2.2.4 .Phƣơng pháp kế toán thanh toán với ngƣời lao động
2.3 Quản lý công nợ và phân tích tình hình thanh toán tại công ty TNHH thiết
2.3.1. Quản lý công nợ đối với khách hàng
Công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC là công ty chuyên về kinh doanh bán buôn, bán lẻ các mặt hàng sử dụng văn phòng tiêu dùng nhƣ: máy photo, máy in, máy tính camera, văn phòng phẩm và các loại sản phẩm đi kèm nhƣ mực photo, mực máy in... Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chỉ phát sinh
99
ở trong nƣớc, không phát sinh hoạt động xuất khẩu hàng hóa ra nƣớc ngoài. Vì nhu cầu tiêu dùng của ngƣời dân nội địa là rất lớn mà khách hàng chủ yếu của công ty chủ yếu là trên địa bàn tỉnh Phú Thọ và các tỉnh thành lân cận nhƣ: Vĩnh Phúc, Thái Nguyên, Yên Bái. Quy trình quản lí công nợ đối với khách hàng của công ty bao gồm năm bƣớc sau:
Bƣớc 1: Xét duyệt đơn hàng.
Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến, có thể là qua mail, điện thoại, fax... thì các bộ phận liên quan là bộ phận bán hàng và bộ phận kho sẽ xét duyệt lại đơn đặt hàng về số lƣợng, chủng loại để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của mình và lập phiếu xuất kho. Việc chấp thuận đơn đặt hàng sẽ đƣợc hồi báo cho khách hàng biết nhằm tránh những tranh chấp có thể xảy ra trong tƣơng lai.
Bƣớc 2: Xét duyệt việc bán chịu và lập phiếu xuất kho.
Kê toán sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác nhau trong và ngoài doanh nghiệp, thì kế toán thanh toán sẽ đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để ra quyết định chuẩn y. Đây là một công việc rất quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi nợ phải thu khách hàng. Để hỗ trợ cho công việc này công ty vẫn thƣờng xuyên cập nhật thông tin về tình hình tài chính, vấn đề chi trả của khách hàng.
Bƣớc 3: Xuất kho hàng hóa
Căn cứ vào phiếu xuất kho đã đƣợc phê chuẩn bởi kế toán thanh toán, thủ kho sẽ xuất hàng theo đúng số lƣợng, chủng loại hàng hóa cho ngƣời nhận hàng. Khi xuất hàng hóa, ngoài sự kiểm tra của thủ kho và của ngƣời nhận, bộ phận bảo vệ cũng sẽ tiến hành kiểm tra về lƣợng hàng hóa đó.
100
Hóa đơn là một chứng từ quan trọng, thể hiện số tiền mà khách hàng sẽ phải thanh toán cho công ty, cũng nhƣ các thông tin về ngày tháng, mặt hàng, cách thức thanh toán. Tại công ty TNHH thiết bị văn phòng TPC hóa đơn đƣợc lập bởi kế toán bán hàng, và trách nhiệm của kế toán bán hàng là:
- So sánh đơn đặt hàng với phiếu xuất kho.
- Ghi tất cả các thông tin cần thiết vào hóa đơn một cách chính xác nhƣ: Tên khách hàng, địa chỉ, ngày phát sinh của nghiệp vụ, số hóa đơn, số lƣợng, chủng loại hàng hóa đã xuất bán. Giá đƣợc ghi trên hóa đơn là giá đƣợc dựa trên cơ sở bảng giá hiện hành của doanh nghiệp.
- Tính ra số tiền cho từng loại hàng hóa và cho cả hóa đơn.
- Để đảm bảo không có sai sót thì trƣớc khi chuyển hàng cho khách hàng kế toán sẽ kiểm tra lại về số liệu đƣợc ghi trên hóa đơn.
- Tổng cộng hóa đơn phát hành từng ngày sẽ đƣợc nhập liệu vào phần mềm kế toán máy và đƣợc tổng hợp trên sổ cái tài khoản và tài khoản chi tiết để theo dõi công nợ của khách hàng.
Bƣớc 5: Theo dõi thanh toán và đối chiếu công nợ với khách hàng
Sau khi hóa đơn đã đƣợc lập và hàng hóa đã xuất giao cho khách hàng, thì có hai trƣờng hợp là: nếu là trƣờng hợp bán hàng thu tiền ngay thì chu trình đến đây là kết thúc, còn nếu là trƣờng hợp bán chịu thì kế toán sẽ tiếp tục theo dõi các khoản phải thu.
Để nhanh chóng thu hồi đƣợc khoản nợ phải thu thì định kì cuối tháng quý công ty sẽ tiến hành gửi bảng công nợ trên excel qua gmail cho khách hàng để hai bên đối chiếu công nợ. Đây cũng là một cách để khách hàng biết tình hình phải thanh toán cho đơn vị.
Ví dụ 9: Ngày 30/09/2016, kế toán thanh toán công ty TNHH thiết bị văn
101
khách hàng là trƣờng THPT thị xã Phú Thọ để chốt công nợ đến ngày 30/09/2016. Khách hàng sau khi nhận đƣợc bảng đối chiếu công nợ sẽ phản hồi lại qua gmail.
Hình 2.36: Bảng đối chiếu công nợ của trƣờng THPT thị xã Phú Thọ