Kỹ thuật Quan sát

3.3. Kỹ thuật thu thập BCKT trong kiểm toán BCTC được áp dụng

3.3.3. Kỹ thuật Quan sát

3.3.3.1. Thực tế áp dụng

Tại GTV, Quan sát bao gồm việc xem xét quy trình hoặc thủ tục được thực hiện bởi những người khác để hiểu:

 Ai thực hiện quy trình? 

22%

70% 8%

Thời điểm kiểm kê TSCĐHH thích hợp là cuối năm tài chính

Rất đồng ý Đồng ý Không đồng ý

2%

13%

85%

Kỹ thuật quan sát được sử dụng chủ yếu ở giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán

Rất đồng ý Đồng ý Không đồng ý  Quá trình được thực hiện như thế nào?

Bảng 3.4. Mô tả kết quả khảo sát đối với kỹ thuật quan sát

Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả

Với kế quả khảo sát trên, KTV không cho rằng kỹ thuật quan sát được sử dụng chủ yếu ở giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán mà ở hầu hết các giai đoạn của vì bản chất nó là một thủ tục đơn giản. Tuy nhiên để đạt được hiệu quả cao hơn GTV sử dụng kỹ thuật quan sát bí mật, được thực hiện bởi trưởng nhóm kiểm toán có trình độ chuyên môn cao cũng như có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề. Ví dụ ở giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, sau khi Ban giám đốc GTV sắp xếp nhân sự, thời gian cho một cuộc kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán được phân công trách nhiệm sẽ là người trực tiếp xem xét về tình hình chung của đơn vị khách hàng. Vì vậy, trưởng nhóm kiểm toán sẽ tiến hành thông báo qua điện thoại hoặc fax cho khách hàng về thời gian tiến hành kiểm toán và trước hết là việc viếng thăm đơn vị khách hàng trước khi tiến hành kiểm toán chính thức. Đơn vị khách hàng sau khi nhận được thông báo sẽ phản hồi cho trưởng nhóm kiểm toán để thống nhất về thời gian. Đến thời gian như đã thông báo, trưởng nhóm kiểm toán sẽ tiến hành tham quan sơ lược đơn vị khách hàng. Cụ thể, việc quan sát của KTV như sau:

 Đối với khách hàng mới:

Tham quan nhà xưởng (đặc biệt là các đơn vị khách hàng kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất); trưởng nhóm kiểm toán sẽ được người của đơn vị

đơn vị và tiếp xúc phỏng vấn với một số nhân viên đơn vị như: quản đốc phân xưởng, nhân viên trực tiếp sử dụng máy móc, thiết bị,…Điều này tạo điều kieenk cho KTV phát hiện các vấn đề như sản xuất trì trệ, sản phẩm ứu đọng, máy móc lạc hậu hay không được phát huy công suất,…do đó KTV sự đoán được những tìa khoản trọng yếu trên BCTC.

Tham quan văn phòng: Sau khi tham quan nhà xưởng (nếu có) trưởng nhóm kiểm toán sẽ tiến hành quan sát văn phòng làm việc của khách hàng, đặc biệt là phòng làm việc của kế toán, xem xét cơ cấu tổ chức và hoạt động trong phòng kết hợp với phỏng vấn kế toán trưởng. Từ đó đánh giá tình hình hoạt động và thực hiện công tác kế toán tại đơn vị khách hàng.

 Đối với khách hàng cũ:

GTV chủ yếu xem xét những quy chế mới về quản lý tài chính trong đơn vị khách hàng. Các thông tin mà kiểm toán thu thập phần lớn không có gì thay đổi so với các thông tin thu thập từ cuộc kiểm toán năm trước. Việc quan sát chỉ mang tính chất xem xét lại hoạt động trong đơn vị có gì thay đổi không so với các lần kiểm toán trước.

Ngoài ra, kỹ thuật này còn được GTV áp dụng nhiều trong quá trình đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng và trong quá trình kiểm kê. Ví dụ, KTV muốn kiểm tra hệ thống kiểm soát của chu trình bán hàng – thu tiền thì phải quan sát quy trình xử lý đơn đăt hàng, hoạt động xuất kho giao hàng, hoạt động lập hóa đơn và theo dõi nợ, hoạt động thu tiền của kế toán đơn vị.

3.3.3.2. Minh họa

Sau đây người viết xin trình bày về kỹ thuật quan sát quy trình nhập kho và xuất kho hàng hóa tại GTV như sau:

 Quy trình nhập kho:

Tất cả hàng sau khi mua về sẽ được chuyển tới kho và hàng sẽ được kiểm tra về chất lượng và số lượng. Mỗi khi nhập kho, thủ kho phải lập phiếu nhập kho và sau đó bộ phận kho phải thông báo cho phòng kế toán về số lượng hàng nhận và cho nhập kho.

KTV có nhiệm vụ quan sát hệ thống kiểm soát của chu trình này có hoạt động tốt không, thủ kho có tiến hành những thủ tục sau đây không?

 Trước khi nhập kho, thủ kho có kiểm nhận kỹ càng về số lượng, quy cách và phẩm chất hàng hóa hay không?

 Thủ kho có đối chiếu đơn đặt hàng khi nhận hàng không?

 Khi lập phiếu nhập kho có dựa trên cơ sở đơn đặt hàng hay không?  Phiếu nhập kho có được ghi chép đầy đủ thông tin về loại hàng, số lượng nhận, thời điểm nhận không?

 Phiếu nhập kho có được đánh số thứ tự trước không?  Quy trình xuất kho:

Bộ phận kho phải chịu trách nhiệm về số hàng mà mình quản lý. Do vậy, trong bất kì trường hợp xuất hàng nào thì bộ phận kho đều đòi hỏi phải có phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, hàng hóa đã được phê duyệt từ đơn vị sử dụng. Đối với xuất bán hàng hóa thì phải có lệnh bán hàng, phiếu xuất kho hay hóa đơn bán hàng.

KTV có nhiệm vụ kiểm tra quy trình trên có được vận hành tại đơn vị hay không bằng cách quan sát những thủ tục sau:

 Nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất có dựa trên phiếu yêu cầu sử dụng vật tư không?

 Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư có được xét duyệt và được đánh số thứ tự trước không?

 Hàng xuất bán có dựa trên phiếu xuất kho hay hóa đơn bán hàng không?  Phiếu xuất kho có được đánh số liên tục trước không?

Tuy nhiên, Kỹ thuật quan sát thường sẽ không được KTV thể hiện cụ thể trên giấy tờ làm việc, chủ yếu KTV chỉ quan sát để nắm bắt sơ bộ tình hình của đơn vị khách hàng. Sau đó kết hợp với một vài kỹ thuật thu thập BCKT khác để đưa ra bằng chứng xác thực trên giấy tờ làm việc.

3.3.4. Kỹ thuật xác nhận 3.3.4.1. Thực tế áp dụng

Kỹ thuật xác nhận được sử dụng chủ yếu để đánh giá sự tồn tại cũng như quyền và nghĩa vụ của các số dư. Đây là kỹ thuật được đánh giá có khả năng cung cấp bằng chứng một cách mạnh mẽ một cách trực tiếp từ bên thứ 3. Trong phương pháp luận Horizon sử dụng tại GTV, kỹ thuật này được đề xuất trong mọi cuộc kiểm toán. Dựa trên mẫu thư xác nhận của VACPA ban hành, GTV xây dựng một mẫu thư xác nhận riêng gồm hai dạng như sau:

 Dạng thư xác nhận dạng khẳng định (yêu cầu phản hồi)

 Dạng thư xác nhận dạng phủ định (chỉ phản hồi nếu không có sai lệch) Việc gửi thư xác nhận dạng nào thì tùy thuộc vào ý kiến của KTV và tính trọng yếu của khoản mục. Ở GTV thư xác nhận dạng khẳng định được sử dụng nhiều hơn thư xác nhận dạng phủ định, nó được xem là đáng tin cậy và có khả năng phản hồi cao hơn. Kỹ thuật gửi thư xác nhận được các KTV thực hiện với các tài khoản/nghiệp vụ như:

 Các khoản phải thu  Giao dịch với bên liên quan  Số dư Ngân hàng và các thông

tin khác từ Ngân hàng  Thỏa thuận giữa các bên  Thương phiếu phải thu  Hàng hóa ký gửi

 Các khoản nợ xấu  Chứng khoán đầu tư  Tranh tụng, khiếu nại và đánh

giá

 Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp

KTV phải kiểm soát toàn bộ quá trình từ khâu chuẩn bị đến thu thập thư xác nhận để tránh trường hợp đơn vị được kiểm toán thông đồng với bên thứ 3 xác nhận.

3.3.4.2. Minh họa

Việc gửi thư xác nhận đến bên thứ 3 được KTV GTV thực hiện như sau:  Bước 1: Thu thập danh sách công nợ và tài khoản ngân hàng cần

khách hàng cung cấp, nếu các công nợ hay tài khoản ngân hàng có số lượng lớn thì KTV sẽ lựa chọn để gửi thư xác nhận, việc lựa chọn công nợ nào tùy thuộc vào ý kiến chủ quan của KTV.

 Bước 3: Yêu cầu đơn vị khách hàng cung cấp địa chỉ của bên thứ 3 được chọn để gửi thư xác nhận.

 Bước 4: Lập thư xác nhận theo mẫu của GTV

 Bước 5: Gửi thư xác nhận: Khi đã lập xong thư xác nhận KTV tiến hành gửi thư xác nhận đến bên thứ 3 yêu cầu họ xác nhận. Việc gửi thư này thường gửi qua đường bưu điện.

 Bước 6: Nhận thư phúc đáp, kiểm tra và lưu thư.

Sau khi nhận được thư phúc đáp từ bên thứ 3, KTV sẽ dùng thư xác nhận công nợ hay tài khoản ngân hàng đã được phúc đáp đem đối chiếu với số dư trên sổ sách của đơn vị khách hàng. (KTV cần lưu ý trong trường hợp này bên thứ 3 có thể gửi phản hồi qua fax, lúc này KTV phải xác minh qua điện thoại với người gửi và xem xét yêu cầu họ gửi bản gốc của thư xác nhận). Trường hợp thư xác nhận được bên thứ 3 phúc đáp nhưng có xảy ra chênh lệch thì KTV sẽ tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch bằng cách phỏng vấn người có liên quan,… Sau khi phỏng vấn mà vẫn không có đầy đủ bằng chứng tin cậy thì chênh lệch đó được xem là sai sót. Và cuối cùng KTV sẽ lưu thư xác nhận được phúc đáp trên vào hồ sơ làm việc. Trong trường hợp không nhận được sự phản hồi từ bên thứ 3 thì KTV sẽ thực hiện các thủ tục thay thế khác cho tới khi có được bằng chứng đáng tin cậy.

Các thủ tục thay thế cho xác nhận của khoản mục phải thu:

 Kiểm tra các khoản thu sau ngày kết thúc niên độ: Nếu khách hàng đã thanh toán hóa đơn thì họ phải đồng ý với số dư.

 Kiểm tra đơn đặt hàng hoặc chứng từ giao hàng: Bằng chứng để hỗ trợ bán hàng.

52% 40%

8%

Thư xác nhận phải được chọn mẫu từ sổ chi tiết công nợ theo từng đối tượng.

Rất đồng ý Đồng ý Không đồng ý  Một số lưu ý khi gửi thư xác nhận tại GTV:

Kinh nghiệm từ các KTV qua thực hiện khảo sát cho thấy thư xác nhận phải được chọn mẫu từ sổ chi tiết công nợ theo từng đối tượng.

Bảng 3.5. Mô tả kết quả khảo sát đối với kỹ thuật xác nhận

Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả

Đã có nhiều gian lận liên quan đến các khoản phải thu khi các công ty tạo ra các khoản phải thu hư cấu để tăng doanh thu và lợi nhuận. Do vậy KTV cần cẩn trọng hơn khi gửi thư xác nhận với khoản mục này.

Khi thực hiện kỹ thuật xác nhận, cần thận trọng với các xác nhận được trả lại cho khách hàng trước khi trả cho KTV, địa chỉ không xác định, vì điều này có thể cho thấy các khoản phải thu hư cấu. Voyager có các thủ tục để thực hiện các thủ tục thay thế cho các loại tình huống này.

Ngoài ra, KTV cần phải đánh giá các giao dịch có phát sinh sai sót đã được điều chỉnh, đảm bảo rằng các giao dịch hợp lệ và được ghi lại trong các khoảng thời gian chính xác.

Mẫu thư xác nhận được trình bày ở phụ lục số 4

3.3.5. Kỹ thuật phỏng vấn 3.3.5.1. Thưc tế áp dụng

Kết quả khảo sát chỉ ra rằng tại GTV phỏng vấn là một kỹ thuật quan trọng để thu thập thông tin, vì đây là cách khai thác trực tiếp từ đơn vị khách

60% 40%

Kỹ thuật phỏng vấn là kỹ thuật quan trọng vì giúp KTV thu được những bằng chứng chưa có, hoặc

củng cố các luận cứ của mình.

Rất đồng ý Đồng ý Không đồng ý

hàng và được sử dụng trong nhiều giai đoạn của cuộc kiểm toán, đối với hầu hết các khoản mục trên BCTC.

Bảng 3.6. Mô tả kết quả khảo sát đối với kỹ thuật phỏng vấn

Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả

Mặc dù những bằng chứng có được từ kỹ thuật này thường mang tính chủ quan rất lớn, nhưng ở một chừng mực nào đó, KTV vẫn có cơ sở để sử dụng làm căn cứ cho các kết luận của mình. Tại GTV, công việc phỏng vấn thường do trưởng nhóm kiểm toán thực hiện với quy trình phỏng vấn như sau:

 Lập kế hoạch phỏng vấn:

Khi lập kế hoạch phỏng vấn, trước hết KTV sẽ xác định đối tượng cần phỏng vấn là ai? Có thể là Giám đốc, Kế toán trưởng, trưởng các bộ phận phòng ban, nhân viên ở các cấp bậc, chức vụ khác nhau trong đơn vị được kiểm toán để thu thập thông tin hữu ích hoặc những quan điểm, ý kiến khác giúp cho việc xác định rủi ro có sai sót trọng yếu.Tiếp theo, KTV sẽ xác định mục tiêu cần hỏi, cần thu thập từ cuộc phỏng vấn là gì? Từ đó xây dựng các câu hỏi phù hợp với mục tiêu phỏng vấn. Sau khi lập được bảng câu hỏi, KTV sẽ kiểm tra lại nội dung trong bảng vừa lập để đảm bảo sự đầy đủ và phù hợp.

 Phỏng vấn:

Sau khi đã có được bảng câu hỏi hoàn chỉnh, KTV tiến hành phỏng vấn những cá nhân đã được xác định ban đầu.

kiểm soát nội bộ và liệu Ban giám đốc đã có các biện pháp thích hợp đối với với những phát hiện của KTV nội bộ hay chưa.

 Phỏng vấn nhân viên chịu trách nhiệm ghi chép, xử lý và hạch toán các giao dịch phức tạp và bất thường có thể giúp KTV đánh giá tính phù hợp của việc lựa chọn và áp dụng chính sách kế toán của đơn vị.

 Phỏng vấn trực tiếp luật sư của đơn vị có thể cung cấp thông tin về các vấn đề như kiện tụng, tuân thủ pháp luật và các quy định, những thông tin về gian lận và các cáo buộc gian lận ảnh hưởng tới đơn vị, nghĩa vụ bảo hành, hậu mãi, các thỏa thuận (ví dụ liên doanh, liên kết) với đối tác kinh doanh và ý nghĩa của các điều khoản hợp đồng.

 Phỏng vấn trực tiếp nhân viên tiếp thị và bán hàng có thể cung cấp thông tin về những thay đổi trong chiến lược thị trường, xu hướng bán hàng của đơn vị hoặc các thỏa thuận với khách hàng.

Trong quá trình phỏng vấn, KTV phải thể hiện sự tự tin và chắc chắn thể hiện qua ánh mắt và cử chỉ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất của cuộc phỏng vấn. Việc đặt câu hỏi phải thực hiện một các khéo léo, rõ ràng và không đề xuất câu trả lời. Mỗi câu trả lời sẽ được KTV ghi nhận vào bảng câu hỏi đã thiết kế sẵn.

 Kết thúc phỏng vấn:

KTV sẽ tổng hợp, so sánh câu trả lời thu được với các thông tin đã biết hoăc được chúng thực và đưa ra kết luận về vấn đề phỏng vấn với thái độ hoài nghi nghề nghiệp của một KTV. Sau cùng là lưu bảng câu hỏi vào hồ sơ làm việc.

3.3.5.2. Minh họa với quy trình khảo sát đối với hàng tồn kho.

3.3.6. Kỹ thuật tính toán 3.3.6.1. Thực tế áp dụng

Tính toán là kỹ thuật được KTV sử dụng xuyên suốt trong quá trình kiểm toán tại GTV. Kỹ thuật tính toán thường được áp dụng khi kiểm toán các tài khoản, nghiệp vụ mang những đặc thù về số học, ví dụ như: khấu hao, chi phí trả trước (phân bổ), chi phí lãi vay hay các nghiệp vụ thanh toán gồm nhiều chứng từ, hóa đơn,…Vì từ khảo sát cho thấy, các KTV đánh giá kỹ thuật này chỉ quan tâm đến tính chính xác thuần túy về mặt số học nên cần phải kết hợp với các kỹ thuật khác trong quá trình thu thập BCKT.

44%

50% 6%

Kỹ thuật tính toán chỉ quan tâm đến tính chính xác thuần túy về mặt số học nên cần phải kết hợp với các kỹ thuật khác trong quá trình thu thập BCKT.

Rất đồng ý Đồng ý Không đồng ý

Bảng 3.7. Mô tả kết quả khảo sát đối với kỹ thuật tính toán

Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả

Việc tính toán của KTV được thể hiện như thế nào trên giấy tờ làm việc