Trƣởng nhóm(n=31) Thành viên(n=112)
Có 31 (100.0%) 108 (96.4%)
Không 0 3 (2.7%)
Không biết 0 1 (0.9%)
Nguồn: Khảo sát 10-2016
Nhóm thanh niên thƣờng đƣợc chia thành các ban nhƣ ban đối ngoại, ban đối nội, ban chuyên môn, ban truyền thông,... Số lƣợng ban và tên các ban có thể khác nhau giữa các nhóm, tùy theo cách tổ chức hoạt động của từng nhóm. Sự phân công thành viên vào các ban dựa theo năng lực của các thành viên. Lý do của việc phân ban là để dễ phân công công việc. Các trƣởng tiểu ban sẽ phân công nhiệm vụ cho các thành viên dựa trên năng lực, mức độ ý thức công việ và sự đam mê.
Điều này cũng đúng với nhiều nhóm khác khi 100% các bạn trƣởng nhóm tham gia nghiên cứu đều đồng ý là có khi trả lời câu hỏi “Trong nhóm của bạn có sự phân công nhiệm vụ dựa trên điểm mạnh và điểm yếu của mỗi thành viên không?”
Ở nhiều nhóm khác, số tiểu ban có thể nhiều hơn là 4 hoặc 5 ban, bao gồm nhân sự, truyền thông, sự kiện, nội dung, tài chính. Có nhóm lại chia thành các ban sự kiện,
Một nhóm đã hoạt động đƣợc hơn 10 năm, hiện nay đang áp dụng mô hình doanh nghiệm xã hội đƣợc chuyển từ mô hình nhóm thanh niên tình nguyện ban đầu với 5 ban nhóm hoạt động là nhóm chuyên môn, nhóm truyền thông, nhóm nhân sự, nhóm hậu cần và nhóm tổ chức dự án kiêm gây quỹ.
Đa số các nhóm đều tuyển cộng tác viên, đào tạo và thử thách một thời gian từ 3 đến 6 tháng thì mới chuyển thành thành viên nhóm.
Đại đa số các bạn, cả trƣởng nhóm và thành viên đều đồng thuận khi cho rằng việc phân chia thành các nhóm nhỏ chuyên trách sẽ giúp nhóm vận hành hiệu quả và bền vững hơn.
Bảng 3.10. Tác động của việc phân chia thành các nhóm nhỏ chuyên trách đến sự vận hành hiệu quả, bền vững của nhóm
Trƣởng nhóm(n=29) Thành viên(n=108)
Có 27 (93.1%) 104 (96.2%)
Không 2 (6.9%) 2 (1.9%)
Không biết 0 2 (1.9%)
Nguồn: Khảo sát 10-2016
Các thành viên cũng tỏ ra đồng thuận với việc nhóm chia thành các phân ban chuyên môn, vì giúp các thành viên tập trung hơn vào một lĩnh vực.
Dù ý kiến đồng thuận về hiệu quả tích cực của việc phân ban, một trƣởng nhóm trong quá trình phỏng vấn sâu cũng chia sẻ một số thách thức về mặt điều hành khi trong nhóm có nhiều ban chuyên môn. Trên thực tế, việc ganh đua giữa các ban cũng là một điểm mạnh, giúp cho các thành viên luôn mong muốn tự hoàn thiện mình hơn. Tuy nhiên,sựcạnh tranh này cũng tạo ra khó khăn cho trƣởng nhóm khi điều hành hoạt động và dung hoà ý kiến các thành viên để đƣa ra quyết định.
Bảng 3.11. Nhóm phân công nhiệm vụ dựa vào điểm mạnh và điểm yếu của mỗi thành viên Trƣởng nhóm(n = 31) Thành viên(n = 112) Có 31 (100.0%) 101 (90.2%) Không 0 8 (7.1%) Không biết 0 3 (2.7%) Nguồn: Khảo sát 10-2016
Các trƣởng nhóm đều phân công nhiệm vụ dựa trên năng lực, điểm mạnh, điểm yếu của các thành viên (100% trƣởng nhóm đƣợc khảo sát). Tuy nhiên, một số ít thành viên không nhất trí với ý kiến này (7.1%). Một số cách phân công công việc đƣợc các bạn chia sẻ:
Việc phân công công việc trong nhóm khá đơn giản, chủ yếu bằng miệng thông qua các buổi họp, các đợt đào tạo cho thành viên.
Điều này sẽ gây khó khăn cho các nhóm trong việc duy trì ổn định tổ chức, đặc biệt là khi có sự ra đi của một số vị trí chủ chốt.
Xây dựng kế hoạch
Công tác xây dựng kế hoạch hoạt động chung của các nhóm đƣợc cho biết chủ yếu là do trƣởng nhóm và các thành viên nòng cốt chịu trách nhiệm. Bảng sau đây mô tả về vai trò lập kế hoạch của các nhóm.