2.2.4 .Phƣơng pháp kế toán thanh toán với ngƣời lao động
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1 Hạn chế
a. Hạn chế tại tổ chức công tác kế toán nói chung
Kế toán thanh toán là một bộ phận trong toàn bộ tổ chức kế toán tại công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC, những hạn chế còn tồn tại ở công tác kế toán nói chung vẫn dẫn đến ảnh hƣởng cho công tác kế toán thanh toán. Sau đây là những thực trạng ở công tác kế toán nói chung:
1.Trình độ của nhân viên kế toán chƣa thực sự đồng đều. Mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm một hoặc một số phần hành khác nhau. Họ chỉ nắm rõ và tập trung vào công việc của mình. Khi có một nhân viên đi vắng thì việc làm thay công việc hoặc phần hành của nhân viên đó sẽ dễ dẫn đến sai sót hơn trong hạch toán kế toán. Bên cạnh những ngƣời lao động nhiệt tình, chịu khó thì vẫn có một số ngƣời chƣa tích cực trong công việc, từ đó làm ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.
2.Công ty sử dụng hình thức kế toán máy giúp cho công việc kế toán viên gọn nhẹ và nhanh chóng chính xác hơn rất nhiều nhƣng nhƣợc điểm của hình thức này là dùng trên máy tính có những sự cố xảy ra bất ngờ làm mất toàn bộ dữ liệu trong máy. Hạn chế chính của công ty là kỹ thuật về đảm bảo an toàn cho hệ thống máy và việc kết suất dữ liệu ra đĩa mềm là chƣa có. Khi máy tính bị lỗi mất hết dữ liệu kế toán viên mất một thời gian nhất định để phục hồi lại dữ
111
liệu làm ứ đọng công việc trong thời gian đó làm mất tính chính xác trong thông tin kế toán.
b. Hạn chế tại công tác kế toán thanh toán b.1 Hạn chế tại kế toán thanh toán với khách hàng
1. Công tác quản lý nợ phải thu chƣa tốt. Công ty không chú ý theo dõi những khách hàng có khoản phải thu nhiều hoặc lâu không thanh toán. Dẫn đến tình trạng một khách hàng có khoản nợ kéo dài, khiến cho nguồn vốn của công ty bị chiếm dụng.
2. Phần mềm kế toán trong có hạn chế khi vào xem sổ chi tiết công nợ khách hàng thì không hiển thị tên từng khách hàng mà chỉ hiển thị mã khách hàng. Dẫn đến tình trạng khi kế toán viên không thể nhớ hết từng mã khách hàng thì rất khéo theo dõi, gây nhầm lẫn.
3. Hợp đồng kinh tế lập khi bán hàng chƣa chặt chẽ chặt chẽ, cụ thể ở điêu khoản thanh toán. Hợp đồng kinh tế không có số ngày bắt buộc phải thanh toán, nếu không thanh toán theo thỏa thuận thì phải nhƣ thế nào.
b.2 Hạn chế trong kế toán thanh toán với nhà cung cấp
1. Công tác quản lý nợ phải trả của công ty còn có những sai sót nhƣ: chuyển thừa tiền cho nhà cung cấp trong khi thanh toán tiền, hạch toán sai từ nhà cung cấp này sang nhà cung cấp kia dẫn đến số tiền phải trả tăng lên chuyển thanh toán thừa cho nhà cung cấp này, chuyển tiền thiếu nhà cung cấp khác.
2. Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp trƣớc khi thanh toán tiền nợ diễn ra chƣa đồng đều. Thƣờng thì bên nhà cung cấp sẽ gửi bảng đối chiếu công nợ, nhƣng không phải nhà cung cấp nào cũng gửi, nên một số nhà cung cấp không gửi bảng đối chiếu công nợ nên kế toán không chủ động đối chiếu gây ra sai sót.
3. Tƣơng tự nhƣ hạn chế thứ tƣ của kế toán thanh toán với nhà khách hàng thì ở kế toán thanh toán với nhà cung cấp phần mềm kế toán trong có hạn chế khi vào xem sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp thì không hiển thị tên từng khách
112
hàng mà chỉ hiển thị mã khách hàng. Dẫn đến tình trạng khi kế toán viên không thể nhớ hết từng mã khách hàng thì rất khéo theo dõi, gây nhầm lẫn.
b.3 Hạn chế trong kế toán thanh toán với nhà nước và người lao động
1. Tại công ty còn tồn tại trong việc nộp chậm tiền thuế GTGT phải nộp trong năm 2015, dẫn đến bị phạt nộp chậm trong năm 2016. Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nƣớc ( Phụ lục 10) ngày 27/05/2016.
2. Công ty còn thanh toán tiền lƣơng cho nhân viên bằng tiền mặt gây ra nhầm lẫn không đáng có. Công ty không đóng các khoản trích theo lƣơng tất cả nhân viên. Cụ thể: Ở ví dụ 8 công ty chỉ đóng các khoản cho một nhân viên.
Hạch toán các khoản trích theo lƣơng của công ty cũng chƣa hợp lý khi hạch toán toàn bộ tiền các khoản trích theo lƣơng vào tài khoản 3383.
2.3.2.2 Nguyên nhân
a. Nguyên nhân dẫn đến tồn tại ở công tác kế toán nói chung
Những hạn chế còn tồn tại ở công tác kế toán thanh toán nói chung đều có những nguyên nhân riêng, dƣới đây lần lƣợt là nguyên nhân của từng hạn chế đó:
1. Công ty chƣa chú trọng nâng cao trình độ của nhân viên kế toán nên dẫn đến trình độ không đồng đều. Ngoài ra công ty cũng chƣa động viên, khuyến khích nhân viên kế toán tự tìm hiểu hay giao lƣu để học hỏi thêm những phần hành kế toán khác ngoài nhiệm vụ của mình. Chính vì vậy mà nhân viên kế toán các phần hành trong công ty rất khó để đảm nhiệm giúp nhiệm vụ của nhau trong trƣờng hợp cần thiết.
2. Công ty có bộ phận kỹ thuật để sửa chữa cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhƣng lại không thƣờng xuyên quan tâm đến hệ thống máy tính,thiết bị tại công ty. Trang thiết bị của công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC cũng đã mua sắm từ lâu, qua thời gian sử dụng đã kém hiệu quả không còn phù hợp.
113
3. Thông tƣ 133 đã ra đời và ghi rõ áp dụng từ ngày 01/01/2017 nhƣng kế toán viên lại chƣa có những cập nhập cụ thể, cũng nhƣ chƣa đƣợc tham gia lớp tập huấn cụ thể nào.
b. Nguyên nhân dẫn đến hạn chế còn tồn tại ở công tác kế toán thanh toán b.1 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế kế toán thanh toán với khách hàng
1. Khả năng thu hồi nợ của doanh nghiệp còn nhiều thiếu sót, hàng tháng quy định của công ty là gửi bảng đối chiếu công nợ với ngƣời bán nhƣng chỉ gửi bảng đối chiếu là chƣa đủ, gửi mail hay gọi điện thuyết phục mà không có kỹ năng thì hiệu quả sẽ không cao. Chính vì vậy cần có giải pháp khắc phục tình trạng này.
2. Phần mềm kế toán không xem đƣợc tên đơn vị ở sổ công nợ chi tiết nợ phải thu là do bên cung cấp phần mềm
3. Hợp đồng mua bán mà công ty lập cho khách hàng còn có nhiều sơ sót là do kế toán viên chƣa nhận thấy đƣợc tầm quan trọng của hợp đồng kinh tế, chƣa thấy đƣợc ích lợi khi doanh nghiệp thêm những điều khoản thanh toán vào hợp đồng mua bán. Trong hợp đồng mua bán ở ví dụ 1 có sai sót khi ngày của biên bản nghiệp thu và bàn giao trƣớc ngày ký hợp đồng, đây là lỗi của kế toán viên khi soạn thảo.
b.2 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế kế toán thanh toán với nhà cung cấp
1. Số tiền chuyển cho nhà cung cấp bị thừa hay thiếu so với thực tế là do hạch toán sai mà chƣa đối chiếu công lại chuyển khoản cho nhà cung cấp. Từ đây mới thấy đƣợc tầm quan trọng của kế toán thanh toán với nhà cung cấp. 2. Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp chƣa đồng bộ là do bộ phận kế toán chƣa có quy định cụ thể đối chiếu công nợ với khách hàng.
b.3 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế kế toán thanh toán với nhà nước và nội bộ công ty.
114
1. Kế toán viên chƣa có chủ động thông báo thƣờng xuyên cho kế toán trƣởng và ban giám đốc về việc nộp tiền vào ngân sách nhà nƣớc.
2. Quy mô công ty còn nhỏ, chƣa có sự chủ động trong việc xây dựng quy chế lƣơng thƣởng rõ ràng.
115
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VĂN PHÕNG TPC
3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán tại công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC
Cơ sở đề xuất giải pháp dựa trên: mục tiêu phát triển và phƣơng hƣớng phát triển của công ty.
* Mục tiêu phát triển của công ty
Công ty phấn đấu kinh doanh đạt tỷ trọng cao hơn những năm trƣớc, thay đổi đƣợc những thiết bị máy móc hiện đại phù hợp với công kinh doanh của công ty. Mức thu nhập nhân viên đƣợc tăng lên so với những năm trƣớc, nhằm ổn định đời sống vật chất tinh thần cho ngƣời lao động.
* Phương hướng phát triển công ty trong thời gian tới
- Mở rộng thị trƣờng tiêu thụ: Trong thời gian tới, công ty mở rộng ký kết thêm nhiều đơn đặt hàng mới.
- Hoàn thiện cơ sở vật chất, đổi mới trang thiết bị kỹ thuật: Để nâng cao hiệu quả kinh doanh thì điều không thể thiếu là đầu tƣ đổi mới công nghệ.
- Phát triển nguồn nhân lực: Công ty luôn chú trọng lựa chọn, tuyển chọn nguồn nhân lực đầu vào có trình độ, chuyên môn cao. Trong thời gian tới công ty cũng sẽ tăng cƣờng việc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên và ngƣời lao động trong công ty.
- Đối với đội ngũ cán bộ chuyên môn: Cần có đội ngũ chuyên nghiệp, sáng tạo. Đối với công nhân lao động cần đào tạo cho ngƣời công nhân có tay nghề vững vàng, nắm vững khoa học- công nghệ tiên tiến.
- Xây dựng đội ngủ kế toán vững chắc về mặt chuyên môn, hiểu rõ các quy trình nghiệp vụ, hệ thống chuẩn mực và các quyết định của Bộ Tài Chính. Đặc biệt là ở khâu kế toán thanh toán. Vì thanh toán quyết định đến toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh của toàn doanh nghiệp.
116
- Hƣớng tới trời thời gian tới doanh nghiệp sẽ trở thanh một trong nhƣng doanh nghiệp có quy mô lớn và lợi nhuận hàng đầu trên địa bàn tỉnh cũng nhƣ trong nƣớc. Khẳng định vị trí cao trong lòng bạn hàng, và có uy tín tốt trong khách hàng và nhà cung cấp.