Gồm 3 phần chính:
• Phần đầu: tên tài liệu, tên cơ quan chủ quản
• Phần thân: các thông tin cần thu thập, cần xuất.
• Phần cuối: ngày lập tài liệu và chữ ký những người có trách nhiệm.
Ngoài ra các giấy tờ khai hay phiếu điều tra thường có them phần ghi chú mặt sau để hướng dẫn cho người khai.
Các thông tin trong phần than được gom theo nhóm có liên kết chặt chẽ với nhau: Các thông tin có cấu trúc thường được trình bày theo bảng gồm nhiều cột, nhiều hang. Tên các cột được đặt sao cho vừa rõ ý nghĩa, vừa không quá dài để viết gọn trong ô đầu cột.
Thứ tự các nhóm thông tin trình bày trong phần than quyết định dựa trên nhiều căn cứ: theo thứ tự ưu tiên, theo thứ tự quen dùng hay dễ điền, thường các bản được đặt sau các thông tin đơn
Đối với một biểu mẫu thu thập thông tin, có 3 cách
• Khung điền
• Các trường hợp lựa chọn
• Câu hỏi để trả lời. Có hai dạng: câu hỏi đóng và câu hỏi mở Chất liệu của biểu mẫu: được cân nhắc trên các mặt
• Giấy: khổ giấy, loại giấy
• Số phiên bản.
• Màu: không nên dùng quá nhiều màu. Tuy nhiên có thể dùng các màu khác nhau để phân biệt phiên bản hay nổi bật một số thông tin trên tài liệu
Ví dụ:
Hình 5 – 9. Một mẫu biểu thu thập thông tin vào hệ thống. UBND TỈNH NGHỆ AN
Trường Cao đẳng KTCN Việt Nam – Hàn Quốc
Phiếu điểm
Lớp:………. .Sĩ Số:……….. Vắng:………. Tên môn học:………Ngày thi:………... Số tiết:……….:…...Giáo viên chấm thi:……….. Học kỳ:………Năm học:……… :………..
PHIẾU DỰ TRÙ VẬT TƯ
Số hiệu:………..
Tên phân xưởng:……… Ngày dự trù:………..
STT Họ và tên Ngày sinh Điểm Ghi chú Bằng số Bằng chữ Nhận xét: Ngày…tháng….năm….. Ký nhận Xác nhận của khoa Chữ ký GV chấm thi 1………2…………
Hình 5 – 10. Một mẫu biểu xuất ra màn hình