6. Kết cấu của đề tài
2.2. Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Doanh nghiệp tư nhân Long Dương
2.2.1. Đặc điểm quản lý vốn bằng tiền tại doanh nghiệp
Doanh nghiệp tư nhân Long Dương là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đa dạng, để hoạt động sản xuất kinh doanh được thuận lợi, không bị gián đoạn, đảm bảo kịp tiến độ, doanh nghiệp tư nhân Long Dương luôn có một lượng vốn nhất định. Vốn lưu động chiếm tỷ lệ tương đối lớn trong cơ cấu vốn của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là một bộ phận vốn lưu động rất quan trọng bởi vì vốn bằng tiền có thể sử dụng trực tiếp để chi trả những khoản mua sắm, trả lương cho người lao động và chi trả các khoản chi phí bằng tiền khác.
Cơ cấu vốn bằng tiền tại doanh nghiệp tư nhân Long Dương bao gồm tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp và tiền gửi ngân hàng (doanh nghiệp không phát sinh
tiền đang chuyển). Kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi các khoản tiền này. Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp. Tiền gửi là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng.
Việc thu, chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu, lệnh chi; lệnh thu, lệnh chi phải có chữ ký của lãnh đạo doanh nghiệp và kế toán trưởng, trên cơ sở lệnh thu, lệnh chi kế toán tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi.
Căn cứ để hạch toán tiền gửi ngân hàng là các giấy báo nợ, giấy báo có hoặc sao kê tài khoản ngân hàng kèm theo chứng từ gốc là ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi…
Hiện tại doanh nghiệp mở tài khoản tại Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Yên Lập. Giao dịch trong doanh nghiệp chủ yếu thông qua ngân hàng này.
Về kế toán tiền mặt tại doanh nghiệp, doanh nghiệp chưa có một mức tiền mặt tại quỹ cụ thể.
2.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán
2.2.2.1. Xây dựng danh mục chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Hệ thống chứng từ kế toán vốn bằng tiền được sử dụng trong doanh nghiệp tư nhân Long Dương được xây dựng phù hợp với quy định của thông tư 133/2016/TT-BTC. Các chứng từ được doanh nghiệp thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Qua quá trình khảo sát 307 nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền, tác giả đã tập hợp được danh mục chứng từ theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh điển hình, được thể hiện chi tiết qua Bảng 2.4.
Bảng 2.4. Danh mục chứng từ phân theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp tư nhân Long Dương
Stt Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ
I Nghiệp vụ tăng tiền mặt
1 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt - Giấy báo nợ - Phiếu thu
2 Khách hàng trả nợ bằng tiền mặt - Hóa đơn GTGT - Phiếu thu
II Nghiệp vụ giảm tiền mặt
3 Mua hàng hóa, công cụ dụng cụ, vật tư nhập kho bằng tiền mặt
- Hóa đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Phiếu chi
4 Xuất tiền mặt nộp vào tài khoản ngân hàng - Phiếu chi - Giấy báo có 5 Chi trả tiền dầu bằng tiền mặt - Hóa đơn GTGT
- Phiếu chi
6 Trả tiền xăng bằng tiền mặt - Hóa đơn GTGT - Phiếu chi
III Nghiệp vụ giảm tiền gửi ngân hàng
7 Chuyển khoản trả cho người bán - Hóa đơn GTGT - Giấy báo nợ - Phiếu nhập kho 8 Trả lãi vay bằng tiền gửi ngân hàng - Hóa đơn GTGT
- Giấy báo nợ
IV Nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng
9 Thu tiền bán hàng bằng tiền gửi ngân hàng - Hóa đơn GTGT - Giấy báo có 10 Nhận tiền vay bằng tiền gửi ngân hàng - Giấy báo có
2.2.2.2. Lập chứng từ kế toán
- Chứng từ kế toán tiền mặt:
Tại doanh nghiệp, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo sự phân công và chỉ đạo của kế toán trưởng, các kế toán phần hành xác định loại chứng từ phù hợp với nghiệp vụ, kế toán lập chứng từ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh .Sau khi lập chứng từ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán in phiếu ra (phiếu thu, phiếu chi,...) lưu cùng với chứng từ gốc đi kèm của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đó. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được phản ánh bằng đồng Việt Nam.
Khi phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt bộ phận kế toán thanh toán lập phiếu thu hoặc phiếu chi. Các chứng từ này được giám đốc hoặc kế toán trưởng duyệt là cơ sở để thủ quỹ thu, chi tiền mặt, vào sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán thanh toán để ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết có liên quan.
Đối với chứng từ kế toán tiền gửi ngân hàng, doanh nghiệp sử dụng chứng từ: giấy báo nợ, giấy báo có. Đây là các chứng sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tăng, giảm tiền gửi của doanh nghiệp. Khi phát sinh nghiệp vụ thu, chi tiền gửi bộ phận kế toán tổng hợp căn cứ để lập giấy báo nợ hoặc giấy báo có làm 2 bản (1 bản kế toán giữ, 1 bản đưa cho người thu, chi tiền) và chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính. Về mặt cơ bản các chứng từ này chủ yếu được lập trên máy vi tính
Như vậy, công tác lập chứng từ nhìn chung đã đạt những yêu cầu của chế độ kế toán. Các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp, đúng biểu mẫu quy định, phản ánh được đầy đủ các yếu tố nội dung ghi chép của chứng từ kế toán. Tuy nhiên, việc vận dụng hệ thống chứng từ kế toán còn chưa khoa học thiếu nội dung, nội dung ghi chép của chứng từ còn viết tắt làm mất đi tính rõ ràng của chứng từ kế toán, chưa điền đầy đủ thông tin hoặc lập còn thiếu chính xác.
2.2.2.3. Luân chuyển chứng từ kế toán
Kế toán trưởng có trách nhiệm xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ với mục tiêu chứng từ kế toán cần được phản ánh kịp thời và qua ít khâu trung gian nhất.
Qua khảo sát cho thấy, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ kế toán được lập hoặc thu nhận từ bên ngoài sau đó được chuyển đến bộ phận kế toán của công ty. Chứng từ sẽ được kiểm tra và sử dụng làm căn cứ ghi sổ cuối cùng thì được lưu trữ và bảo quản và sau khi hết thời gian lưu trữ theo quy định với từng loại chứng từ thì sẽ được hủy.
(1) Quá trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt:
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Sơ đồ 2.5. Quá trình luân chuyển thu tiền mặt tại doanh nghiệp
Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Lập phiếu thu Người nộp Kí và duyệt thu Kế toán trưởng Đề nghị nộp Nhận phiếu thu và thu Ghi sổ Ghi sổ kế toán tiền mặt Nhận lại phiếu thu Ký phiếu thu và nộp tiền
Bước 1: Nhân viên sau khi bán hàng thu được tiền mặt, thu nợ khách hàng, hoàn tạm ứng... sẽ phát sinh đề nghị nộp tiền cho kế toán tổng hợp.
Bước 2: Kế toán tổng hợp sau khi nhận được đề nghị nộp tiền từ nhân viên đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền mặt, sau đó chuyển cho kế toán trưởng.
Bước 3: Kế toán trưởng sau khi nhận được Phiếu thu sẽ xét duyệt và ký rồi chuyển cho kế toán.
Bước 4: Kế toán nhận lại phiếu thu sau đó chuyển cho người nộp. Bước 5: Người nộp ký vào phiếu thu và nộp tiền.
Bước 6: Thủ quỹ nhận lại phiếu thu và thu tiền của người nộp. Bước 7: Thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ.
Bước 8: Kế toán ghi sổ kế toán tiền mặt.
(2) Quá trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt:
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Sơ đồ 2.6. Quá trình luân chuyển chi tiền mặt tại doanh nghiệp
Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Lập phiếu chi Người đề nghị chi tiền Kí và duyệt chi Kế toán trưởng Lập giấy đề nghị chi tiền Nhận phiếu chi Xuất tiền Ghi sổ quỹ Nhận phiếu chi Nhận tiền và ký phiếu chi Giám đốc Ghi sổ kế toán tiền mặt Ký phiếu chi
Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu mua hàng, vật tư, TSCĐ hoặc thanh toán tiền công tác phí cho nhân viên,… Người có nhu cầu sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng, sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp.
Bước 2: Kế toán tổng hợp sau khi nhận được giấy đề nghị tạm ứng sẽ tiến hành lập phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trưởng.
Bước 3: Sau khi nhận được phiếu chi, kế toán trưởng ký duyệt chi.
+ Trường hợp 1: Nếu kế toán trưởng đồng ý duyệt chi, chứng từ sẽ được chuyển cho giám đốc và chuyển sang Bước 4.
+ Trường hợp 2: Nếu kế toán trưởng không đồng ý duyệt chi thì quay về Bước 2.
Bước 4: Sau khi nhận được phiếu chi từ kế toán trưởng, Giám đốc sẽ ký phiếu chi và chuyển lại cho kế toán tổng hợp.
Bước 5: Kế toán tổng hợp nhận lại phiếu chi và chuyển phiếu chi cho Thủ quỹ.
Bước 6: Thủ quỹ nhận phiếu chi.
Bước 7: Thủ quỹ xuất tiền sau đó chuyển cho người đề nghị chi.
Bước 8: Người đề nghị nhận tiền và ký vào phiếu chi, sau đó chuyển phiếu lại cho thủ quỹ.
Bước 9: Thủ quỹ nhận lại phiếu chi và tiến hành ghi sổ quỹ, sau đó chuyển phiếu chi lại cho kế toán tổng hợp,
Bước 10: Kế toán tổng hợp nhận phiếu chi và tiến hành ghi sổ kế toán tiền mặt.
(3) Quy trình tăng tiền gửi ngân hàng
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Sơ đồ 2.7. Quá trình luân chuyển tăng tiền gửi ngân hàng
Bước 1: Ngân hàng nhận được tiền gửi của doanh nghiệp, tiền thanh toán nợ của khách hàng chuyển qua ngân hàng,…
Bước 2: Sau khi nhận được tiền, ngân hàng tiến hành lập ủy nhiệm chi và chuyển ủy nhiệm chi cho kế toán tổng hợp của doanh nghiệp.
Bước 3: Kế toán tổng hợp của doanh nghiệp nhận đượcủy nhiệm chi. Bước 4: Sau khi nhận được ủy nhiệm chi, kế toán tổng hợp lập giấy báo có, sau đó chuyển giấy báo có cho kế toán trưởng.
Bước 5: Sau khi nhận được giấy báo có kế toán trưởng ký và duyệt thu, sau đó chuyển chứng từ lại cho kế toán tổng hợp.
Bước 6: Kế toán tổng hợp sau khi nhận lại chứng từ sẽ tiến hành ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng.
Ngân hàng Nhận Nhận ủy nhiệm chi Lập ủy nhiệm chi Kế toán tổng hợp (Tại doanh nghiệp)
Kế toán trưởng (Tại doanh nghiệp)
Lập giấy báo có Ký và duyệt thu
(4) Quy trình giảm tiền gửi ngân hàng:
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Sơ đồ 2.8: Quá trình luân chuyển giảm tiền gửi ngân hàng
Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu chi trả tiền mua hàng, TSCĐ…thông qua ngân hàng, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành lập lệnh chi tiền sau đó gửi cho kế toán trưởng.
Bước 2: Kế toán trưởng sau khi nhận được chứng từ sẽ tiến hành ký và duyệt chi, sau đó chuyển chứng từ cho giám đốc.
+ Trường hợp 1: Nếu kế toán trưởng đồng ý chi => chuyển sang Bước 3 + Trường hợp 2: Nếu kế toán trưởng không đồng ý chi => quay về Bước 1
Kế toán trưởng Ngân hàng Ký và duyệt chi Giám đốc Lập lệnh chi Kế toán tổng hợp (tại doanh nghiệp)
Ký lệnh chi
Nhận lệnh
Thực hiện lệnh chi
Lập giấy báo
Ghi sổ kế toán tiền gửi
Bước 3: Giám đốc sau khi nhận được chứng từ sẽ ký và chuyển lại cho bộ phận kế toán mang ra ngân hàng.
Bước 4: Ngân hàng nhận lệnh chi tiền.
Bước 5: Ngân hàng thực hiện lệnh chi theo lệnh chi tiền.
Bước 6: Ngân hàng lập xác nhận vào lệnh chi tiến hành chi tiền và chuyển lại lệnh chi cho kế toán tổng hợp của doanh nghiệp.
Bước 7: Kế toán tổng hợp nhận được lệnh chi đã được xác nhận của ngân hàng.
Bước 8: Kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng. Như vậy, quy trình luân chuyển chứng từ kế toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp khá chặt chẽ đảm bảo được các khâu trung gian. Tuy nhiên, các chứng từ chưa thống nhất giữa các kỳ với nhau, chưa áp dụng chứng từ điện tử, quy trình luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp chưa hợp lý và chưa khoa học còn tình trạng trùng chéo gây nên sự kéo dài thời gian cập nhật vào sổ kế toán.
2.2.2.4. Kiểm tra chứng từ kế toán
Doanh nghiệp đã quan tâm đến công tác kiểm tra chứng từ trước khi ghi sổ kế toán, đảm bảo chứng từ đầy đủ yếu tố và đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Đa số các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều được bộ phận kế toán kiểm tra và xác minh tính trung thực, hợp pháp, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Nhân viên kế toán có trách nhiệm kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ cũng như kiểm tra nội dung nghiệp vụ của chứng từ, kiểm tra các chỉ tiêu về giá trị, khối lượng, số lượng trên chứng từ. Việc kiểm tra chứng từ được thực hiện ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm ngăn ngừa những sai phạm để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán.
Doanh nhiệp tư nhân Long Dương đã kiểm tra chứng từ một cách nghiêm túc, cẩn trọng, kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của các số liệu kế toán trước khi ghi sổ. Tuy nhiên, còn một số chứng từ sai phạm về hình thức và nội dung của chứng
từ thiếu chữ kí, bị tẩy xóa có những khoản mục chưa đảm bảo tính hợp lý về định mức, không phát hiện kịp thời.
2.2.2.5. Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán
Đối với các chứng từ trong năm tài chính hiện hành, hầu hết được bảo quản tại tủ hồ sơ của phòng kế toán.
Chứng từ kế toán ở doanh nghiệp tư nhân Long Dương được đánh số và sắp xếp theo thứ tự, đóng thành từng tập và được lưu trữ tại phòng kế toán. Hiện nay, doanh nghiệp chưa có phòng lưu trữ dữ liệu mà doanh nghiệp tiến hành lưu trữ dữ liệu tại phòng kế toán.
Các chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán thì phải lưu trữ tối thiểu 5 năm.
Các chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thì phải lưu trữ tối thiểu 10 năm
Khi các chứng từ kế toán hết thời hạn lưu trữ, doanh nghiệp thực hiện tiêu hủy chứng từ.
Tuy nhiên, công tác tổ chức vận dụng chứng từ và ghi chép ban đầu ở doanh nghiệp còn nhiều hạn chế như việc lập chứng từ chưa đúng quy định, thiếu chỉ tiêu, nội dung ghi chép chưa phù hợp, luân chuyển chứng từ chưa khoa học, hợp lý và nhiều tài liệu, chứng từ quá hạn nhưng chưa tiêu hủy.
Việc cung cấp thông tin, tài liệu kế toán cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền luôn được sự đồng ý của Giám đốc, trường hợp có vướng mắc, kế toán phải xin ý kiến cấp trên, Giám đốc doanh nghiệp.
Người được giao nhiệm vụ quản lý, bảo quản tài liệu kế toán lưu trữ chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự mất mát, hư hỏng về tài liệu kế toán đang lưu