Số lượng Tỷ lệ Tỷ lệ hợp lệ Từ 3 năm trở lên 29 72.5% 72.5%
Nhỏ hơn 3 năm 11 27.5% 27.5%
Tổng 40 100.0% 100.0%
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả
3.3.1. Kỹ thuật kiểm tra tài liệu. 3.3.1.1. Thực tế áp dụng 3.3.1.1. Thực tế áp dụng
Kiểm tra tài liệu là kỹ thuật được sử dụng nhiều nhất trong quá trình kiểm toán, nó chiếm khối lượng lớn trong tổng thời gian của một cuộc kiểm toán. Tại Grant Thornton, kiểm tra tài liệu cũng được chia thành hai cách sau:
Từ chứng từ gốc lên sổ sách kế toán.
Từ sổ sách kế toán kiểm tra ngược về chứng từ gốc
Hai kỹ thuật này sẽ được KTV sử dụng xen kẽ nhau, nhưng thường thì kiểm tra từ sổ sách kế toán ngược về chứng từ gốc là cách mà các KTV GTV sử dụng nhiều hơn. Khi bắt đầu cuộc kiểm toán, sau khi được trưởng nhóm kiểm toán phân công nhiệm vụ kiểm toán các khoản mục, từng thành viên tiến hành kiểm tra tài khoản như sau:
Trước hết, KTV sẽ đối chiếu số dư đầu kỳ
Với khách hàng cũ, từ BCTC kỳ này do đơn vị khách hàng cung cấp, KTV sẽ đối chiếu số dư đầu kỳ này với số dư cuối kỳ trước do GTV đã thực hiện kiểm toán.
Với khách hàng mới thì KTV có thể thu thập BCKT về số dư đầu kỳ bằng cách xem xét hồ sơ kiểm toán của KTV kỳ trước. Từ hồ sơ kiểm toán đó, KTV sẽ lấy số dư cuối kỳ của tài khoản trên BCTC phát hành sau kiểm toán kỳ trước đem đối chiếu với số dư đầu kỳ của BCTC mà đơn vị khách hàng cung cấp.
Từ cách đối chiếu này, KTV sẽ xác định được việc kết chuyển số dư cuối kỳ sang đầu kỳ này có chính xác hay không, xem xét việc số dư đầu kỳ có được phản ánh theo chế độ kế toán một cách nhất quán giữa 2 thời kỳ hay không.
Trong một số trường hợp, khi BCTC kỳ trước chưa được kiểm toán hoặc đã được kiểm toán nhưng KTV không thỏa mãn do không thu thập được đầy đủ BCKT thích hợp sau khi đã thực hiện các thủ tục kiểm tra. Ví dụ đối với TSCĐ khi kiểm tra số phát sinh đầu kỳ, KTV thực hiện thủ tục kiểm toán bổ sung bằng cách kiểm kê hoặc chứng kiến kiểm kê. Sau đó, KTV sẽ thu thập tất cả các bằng chứng cho là tin cậy về sự tăng giảm TSCĐ trong kỳ, từ đó KTV sẽ tính toán ra được số dư đầu kỳ một cách dễ dàng.
Sau khi kiểm tra số dư đầu kỳ, KTV sẽ kiểm tra số liệu trên tài khoản đó.
Đối chiếu giữa BCTC và sổ sách kế toán:
Đầu tiên, KTV tiến hành đối chiếu số liệu trên BCTC với Bảng cân đối số phát sinh xem số liệu đã khớp với nhau hay chưa. Sau đó KTV thực hiện phân tích sơ bộ BCTC giữa 2 năm liên tiếp qua đó xác định được khoản mục cần chú trọng tập trung điều tra để tiến hành kiểm tra sổ sách kế toán có liên quan nhằm xác định nguyên nhân của những chênh lệch được phát hiện.
Đối chiếu giữa sổ sách với sổ sách:
Trước tiên, từ Bảng cân đối số phát sinh do đơn vị khách hàng cung cấp KTV tiến hành đối chiếu với sổ cái và sổ kế toán chi tiết.
Việc đối chiếu tiến hành như sau: trên Bảng cân đối số phát sinh sẽ thể hiện SDĐK, Phát sinh Nợ, Phát sinh Có và SDCK của tất cả tài khoản của đơn vị khách hàng sử dụng hạch toán. KTV chịu trách nhiệm kiểm toán từng tài khoản nào sẽ tiến hành đối chiếu số liệu của tài khoản đó trên Bảng cân đối số phát sinh với sổ cái của tài khoản đó, xem xét chúng đã khớp đúng hay chưa.
Từ sổ cái, sổ kế toán chi tiết hoặc bảng kê chứng từ của đơn vị khách hàng KTV sẽ kiểm tra chứng từ gốc các nghiệp vụ trên sổ xem các nghiệp vụ phát sinh đó có đầy đủ chứng từ đi kèm hay không, số tiền trên hóa đơn chứng từ đã phản ánh đúng hay chưa…Đối với những tài khoản có các nghiệp vụ phát sinh ít, KTV sẽ kiểm tra chứng từ toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh đó. Nhưng thực tế đối với những tài khoản có số lượng nghiệp vụ phát sinh trong kỳ quá lớn thì KTV không thể nào kiểm tra toàn bộ 100% chứng từ của toàn bộ nghiệp vụ phát sinh được, vì một cuộc kiểm toán luôn bị giới hạn bởi thời gian. Chính vì vậy, khi kiểm tra các tài khoản có nghệp vụ phát sinh lớn, KTV sẽ chọn mẫu để kiểm tra. Hiện tại, ở GTV có sử dụng chương trình chọn mẫu thông qua công cụ IDEA được trang bị trong máy tính cá nhân. Nhưng trong thực tế đi kiểm toán, ít khi KTV GTV sử dụng đến chương trình này. Chủ yếu, trưởng nhóm kiểm toán sẽ chon mẫu dựa trên kinh nghiệm và chuyên môn của mình.
Đối với các tài khoản nói chung, các nghiệp vụ lạ, nghiệp vụ đối ứng chi phí đều được KTV hết sức chú ý và kiểm tra kỹ lưỡng. Các nghiệp vụ kiểm tra phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ. Ví dụ: kiểm tra nghiệp vụ phát sinh Có tài khoản TGNH phải có Uỷ nhiệm Chi và Hóa đơn tài chính kèm theo. Hóa đơn được xem là hợp lệ khi: ngày, tháng, năm hóa đơn đầy đủ, chính xác; đúng mã số thuế, địa chỉ; hóa đơn không tẩy xóa; có đầy đủ chữ ký của những người liên quan,…
Đối chiếu giữa chứng từ với chứng từ:
Đối với chứng từ, KTV cần xem xét sự rõ ràng, đầy đủ và chính xác các yếu tố ghi trên chứng từ bằng cách đối chiếu giữa các liên của chứng từ. Ngoài ra KTV còn cần xem xét việc các chứng từ có được đánh số liên tục hay không.
3.3.1.2. Minh họa
Với kỹ thuật này, người viết lựa chọn khoản mục Doanh thu để thực hiện minh họa cho việc áp dụng kỹ thuật kiểm tra tài liệu tại GTV. Khoản
mục Doanh thu luôn được GTV đánh giá là một khoản mục tiềm ẩn gian lận trên BCTC với số lượng lớn, khối lượng giao dịch cao nhất, những ước tính kế toán phức tạp,…Do vậy kỹ thuật kiểm tra tài liệu được thực hiện kỹ lưỡng với khoản mục này, 90% KTV thực hiện khảo sát cũng cho rằng kiểm tra tài liệu là kỹ thuật đem lại bằng chứng có giá trị cao đối với khoản mục doanh thu.
Bảng 3.2. Mô tả kết quả khảo sát đối với kỹ thuật kiểm tra tài liệu
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả
Đầu tiên để thực hiện kiểm tra tài liệu đối với khoản mục doanh thu, KTV phải hiểu rõ khoản mục doan thu nằm ở đâu trên BCTC, theo hướng dẫn kiểm toán của GTV khoản mục doanh thu gồm:
35%
60% 5%
Kiểm tra tài liệu là kỹ thuật đem lại bằng chứng có giá trị cao đối với khoản mục doanh
thu
Rất đồng ý Đồng ý Không đồng ý
Bảng cân đối kế toán
Các khoản phải thu khách hàng, khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi
Báo cáo kết
quả kinh doanh Doanh thu thuần Báo cáo lưu
chuyển tiền tệ
Dự phòng nợ khó đòi
Thay đổi trong khoản phải thu
Bảng công khai tài chính
Tóm tắt các chính sách kế toán chủ yếu
• Các khoản phải thu (chính sách tập trung và xóa sổ) • Ghi nhận doanh thu
• Bảo hành sản phẩm Dự phòng phải thu khó đòi Bảo hành tích lũy
Các khoản vay được thế chấp bằng tất cả tài sản của công ty, bao gồm cả khoản phải thu.
Vì rủi ro gian lận được coi là tồn tại trong việc ghi nhận doanh thu, rủi ro này rất có thể luôn là một rủi ro đáng kể (trừ khi giả định đó được khắc phục và lý do cho sai phạm đó được ghi nhận). Điều này có nghĩa là có được sự hiểu biết về doanh nghiệp và mỗi luồng doanh thu là rất quan trọng để kiểm tra tài liệu một cách đúng đắn. Điều này cũng có nghĩa là KTV sẽ cần phải có được một sự hiểu biết về các quy trình thực hiện. Các rủi ro trên thường gặp tại khoản mục doanh du có thể được đơn giản hóa như sau:
Rủi ro Cơ sở dẫn liệu
Khoản phải thu đã ghi không hợp lệ Sự tồn tại và hiện hữu Doanh thu không được ghi nhận trong khoảng
thời gian chính xác Chia cắt niên độ Các khoản phải thu theo tiến độ không hoàn
thành Đầy đủ
Chính sách ghi nhận doanh thu không nhất
quán hoặc không phù hợp Sự tồn tại và hiện hữu Doanh thu bao gồm các nghiệp vụ gian lận Sự tồn tại và hiện hữu Hoạt động của bên liên quan không được tính
Dựa trên hiểu biết về các rủi ro thường gặp, GTV hướng dẫn KTV thực hiện kỹ thuật kiểm tra tài liệu cụ thể như sau:
Rủi ro doanh thu đã ghi nhận không hợp lệ
Đối với mỗi dòng doanh thu đáng kể được ghi nhận trong Doanh thu, KTV cần xem lại các chính sách đánh giá lại sự phù hợp và sự nhất quán với giai đoạn trước đó. Các mục cần xem xét bao gồm:
Quyền trả lại
Điều kiện vận chuyển
Bảo đảm và các nghĩa vụ khác Sắp xếp với người bán lại
Sắp xếp với sự phân phối đa dạng
Scan sổ ghi nhận hàng bán trả lại sau khi kết thúc niên độ cho các mục lớn hoặc bất thường và xác minh rằng việc bán tương ứng đã được công nhận một cách thích hợp là doanh thu.
Tìm và scan sổ nhật ký bán hàng cho ít nhất là quý cuối cùng của giai đoạn.
Chọn các mục để kiểm tra như sau:
- Số tiền lớn ghi tại hoặc gần cuối kỳ
- Khối lượng giao dịch lớn tại hoặc gần cuối kỳ - Nguồn đăng bất thường
- Các mục nhật ký lớn ở hoặc gần cuối kỳ
Xác định liệu mỗi lần bán hàng với khách hàng có xảy ra hợp lệ hay không.
Có bằng chứng về lô hàng và xác định xem địa chỉ giao hàng có thuộc về khách hàng không.
Xác định liệu việc bán hàng có được ghi nhận doanh thu sau đó hay không.
Rủi ro ghi nhận doanh thu và nợ phải thu không đúng giá trị:
thể yêu cầu các thủ tục bổ sung như sau:
Có được lịch biểu doanh thu theo chi tiết đầy đủ (ví dụ: theo loại sản phẩm hoặc khách hàng bằng số tiền, đơn vị hoặc cả hai)
Tính toán các tỷ lệ
Xác minh rằng dữ liệu cơ bản được sử dụng trong phân tích là hợp lệ So sánh kết quả với các giai đoạn so sánh trước (kỳ vọng)
Xem xét tính chính đáng của các tài liệu và chứng thực khi thích hợp.
3.3.2. Kỹ thuật kiểm tra vật chất 3.3.2.1. Thực tế áp dụng 3.3.2.1. Thực tế áp dụng
Đối với GTV, khi bước vào kiểm toán chính thức trưởng nhóm kiểm toán sẽ phân công cho từng thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm kiểm toán các tài khoản khác nhau. Các thành viên trong nhóm được giao trách nhiệm kiểm toán các tài khoản như: tiền mặt, hàng tồn kho, TSCĐ,…sẽ yêu cầu đơn vị cung cấp Biên bản kiểm kê cho KTV hoặc trực tiếp tham gia chứng kiến kiểm kê nếu đơn vị chưa tiến hành kiểm kê. Thời gian kiểm kê thích hợp thường là cuối năm tài chính, tuy nhiên thời gian kiểm kê cũng có thể không phải cuối kỳ kế toán, khi đó KTV phải thực hiện những thủ tục kiểm toán bổ sung. Chứng kiến kiểm kê gồm 3 giai đoạn chính:
Giai đoạn trước kiểm kê:
Nếu là khách hàng năm trước, KTV cần nghiên cứu file kiểm kê của năm trước để nắm những thông tin về khách hàng như: Ngành nghề sản xuất, kinh doanh; Các bước thực hiện kiểm kê; Khách hàng kiểm toán toàn bộ để lấy số liệu thực tế hay chỉ kiểm kê mẫu; Những vấn đề phát hiện được của năm trước;…
Nếu là khách hàng mới: Trao đổi với khách hàng để có được sự hướng dẫn cần thiết; Tìm hiểu về khách hàng; Tìm hiểu thời gian, địa điểm kiểm kê,…
Giai đoạn thực hiện kiểm kê:
mặt và các chứng khoán, ấn chỉ có giá trị như tiền: nhân viên kiểm kê tiến hành cân, đo, đong, đếm tại chỗ có sự chứng kiến của người chịu trách nhiệm quản lý số hiện vật, tiền mặt chứng khoán đó. Riêng đối với kiểm kê hiện vật, cần tiến hành theo một trình tự định trước để tránh kiểm kê trùng lặp hoặc thiếu sót. Ngoài việc cân, đo, đong, đếm số lượng còn cần quan tâm đánh giá chất lượng hiện vật, phát hiện những trường hợp tài sản, vật tư hư hỏng, kém chất lượng, mất phẩm chất.
KTV thường gặp khó khăn khi xác định chất lượng, tình trạng và giá trị của các loại tài sản đặc biệt như: linh kiện điện tử, tác phẩm nghệ thuật hay kim phí, đá quý,…Do vậy cần tìm hiểu trước lĩnh vực kinh doanh của khách hàng để tránh gặp khó khăn khi chứng kiến kiểm kê bằng cách tham khảo ý kiến chuyên gia.
Giai đoạn kết thúc kiểm kê
Kết quả kiểm kê được phản ánh trên các biên bản, có chữ ký của KTV thực hiện kiểm kê và nhân viên quản lý tài sản đúng mẫu phiếu kiểm kê quy định.
Tập hợp các tài liệu đã thu thập được tại khách hàng, đánh giá sơ bộ về công tác kiểm kê, phương pháp ước tính.
Hoàn thiện giấy làm việc về kiểm kê, tổng hợp lại những vấn đề chú ý trong quá trình kiểm kê.
Thông báo với người phụ trách kết quả chứng kiến kiểm kê và các vấn đề nhận thấy trong quá trình kiểm kê.
3.3.2.2. Minh họa
Với kỹ thuật kiểm tra vật chất người viết lựa chọn minh họa với khoản mục Hàng tồn kho. Đây là khoản mục có số lượng các nghiệp vụ phát sinh lớn, được lặp đi lặp lại nhiều lần, được quản lý về cả giá trị và hiện vật, bên cạnh đó còn được phân bổ ở nhiều kho, mục tiêu là đánh giá sự tồn tại và hiện hữu của hàng tồn kho trong đơn vị. Thời điểm cuối năm tài chính được đánh
giá là thời điểm thích hợp nhất để thực hiện kiểm kê đối với khoản mục này được thể hiện trên kết quả khảo sát như sau:
Bảng 3.3. Mô tả kết quả khảo sát đối với kỹ thuật kiểm tra vật chất
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả
Trước khi tiến hành chứng kiến kiểm kê, KTV cần thu thập danh mục hàng tồn kho (khi doanh nghiệp chưa kiểm kê); Bảng kiểm kê của doanh nghiệp (khi doanh nghiệp đã kiểm kê trước); danh mục hàng tồn kho nhận giữ hộ; hàng tồn kho doanh nghiệp ký gửi; báo cáo xuất nhập tồng làm bằng chứng kiểm kê.
Khi kiểm kê, KTV lựa chọn tính trọng yếu để kiểm kê loại hàng nào trước, loại hàng nào sau để thuận lợi cho quá trình kiểm toán. KTV không kiểm hết 100% hàng tồn kho mà chỉ chọn mẫu một số mặt hàng nào đó căn cứ vào số lượng hoặc giá trị của chúng dựa vào công cụ chọn mẫu của Voyager và phần mềm IDEA. KTV cần lưu ý thực hiện xác nhận những tài sản mà đơn vị nhận giữ hộ cho đơn vị khác, các hàng tồn kho chưa sử dụng, hư hỏng,…
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho được trình bày tại Phụ lục 1
3.3.3. Kỹ thuật Quan sát 3.3.3.1. Thực tế áp dụng 3.3.3.1. Thực tế áp dụng
Tại GTV, Quan sát bao gồm việc xem xét quy trình hoặc thủ tục được thực hiện bởi những người khác để hiểu:
Ai thực hiện quy trình?
22%
70% 8%
Thời điểm kiểm kê TSCĐHH thích hợp là cuối năm tài chính
Rất đồng ý Đồng ý Không đồng ý
2%
13%
85%
Kỹ thuật quan sát được sử dụng chủ yếu ở giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Rất đồng ý Đồng ý Không đồng ý Quá trình được thực hiện như thế nào?
Bảng 3.4. Mô tả kết quả khảo sát đối với kỹ thuật quan sát
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả
Với kế quả khảo sát trên, KTV không cho rằng kỹ thuật quan sát được sử dụng chủ yếu ở giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán mà ở hầu hết các giai