tập hợp các khoản chi đã sử dụng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị theo nguồn kinh phí bảo đảm và theo từng Loại, Khoản, Nhóm mục, Mục, Tiểu mục của mục lục NSNN nhằm quản lý, kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí và cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo số chi để đề nghị quyết toán.
- Sổ chi tiết chi dự án (mẫu số S6-H): Sổ này dùng để tập hợp tồn bộ chi phí đã sử dụng cho từng dự án nhằm quản lý, kiểm tra tình hình chi tiêu kinh phí dự án và cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo quyết tốn sử dụng kinh phí dự án.
- Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc đầu tư XDCB (mẫu số S63-H): sổ này dùng cho các đơn vị có hoạt động sản xuất, kinh doanh và hoạt động đầu tư XDCB để theo dõi các khoản chi phí phát sinh của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và hoạt động đầu tư XDCB [23].