Với hình thức kế toán trên máy vi tính, căn cứ vào các chứng từ, nghiệp vụ phát sinh, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm cài trên máy vi tính. Tùy thuộc vào tính chất của nghiệp vụ phát sinh, kế toán vào phân hệ tương ứng được thiết lập
trong phần mềm để nhập liệu. Chương trình được thiết lập sẵn theo quy định hiện hành về kế toán sẽ tự động vào sổ đối với các dữ liệu được nhập.
Cuối kỳ báo cáo, kế toán viên tiến hành việc kiểm tra, đối chiếu và tiến hành kết xuất các báo cáo, sổ cái, sổ chi tiết… Phần mềm kế toán thường có thể xuất ra đầy đủ các loại sổ thuộc các hình thức kế toán. Hiện tại, công ty in kết xuất các loại sổ sách theo hình thức Nhật ký chung.
2.2. Thực trạng kế toán thanh toán tại công ty cổ phần tập đoàn định giá
DATC
2.2.1. Đặc điểm kế toán thanh toán tại công ty
- Thanh toán với khách hàng
Đối với từng khách hàng công ty có những hình thức chính sách thu hồi nợ khác nhau, tuỳ thuộc vào đặc điểm từng khách hàng:
+ Đối với khách lẻ, công ty yêu cầu khách trả tiền ngay hoặc trả trước một khoản bằng tiền mặt hoặc tiền gửi, khi thanh toán xong sẽ có phiếu thu trong từng điều kiện kinh doanh, khi thanh toán bằng sec, chuyển khoản người thụ hưởng phải phát hành hóa đơn có chữ ký con dấu đầy đủ.
+ Đối với khách hàng thân thiết, có quan hệ lâu năm công ty thường áp dụng chính sách trả chậm trong một khoảng thời gian nhất định do hai bên thoả thuận trong hợp đồng kinh tế.
+ Đối với nghiệp vụ có giá trị trên 20.000.000 công ty áp dụng thu bằng tiền gửi ngân hàng hoặc thu bằng tiền mặt.
- Thanh toán với nhà cung cấp
+ Hầu hết công ty thanh toán theo hình thức trả chậm và thỏa thuận trong bao lâu sẽ trả, kế toán phải theo dõi chi tiết công nợ gắn với mỗi nhà cung cấp như trong hợp đồng.
+ Mọi hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên theo thoả thuận thanh toán bằng chuyển khoản.
+ Trường hợp thanh toán bằng thẻ tín dụng, yêu cầu về chứng từ thanh toán được áp dụng như với thanh toán tiền mặt.
2.2.2. Kế toán các khoản phải thu với khách hàng
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ sau để hạch toán doanh thu cung cấp dịch vụ - Hợp đồng kinh tế
- Hóa đơn giá trị gia tăng ( Mẫu số 01GKT3/001) - Phiếu thu (01-TT)
- Phiếu chi (02-TT)
- Giấy báo có của ngân hàng - Giấy báo nợ của ngân hàng
- Và một số chứng từ khác liên quan
2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Nếu khách hàng thanh toán ngay, công ty sử dụng tài khoản 111, 112 để theo dõi hạch toán tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ. Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền Việt Nam, ngoại tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ.
- Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ,... theo quy định về chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.
- Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
- Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
Nếu trường hợp khách hàng thanh toán chậm hoặc ứng trước công ty sử dụng tài khoản 131- Tài khoản phải thu của khách hàng
Các khoản phải thu của khách hàng kế toán thanh toán của doanh nghiệp theo dõi chi tiết từng đối tượng khách hàng, theo khoản nợ và từng lần thanh toán.
Cụ thể ở doanh nghiệp những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có dư nợ lớn thì định kỳ cần phải tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh. đã thu hồi và số còn nợ, nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản. Phân loại nợ: nợ đúng hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi có thể trích lập dự phòng hoặc có những biện pháp với những khoản nợ không đòi được.
2.2.2.3. Sổ sách kế toán sử dụng
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cái TK 111, TK 112, TK 131
- Sổ chi tiết tài khoản 131 theo từng đối tượng khách hàng
2.2.2.4. Phương pháp hạch toán
Công ty thực hiện việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng khi khách hàng mua hàng tại công ty. Trên cơ sở các chứng từ về thanh toán với khách hàng, kế toán thanh toán sẽ tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán MISA, kế toán chọn phân hệ: