2.2.4 .Phƣơng pháp kế toán thanh toán với ngƣời lao động
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty
3.2.3. Đào tạo khả năng đàm phán cho nhân viên thu nợ nhằm khắc phục tình
tình trạng thanh toán chậm hiện nay của khách hàng
a. Căn cứ đưa ra giải pháp
Tại công ty khoản nợ phải thu hiện nay rất lớn, công việc thu hồi nợ là rất quan trọng. Vẫn để khắc phục hạn chế trong thu hồi nợ chậm, để thực hiện việc thu hồi nợ có hiệu quả công ty cần phải có bộ phận riêng chịu trách nhiệm việc thu nợ.
Hiện tại, việc đôn đốc nhắc nhở khách hàng tại công ty đều do kế toán bán hàng thực hiện, do chƣa có đƣợc đào tạo kỹ nến vẫn có không ít những hạn chế trong đàm phán với khách hàng.
b. Nội dung thực hiện giải pháp
Tại công ty khoản nợ phải thu hiện nay rất lớn, công việc thu hồi nợ là rất quan trọng, để thực hiện công việc có hiệu quả công ty cần phải có bộ phận riêng chịu trách nhiệm việc thu nợ. Muốn làm tốt việc này nhân viên cần phải có kỹ năng đàm phán trong việc thu hồi nợ. Ví dụ nhƣ các khóa học đƣợc VCCI tổ chức về kĩ năng này.
Các khóa học ngắn hạn thƣờng chỉ từ 4 đến 5 buổi, tuy nhiên hiệu quả cao, các giảng viên đều là những ngƣời giỏi có kinh nghiệm. Nội dung đào tạo của khóa học bao gồm 2 nội dung:
Một là: những vấn đề liên quan đến nợ và nợ khó đòi; nguyên nhân làm phát sinh nợ quá hạn, nợ khó đòi; làm thế nào để hạn chế đƣợc các khoản nợ khó đòi.
122
1. Kĩ năng giao tiếp trong thu hồi nợ gồm: Ý nghĩa của việc giao tiếp với khách hàng; cần làm gì để giao tiếp tốt; làm thế nào để hiểu đƣợc thông điệp của khách hàng.
2. Kĩ năng đàm phán trong thu hồi nợ: Các bƣớc chuẩn bị và tiến trình đàm phán thu hồi nợ, những thông tin cần chuẩn bị trƣớc khi tiếp xúc với khách nợ, các bƣớc thƣơng lƣợng khi đòi nợ, nguyên tắc đàm phán với khách hàng.
3. Một số phƣơng pháp thu hồi nợ: Xử lý thu hồi nợ thông qua thủ tục thỏa thuận, xử lý thu hồi nợ thông qua trình tự tố tụng; một số điều cần lƣu ý khi xử lí thu hồi nợ.
4. Thực hành: Soạn công văn đề nghị thanh toán, lập biên bản làm việc, lập kế hoạch đối với một số công việc cụ thể.
5. Tƣ vấn và chia sẻ một số kinh nghiệm về pháp luật liên quan, kĩ năng khác, chia sẻ kinh nghiêm với các chuyên gia.
Sau khi hoàn thành khóa học thì học viên sẽ thu đƣợc các kết quả sau: + Xác lập kiến thức tích cực về thu hồi nợ và ý nghĩa của việc thu hồi công nợ trong kinh doanh.
+ Trang bị kiến thức về tiến trình quản lý công nợ và quy trình làm việc trong thu hồi nợ.
+ Trang bị các kĩ năng cốt yếu cho ngƣời làm công tác thu hồi nợ: Giao tiếp đàm phán.
d. Tác dụng của biện pháp
Kỹ năng đàm phán hay kỹ năng mềm hiện nay là một yếu tố quan trọng trong quá trình tiếp xúc với khách hàng. Khi thực hiện có hiệu quả giải pháp này sẽ góp phần giúp doanh nghiệp có hiệu quả kinh doanh cao hơn. Đây là giải pháp nhắm khắc phục hạn chế thu hồi nợ chƣa tốt.
3.2.4. Giải pháp tư vấn điều khoản thanh toán trong hợp đồng mua bán
123
Hiện tại, trong hợp đồng mua bán của công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC có điều khoản về phƣơng thức thanh toán nhƣng lại không có quy định về điêu khoản thanh toán. Khi hợp đồng mua bán không có điều khoản nhƣ vậy thì sẽ không có căn cứ pháp lý và khiến cho tình trạng thanh toán nợ phải thu có thời gian thu hồi chậm, khiến tình trạng chiếm dụng vốn xảy ra không có lợi cho doanh nghiệp.
b. Nội dung thực hiện giải pháp
Theo “ Phụ lục 02” là hợp đồng mua bán của công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC và trƣờng THPT thị xã Phú Thọ, đây cũng là mẫu hợp đồng chung đƣợc sử dụng cho hầu hết các khách hàng. Hợp đồng bao gồm 8 điều khoản nhƣng có chƣa điều khoản nào cụ thể về thời gian thanh toán. Kế toán viên nên bổ xung thêm một điều khoản là: Điều khoản thanh toán. Điều khoản này có thể có nội dung nhƣ sau:
- Sau khi bên B giao hàng, bên A nhận hàng hóa kiểm tra và có trách nhiệm thanh toán tiền giao hàng cho bên B trong vòng 20 ngày tính từ thời điểm giao hàng. Nếu bên A thanh toán tiền cho bên B trong vòng 5 ngày kể từ ngày giao hàng thì sẽ đƣợc chiết khấu 2% vào đơn hàng tiếp theo. Nếu sau 10 ngày bên A không thanh toán đầy đủ tiền hàng hóa có giá trị theo hợp đồng thì bên B có thể thu lại hàng hóa hoặc bên A sẽ phải trả tiền lãi tính theo lãi suất của ngân hàng tại thời điểm đó kể từ ngày thứ 21.
c. Tác dụng của giải pháp
Khi mà doanh nghiệp thực hiện thêm điều khoản về số ngày khách hàng phải thanh toán tiền cho doanh nghiệp sẽ khiến cho tình hình thanh toán các khoản phải thu sẽ hiệu quả hơn, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn
d. Điều kiện thực hiện
Kế toán viên trình bay quan điểm với kế toán trƣởng, nếu đƣợc sự đồng y thì nên bổ xung những điều khoản về thời gian thanh toán.
124
3.2.5. Giải pháp về các khoản thanh toán với nhà nước
a. Căn cứ để đưa ra giải pháp
Các khoản thanh toán với nhà nƣớc là những khoản thanh toán không nên chậm trễ vì nó có thể dẫn đến sai quy định. Trong năm 2016 công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC đã phải chịu một khản tiền nộp phạt về chậm nộp tiền thuế. Những tồn tại về các khoản thanh toán với nhà nƣớc là không nên có. Vì vậy cần có giải pháp về các khoản thanh toán với nhà nƣớc.
b. Nội dung thực hiện giải pháp
Hàng quý, sau khi tiến hành kê khai thuế GTGT kỳ nào phát sinh số tiền thuế GTGT phải nộp thì kế toán thanh toán chủ động đề xuất việc nộp tiền thuế tránh những khoản nộp chậm không đáng có.
Nếu một lần đề xuất không đƣợc thì để xuất lần hai, lần ba. Kế toán trƣởng có nhiều việc nên mình nên phải chủ động hơn, không nên thụ động.
c. Tác dụng của giải pháp
Giải pháp này giúp cho công ty thực hiện tốt nghĩa vụ thanh toán với nhà nƣớc. Tránh đƣợc những khoản phạt nộp chậm thuế.
d. Điều kiện thực hiện
Để giải pháp đi vào thực tế, thì kế toán thanh toán phải là ngƣời chủ động hơn, kế toán trƣởng cũng cần quan tâm đến vấn đề nộp thuế đúng hạn.
3.2.6. Giải pháp về các khoản thanh toán với người lao động
a. Căn cứ để đưa ra giải pháp
Các khoản thanh toán với lao động là những khoản tiền lƣơng, các khoản trích theo lƣơng và tiền thƣởng….Trong năm 2016 công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC chƣa có trích đầy đủ các khoản trích theo lƣơng cho ngƣời lao động, đây là một hạn chế mà công ty nên khắc phục để giữ chân ngƣời lao động, nâng cao hiệu quả làm việc của ngƣời lao động. Một điểm nữa công ty cần lƣu ý là
125
lƣơng thực tế và lƣơng đóng bảo hiểm cho nhân viên là chƣa khớp nhau, điều này là sai quy định công ty cần xem lại.
b. Nội dung thực hiện giải pháp
Công ty nên thanh toán lƣơng cho ngƣời lao động qua chuyển khoản để giảm sai sót và gia lận.
Trong hạch toán vào chi phí các khoản trích theo lƣơng, công ty đang hạch toán là:
Nợ TK 64221 Có TK 3383
Hạch toán nhƣ vậy là chƣa chính xác ở tài khoản chi tiết vì TK 3383 chỉ bao gồm khoản trích là bảo hiểm xã hội không bao gồm bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, công ty riêng từng khoản trích theo lƣơng nhƣ sau
Các khoản trích theo lƣơng Nợ TK Có TK
Bảo hiểm xã hội 3383 64221
Bảo hiểm y tế 3384 64221
Bảo hiểm thất nghiệp 3386 64221
Kinh phí công đoàn là khoản trích theo lƣơng với quy mô nhỏ nhƣ công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC có thể không cần trích. Còn các khoản trích theo lƣơng khác thì công ty cần phải trích lập theo quy định. Khi hạch toán đúng ở nghiệp vụ này thì khi hạch toán nộp các khoản trích theo lƣơng mới chính xác.
Lƣu ý, bảng các khoản trích theo lƣơng công ty đang áp dụng mức trích theo QĐ 959/QĐ-BHXH nhƣng toàn bộ chi phí đóng các khoản trích theo lƣơng công ty đang hạch toán toàn bộ vào chi phí công ty chịu. Từ này 01/06/2017 thì theo nghị định 44/2017/NĐ-CP ngày 14/04/2017 của chính phủ thì tỷ lệ các khoản trích theo lƣơng có thay đổi ở tỷ lệ các khoản trích bảo hiểm xã hội doanh
126
nghiệp tính vào chi phí giảm 0,5 % còn 17,5%. Và còn nhiều thay đổi tại Nghị định 44/2017/NĐ-CP ngày 14/04/2017 kế toán của công ty nên cập nhập.
Các khoản trích theo lƣơng
Doanh nghiệp tính vào chi phí (%) Ngƣời lao động trừ vào lƣơng (%) Tổng công (%)
Bảo hiểm xã hội 17.5 8 25.5
Bảo hiểm y tế 3 1.5 4.5
Bảo hiểm thất nghiệp 1 1 2
Kinh phí công đoàn 2 2
c. Tác dụng của giải pháp
Giải pháp này giúp cho công ty thực hiện tốt nghĩa vụ với ngƣời lao động theo quy định của nhà nƣớc, giúp ngƣời lao động gắn bó với công ty lâu dài hơn. Giải pháp này để giải quyết hạn chế của công ty với ngƣời lao động
d. Điều kiện thực hiện
Để giải pháp này đƣợc thực hiện thì ban giám đốc công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC cần có sự hỗ trợ với ngƣời lao động.
3.2.7. Giải pháp về phần mềm kế toán
a. Căn cứ để đưa ra giải pháp
Hiện nay công ty đang sử dụng phần mền Smartsof. Đây là phần mền sử dụng khá hiệu quả mang cho công tác Kế toán. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động phần mên diễn ra hiện tƣợng lỗi phần mền bị treo không sử dụng đƣợc lại phải dùng lệnh hoặc reset lại máy tính mới có thế dùng tiếp gây ảnh hƣởng đến hoạt động của công ty. Hay phần mềm có giao diện không dễ sử dụng và chức năng nhiều hạn chế.
127
Hàng năm, công ty nên có ít nhất một lần liên lạc với công ty phần mền kế toán để nâng cấp phần mềm sử dụng đạt hiệu quả tốt nhất.
Khi có sự cố xảy ra, mà nhân viên công ty không tự xử lý đƣợc thì nhân viên công ty cũng cần chủ động liên lạc với bên công ty cung cấp ngay lập tức để tránh tình trạng ngƣng trì hoạt động của công ty.
Công ty cũng có thể thay phần mềm kế toán bằng một phần mềm mới có nhiều chức năng ƣu điểm hơn nhƣ: phần mềm kế toán misa, hoặc fast.
c. Tác dụng của biện pháp nếu dược thực hiện
Tăng tính hiệu quả cho công việc, tránh rủi ro không cần thiết, tránh đƣợc sự cố không mong muốn làm ảnh hƣởng không tốt đến hoạt động của công ty.
Giải quyết đƣợc hạn chế ở kế toán thanh toán với khách hàng và kế toán thanh toán với nhà cung cấp.
d. Điều kiện thực hiện
Công ty nên thực hiện mỗi năm trích một khoản tiền để duy trì tu dƣỡng, nâng cấp phần mềm kế toán. Ngay trong lần họp tới hãy đề xuất với giám đốc những bất cập đang gặp phải
3.2.8. Giải pháp về đối với vật tư tại phòng kế toán
Công ty TNHH thiết bị văn phòng là một đơn vị đã thành lập đƣợc một thời gian khá lâu nên hiện tại có bộ phận thiết bị văn phòng của công ty hiện nay hoạt động kém hiệu quả nhƣ:
- Hai bộ máy tính đƣợc đƣa vào sử dụng từ năm 2008. Hiện tại hai bộ máy tính dù thƣờng xuyện đƣợc kiểm tra sửa chữa nhƣng vẫn có tình trạng máy tính bị treo hay chạy chậm gây ảnh đến công việc hàng ngày.
- Hai chiếc máy in hiện nay sau nhiều lần sửa chữa thỉnh thoảng vẫn bị kẹt giấy hoặc mực in không đều.
128
Mỗi năm công ty nên trích 2- 3 % lợi nhuận của mình để sửa chữa và thay mới, nâng cấp mua sắm thêm thiết bị văn phòng.
Công ty có thể mua hai chiếc máy tính mới thay thế bằng những dòng máy tính có chất lƣơng nhƣ: HP, samsung, asus, dell… Tại công ty dƣới Hà Nội cho đảm bảo chất lƣợng và giá cả phải chăng.
Còn hai chiếc máy in công ty nên đặt dƣới canon hai chiếc máy mới có chức năng hiện đại hơn, có thể scan, in màu và photo.
c. Tác dụng của giải pháp
Bắt đầu từ quý hai năm nay công ty nên bổ xung khoản trích này. Khi công ty có hệ thống trang thiết bị mới sẽ thì sẽ đạt đƣợc hiệu quả công việc cao, không có tình trạng khách hàng phải chờ đợi khi máy tính hay máy in gặp vấn đề. Phiếu thu, phiếu chi đƣợc in ngay không sợ bị quên…Nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên
d. Điều kiện thực hiện
Giải pháp đƣợc thực hiện khi kế toán phải trình bày, thuyết phục đƣợc ban giám đốc đồng ý với ý kiến trên.
3.2.9. Giải pháp về đảm bảo an toàn cho hệ thống máy tính
a. ăn cứ để đưa ra giải pháp
Máy tính cũng chỉ là máy móc, cũng không thể tránh đƣợc những lúc bị hỏng hóc dẫn đến trƣờng hợp không khôi phục đƣợc giữ liệu hoặc bị mất do dữ liệu vì một nguyên nhân khác. Mà dữ liệu của doanh nghiệp ngoài sổ sách chứng từ đã in ra bản cứng thì phần dữ liệu đƣợc lƣu trữ trong máy tính vẫn rất là cần thiết. Vì vậy đảm bảo an toàn hệ thống máy tính là rất cần thiết.
b. Nội dung thực hiện giải pháp
Định kì, kế toán nên thực hiện sao lƣu dữ liệu ra đĩa tránh tình trạng gặp sự cố mất dữ liệu trong quá trình làm việc với phần mềm kế toán máy. Thực
129
hiện bảo trì máy vi tính thƣờng xuyên giúp cho máy tính hoạt động tốt, phục vụ tốt cho công tác kế toán.
Công ty nên sử dụng phần mềm diệt vi rút có bản quyền để tránh vi rút tấn công hệ thống máy tính. Hiện nay trên thị trƣờng có một số thƣơng hiệu phần mềm diệt vi rút nhƣ: Bkav, AVG.
Ngoài ra để hệ thống máy tính của công ty hoạt động đƣợc ổn định, tránh tình trạng hỏng hóc công ty nên nhờ bộ phận kỹ thuật sửa chữa, bảo trì, chăm sóc thƣờng xuyên.
Đồng thời công ty có thể trang bị những thiết bị đảm bảo cho hệ thống máy tính trách những sự cố bất ngờ nhƣ sụt điện bất ngờ.
c. Tác dụng của biện pháp
Dữ liệu kế toán nói riêng, hay toàn bộ dữ liệu trên máy tính ở doanh nghiệp đều có tầm quan trọng nhất định. Kế toán thanh toán không có dữ liệu không thể tiến thành thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp hay công nhân viên.
d. Điều kiện thực hiện giải pháp
Để thực hiện giải pháp này không phải là khó với một doanh nghiệp có đội ngũ kỹ thuật viên. Hàng tháng hãy trao đổi với nhân viên bên kỹ thuật để nhận đƣợc sự giúp đỡ.
3.2.10. Giải pháp về hạn chế thanh toán bằng tiền mặt
a. Căn cứ để đưa ra giải pháp
Thanh toán bằng tiền mặt là một hình thức thanh toán có chứa tiềm tàng nhiều rủi ro về gian lận, chi khống. Vì vậy hạn chế thanh toán ở công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC sẽ giúp hoàn thiện kế toán thanh toán hơn, giúp cho kế toán thanh toán thực hiện công việc cho độ chính xác cao hơn.
b. Nội dung thực hiện giải pháp
130
khoản, không sử dụng tiền mặt để thanh toán với ngƣời mua để hạn chế tối thiểu số tiền mặt tồn két. Tiền tồn két chỉ cần đủ phục vụ nhu cầu chi tiêu hàng ngày