2.2.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty TNHH thương mại Hải Tấn
2.2.3.1.Thủ tục gửi, rút tiền gửi ngân hàng
Hiện nay, công ty mở tài khoản giao dịch chính số: 42810000132690 tại ngân hàng BIDV chi nhánh Việt Trì.
Công ty TNHH thương mại Hải Tấn chỉ có tiền gửi ngân hàng là Đồng Việt Nam, không có tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ, vàng tiền tệ.
+ Quy trình gửi tiền gửi ngân hàng
Quy trình gửi tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Hải Tấn được thể hiện như sau:
Bước 1: Ngân hàng nhận được tiền gửi của doanh nghiệp, tiền thanh toán nợ của khách hàng chuyển qua ngân hàng...
Bước 2: Sau khi nhận được tiền, ngân hàng tiến hành lập giấy báo có và chuyển giấy báo có cho kế toán ngân hàng của doanh nghiệp
Bước 3: Kế toán ngân hàng của doanh nghiệp nhận được giấy báo có
Bước 4: Sau khi nhận được giấy báo có kế toán ngân hàng tiến hành lập chứng từ thu, sau đó chuyển chứng từ thu cho kế toán trưởng
Bước 5: Sau khi nhận được chứng từ thu kế toán trưởng ký và duyệt thu, sau đó chuyển chứng từ lại cho kế toán ngân hàng
Bước 6: Kế toán ngân hàng sau khi nhận lại chứng từ sẽ tiến hành ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng.
+ Quy trình rút tiền gửi ngân hàng
Quy trình rút tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH thương mại Hải Tấn được thể hiện như sau:
Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu chi trả tiền mua hàng, TSCĐ... thông qua ngân hàng, kế toán ngân hàng sẽ tiến hành lập Ủy nhiệm chi sau đó gửi cho kế toán trưởng
Bước 2: Kế toán trưởng sau khi nhận được chứng từ sẽ tiến hành ký và duyệt chi, sau đó chuyển chứng từ cho giám đốc
+ TH1: Nếu kế toán trưởng đồng ý chi => chuyển sang Bước 3 + TH2: Nếu kế toán trưởng không đồng ý chi => quay về Bước 1
Bước 3: Giám đốc sau khi nhận được chứng từ sẽ ký và chuyển lại cho bộ phận kế toán mang ra ngân hàng.
Bước 4: Ngân hàng nhận giấy ủy nhiệm chi Bước 5: Ngân hàng thực hiện lệnh chi
Bước 6: Ngân hàng lập giấy báo nợ và chuyển giấy bóa nợ cho kế toán ngân hàng của doanh nghiệp
Bước 7: Kế toán ngân hàng nhận được giấy báo nợ
Bước 8: Kế toán ngân hàng tiến hành ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng
2.2.3.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng a. Chứng từ và sổ sách sử dụng a. Chứng từ và sổ sách sử dụng
- Giấy báo nợ (GBN) - Giấy báo có (GBC) - Ủy nhiệm chi (UNC)
+ Đối với giấy báo có, khi khách hàng thanh toán tiền hàng cho công ty qua tài khoản ngân hàng thì ngân hàng sẽ thông báo số tiền mà công ty nhận được tại tài khoản ngân hàng và ghi tăng số tiền trong tài khoản của công ty.
+ Đối với giấy báo nợ, khi công ty thanh toán tiền hàng cho đơn vị khác qua tài khoản ngân hàng thì ngân hàng sẽ thông báo số tiền mà công ty bị trừ đi tại tài khoản ngân hàng và ghi giảm số tiền trong tài khoản của công ty.
+ Đối với các nghiệp vụ thanh toán bằng UNC, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết giữa công ty và các bên có liên quan, kế toán trưởng lập UNC. UNC được lập thành 4 liên và được gửi đến ngân hàng nơi công ty mở TK tại đó, để yêu cầu trích 1 số tiền đã được ghi trong UNC thanh toán cho người thụ hưởng, sau đó ngân hàng gửi lại công ty 1 liên làm cơ sở ghi sổ.
+ Cuối ngày, ngân hàng gửi sổ phụ đến công ty để thông báo về số dư TK. Khi nhận được chứng từ của ngân hàng, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo.
+ Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên các chứng từ gốc của ngân hàng với sổ kế toán của công ty thì công ty phải thông báo ngay cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lí kịp thời.
b. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại Ngân hàng của doanh nghiệp.
c. Phương pháp hạch toán
Khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền gửi Ngân hàng như thanh toán qua Ngân hàng, kế toán căn cứ hóa đơn bán đơn bán hàng, mua hàng, hóa đơn GTGT để lập ủy nhiệm chi và gửi đến Ngân hàng, Ngân hàng nhận được ủy nhiệm chi sẽ tiến hành thanh toán đồng thời gửi giấy báo Nợ kèm theo sổ hạch toán chi tiết của Ngân hàng. Đối với trường hợp làm tăng tiền gửi Ngân hàng của công ty sẽ nhận được giấy báo Có kèm theo sổ hạch toán chi tiết của Ngân hàng.
Căn cứ vào các chứng từ của Ngân hàng như giấy báo Nợ, giấy báo Có, giấy nộp tiền, sổ hạch toán chi tiết của Ngân hàng, kế toán vào sổ Nhật ký chung, sổ tiền gửi Ngân hàng (mở chi tiết theo từng Nhân hàng). Từ Nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 112.
Cuối tháng tổng hợp số liệu từ sổ cái vào Báo cáo tài chính.
Quy trình hạch toán tiền gửi Ngân hàng tại công ty theo sơ đồ 2.7:
Sơ đồ 2.7. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền gửi Ngân hàng tại công ty TNHH thương mại Hải Tấn
Chứng từ kế toán (Giấy báo Nợ, báo Có)
Sổ Nhật ký chung
Sổ cái TK 112
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Phương pháp hạch toán
Kế toán các nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng
Ví dụ 4: Ngày 10 tháng 12 năm 2019 Công ty TNHH thương mại Hải Tấn nộp tiền vào tài khoản số 42810000132690 tại ngân hàng BIDV Hùng Vương số tiền 174.000.000 đồng.
Trình tự luân chuyển như sau:
Bước 1: Đầu tiên, khi kiểm kê quỹ thấy dư nhiều tiền mặt, thủ quỹ của công ty và kế toán sẽ lập phiếu đề nghị gửi tiền mặt vào quỹ.
Bước 2: Sau khi được phê duyệt, thủ quỹ đem tiền cho kế toán viết phiếu chi rồi viết giấy yêu cầu gửi tiền vào ngân hàng, thủ quỹ đến ngân hàng gửi tiền.
Bước 3: Khi nhận được giấy báo Có, kế toán thu thập toàn bộ các chứng từ hạch toán vào sổ rồi lưu trữ.
Căn cứ vào: Giấy nộp tiền mặt (Phụ lục 8), Phiếu chi PC12/0003 (Phụ lục 9)
Theo đó, kế toán sẽ hạch toán: Nợ TK 1121 : 174.000.000 Có TK 1111: 174.000.000
Đầu tiên khi nghiệp vụ phát sinh, kế toán sẽ căn cứ vào số tiền chi ra, tiến hành vào phần chứng từ trên máy, mở chứng từ chi tiền rồi nhập đầy đủ thông tin mà máy yêu cầu:
+ Ngày chứng từ: 10/12/2020 + Số chứng từ: PC12/0003
+ Người nhận tiền: Lê Thị Thanh Lan
+ Địa chỉ: Công ty TNHH thương mại Hải Tấn + Lý do chi tiền: Chi tiền nộp vào TK ngân hàng + Số tiền: 174.000.000 VNĐ
Sau khi nhập xong số liệu trên chứng tử yêu cầu, chọn “lưu” trên thanh công cụ để kết thúc việc nhập chứng từ. Mọi thông tin khai báo trong quá trình nhập liệu sẽ được máy tính tự động vào sổ theo đúng quy định.