6. Kết cấu của đề tài
2.2. Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Doanh nghiệp tư nhân Long Dương
2.2.6. Minh họa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Qua khảo sát 307 nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền của đơn vị, kết quả tác giả tổng hợp qua bảng 2.7:
Bảng 2.7. Kết quả khảo sát các nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp
STT Nghiệp vụ Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
I Nghiệp vụ tăng tiền mặt 25 30 28
1 Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt 20 25 22
2 Khách hàng trả nợ bằng tiền mặt 5 5 6
II Nghiệp vụ giảm tiền mặt 35 40 38
3 Mua hàng hóa,công cụ dụng cụ,vật tư nhập kho bằng tiền mặt
16 18 15
4 Xuất tiền mặt nộp vào tài khoản ngân hàng 12 12 11
5 Chi trả tiền dầu bằng tiền mặt 3 6 7
6 Trả tiền xăng bằng tiền mặt 4 4 5
III Nghiệp vụ giảm tiền gửi ngân hàng 20 24 25
7 Chuyển khoản trả cho người bán 17 20 19
8 Trả lãi vay bằng tiền gửi ngân hàng 3 4 6
IV Nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng 16 14 12
9 Thu tiền bán hàng bằng tiền gửi ngân hàng 13 10 7
10 Nhận tiền vay bằng tiền gửi ngân hàng 3 4 6
Tổng 96 108 103
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Sau đây, tác giả minh họa một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh điển hình trong mẫu nghiên cứu:
Nghiệp vụ 2.1
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 5/12/2018, Bùi Văn Dương giám đốc công ty rút tiền gửi ngân hàng ở Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Yên Lập về nhập quỹ tiền mặt số tiền là 240.000.000 đồng, phí rút tiền là 26.400 đồng. b. Bộ chứng từ nghiệp vụ bao gồm: - Giấy báo nợ (Phụ lục 2). - Phiếu thu số 00213 (Phụ lục 3). c. Bút toán định khoản: 1. Nợ TK 1111: 240.000.000 đồng Có TK 1121: 240.000.000 đồng 2. Nợ TK 6422: 26.400 đồng Có TK 1121: 26.400 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau: Bước 1: Đăng nhập phần mềm đăng nhập hiển thị như Giao diện 1.1
Bước 2: Vào phân hệ Quỹ/tab Thu tiền, chọn chức năng Thêm/ Thu tiền.
Bước 3: Nhập liệu các nội dung liên quan đến nghiệp vụ 2
Bước 4: Chọn lý do chi là rút tiền gửi về nhập quỹ, khai báo thông tin chứng từ, sau đó cất.
Bước 5: Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu thu cần in (giao diện 2.2 )
Nguồn: Tác giả sao chụp từ màn hình máy tính công ty
Giao diện 2.2: Nhập liệu phiếu thu tiền mặt số 00213
e. Sau khi kế toán “Cất” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ cái TK 111 (Phụ lục 18), Sổ Cái TK 112 (Phụ lục 19), các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định (đã trình bày ở mục 2.2.2.3). Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán (kế toán tiền mặt) lưu trữ tại phòng kế toán.
2.6.1.2. Nghiệp vụ giảm tiền mặt
Nghiệp vụ 2.2
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 24/12/2018 Bùi Văn Dương (giám đốc công ty) mang tiền mặt nộp vào Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Yên Lập với số tiền 150.000.000 đồng.
b.Bộ chứng từ nghiệp vụ bao gồm: - Giấy báo có (Phụ lục 4). - Phiếu chi số 00426 (Phụ lục 5). c. Bút toán định khoản: Nợ TK 1121: 150.000.000 đồng Có TK 1111: 150.000.000 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau: Bước 1: Vào phân hệ Quỹ/tab Chi tiền, chọn chức năng Thêm/ Chi tiền.
Bước 2: Nhập liệu các nội dung liên quan đến nghiệp vụ 1
Bước 3: Chọn lý do chi là gửi tiền vào ngân hàng, khai báo thông tin chứng từ, sau đó cất.
Bước 4: Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in (giao diện2.4)
Nguồn: Tác giả sao chụp từ màn hình máy tính công ty
Giao diện 2.3: Nhập liệu phiếu chi tiền mặt số 00426
e. Sau khi kế toán “Cất” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ cái TK 111 (Phụ lục 18), Sổ Cái TK 112 (Phụ lục 19), các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định (đã trình bày ở mục 2.2.2.3). Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán (kế toán tiền mặt) lưu trữ tại phòng kế toán.
Nghiệp vụ 2.3
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 2/12/2018, Doanh nghiệp tư nhân Long Dương mua Xi măng P40 của Công ty TNHH vật liệu xây dựng Trường Thủy
theo hóa đơn số 0000094 mẫu số 01GTKT3/001 với số tiền 19.998.000đ (Giá đã bao gồm cả thuế GTGT 10%). Doanh nghiệp tư nhân Long Dương thanh toán ngay bằng tiền mặt. b. Bộ chứng từ nghiệp vụ bao gồm: - Hóa đơn GTGT số 0000094 (Phụ lục 6). - Phiếu nhập kho số 00137 (Phụ lục 7). - Phiếu chi số 00432 (Phụ lục 8). c. Bút toán định khoản: Nợ TK 152: 18.180.000 đồng Nợ TK 1331: 1.818.000 đồng Có TK 1111: 19.998.000 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau: Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng hóa, dịch vụ, chọn chức năng Thêm\ Chứng từ mua hàng hóa.
Bước 2: Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng là thanh toán ngay.
Bước 3: Khai báo thông tin cho chứng từ mua hàng, sau đó cất.
Bước 4: Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu chứng từ cần in (giao diện2.4)
Nguồn: Tác giả sao chụp từ màn hình máy tính công ty
e. Sau khi kế toán “Cất” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ cái TK 111 (Phụ lục 18), Sổ Cái TK 112 (Phụ lục 19), các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định (đã trình bày ở mục 2.2.2.3). Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán (kế toán tiền mặt) lưu trữ tại phòng kế toán.
Nghiệp vụ 2.4
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 10/12/2018, Doanh nghiệp tư nhân Long Dương mua DO 0.05-II của công ty xăng dầu Phú Thọ dùng cho bộ phận quản lí doanh nghiệp với tổng số tiền thanh toán 3.645.400đ (Giá đã bao gồm thuế GTGT 10%). b. Bộ chứng từ nghiệp vụ bao gồm: - Hóa đơn GTGT số 0163528 (Phụ lục 9) - Phiếu chi số 00316 (Phụ lục 10). c. Bút toán định khoản: Nợ TK 6422: 3.314.000 đồng Nợ TK 1331: 331.400 đồng Có TK 1111: 3.645.400 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau: Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng/tab Mua hàng hóa, dịch vụ, chọn chức năng Thêm/ Chứng từ mua dịch vụ.
Bước 2: Lựa chọn phương thức thanh toán là thanh toán ngay
Bước 3: Xác nhận lập chứng từ kèm hóa đơn, khai báo thông tin cho chứng từ mua hàng, dịch vụ.
Bước 4: Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in (giao diện2.5)
Nguồn: Tác giả sao chụp từ màn hình máy tính công ty
Giao diện 2.5: Nhập liệu phiếu chi tiền mặt số 00316
e. Sau khi kế toán “Cất” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ cái TK 111 (Phụ lục 18), Sổ Cái TK 112 (Phụ lục 19), các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định (đã trình bày ở mục 2.2.2.3). Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán (kế toán tiền mặt) lưu trữ tại phòng kế toán.
Nghiệp vụ 2.5
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 11/12/2018, Doanh nghiệp tư nhân Long Dương mua xăng Ron95-IV của công ty xăng dầu Phú Thọ dùng cho bộ phận sản xuất kinh doanh với tổng số tiền thanh toán 1.138.200đ (Giá đã bao gồm thuế GTGT 10%). b. Bộ chứng từ nghiệp vụ bao gồm: - Hóa đơn GTGT số 0164174 (Phụ lục 11). - Phiếu chi số 00320 (Phụ lục 12). c. Bút toán định khoản: Nợ TK 1541: 1.034.727 đồng
Nợ TK 1331: 103.473 đồng
Có TK 1111: 1.138.200 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau: Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng/tab Mua hàng hóa, dịch vụ, chọn chức năng Thêm/ Chứng từ mua dịch vụ.
Bước 2: Lựa chọn phương thức thanh toán là thanh toán ngay
Bước 3: Xác nhận lập chứng từ kèm hóa đơn, khai báo thông tin cho chứng từ mua hàng, dịch vụ.
Bước 4: Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in (giao diện2.6)
Nguồn: Tác giả sao chụp từ màn hình máy tính công ty
Giao diện 2.6: Nhập liệu phiếu chi tiền mặt số 00320
e. Sau khi kế toán “Cất” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ cái TK 111 (Phụ lục 18), Sổ Cái TK 112 (Phụ lục 19), các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định (đã trình bày ở mục 2.2.2.3). Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán (kế toán tiền mặt) lưu trữ tại phòng kế toán.
2.6.1.3. Nghiệp vụ giảm tiền gửi ngân hàng
Nghiệp vụ 2.6
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 15/12/2018, Doanh nghiệp tư nhân Long Dương mua Đá 2x4 và bột đá của Công ty cổ phần Khoáng Sản Phú Thọ với số tiền 91.081.000đ (Giá đã bao gồm cả thuế GTGT 10%). Doanh nghiệp tư nhân Long Dương trả tiền bằng tiền gửi ngân hàng.
b. Bộ chứng từ nghiệp vụ bao gồm:
- Hóa đơn GTGT đầu vào số 0000521 (Phụ lục 13). - Phiếu nhập kho số 00124 (Phụ lục 14). - Giấy báo nợ ( Phụ lục 15). c. Bút toán định khoản: a. Nợ Tk 152: 82.800.000 đồng Nợ TK 1331: 8.280.000 đồng Có TK 331: 91.081.000 đồng b. Nợ TK 331: 91.081.000 đồng Có TK 1121: 91.081.000 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau: Bước 1: Vào phân hệ Ngân hàng/tab Chi tiền, chọn chức năng Thêm/Trả tiền nhà cung cấp.
Bước 2: Lựa chọn phương thức thanh toán.
Bước 3: Chọn nhà cung cấp đã trả nợ và nhập ngày trả tiền
Nguồn: Tác giả sao chụp từ màn hình máy tính công ty
Giao diện 2.7: Nhập liệu trả tiền nhà cung cấp
Bước 5: Tích chọn chứng từ của nhà cung cấp đã trả nợ.
Bước 6: Nhấn trả tiền => Phần mềm tự động sinh ra chứng từ ủy nhiệm chi. .(Giao diện 2.8)
Nguồn: Tác giả sao chụp từ màn hình máy tính công ty
Giao diện 2.8: Nhập liệu ủy nhiệm chi trả tiền nhà cung cấp
Bước 7: Kiểm tra chứng từ và tài khoản chi tiền
Bước 8: Nhấn cất, chọn chức năng In trên thanh công cụ và chọn mẫu chứng từ cần in.(Giao diện 2.8)
e. Sau khi kế toán “Cất” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ cái TK 111 (Phụ lục 18), Sổ Cái TK 112 (Phụ lục 19), các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định (đã trình bày ở mục 2.2.2.3). Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán (kế toán tiền gửi ngân hàng) lưu trữ tại phòng kế toán.
2.6.1.4. Nghiệp vụ giảm tiền gửi ngân hàng
Nghiệp vụ 2.7
a. Nội dung nghiệp vụ: Ngày 2/12/2018, Doanh nghiệp tư nhân Long Dương bán hàng cho công ty cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Phú Thái với số tiền 59.400.000đ (Giá đã bao gồm thuế GTGT 10%). Công ty cổ phần thương mại và đầu tư xây dựng Phú Thái trả tiền bằng chuyển khoản.
b. Bộ chứng từ nghiệp vụ bao gồm:
- Hóa đơn GTGT đầu ra số 0000151 (Phụ lục 16) - Giấy báo có (Phụ lục 17) c. Bút toán định khoản: 1. Nợ TK 131: 59.400.000 Có TK 511: 54.000.000 Có TK 3331: 5.400.000 2. Nợ TK 112: 59.400.000 đồng Có TK 131: 59.400.000 đồng
d. Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán như sau: Bước 1: Vào phân hệ Ngân hàng/tab Thu tiền, chọn chức năng Thêm/Thu tiền khách hàng.
Bước 3: Chọn khách hàng cần thu tiền và nhập Ngày thu tiền, nhấn Lấy dữ liệu. (Giao diện 2.9)
Bước 4: Nhập số tiền nợ thu được tại mục số tiền, hệ thống sẽ tự động tích chọn các chứng từ công nợ thu được, cập nhập thông tin số tiền thu được vào Số thu.
Bước 5: Nhấn Thu tiền => phần mềm tự động sinh ra chứng từ Thu tiền gửi từ khách hàng, kiểm tra chứng từ thu tiền và chọn tài khaorn ngân hàng thu được tiền.
Bước 6: Nhấn Cất, chọn chức năng In trên tahnh công cụ, sau đó chọn chứng từ thu tiền gửi cần in.(Giao diện 2.10)
Nguồn: Tác giả sao chụp từ màn hình máy tính công ty
Nguồn: Tác giả sao chụp từ màn hình máy tính công ty
Giao diện 2.10: Nhập liệu thu tiền gửi từ khách hàng
e. Sau khi kế toán “Ghi” chứng từ, phần mềm tự động ghi các Sổ cái TK 111 (Phụ lục 18), Sổ Cái TK 112 (Phụ lục 19), các sổ chi tiết và báo cáo kế toán liên quan.
f. Chứng từ kế toán sau khi được in ra, kẹp thành từng tập theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được luân chuyển theo quy định (đã trình bày ở mục 2.2.2.3). Sau đó, chứng từ kế toán được kế toán (kế toán tiền gửi ngân hàng) lưu trữ tại phòng kế toán.