Diễn giải của quy trình mua hàng nhƣ sau:
Bƣớc 1: Tiếp nhận thông tin về sản phẩm hàng hóa để đàm phán hợp đồng
- Phòng XNK nhận thông tin về sản phẩm từ Phòng NC&PTSP bao gồm: + Báo giá sản phẩm và các điều kiện liên quan sơ bộ (vận chuyển,…) + Catalogue, thông số kỹ thuật sản phẩm đã chào hàng/chào thầu
- Phòng XNK nhận thông tin về dự án đang triển khai liên quan đến sản phẩm từ Phòng KDDA bao gồm:
+ Tên Dự án
+ Thông tin gói thầu (thời gian dự kiến thầu, TSKT dự kiến)
+ Thông tin ký hợp đồng dự kiến (thời gian ký, thời gian chuyển tiền…)
Bƣớc 2: Đàm phán hợp đồng đầu vào
- Phòng XNK: Đàm phán đảm bảo các điều kiện thƣơng mại, giá cả có lợi nhất cho dự án và Công ty, tiết kiệm đƣợc chi phí, thời gian triển khai và đảm bảo sản phẩm cung cấp đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng để có thể nghiệm thu.
- Phòng NC&PTSP: xác nhận lại thông số kỹ thuật theo đúng nhƣ đã xây dựng để chào thầu/ký hợp đồng.
- Phòng KDDA xác nhận lại số lƣợng, thời gian dự kiến triển khai hợp đồng.
Bƣớc 3: Báo cáo kết quả đàm phán và lập báo giá nội bộ
- Phòng XNK lập báo cáo kết quả đàm phán và phƣơng án báo giá nội bộ gửi Phòng KDDA để làm TPA và trình BLĐ (GĐ và TGĐ) phê duyệt TPA và báo giá nội bộ.
- BLĐ phê duyệt TPA theo thẩm quyền. Trƣờng hợp BLĐ không phê duyệt, quay lại Bƣớc 2.
Bƣớc 4: Lập Phƣơng án thanh toán
- Phòng XNK lập phƣơng án thanh toán đối với việc mua hàng/ nhập khẩu hàng hóa và gửi Phòng TCKT kiểm tra, thẩm định.
- Sau khi thẩm định, Phòng TCKT trình BLĐ (GĐ và TGĐ) phê duyệt phƣơng án thanh toán.
- BLĐ phê duyệt TPA theo thẩm quyền. Trƣờng hợp BLĐ không phê duyệt, Phòng XNK lập lại Phƣơng án thanh toán.
Bƣớc 5: Ký Hợp đồng mua hàng/ nhập khẩu hàng hóa đầu vào
- Phòng XNK phối hợp với NCC lập dự thảo Hợp đồng.
- Phòng TCKT thẩm định đối với các điều khoản liên quan đến thanh toán và tài chính, đảm bảo phù hợp với TPA đã đƣợc phê duyệt và ký nháy.
- Phòng NC&PTSP kiểm tra và ký nháy đối với các nội dung về thông số kỹ thuật của sản phẩm.
- Phòng XNK trình GĐ phê duyệt Hợp đồng sau khi có đủ chữ ký nháy của các Phòng ban liên quan.
- GĐ ký kết Hợp đồng. Trƣờng hợp GĐ không phê duyệt, Phòng XNK thực hiện lại các quá trình tại bƣớc này.
Bƣớc 6: Thực hiện Hợp đồng đầu vào
- Phòng TCKT chuẩn bị nguồn tiền và thực hiện thanh toán tiền hàng cho NCC theo Đề nghị thanh toán của Phòng XNK. Phòng KDDA hỗ trợ việc giải tỏa/ tạm ứng kinh phí từ phía CĐT (nếu cần).
- Phòng TCKT và Phòng XNK có trách nhiệm thanh toán cho NCC theo đúng tiến độ đã đƣợc phê duyệt trong hợp đồng. Nếu có vấn đề phát sinh, Phòng XNK cần lập lại Phƣơng án thanh toán trình BLĐ phê duyệt trƣớc khi thay đổi các nội dung trong hợp đồng ban đầu đã ký.
- Phòng XNK chịu trách nhiệm:
+ Theo dõi quá trình thực hiện Hợp đồng, đôn đốc NCC giao hàng đúng hạn cũng nhƣ thông báo tiến độ hàng về, tiến độ thanh toán cho các bên liên quan để chuẩn bị;
+ Soạn thảo trƣớc chứng từ (Invoice, Packing list, C/Q; bảo hành cho NSX/NCC và điều chỉnh đảm bảo họ phát hành đúng nội dung (nếu cần);
+ Kiểm tra các chứng từ nhập khẩu, đảm bảo chứng từ hợp lệ thông quan và thanh toán với NCC;
+ Dịch các chứng từ nhập khẩu ra Tiếng Việt, hiệu đính chứng từ bàn giao cho khách hàng, thuế, lƣu tại các bộ phận liên quan trong công ty (Phòng TCKT, Phòng NC&PTSP, Phòng KDDA);
+ Mở tờ khai thông quan hàng hóa (nếu cần); làm các văn bản giải trình hải quan gỡ thuế, nợ đọng thuế, TSKT hàng hóa, giải trình loại hàng hóa……để thông quan;
+ Tổ chức vận chuyển và tiếp nhận hàng hóa tại kho Công ty (hoặc kho thuê theo phƣơng án);
+ Phòng XNK phối hợp Phòng NC&PTSP Kiểm hàng hóa về mặt ngoại quan SP (số lƣợng, tình trạng hàng hóa, nhãn mác); nếu có hƣ hỏng, sai khác để làm việc NCC và các đơn vị liên quan;
+ Phòng XNK tổ chức kiểm định hàng hóa (nếu cần);
+ Yêu cầu các Phòng ban liên quan cùng phối hợp giải quyết các phát sinh nếu có trong quá trình thực hiện Hợp đồng đầu vào.
- Dựa vào tiến độ hàng về, Phòng XNK gửi thông báo cho Phòng KDDA để cập nhật tiến độ. Phòng KDDA căn cứ vào thời gian đó có trách nhiệm:
+ Làm công văn làm việc với CĐT và các đơn vị liên quan để xin cấp giấy phép cho hàng hóa, chuyển giấy phép cho Phòng XNK làm thủ tục thông quan (nếu cần);
+ Lên kế hoạch để tiến hành bàn giao và nghiệm thu với khách hàng.
- Phòng NC&PTSP chịu trách nhiệm: kiểm tra chi tiết hàng hóa, thông số kỹ thuật, thử nghiệm hàng khi hàng hóa về đến Công ty; để đảm bảo hàng hóa đáp ứng đúng theo hợp đồng ký kết và vận hành bình thƣờng cũng nhƣ chủ động đƣợc phƣơng án xử lý các việc phát sinh.
Bƣớc 7: Bàn giao và nghiệm thu hàng hóa
- Phòng XNK bàn giao chứng từ và hàng hóa cho Phòng KDDA; song song đó bàn giao chứng từ cho Phòng TCKT (phục vụ quyết toán thuế).
- Phòng KDDA chủ trì triển khai việc tổ chức bàn giao và cấp phát hàng hóa cho khách hàng (nếu cần).
- Phòng NC&PTSP hƣớng dẫn sử dụng, đào tạo cho khách hàng (nếu cần).
Quy trình bán hàng hóa:
Quy trình bán hàng hóa đƣợc xây dựng nhằm quy định trình tự và nguyên tắc phối hợp thực hiện giữa các Phòng ban liên quan để thực hiện việc triển khai các dự án kinh doanh của Công ty, từ lúc tiếp cận khách hàng đến lúc kết thúc dự án.
Các bƣớc của quy trình đƣợc thể hiện trong lƣu đồ nhƣ sau:
Bƣớc Trách
nhiệm Lƣu đồ thực hiện Thời hạn
thực hiện Tài liệu/ Biểu mẫu 1 - P. KDDA Xây dựng hồ sơ và đấu thầu Lưu trữ hồ sơ dự án Thương thảo và ký Hợp đồng đầu ra Tiếp cận dự án Giới thiệu sản phẩm vào dự án Thực hiện hợp đồng Bàn giao, nghiệm
thu hàng hóa với
Chủ đầu tư Quy trình Tìm kiếm sản phẩm Quyết toán, thanh lý hợp đồng Quy trình Mua hàng và Nhập khẩu hàng hóa Theo tiến độ dự án với CĐT 2 - P. KDDA - P. SP - P. XNK 3 - P. KDDA - P. SP - P. XNK - P. TCKT BM. . QT. 4 - P. KDDA - P. SP - P. XNK - P. TCKT BM. . QT. 5 - P. KDDA - P. SP - P. XNK - P. TCKT 6 - P. KDDA - P. SP - P. XNK BM. . QT. 7 - P. KDDA - P. TCKT 8 - P. KDDA BM. . QT.