Hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng theo thông tư số 200/2014/TT- BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính - Hệ thống báo
cáo được lập phù hợp với quy định hiện hành về nội dung, hình thức và thời gian.
2.2. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH thương mại Hải Tấn
2.2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý vốn bằng tiền tại Công ty
Tại Công ty TNHH thương mại Hải Tấn các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền đang chuyển không có. Do vậy, kế toán vốn bằng tiền chỉ sử dụng hai tài khoản: Tài khoản 111 (Tiền mặt tại quỹ), Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng).
2.2.2. Kế toán tiền mặt tại công ty TNHH thương mại Hải Tấn
Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh thì ở bất cứ doanh nghiệp nào cũng đều phải có một lượng tiền nhất định tại quỹ. Vì vậy, Công ty TNHH thương mại Hải Tấn cũng giống như các công ty khác, tiền mặt là một bộ phận vô cùng quan trọng không thể thiếu được, nó đáp ứng mọi nhu cầu của Công ty và thúc đẩy quá trình phát triển kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao. Tiền mặt là phương tiện thanh toán trong tất cả các hoạt động của Công ty, do đó tiền mặt quyết định sự tồn tại và phát triển của Công ty.
Tại công ty TNHH thương mại Hải Tấn chỉ có tiền mặt là Đồng Việt Nam, không có ngoại tệ, vàng tiền tệ.
2.2.2.1. Thủ tục thu, chi tiền mặt
Việc thu chi tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp phải có lệnh thu, lệnh chi. Lệnh thu, chi này phải có chữ ký của giám đốc (Hoặc người được ủy quyền) và kế toán trưởng. Trên cơ sở các lệnh thu, chi kế toán dựa vào đó tiến hành lập các phiếu thu - chi.
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty TNHH thương mại Hải Tấn)
Sơ đồ 2.4. Quy trình luân chuyển phiếu thu
Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ nội dung và ký tên vào Người lập phiếu, sau đó xé 2 liên giấy than, đưa cho người nộp tiền, người nộp tiền mang tiền và phiếu thu cho thủ quỹ. Thủ quỹ thu tiền, thủ quỹ ký tên, ghi nhận vào “Đã nhận đủ số tiền”, đồng thời Người nộp tiền ký vào phiếu thu và ghi rõ họ tên. Sau khi thủ quỹ thu tiền mới chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi nhận vào Sổ quỹ tiền mặt, 1 liên giao cho người nộp tiền. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán.
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty TNHH thương mại Hải Tấn)
Sơ đồ 2.5. Quy trình luân chuyển phiếu chi
Chứng từ kế toán Kế toán viết phiếu thu (3 liên) Xé phiếu thu (2 liên) Người nộp tiền kí vào phiếu thu Thủ quỹ nhập quỹ Giám đốc kí duyệt Kế toán trưởng kí duyệt Chứng từ kế toán Kế toán viết phiếu chi (3 liên) Xé phiếu thu (2 liên) Kế toán trưởng kí duyệt Người nhận tiền kí vào phiếu chi Thủ quỹ xuất quỹ Giám đốc kí duyệt
Phiếu chi do kế toán thuế và bán hàng lập thành 3 liên, ghi đầy đủ nội dung trên phiếu chi và ký tên người lập phiếu. Sau đó, xé 2 liên giấy than chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền ghi số tiền thực nhận (bằng chữ) vào phiếu chi trước khi ký và ghi rõ họ tên. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nhận tiền. Cuối ngày toàn bộ phiếu chi kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán ghi sổ.
Trường hợp Phiếu thu, Phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp, liên gửi ra ngoài cần phải được đóng dấu của đơn vị. Phiếu thu, Phiếu chi được đóng thành từng quyển dùng trong một năm. Trong mỗi Phiếu thu (Phiếu chi), số của từng Phiếu thu (Phiếu chi) phải được đánh liên tục trong một kỳ kế toán.
Ngoài Phiếu thu và Phiếu chi là căn cứ để hạch toán vào TK111 còn cần có các chứng từ gốc liên quan khác kèm vào Phiếu thu, Phiếu chi như: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy để nghị thanh toán tạm ứng, Hóa đơn bán hàng, Biên lai thu tiền…
2.2.2.2. Kế toán tiền mặt
a. Chứng từ và sổ sách sử dụng
- Các chứng từ sử dụng trong kế toán tiền mặt + Phiếu thu
+ Phiếu chi
+ Hóa đơn GTGT + Giấy nộp tiền
+ Giấy thanh toán tiền + Biên lai thu tiền + Giấy đề nghị tạm ứng
- Các sổ sách sử dụng trong kế toán tiền mặt + Sổ quỹ tiền mặt
+ Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt + Sổ nhật ký chung
+ Sổ cái TK 111
+ Sổ kế toán tổng hợp TK 111 + Sổ kế toán chi tiết TK 111
b. Tài khoản sử dụng
Để phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi, tồn quỹ của các loại tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, kế toán công ty sử dụng tài khoản 111 “Tiền mặt”.
c. Phương pháp hạch toán
Hàng ngày khi các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt xảy ra, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ để làm căn cứ ghi sổ. Đầu tiên, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung và Sổ quỹ tiền mặt; Tiếp đó, căn cứ vào số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi chép vào Sổ cái TK111. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Sổ quỹ tiền mặt, kế toán sẽ tiến hành lập Bảng cân đối số phát sinh vào cuối năm. Căn cứ Sổ cái và Bảng cân đối số phát sinh lập nên Báo cáo tài chính.
Quy trình hạch toán tiền mặt tại công ty theo sơ đồ 2.6:
Sơ đồ 2.6. Sơ đồ quy trình hạch toán tiền mặt tại công ty TNHH thương mại Hải Tấn
Phiếu thu, phiếu chi,...
Sổ Nhật ký chung
Sổ cái TK 111
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, định kỳ Kiểm tra, đối chiếu
Phương pháp hạch toán
Qua tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH thương mại Hải Tấn công ty không phát sinh các nghiệp vụ tiền mặt liên quan tiền ngoại tệ.
* Kế toán các nghiệp vụ thu tiền mặt:
Ví dụ 1: Ngày 23/11/2019, Bán hàng cho anh Nguyễn Hữu Kế theo hóa đơn bán hàng số 0002789, Giá bán chưa VAT là 159.890.909, thuế suất VAT 10%. Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Trình tự luân chuyển như sau:
Bước 1: Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, kế toán sẽ lập phiếu đề nghị xuất kho kèm hóa đơn bán hàng số 0002789 cho thủ kho xem xét để lập phiếu xuất kho
Bước 2: Thủ kho dựa vào phiếu xuất kho số 0002769 để xuất kho
Bước 3: Tiến hành lập biên bản bàn giao hàng hóa cho anh Nguyễn Hữu Kế Bước 4: Khi anh Nguyễn Hữu Kế trả tiền hàng, kế toán viết phiếu thu đưa cho thủ quỹ viết sổ quỹ, cất vào két.
Theo hóa đơn bán hàng số 0002789 (Phụ lục 01), phiếu xuất kho 0002769 (Phụ lục 02), Phiếu thu (Phụ lục 03).
Sau khi bán hàng kế toán hạch toán: a, Nợ TK 632: 158.548.000
Có TK 156: 158.548.000 b, Nợ TK 1111: 175.880.000
Có TK 5111: 159.890.909 Có TK 33311: 15.989.091
Đầu tiên, kế toán tiến hành lập hóa đơn bán hàng như sau:
Kế toán sẽ vào phần hành VACOM trên máy tính, vào phân hệ bán hàng
Điền đầy đủ thông tin để lập hóa đơn mà máy yêu cầu: + Hóa đơn số 00002789
+ Ngày chứng từ: 23/11/2019 + Diễn giải: Hóa đơn bán hàng + Tên khác hàng: Nguyễn Hữu Kế
+ Địa chỉ: Tổ 9, Khu 9, Phường Nông Trang, TP. Việt Trì, T. Phú Thọ + Mã hàng: SG333, SGLAGER
+ Tên hàng hóa: Bia lon 333-330ml, Bia lon Lager-330ml + Số lượng và đơn giá theo từng mặt hàng
+ Thuế suất: 10%
+ Tổng tiền hóa đơn và số tiền thuế máy tính sẽ tự động xác định
Giao diện 2.2. Hóa đơn bán hàng số 00002789
Sau khi lập xong hóa đơn bán hàng, kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho, ghi đầy đủ thông tin mà phần mềm yêu cầu:
Giao diện 2.3. Phiếu xuất kho số 00002769
Sau khi anh Nguyễn Hữu Kế thanh toán tiền hàng, người nhận tiền sẽ lập phiếu thu ghi rõ:
- Ngày, tháng, năm: Ghi ngày, tháng, năm phát sinh nghiệp vụ bán hàng cho anh Nguyễn Hữu Kế
- Số hiệu: Số thứ tự phiếu thu
- Họ và tên người nộp tiền: Người nộp tiền cho công ty - Địa chỉ: Nơi công tác của người nộp tiền
- Lý do thu tiền: Nội dung nghiệp vụ thu tiền - Số tiền: Số tiền thực tế đơn vị thu
- Viết bằng chữ: Diễn giải bằng chữ số tiền thu được - Kèm theo bao nhiêu chứng từ gốc:
Giao diện 2.4. Phiếu thu PT11/0009
Kế toán nhập đầy đủ các số liệu, máy tính sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các sổ liên quan như: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ nhật ký chung, Sổ cái TK 111 - Tiền mặt.
Để xem Sổ chi tiết TK 111:
Trên giao diện phần mềm VACOM chọn phần Báo cáo Báo cáo hình thức nhật ký chung Sổ chi tiết tài khoản Màn hình hiện lên bảng điền thông tin của TK 111, từ ngày 01/01/2019 - 31/12/2019 Ấn “ Nhận” Hiện ra sổ chi tiết TK 111
Sổ Cái TK 1111 ngày 23/11/2019
Giao diện 2.6. Sổ cái TK 1111 ngày 23/11/2019
Sổ Nhật ký chung ngày 23/11/2019
Giao diện 2.7. Sổ Nhật ký chung ngày 23/11/2019
Ví dụ 2: Ngày 11/10/2019, rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt số tiền 200.000.000 đồng.
Trình tự luân chuyển như sau:
Bước 1: Thủ quỹ của công ty sẽ đề nghị xuất quỹ Bước 2: Kế toán viết séc rồi trình ký séc
Bước 3: Sau khi đã hoàn thiện phiếu séc sẽ chuyển giao cho thủ quỹ, thủ quỹ sẽ ra ngân hàng rút tiền
Bước 4: Sau khi rút được tiền thủ quỹ sẽ mang tiền và giấy rút tiền nộp cho kế toán
Bước 5: Kế toán viết phiếu thu và hoàn thiện phiếu thu, thủ quỹ mang tiền về nộp quỹ.
Hạch toán:
Nợ TK 1111: 200.000.000 Có TK 112118: 200.000.000
Chứng từ sử dụng: Giấy rút tiền của ngân hàng BIDV (Phụ lục 04) và Phiếu thu số PT10/0001 (Phụ lục 05)
Sau khi rút được tiền về nhập quỹ, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu trên kế toán máy như sau:
Vào phân hệ viết phiếu thu trên phần mềm rồi điền đầy đủ các thông tin mà máy yêu cầu:
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ: 11/10/2019 + Số hiệu: PT10/0001
+ Họ và tên người nộp tiền: Lê Thị Thanh Lan + Địa chỉ: Công ty TNHH thương mại Hải Tấn + Lý do thu tiền: Rút tiền về nhập quỹ
+ Số tiền: 200.000.000 VND
+ Viết bằng chữ: Hai trăm triệu đồng + Kèm theo chứng từ gốc
+ Ký, ghi rõ họ tên
Sau khi nhập xong số liệu trên chứng tử yêu cầu, chọn “lưu” trên thanh công cụ để kết thúc việc nhập chứng từ. Mọi thông tin khai báo trong quá trình
nhập liệu sẽ được máy tính tự động vào sổ theo đúng quy định.
Giao diện 2.8. Phiếu thu số PT10/0001
Căn cứ vào Phiếu thu số PT10/0001 kế toán nhập tiền vào quỹ tiền mặt của công ty.
Kế toán nhập đầy đủ các số liệu vào chứng từ, máy tính sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các sổ liên quan
Giao diện 2.9. Sổ nhật ký chung ngày 11/10/2019
Giao diện 2.10. Sổ tiền gửi ngân hàng ngày 11/10/2019 Xem sổ chi tiết quỹ tiền mặt Xem sổ chi tiết quỹ tiền mặt
Giao diện 2.11. Sổ chi tiết quỹ tiền mặt ngày 11/10/2019 * Kế toán các nghiệp vụ chi tiền mặt * Kế toán các nghiệp vụ chi tiền mặt
Ví dụ 3: Ngày 23/7/2019, công ty thanh toán tiền kiểm định xe 19C- 06725 bằng tiền mặt với Trung tâm đăng kiểm xe cơ giới số 1901V, số tiền là 290.909 đồng, thuế GTGT 10%, lệ phí cấp giấy chứng nhận đăng kiểm là 50.000 đồng.
Do xe mang biển số 19C-06725 là tài sản của công ty nên hàng năm phải nộp phí đăng kiểm.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0012632 của Trung tâm đăng kiểm xe cơ giới số 1901V, kế toán sẽ lập phiếu chi trình giám đốc ký Sau đó kế toán mang phiếu chi đến thủ quỹ chi tiền.
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT số 0012632 (Phụ lục 06) và Phiếu chi số PC07/0003 (Phụ lục 07)
Nợ TK 6422: 370.000
Có TK 1111: 370.000
Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, kế toán tiến hành lập chứng từ chi tiền trên phần mềm kế toán máy như sau:
Vào phần chứng từ chi tiền rồi nhập đầy đủ thông tin mà máy yêu cầu: + Ngày chứng từ: 23/7/2019
+ Số chứng từ: PC07/0003
+ Người nhận tiền: Nguyễn Chung Tấn
+ Địa chỉ: Công ty TNHH thương mại Hải Tấn
+ Lý do chi tiền: Chi tiền nộp phí sử dụng đường bộ xe 19C-06725 + Số tiền: 370.000 VNĐ
Sau khi nhập xong số liệu trên chứng từ yêu cầu, chọn “lưu” trên thanh công cụ để kết thúc việc nhập chứng từ. Mọi thông tin khai báo trong quá trình nhập liệu sẽ được máy tính tự động vào sổ theo đúng quy định.
Căn cứ vào chứng từ chi tiền, kế toán ghi sổ Nhật ký chung
Giao diện 2.13. Sổ nhật ký chung ngày 23/7/2019
Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán phản ánh vào Sổ cái TK111, Sổ chi tiết TK111
Giao diện 2.14. Sổ chi tiết TK 111 ngày 23/7/2019
2.2.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty TNHH thương mại Hải Tấn
2.2.3.1.Thủ tục gửi, rút tiền gửi ngân hàng
Hiện nay, công ty mở tài khoản giao dịch chính số: 42810000132690 tại ngân hàng BIDV chi nhánh Việt Trì.
Công ty TNHH thương mại Hải Tấn chỉ có tiền gửi ngân hàng là Đồng Việt Nam, không có tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ, vàng tiền tệ.
+ Quy trình gửi tiền gửi ngân hàng
Quy trình gửi tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Hải Tấn được thể hiện như sau:
Bước 1: Ngân hàng nhận được tiền gửi của doanh nghiệp, tiền thanh toán nợ của khách hàng chuyển qua ngân hàng...
Bước 2: Sau khi nhận được tiền, ngân hàng tiến hành lập giấy báo có và chuyển giấy báo có cho kế toán ngân hàng của doanh nghiệp
Bước 3: Kế toán ngân hàng của doanh nghiệp nhận được giấy báo có
Bước 4: Sau khi nhận được giấy báo có kế toán ngân hàng tiến hành lập chứng từ thu, sau đó chuyển chứng từ thu cho kế toán trưởng
Bước 5: Sau khi nhận được chứng từ thu kế toán trưởng ký và duyệt thu, sau đó chuyển chứng từ lại cho kế toán ngân hàng
Bước 6: Kế toán ngân hàng sau khi nhận lại chứng từ sẽ tiến hành ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng.
+ Quy trình rút tiền gửi ngân hàng
Quy trình rút tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH thương mại Hải Tấn được thể hiện như sau:
Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu chi trả tiền mua hàng, TSCĐ... thông qua ngân hàng, kế toán ngân hàng sẽ tiến hành lập Ủy nhiệm chi sau đó gửi cho kế toán trưởng
Bước 2: Kế toán trưởng sau khi nhận được chứng từ sẽ tiến hành ký và duyệt chi, sau đó chuyển chứng từ cho giám đốc
+ TH1: Nếu kế toán trưởng đồng ý chi => chuyển sang Bước 3 + TH2: Nếu kế toán trưởng không đồng ý chi => quay về Bước 1
Bước 3: Giám đốc sau khi nhận được chứng từ sẽ ký và chuyển lại cho bộ phận kế toán mang ra ngân hàng.
Bước 4: Ngân hàng nhận giấy ủy nhiệm chi Bước 5: Ngân hàng thực hiện lệnh chi
Bước 6: Ngân hàng lập giấy báo nợ và chuyển giấy bóa nợ cho kế toán ngân hàng của doanh nghiệp