9.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM TỐN ĐÊM
Hình 62: Menu Night Audit
Để kết thúc công việc của một ngày và chuyển sang ngày mới:
Ở menu chính, nhấn More Options rồi nhấn Night Audit, menu Night Audit hiển thị như trong Hình 62. Từ menu này có thể thực hiện các cơng việc sau:
o Nhập giá phịng, giá phịng và phí dịch vụ.
o Kết thúc doanh thu trong ngày.
o Chuyển ngày của hệ thống sang ngày tiếp theo.
9.2 Ghi giá phòng
Trong menu Night Audit, nhấn 1 hoặc Post Room Tax. Tất cả các phịng có khách
được liệt kê trong một danh sách với số tiền được tính là tiền phịng của đêm nay như trong Hình 63, màn hình Post Room Tax. Nếu ô vuông ở trường Posted đã được đánh dấu có nghĩa là tiền phịng đã được nhập. Kiểm tra lại giá phòng; chọn và nhấn Change
Rate để thay đổi giá phịng trong màn hình Guest Folio. Sau đó nhấn Auto Post; tiền
phịng của tất cả các phòng sẽ được nhập với số tiền kiểm tra. Hoặc bạn có thể chọn một phịng bất kỳ mà bạn muốn rồi nhấn Post, chỉ có tiền phịng của phòng được chọn sẽ được nhập.
Tiền phòng của một ngày trong tương lai cũng có thể được nhập bằng cách chọn một phòng, nhấn Adv Rm Charge rồi chọn ngày.
SSỔ TAY HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
Hình 63: Màn hình Post Room Tax
9.3 Chuyển ngày mới
Sau khi kiểm tra, nhập tiền phòng chúng ta kết thúc hoạt động trong ngày bằng cách nhấn Cut Off hoặc nhấn lệnh 2 trong menu Night Audit. Hộp thoại Cut Off xuất hiện như trong Hình 64.
Hình 64: Hộp thoại Cut Off
SSỔ TAY HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Nhấn Do Cut Off, các thao tác để chuyển ngày mới sẽ lần lượt xuất hiện. Máy tính sẽ dừng lại để yêu cầu bạn chọn giải pháp được gợi ý nếu như vẫn cịn có khách đến, đi trong kế hoạch hoặc có thơng tin phịng sai lệch.
Bạn nên giải quyết các trường hợp đó trước khi chuyển ngày mới.
Nếu cịn có vấn đề gì khác, máy tính cũng sẽ dừng lại để thơng báo cho bạn biết là thao tác chưa được thực hiện. Bạn hãy giải quyết những vấn đề đó rồi thực hiện lại việc chuyển ngày mới.
Khi tất cả các thao tác đã được hồn tất, máy tính sẽ u cầu bạn sao lưu các dữliệu:
Hình 65: Hộp thoại Data BackUp
Các dữ liệu có thể được sao lưu vào băng hoặc đĩa tuỳ theo đặc điểm khách sạn của bạn, sau đó nhấn OK.
Một thơng báo sẽ cho bạn biết việc sao lưu dữ liệu đã hồn tất. Đóng thơng báo đó lại rồi nhấn lệnh 3 hoặc nhấn Close Day. Hình 66 sẽ xuất hiện như dưới đây.
9.4 Kết thúc ngày
Nhấn Do Close Day. Các thao tác để kết thúc ngày sẽ lần lượt được thực hiện giống như khi Cut Off.
Hình 66: Hộp thoại Close Day
Cuối cùng sẽ có một thông báo, và như vậy là ngày tiếp theo đã đến.
SSỔ TAY HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});