CHƢƠNG 3 : GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ
3.3.1. Quản lý hiệu quả các khoản chi phí của doanh nghiệp
a. Cơ sở thực hiện giải pháp
Trong cơ chế thị trƣờng hiện nay, sự cạnh tranh giữa các công ty càng ngày càng trở nên mãnh liệt, nhiều sản phẩm mới có chất lƣợng cao liên tục xuất hiện với những tính năng ƣu việt thể hiện rõ nhu cầu muốn làm vừa lòng và lôi kéo khách hàng của từng công ty. Do đó, muốn hoạt động sản xuất kinh doanh của mình đạt hiệu quả cao thì công ty phải thực hiện tốt các hoạt động nhằm tăng thu nhập, tiết kiệm chi phí mang lại doanh thu ngày một tăng, có nhƣ thế mới tạo ra nguồn lực mới cho công ty và có điều kiện phát triển các chiến lƣợc mới trong tƣơng lai.
Việc kiểm soát chi phí chặt chẽ là yêu cầu quan trọng, bởi vì một gia tăng chi phí đồng nghĩa với sự sụt giảm EBIT, đòn bẩy tài chính sẽ phóng đại sự sụt giảm này của EBIT thành một sự sụt giảm lớn hơn trong thu nhập của cổ đông. Từ đấy làm gia tăng rủi ro cho ty. Nếu kiểm soát tốt chi phí, công ty sẽ gia tăng đƣợc lợi nhuận đồng thời làm giảm rủi ro cho công ty.
b. Nội dung của giải pháp
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty phải chịu các khoản chi phí sản phẩm và cả chi phí bán hàng cũng nhƣ chi phí quản lý doanh nghiệp. Vậy để có thể giảm thiểu đƣợc một số khoản mục chi phí có tác động đáng kể đến việc gia tăng của tổng chi phí, tác giả xin đề xuất một số biện pháp sau:
* Giảm chi phí sản phẩm
Sản phẩm chính trong kinh doanh của công ty là đồ điện tử, viễn thông, các sản phẩm thiết bị công nghệ... chủ yếu đƣợc thu mua tại địa bàn nơi hoạt động sản xuất đang diễn ra, ngoài ra, những sản phẩm có giá trị lớn thì thƣờng ký hợp đồng với các nhà cung cấp trƣớc đó. Để có thể giảm đƣợc chi phí sản phẩm, công ty cần cố gắng tìm sản phẩm đúng chất lƣợng và giá rẻ hơn.
Công ty nên chọn nhà cung cấp truyền thống, có uy tín và sử dụng các loại công cụ tài chính phái sinh nhƣ hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng tƣơng lai, hợp đồng quyền chọn...nhằm giúp công ty chủ động hơn trong việc phòng ngừa những rủi ro kiệt giá tài chính, đảm bảo giá mua đƣợc đảm bảo, hợp lý và tiết kiệm nhất. Sự biến động của giá cả thị trƣờng có tác động rất lớn đến hoạt động của công ty, đặc biệt trong thời gian gần đây, vấn đề lạm phát đã gây không ít khó khăn cho công ty. Vì vậy, công ty cần phải có kế hoạch cụ thể cho việc quản lý, mua sản phẩm đầu vào, tránh gây lãng phí sản phẩm.
* Giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
Khi công ty thực hiện giảm chi phí quản lý doanh nghiệp cũng có nghĩa là công ty đang giảm chi phí cố định, làm giảm tác động của đòn bẩy kinh doanh liên quan đến việc sử dụng chi phí cố định của công ty. Tuy nhiên khi giảm chi phí này cũng sẽ làm tăng EBIT một lƣợng đúng bằng khi giảm chi phí QLDN và khi đó hệ thống đòn bẩy sẽ khuếch đại sự gia tăng của EBIT thành một sự gia tăng lớn hơn từ
đó làm tỷ suất sinh lời ROE của công ty tăng lên, mức độ tác động của đòn bẩy tài chính DFL cũng giảm xuống, giúp giảm bớt rủi ro tài chính cho công ty.
Trƣớc hết công ty nên thực hiện khoán chi phí điện thoại, điện báo đối với các bộ phận văn phòng để giảm bớt chi phí mua ngoài. Chẳng hạn công ty thử nghiệm giảm 10% số tiền cho các phòng ban. Nếu phòng ban nào sử dụng vƣợt mức khoán thì cán bộ cùng nhân viên cả phòng sẽ bị cảnh cáo, nếu trên 3 lần sẽ bị trừ lƣơng. Còn nếu phòng ban nào sử dụng tiết kiệm thì sẽ đƣợc khen thƣởng bằng cách công nhận, vinh danh một cách công khai với sự chứng kiến của đông đảo nhân viên và các thành phần lãnh đạo trong công ty. Nhƣ vậy sẽ giúp phòng ban đó cũng nhƣ các cá nhân trong phòng đó cảm thấy tự hào và cũng là thông điệp, là động lực thúc đẩy sự nỗ lực, phấn đấu trong công việc của các nhân viên cũng nhƣ các phòng ban còn lại.
Ngoài ra, công ty cần khoán và xây dựng những quy định cụ thể đối với những khoản chi phí hành chính nhƣ tiếp khách, hội họp, công tác phí, văn phòng phí... để thuận tiện cho việc theo dõi kiểm tra và hạch toán chi phí, giảm đƣợc chi phí không hợp lý.
Mặt khác, công ty cần giảm tối thiểu việc phát sinh các khoản chi phí khác bằng tiền khác. Nếu có thể đƣợc thì công ty nên thực hiện tinh lọc, tinh giảm bớt bộ máy quản lý, góp phần giảm chi phí tiền lƣơng ở bộ phận này nhƣng vẫn đảm bảo hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.