Lập hoặc thu nhận chứng từ
Kiểm tra chứng từ
Sử dụng ghi sổ kế toán
1.2.5.4. Kiểm tra chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán vừa là phương tiện chứa đựng thông tin vừa là phương tiện truyền tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành ở doanh nghiệp. Tổ chức phân công các kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận chứng từ về từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính thuộc phần hành công việc của mình và bắt buộc phải kiểm tra chặt chẽ chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
1.2.5.5. Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải được bảo quản và lưu trữ cẩn thận, tránh những trường hợp hư hỏng, mục nát. Định kỳ, kế toán phải tổ chức việc phân loại và lưu trữ các chứng từ kế toán theo thời gian chứng từ phát sinh và theo loại chứng từ để thuận lợi cho việc tra cứu chứng từ khi cần thiết.
Chứng từ kế toán phải được doanh nghiệp kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Chứng từ kế toán lưu phải là bản chính. Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở cả 2 nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp.
Chứng từ kế toán đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
1.2.6. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán, được sử dụng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống
số hiện có và sự vận động của đối tượng kế toán cụ thể. Trong doanh nghiệp thương mại gồm nhiều đối tượng kế toán khác nhau nên cần phải sử dụng các tài khoản kế toán khác nhau để thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin. Các đối tượng kế toán gồm đối tượng sử dụng thông tin tổng hợp và đối tượng sử dụng thông tin chi tiết. Vì vậy, cần phải có hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết để phản ánh đầy đủ các đối tượng kế toán riêng biệt nhưng có liên quan chặt chẽ với nhau.
Mục đích cơ bản của việc hệ thống tài khoản kế toán là hướng tới việc hệ thống hóa thông tin về tình hình hiện có và sự vân động của các đối tượng kế toán. Khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán cần quan tâm đến việc đáp ứng yêu cầu hệ thống hóa và cung cấp thông tin chi tiết phục vụ công tác quản lý. Vì vậy, xây dựng hệ thống tài khoản kế toán được coi là khâu quan trọng và có ý nghĩa lớn trong việc tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp.
Để đạt được mục đích trên, việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán cần đảm bảo tốt các yêu cầu cơ bản dưới đây:
- Hệ thống tài khoản kế toán phải đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh một cách khách quan về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phù hợp với mỗi lĩnh vực mà doanh nghiệp hoạt động;
- Hệ thống tài khoản kế toán phải đảm bảo việc ghi chép kế toán tuân thủ Luật Kế toán, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán và các quy định của pháp luật. Đồng thời, đảm bảo việc ghi chép chi tiết phục vụ yêu cầu quản trị của các nhà quản trị trong doanh nghiệp;
- Hệ thống tài khoản kế toán phải đảm bảo cho kế toán trong việc tổng hợp và cung cấp các thông tin cho người sử dụng cũng như đảm bảo phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, kiểm soát trong nội bộ doanh nghiệp và các cơ quan chức năng của nhà nước như cơ quan kiểm toán, ngân hàng...
- Hệ thống tài khoản kế toán phải đảm bảo thuận lợi cho việc mã hóa thông tin khi áp dụng các phần mềm kế toán trong công tác kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán vốn bằng tiền ở các doanh nghiệp Việt Nam thường sử dụng theo thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc thông tư 200/2014/TT- BTC.
1.2.7. Tổ chức hạch toán kế toán
1.2.7.1. Tổ chức hạch toán kế toán tiền mặt
Để hạch toán tiền mặt tại quỹ kế toán sử dụng TK 111 “Tiền mặt”.
Bộ Tài chính (2016) quy định kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 111 như sau:
Bên Nợ:
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ,
- Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê
- Chênh lệch tỉ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền mặt là ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỉ giá ngoại tệ tăng so với tỉ giá ghi sổ kế toán).
Bên Có:
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ xuất quỹ
- Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê
- Chênh lệch tỉ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền mặt là ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỉ giá ngoại tệ giảm so với tỉ giá ghi sổ kế toán).
Số dư bên Nợ: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo.
Tài khoản 111- Tiền mặt, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
- Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỉ giá và số dư ngoai tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán.
Nguồn: [1]