Sổ nhật ký bán hàng: Kế toán chọn “Báo cáo” → “Danh sách báo cáo” → “Sổ nhật ký bán hàng” → “Xem”→ Chọn kỳ báo từ ngày 01/11/2019 đến
ngày 31/12/2019 → <<Đồng ý>>
Hình 2.10: Trích giao diện sổ cái TK 112
2.2.3. Kế toán thanh toán với nhà cung cấp 2.2.3.1. Chứng từ sử dụng 2.2.3.1. Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng kinh tế
- Hoá đơn giá trị gia tăng
- Giấy báo nợ của ngấn hàng ( sec tiền mặt. séc chhuyển khoản. uỷ nhiệm chi. lệnh chi…)
- Biên bản đối chiếu công nợ - Biên bản bù trừ công nợ
2.2.3.4. Phương pháp hạch toán
Khi phát sinh nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc tiến hành ghi sổ chi tiết TK 331 được mở riêng cho từng nhà cung
cấp, đồng thời vào sổ nhật ký chung. Cuối kỳ kế toán so sánh số liệu trên sổ chi tiết để tiến hành vào sổ cái TK 331.
mua hàng → hoá đơn → thêm sau đó nhập đủ thông tin theo yêu cầu của
phần mềm. Sau khi nhập liệu xong kế toán chọn “cất”. Máy tính sẽ tự động vào số liệu và các sổ liên quan.
Sơ đồ 2.5: Quy trình mua hàng trên phần mềm kế toán Misa
Kế toán thanh toán phải theo dõi công nợ từng người mua, từng lần phát sinh nợ và mở đủ chi tiết công nợ để theo dõi chi tiết các khoản công nợ với người bán. Tất cả các trường hợp bán chịu khách hàng ứng tiền trước hay trả tiền ngay đều được hoạch toán qua tài khoản
Nghiệp vụ 1: Ngày 05/01/2019 công ty mua nguyên vật liệu của công ty TNHH
CMC Trường Giang theo hóa đơn số 0000112. Tổng giá đã bao gồm thuế ( Thuế 10%) là 25.905.000đ. Công ty thanh toán bằng chuyển khoản.
Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ trên: Hóa đơn GTGT số 0000112
Trình tự hạch toán như sau:
Quy trình nhập liệu trên máy tính như sau: Bước1: Kế toán vào phần mềm kế toán Misa.
Bước 2: Kế toán căn cứ vào các chứng từ xác định tài khoản nợ, tài khoản có, từ giao diện tổng hợp của phần mềm kế toán máy chọn phân hệ ”Mua hàng “→ “Chứng từ mua hàng” -> “ Hóa đơn” Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu. Ta chọn phân hệ thanh toán thanh toán ngay bằng uỷ nhiệm chi, và tích vào phần mua hàng.
Bước 3: Khi ta nhập thông tin như sau:
- Diễn giải: Mua hàng của công ty TNHH CMC Trường Giang theo hoá đơn 0000112
- Khai báo thông tin về chứng từ như: + Hoá đơn GTGT
+ Ngày chứng từ: 05/01/2019 + Ngày hạch toán 05/01/2019
Các thông tin chứng từ sẽ do máy tính tự cập nhập. - Khai báo thông tin về hoá đơn:
+ Loại hoá đơn: Hoá đơn GTGT
+ Ngày hoá đơn: 05/01/2019 Trong trang hàng tiền khai báo:
+ TK nợ: 642 + Số lượng: 1
+ TK Có: 331 + thành tiền: 45.500.000
Bước 4: Sau khi nhập xong các thông tin cần thiết nhấn nút “ Cất” -Khai báo thông tin về chứng từ như:
+ Ngày chứng từ: 05/01/2019 + Ngày hạch toán: 05/01/2019
Toàn bộ các thông tin về chứng từ trên sẽ do máy tính tự động cập nhật vào ủy nhiệm chi và hóa đơn.
- Phần “Ủy nhiệm chi” chọn tài khoản chi là: 2700201005808 - Khai báo thông tin về hoá đơn:
+ Loại hoá đơn: Hoá đơn GTGT
+ Ngày hoá đơn: 01/05/2019 + Số hoá đơn: 0000112 Trong trang hàng tiền khai báo:
+ Mã hàng: A4 PG65 A5 KING70 ONE4XANH MK4TRUNG X.XI 3 + Số lượng: 100 100 100 100 100 + TK Nợ: 642 + TK Có: 1121 + Thành tiền: 23.550.000
Trong mục thuế khai báo: + Thuế suất: 10%
+ TK thuế: 1331
Bước 3: Nhấn nút <<Cất>> trên thanh công cụ để lưu.
Nghiệp vụ 2: Ngày 28 tháng 5 năm 2019, công ty cổ phần tập đoàn định
giá DATC mua hàng tại chi nhánh công ty bán lẻ kỹ thuật số FPT Hà Nội. Trị giá đơn hàng 49.500.000 đồng. Đã bao gồm thuế GTGT 10%. Công ty thanh toán vào tháng sau.
Hoá đơn GTGT (Phụ lục 12)
Quy trình nhập liệu trên máy tính như sau: Bước1: Kế toán vào phần mềm kế toán misa.
Bước 2: Kế toán căn cứ vào các chứng từ xác định tài khoản Nợ. tài khoản Có. từ giao diện tổng hợp của phần mềm kế toán máy chọn phân hệ ”Mua hàng “→ “Chứng từ mua hàng” -> “ Hóa đơn” Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu. Ta chọn phân hệ thanh toán thanh toán ngay bằng uỷ nhiệm chi, và tích vào phần lập kèm hóa đơn.
Bước 3: Khi ta nhập thông tin như sau: - Diễn giải: Mua mua máy tính tại FPT shop - Khai báo thông tin về chứng từ như:
+ Hoá đơn GTGT
+ Ngày chứng từ: 28/05/2019 + Ngày hạch toán: 28/05/2019
Các thông tin chứng từ sẽ do máy tính tự cập nhập. - Khai báo thông tin về hoá đơn:
+ Loại hoá đơn: Hoá đơn GTGT
+ Ngày hoá đơn: 28/05/2019 Trong trang hàng tiền khai báo:
+ Mã hàng: MTXT + TK Có: 1121 + Số lượng: 1
+ TK Nợ: 642 - + Thành tiền: 45.500.000
Bước 4: Sau khi nhập xong các thông tin cần thiết nhấn nút “ Cất”
Ví dụ 3: Ngày 01/12/2019, công ty thanh toán tiền dịch vụ FTTH của tập đoàn
viễn thông quân đội. Số tiền trên hoá đơn trị giá 220.000 đồng, giá đã bao gồm thuế GTGT (thuế 10%).
Công ty chịu nợ.
Ngày 03/12/2019, công ty chuyển khoản thanh toán số tiền trên, Hoá đơn GTGT ( Phụ lục 13), giấy nộp tiền ngân hàng ( Phụ lục 14)
Hình 2.12: Giao diện chứng từ mua hàng
Quy trình nhập liệu trên máy tính như sau: Bước1: Kế toán vào phần mềm kế toán Misa.
Bước 2: Kế toán căn cứ vào các chứng từ xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có, từ giao diện tổng hợp của phần mềm kế toán máy chọn phân hệ ”Mua hàng “→ “Chứng từ bán hàng” -> “ Hóa đơn bán hàng” Máy tính sẽ hiển thị giao diện
nhập dữ liệu. Ta chọn phân hệ chưa thanh toán, và tích vào phần lập kèm hóa đơn. Bước 3: Khi ta nhập thông tin như sau:
- Diễn giải: Mua dịch vụ FTTH từ tập đoàn viễn thông quân đội - Khai báo thông tin về chứng từ như:
+ Hoá đơn GTGT
+ Ngày chứng từ: 01/12/2019 + Ngày hạch toán: 01/12/2019
Các thông tin chứng từ sẽ do máy tính tự cập nhập. - Khai báo thông tin về hoá đơn:
+ Loại hoá đơn: Hoá đơn GTGT
+ Ngày hoá đơn: 01/12/2019 Trong trang hàng tiền khai báo:
+ Mã hàng: DV FTTH + TK Nợ: 642 + Số lượng: 1
+ TK Có: 331 + thành tiền: 200.000
Bước 4: Sau khi nhập xong các thông tin cần thiết nhấn nút “ Cất”
Hình 2.13: Giao diện thuế GTGT
Ngày 03/12, sau khi thanh toán cho nhà cung cấp xong kế toán vào phần “ Ngân hàng”→ “Uỷ nhiệm chi”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
Bước1: Kế toán vào phần mềm kế toán Misa.
Bước 2: Kế toán căn cứ vào các chứng từ xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có, từ giao diện tổng hợp của phần mềm kế toán máy chọn phân hệ ”Ngân hàng “→
“Uỷ nhiệm chi” -> “ Hóa đơn mua hàng” Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu và tích vào phần lập kèm hóa đơn.
Bước 3: Khi ta nhập thông tin như sau:
- Diễn giải: Mua dịch vụ FTTH từ tập đoàn viễn thông quân đội - Khai báo thông tin về chứng từ như:
+ Uỷ nhiệm chi
+ Ngày chứng từ: 03/12/2019 + Ngày hạch toán: 03/12/2019
Các thông tin chứng từ sẽ do máy tính tự cập nhập. - Khai báo thông tin về hoá đơn:
+ Ngày hoá đơn: 01/12/2019 Trong trang hàng tiền khai báo:
+ Mã hàng: DV FTTH + TK Có: 1121 + Số lượng: 1
+ TK Nợ: 331 + Thành tiền: 200.000
Hình 2.14: Giao diện uỷ nhiệm chi
Từ nghiệp vụ trên cho thấy, công ty có thể tự chủ về kinh tế, có đủ khả năng thanh toán các nghiệp vụ cho nhà cung cấp. Công ty có đủ khả năng tài chính để chi trả cho các khoản nợ ngắn hạn (tiền điện, nước..), các khoản chi phí hành chính như mua laptop.…
Bảng 2.5: Phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán của công ty
ĐVT: đồng
STT Chỉ tiêu Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
I Công nợ
1 Phải thu của khách hàng 0 0 56.369.000
2 Phải trả người bán 30.000.000 213.899.108 291.158.548
3 Tỉ lệ nợ phải thu khách hàng trên
phải trả người bán (% ) 0 0 19,4
4 Số vòng luân chuyển các khoản
phải thu 0 0 79.224
5 Số ngày thu tiền bình quân 0 0 9.088
6 Số vòng luân chuyển các khoản
phải trả - - 4.192
7 Số ngày trả tiền bình quân - - 85.887
II Khả năng thanh toán
1 Khả năng thanh toán ngắn hạn 61.082 8.821 61.894
2 Khả năng thanh toán nhanh 61.082 8.821 61.894
3 Khả năng thnah toán tức thời 61.082 8.821 61.894
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Từ bảng số liệu 2.5 ta thấy được tình hình công nợ và khả năng thanh toán của công ty qua các năm từ 2017 đến 2019
Tỷ lệ nợ phải thu khách hàng trên phải trả người bán tại năm 2017 và năm 2018 bằng 0 do phải thu của khách hàng tại hai năm này bằng 0. Đến năm 2019, tỉ lệ nợ phải thu khách hàng trên phải trả người bán tăng lên bằng 19,4%. Tỷ lệ nhỏ hơn 100%, điều này chứng tỏ số vốn doanh nghiệp bị chiếm dụng nhỏ hơn số vốn đi chiếm dụng.
Số vòng luân chuyển các khoản phải thu tại năm 2017 và 2018 bằng 0 do các khoản phải thu của khách hàng bằng 0. Đến năm 2019, Số vòng luân chuyển
các khoản phải thu bằng 79,244. Điều này chứng tỏ khả năng thu hồi các khoản phải thu của công ty cao, do các khoản phải thu thấp.
Số ngày thu tiền bình quân tại năm 2017 và 2018 bằng 0, tại năm 2019 bằng 9,088, tỷ lệ này cho biết doanh nghiệp mất 9 ngày để thu hồi các khoản phải thu của mình.
Số vòng luân chuyển các khoản phải trả tại năm 2017, 2018 là không có, năm 2019 là 4,192. Chỉ số này cho thấy các khoản phải trả năm 2019 lớn hơn 2017, 2018 chứng tỏ doanh nghiệp chiếm dụng vốn và thanh toán nhanh hơn năm trước. Số ngày trả tiền bình quân tại năm 2019 là khoảng 85 ngày.
Khả năng thanh toán ngắn hạn, khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toán tức thời tại năm 2017 đạt là 61,082, năm 2018 đạt là 8,821, năm 2019 là 61,894. Hệ số này lớn hơn 1 chứng tỏ doanh nghiệp đanh trong tình trạng mất cân bằng tài chính, doanh nghiệp đang ở mức không an toàn.
2.3. Đánh giá công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần tập đoàn định giá DATC
2.3.1. Kết quả đạt được
- Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty thực hiện khá nghiêm chỉnh, phù hợp điều kiện và yêu cầu của nhà quản lý. Các nhân viên kế toán rất nhiệt tình trong công việc, trong đó phần thanh toán tại công ty cũng được thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ, vì vậy sai sót, nhầm lẫn đáng tiếc ít sảy ra, việc thanh toán với nhà nước luôn đúng hẹn và đầy đủ, điều này làm tăng hiệu quả cho bộ máy quản lý góp phần tăng lợi nhuận cho công ty.
- Về hệ thống chứng từ: Việc lựa chọn hình thức nhật ký chung là phù hợp với quy mô và chuyên môn kế toán công ty. Các sổ tổng hợp và sổ chi tiết được ghi chép đầy đủ theo hình thức nhật ký chung, sổ cái tài khoản, sổ kế toán chi tiết các đối tượng. Công ty luôn tuân thủ theo đúng chế độ kế toán nhà nước hiện hành. Việc kiểm tra, rà soát lại chứng từ cũng được thực hiện thường xuyên. - Hệ thống sổ sách, chứng từ: Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy
của công ty đây là hình thức ghi sổ đơn giản, dễ làm. Công ty còn kết hợp sử dụng phần mềm kế toán MISA giúp chủ động trong việc hạch toán và lập báo cáo giúp giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán viên.
- Về hạch toán kế toán thanh toán: Công tác hạch toán thanh toán thanh toán công ty luôn được hoàn thành. Công ty đã mở sổ chi tiết dõi công nợ cho từng đối tượng khách hàng, người mua và thanh toán với nhà nước theo từng công trình hạng mục công trình và theo các khoản thanh toán với nhà nước. Theo dõi chi tiết như vậy giúp cho khoản hoạch toán tổng hợp một cách nhanh chóng kịp thời kế toán có thể cung cấp kịp thời cho người quản lý những thông tin chính xác về tình hình công nợ của công ty.
- Về hình thức kế toán sử dụng: Công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy tính ghi sổ theo hình thức Nhật Ký chung. Hình thức ghi sổ nhật ký chung hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh và quy mô của công ty. Mặt khác kế toán trên phần mềm máy tính giúp giảm nhẹ khối lượng cồng việc của kế toán đưa ra các sổ sách. báo cáo nhanh chóng, chính xác chi tiết theo từng đối tượng quản lý, đúng quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành.
2.3.2. Hạn chế
Nhìn chung thì việc tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác tế toán thanh toán với khách hàng và cung cấp tại công ty cổ phần tập đoàn định giá DATC đúng theo chế độ kế toán hiện hành tuy nhiên bên cạnh cũng không trách khỏi một số thiếu sót cần khắc phục
Thứ nhất: Bộ máy kế toán chỉ có 2 người lại đảm nhiệm nhiều công việc
một lúc khiến công việc bị trì trệ. Kế toán kiêm thủ quỹ là vi phạm quy định nhà nước ban hành.
Thứ hai: Việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đôi khi còn chậm,
chưa đáp ứng kịp thời những phát sinh cần xử lý ngay. Việc lưu chuyển chứng từ giữa các bộ phận kế toán đôi khi còn chậm.
Ngoài ra bên cạnh đó có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh với giá trị nhỏ, một số chứng từ không được xét duyệt theo đúng chế độ quy định. Như phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng còn thiếu chữ ký và dấu đỏ của công ty.
Thứ ba: Hiện nay cách mã hoá doanh mục khách hàng, nhà cung cấp của
công ty công ty còn chưa khoa học, hợp lý dẫn đến tình trạng khó tìm kiếm, đôi khi là nhầm lẫn do tên khách hàng, nhà cung cấp bị trùng hoặc có mã gần giống nhau.
Thứ tư: Hiện tại phần mềm kế toán của công ty chưa được nâng cấp lên
phần mềm kế toán mới để hạch toán các nghiệp vụ dễ dàng hơn, tránh lỗi phần mểm, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Thứ năm: công ty chưa đối chiếu công nợ với khách hàng, không có căn
cứ để kiểm tra tình hình thanh toán tiền hàng giữa bên mua và bên bán, nhất là việc thanh toán những hóa đơn giá trị gia tăng có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên có thực hiện đúng theo quy định hay không. kế toán khó kiểm soát được tình hình thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp mình đối với nhà cung cấp, khách hàng đã thực hiện đúng với nội dung hợp đồng kinh tế đã ký kết hay không? Số nợ còn lại có chuẩn đúng với tình hình thực tế hay không?
2.3.3. Nguyên nhân hạn chế
- Nguyên nhân chủ quan:
+ Do công ty chỉ có một kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, một thủ