2.2.4 .Phƣơng pháp kế toán thanh toán với ngƣời lao động
2.3 Quản lý công nợ và phân tích tình hình thanh toán tại công ty TNHH thiết
2.3.2. Quản lý công nợ đối nhà cung cấp
Với tiêu chí cung cấp cho khách hàng những sản phẩm có chất lƣợng tốt, mẫu mã đa dạng và giá cả hợp lý công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC hợp tác với của một số nhà cung cấp thiết bị văn phòng lớn nhƣ: Công ty cổ phần Siêu Thanh Hà Nội, công ty TNHH Fuji Xerox Việt Nam- chi nhánh Hà Nội, công ty cổ phần & đầu tƣ Lê Bảo Minh. Do tại đơn vị có số lƣợng nhà cung cấp đa dạng ở từng mặt hàng, chủng loại nên quy trình quản lí công nợ đối với nhà cung cấp của công ty rất đƣợc quan tâm. Quy trình quản lý công nợ với nhà cung cấp đƣợc thực hiện gồm bốn bƣớc sau:
102
Khi có nhu cầu mua hàng thì công ty sẽ soạn thảo đơn đặt hàng gửi cho ngƣời bán sau khi đã khỏa sát về các nhà cung cấp, chất lƣợng hàng hóa, giá cả... mà họ có khả năng đáp ứng. Đơn đặt hàng sẽ do bộ phận kinh doanh lập gửi cho nhà cung cấp với tất cả mọi thông tin liên quan đến hàng hóa mà công ty có ý định mua nhƣ: số lƣợng. chủng loại, chất lƣợng, quy cách, giá cả của các mặt hàng cụ thể, thời điểm nhận hàng, và địa điểm nơi nhận hàng.
Bƣớc 2: Nhận hàng hóa
Hàng hóa thƣờng sẽ đƣợc phía nhà cung cấp gửi lên thông qua đơn vị chuyên vận chuyển hàng hóa hoặc qua xe khách. Trƣờng hợp số lƣợng hàng, máy móc lớn thì công ty sẽ thuê xe xuống nơi lấy hoặc nhà cung cấp giao tận nơi.
Khi nhận hàng hóa, bộ phận nhận hàng sẽ kiểm tra về mẫu mã, số lƣợng, chủng lại, chất lƣợng hàng hóa, thời gian đến và các điều kiện khác. Sau đó sẽ lập phiếu nhập kho có chữ kí của ngƣời giao hàng.
Bƣớc 3: Quản lí hóa đơn mua hàng
Khi mua hàng thì nhà cung cấp sẽ lập hóa đơn để chứng nhận nghiệp vụ đã phát sinh và gửi 1 liên cho đơn vị là liên 2. Căn cứ vào đó kế toán sẽ so sánh số lƣợng trên hóa đơn với phiếu nhập kho và đơn đặt hàng mục đích là để không thanh toán vƣợt quá số lƣợng đặt hàng và số lƣợng thực nhận.
Ngoài ra kế toán sẽ so sánh giá cả, chiết khấu trên hóa đơn, đơn đặt hàng để đảm bảo không thanh toán vƣợt số nợ phải trả ngƣời bán.
Hàng ngày kế toán sẽ tổng hợp các hóa đơn mua hàng diễn ra trong ngày để nhập liệu vào phần mềm kế toán và tài khoản chi tiết để theo dõi công nợ phải trả ngƣời bán.
103
Định kỳ, nhà cung cấp của công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC sẽ gửi cho đơn vị 1 bảng kê các hóa đơn đã thực hiện trong tháng hoặc bảng đối chiều công nợ về các khoản đã trả và số dƣ cuối tháng. Khi nhận đƣợc bảng này, kế toán sẽ đối chiếu với sổ chi tiết và tìm hiểu mọi sai biệt nếu có.
Ví dụ 10: Ngày 30/11/2016, công ty nhận đƣợc thƣ qua gmail từ nhân
viên của công ty TNHH Tân Hồng Hà. Trong thƣ là biên bản đối chiếu công nợ của tháng 11 giữa hai công ty. Kế toán sau khi nhận đƣợc gmail sẽ đối chiếu với sổ công nợ chi tiết của khách hàng là công ty TNHH Tân Hồng Hà (Giao diện
104
Hình 2.37: Biên bản đối chiếu công nợ của công ty TNHH Tân Hồng Hà