Diễn giải
Bƣớc 1: Tiếp cận dự án
Phòng KDDA thực hiện các công tác chăm sóc khách hàng để tiếp cận và khai thác thông tin về các dự án tiềm năng.
Bƣớc 2: Giới thiệu sản phẩm vào dự án
- Từ các thông tin khai thác đƣợc về dự án, Phòng KDDA chuyển cho Phòng NC&PTSP để thực hiện tìm kiếm sản phẩm để giới thiệu, chào hàng cho khách hàng.
- Việc thực hiện bƣớc này tuân theo Quy trình Tìm kiếm sản phẩm của Phòng NC&PTSP.
Bƣớc 3: Xây dựng hồ sơ và đấu thầu
- Phòng KDDA thực hiện đề nghị tạm ứng kinh phí mua hồ sơ thầu. Sau khi mua đƣợc hồ sơ thầu, Phòng KDDA chuyển hồ sơ thầu đến các Phòng XNK, Phòng NC&PTSP để chuẩn bị và xây dựng hồ sơ.
- Chuẩn bị hồ sơ thầu:
+ Phòng NC&PTSP: chịu trách nhiệm đối với các nội dung liên quan đến sản phẩm (thông số kỹ thuật, xuất xứ, catalogue, ủy quyền của NCC, điều kiện bảo hành…)
+ Phòng XNK: phối hợp chốt các vấn đề liên quan đến giá, xuất xứ; chủ trì làm việc để chốt phƣơng thức nhập hàng, xử lý các vấn đề liên quan, tài chính, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, các thủ tục nhập hàng, bảo hiểm,...
+ Phòng TCKT: kiểm tra các điều kiện thƣơng mại, tài chính, làm bảo lãnh theo yêu cầu từ Phòng KDDA
+ Phòng KDDA: chịu trách nhiệm tổng hợp hồ sơ từ Phòng NC&PTSP, XNK; hoàn thiện bộ hồ sơ thầu theo TPA đã đƣợc BLĐ (GĐ và TGĐ) phê duyệt và in ấn, trình ký, đóng dấu.
- GĐ phê duyệt bộ hồ sơ thầu. Trƣờng hợp hồ sơ đƣợc phê duyệt, Phòng KDDA thực hiện nộp hồ sơ thầy. Trƣờng hợp không đƣợc duyệt, Phòng KDDA điều chỉnh lại hồ sơ hoặc chuyển về bƣớc cần thiết để xử lý.
- Trong quá trình nộp hồ sơ thầu, Phòng KDDA có trách nhiệm theo dõi kết quả, nhận và chuyển tiếp thông tin sửa đổi/ bổ sung hồ sơ (nếu có) cho Phòng ban liên quan để hoàn thiện. Phòng KDDA là đầu mối tiếp nhận kết quả trúng thầu.
- Trong thời gian chờ kết quả đấu thầu, Phòng KDDA thực hiện cập nhật TPA cho toàn bộ dự án (nhân sự tham gia, công cụ dụng cụ phục vụ thầu, chi phí thực hiện, các cơ chế liên quan…) - nếu có điều chỉnh - để trình BLĐ (GĐ và TGĐ) thông qua.
Bƣớc 4: Thƣơng thảo và ký Hợp đồng đầu ra
- Sau khi kết quả trúng thầu đƣợc thông báo, Phòng Dự án lên kế hoạch làm việc với đối tác để thƣơng thảo các điều khoản của hợp đồng:
- Thành phần tham gia: Đại diện Phòng KDDA và GĐ (nếu cần)
- Nội dung: giá, thời gian thực hiện, phƣơng thức thực hiện hợp đồng, các giai đoạn thanh toán hợp đồng và các vấn đề phát sinh khác trong khi thực hiện hợp đồng
- Lƣu ý:Phòng KDDA là đầu mối thƣơng thảo hợp đồng với đối tác. Trƣớc khi buổi thƣơng thảo diễn ra, Phòng KDDA phải chuẩn bị giấy ủy quyền thƣơng thảo (nếu có), chi phí liên quan… Sau khi buổi thƣơng thảo kết thúc, Phòng KDDA phải chốt đƣợc với đối tác các vấn đề đã làm việc và phải có biên bản làm việc giữa hai bên để trình GĐ phê duyệt.
- Phòng Dự án phối hợp với Đối tác soạn thảo hợp đồng của dự án, căn cứ trên nội dung hai bên đã thống nhất trong buổi thƣơng thảo. Sau khi dự thảo hợp đồng đƣợc xây dựng, Phòng KDDA gửi cho các Phòng ban để thẩm định và ký nháy đối với các nội dung liên quan, cụ thể:
- Phòng NC&PTSP: các nội dung về sản phẩm (thông số kỹ thuật, mẫu mã sản phẩm, tính năng, điều kiện bảo hành…)
- Phòng XNK: các nội dung về nhập hàng, bảo quản, bàn giao hàng hóa - Phòng TCKT: các nội dung về tài chính (chi phí, điều kiện thanh quyết toán…) - Phòng KDDA chịu trách nhiệm tổng hợp ý kiến của các Phòng ban và trình GĐ phê duyệt nếu nhƣ có điểm bất đồng không thể xử lý. Trƣờng hợp các bên đều đã đồng ý với bản dự thảo, Phòng KDDA thực hiện trình GĐ và ký kết với khách hàng 04 bản hợp đồng (02 bản gửi đối tác, 01 bản lƣu Phòng TCKT, 01 bản lƣu tại Phòng KDDA).
Bƣớc 5: Thực hiện hợp đồng
- Phòng XNK chủ trì thực hiện việc ký kết hợp đồng đầu vào và mua sắm/ nhập khẩu hàng hóa theo Quy trình Mua hàng và Nhập khẩu hàng hóa.
- Sau khi hợp đồng mua hàng với NCC đƣợc ký kết, Phòng KDDA tiến hành soạn thảo công văn tạm ứng/giải tỏa gửi CĐT. Phòng KDDA là đầu mối làm việc với CĐT và các đơn vị liên quan để đôn đốc, bám sát tiến độ chuyển tiền, đề xuất kinh phí hỗ trợ can thiệp nếu cần.
- Phòng TCKT và Phòng XNK có trách nhiệm thanh toán cho NCC theo đúng tiến độ đã đƣợc phê duyệt trong hợp đồng đầu vào để đảm bảo tiến độ hàng về để tuân thủ theo hợp đồng đã ký kết với CĐT.
Bƣớc 6: Bàn giao, nghiệm thu hàng hóa với CĐT:
Theo thông báo của Phòng XNK, khi hàng về, Phòng KDDA soạn công văn đề nghị khách hàng nghiệm thu hàng hóa và xây dựng chƣơng trình nghiệm thu hàng hóa với khách hàng.
- Phòng KDDA chủ trì tổ chức nghiệm thu hàng hóa với khách hàng. Phòng NC&PTSP hỗ trợ trong quá trình nghiệm thu với khách hàng đối với các phần liên quan đến chất lƣợng, chủng loại, đúng yêu cầu ghi trên Hợp đồng. Trong quá trình nghiệm thu phải có biên bản nghiệm thu đã thống nhất với khách hàng.
- Sau khi nghiệm thu xong, Phòng KDDA tiến hành lên kế hoạch bàn giao hàng hóa cho khách hàng. Hai bên bàn giao phải có biên bản xác nhận của Phòng KDDA và khách hàng. Biên bản bàn giao lập thành 2 bản mỗi bên giữ 1 bản.
- Trƣờng hợp cần đi cấp phát hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng, Phòng KDDA chịu trách nhiệm lên chƣơng trình, chuẩn bị kinh phí tổ chức đi. Chƣơng trình phải đƣợc phê duyệt của GĐ.
- Phòng NC&PTSP chịu trách nhiệm tổ chức đào tạo hƣớng dẫn sử dụng cho khách hàng: Xây dựng các chƣơng trình đào tạo, cập nhật tài liệu, tổ chức đào tạo với các đơn vị phát sinh.
- Phòng KDDA là đầu mối chắp mối, liên hệ thông tin với CĐT về các vấn đề phát sinh liên quan đến bảo hành cho Phòng NC&PTSP thực hiện bảo hành theo đúng hợp đồng đã thỏa thuận.
Bƣớc 7: Quyết toán, thanh lý hợp đồng
- Phòng KDDA chịu trách nhiệm làm công văn đề nghị thanh toán/giải tỏa tiền hàng, đôn đốc tiến độ giải tỏa. Chuyển Công văn giải tỏa sang Phòng TCKT làm thủ tục với ngân hàng.
- Ngoài ra, Phòng KDDA làm các công văn đề nghị làm việc với CĐT, các đơn vị liên quan, Tổng cục hải quan để xin quyết định gỡ thuế.
Bƣớc 8: Lƣu trữ hồ sơ dự án
Phòng KDDA lƣu trữ hồ sơ liên quan đến Dự án đã triển khai theo quy định. Trên đây là toàn bộ Quy trình mua hàng và quy trình bán hàng đang đƣợc Công ty cổ phần XNK thiết bị công nghệ HTC áp dụng. Có thể thấy Công ty đã có một quy trình khá nghiêm ngặt bài bản để có thể thực hiện đàm phán đặt hàng đối với nhà cung cấp một cách chi tiết hạn chế tối đa những rủi ro về mặt hàng hóa cũng nhƣ tài chính cho công ty.
Để có thể đánh giá chi tiết hơn tác giả thực hiện nghiên cứu về các chỉ tiêu thanh khoản trên Báo cáo tài chính qua các năm 2016; 2017; 2018 nhƣ sau:
Bảng 2.2: Các chỉ tiêu thanh khoản trong 03 năm gần đây của Công ty CP XNK thiết bị công nghệ HTC
STT Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
1 Tiền 58.875.256.189 62.515.567.518 35.121.546.241 2 Tài sản ngắn hạn 143.797.380.313 141.902.721.296 155.359.657.331 3 Nợ ngắn hạn 104.793.687.472 118.406.102.464 131.829.488.637 4 Hàng tồn kho 36.554.055.297 4.369.402.535 17.192.363.342 5 Hệ số khả năng thanh toán
hiện thời = Tài sản ngắn hạn/ Nợ ngắn hạn
1,37 1,20 1,18
6 Hệ số khả năng thanh toán nhanh = (Tài sản ngắn hạn - hàng tồn kho)/ Nợ ngắn hạn
1,02 1,16 1,05
7 Hệ số khả năng thanh toán tức thời = Tiền/Nợ ngắn hạn
0,562 0,528 0,266
(Nguồn: Tác giả tính toán theo số liệu BCTC)
Từ ý nghĩa của các chỉ số trong Chƣơng 1 có thể thấy hệ số khả năng thanh toán hiện thời và hệ số khả năng thanh toán nhanh của Công ty CP XNK thiết bị công nghệ HTC đều lớn hơn 1, điều này cho thấy khả năng trả nợ của DN khá tốt, tình hình tài chính doanh nghiệp là ổn định. Tuy nhiên có dấu hiệu giảm dần qua các năm, điều này cho thấy khả năng thanh toán của doanh nghiệp giảm dần.
Đối với hệ số khả năng thanh toán tức thời, có thể thấy trong cả 3 năm 2016, 2017, 2018 hệ số khả năng thanh toán tức thời đều ở mức nhỏ hơn 1 nghĩa là Công ty không có khả năng thanh toán tức thời quá 3 tháng. Điều này cũng ảnh hƣởng tới rủi ro tài chính của công ty khi các đơn hàng phía nhà cung cấp yêu cầu thanh toán ngay và hầu nhƣ không có công nợ.
2.2.2.2.Rủi ro đòn bẩy tài chính (rủi ro tài trợ) và rủi ro lãi suất
Nhƣ tác giả đã đề cập trong chƣơng I về cách tính cũng nhƣ ý nghĩa của các hệ số: - Hệ số nợ = Nợ phải trả/ Vốn chủ sở hữu
Cho biết quan hệ giữa vốn huy động bằng đi vay và vốn chủ sở hữu. Tỷ số này nhỏ chứng tỏ doanh nghiệp ít phụ thuộc vào hình thức huy động vốn bằng vay nợ, có thể hàm ý doanh nghiệp chịu độ rủi ro thấp.
- Chỉ số về cấu trúc tài chính = Nợ ngắn hạn/(Vốn chủ sở hữu +Nợ dài hạn) Chỉ số này sẽ so sánh cấu trúc vốn và cấu trúc tài trợ. Nếu nợ ngắn hạn cao nhƣng nợ dài hạn và vốn chủ sở hữu thấp chứng tỏ doanh nghiệp đang sử dụng nguồn tài trợ từ vay ngắn hạn để đầu tƣ cho hoạt động kinh doanh, nhƣ vậy độ nhạy cảm với lãi suất của doanh nghiệp là rất cao.
Bảng 2.3: Rủi ro về đòn bẩy tài chính và rủi ro lãi suất trong 03 năm gần đây của Công ty CP XNK thiết bị công nghệ HTC
STT Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
1 Nợ phải trả 104.793.687.472 142.047.435.687 155.470.821.860 2 Vốn chủ sở hữu 100.000.000.000 100.000.000.000 100.000.000.000 3 Nợ ngắn hạn 104.793.687.472 118.406.102.464 131.829.488.637 4 Nợ dài hạn 23.641.333.223 23.641.333.223 5 Hệ số nợ = Nợ phải trả/ Vốn chủ sở hữu 1,05 1,42 1,55 6 Chỉ số về cấu trúc tài chính = Nợ ngắn hạn/(Vốn chủ sở hữu +Nợ dài hạn) 1,05 1,15 1,26
Từ bảng nói trên có thể thấy tại Công ty cổ phần XNK thiết bị công nghệ HTC các chỉ tiêu về đòn bẩy tài chính dựa trên tỷ số nợ trên Vốn chủ sở hữu đền lớn hơn 1. Điều này cho thấy tài sản của HTC đƣợc tài trợ với các khoản nợ nhiều hơn là ngƣời vốn Chủ sở hữu. Điều này dẫn đến một thực trạng rủi ro về lãi suất khi lãi suất của thị trƣờng biến động. Tỷ số nợ trên vốn chủ sở hữu đặc biệt cao trong các năm: Năm 2017: là 1,42 lần, trong năm 2018: là 1,55 lần. Nhƣ vậy, nếu lãi suất thị trƣờng biến động mạnh thì Công ty HTC có thể gặp rủi ro về khả năng trả nợ cũng nhƣ các tổn thất tài chính khi lãi suất tăng cao.
Bên cạnh đó, chỉ số về cấu trúc tài chính của Công ty CP XNK Thiết bị công nghệ HTC đều lớn hơn 1, năm 2016 là 1,05 lần và tăng dần qua các năm 2017, 2018 là 1,15 lần và 1,26 lần. Điều này cho thấy Công ty HTC chủ yếu sử dụng nguồn tiền từ các khoản vay ngắn hạn để thực hiện đầu tƣ cho các hoạt động kinh doanh của mình. Nhƣ vậy, độ nhạy cảm với lãi suất của công ty HTC khá cao, đặc biệt là với các khoản vay ngắn hạn. Bên cạnh đó, việc sử dụng các khoản vay ngắn hạn này dẫn đến rủi ro khi đến kỳ trả nợ công ty không có nguồn đối ứng để thanh toán các khoản vay này.
2.2.2.3. Rủi ro tài chính tín dụng
Bảng 2.4: Rủi ro tài chính tín dụng trong 03 năm gần đây của Công ty CP XNK thiết bị công nghệ HTC
STT Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
1 Khoản phải thu ngắn hạn 78.667.192.480 66.806.325.815 95.064.097.217
2 Khoản phải thu dài hạn - - -
3 Tổng khoản phải thu 78.667.192.480 66.806.325.815 95.064.097.217 4 Doanh thu 391.489.006.129 140.604.351.677 101.091.951.319 5 Vòng quay khoản phải
thu= Doanh thu/bình quân các khoản phải thu
10 4 2
(Nguồn: Tác giả tính toán theo số liệu BCTC)
Từ bảng cấu trúc khoản phải thu của Công ty HTC qua các năm từ 2016 đến 2018 tác giả nhận thấy trong năm 2016 doanh thu là cao nhất nhƣng hệ số vòng quay khoản phải thu cao nhất là 10 đến năm 2017 và 2018 giảm xuống thấp còn 4 và 2. Có thể
thấy trong năm 2016 doanh thu của HTC cao và vòng quay khoản phải thu cao, điều này nghĩa là trong giai đoạn này các đơn vị kinh doanh các hàng hóa thuộc danh mục các sản phẩm công ty kinh doanh còn hạn chế, công ty có lợi thế cao trên thị trƣờng, nên việc thu hồi tiền bán hàng nhanh, công ty không bị khách hàng chiếm dụng vốn. Nhƣng đến năm 2017 và 2018 chỉ tiêu về vòng quay khoản phải thu giảm xuống rất thấp còn 4 và 2 đồng thời doanh thu bán hàng trong hai năm này tiếp tục giảm mạnh. Điều này cho thấy lợi thế của công ty đang bị giảm sút dẫn đến việc chiếm dụng vốn của khách hàng ngày càng nhiều, hoặc có thể do có nhiều hơn các đối thủ cạnh tranh dẫn đến Công ty buộc phải điều chỉnh chính sách của mình để nắm bắt thị phần cũng nhƣ giữ chân khách hàng. Điều này làm nguy cơ về rủi ro tín dụng ngày càng lớn hơn.
Về các khoản dự phòng phải thu khó đòi và nợ xấu hiện tại công ty HTC không có các số liệu về các chỉ số này, có thể thấy hiện tại công ty đã và đang có những kiểm soát về khách hàng tốt, tránh các khoản nợ xấu và khó đòi gây ảnh hƣởng tới vấn đề quản lý rủi ro tài chính.
2.2.2.4. Rủi ro phá sản
Đánh giá về rủi ro phá sản của Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu thiết bị công nghệ HTC tác giả sử dụng tính chỉ số Z” (áp dụng mô hình Altman) đã nêu ở chƣơng I.
Bảng 2.5: Phân tích hệ số Z” của Công ty giai đoạn 2016-2018
Ký hiệu Hệ số Trọng số
X1 Vốn lƣu động/Tổng tài sản 6,56
X2 Lợi nhuận giữ lại/Tổng tài sản 3,26
X3 EBIT/Tổng tài sản 6,72
X4 Giá trị thị trƣờng của VCSH/Giá trị sổ sách tổng nợ 1,05 Chỉ số Z” đƣợc tính nhƣ sau:
Năm X1 X2 X3 X4 Z’’
2016 0,69060 0,06773 0,07489 1,57965 6,91300
2017 0,55140 0,05946 0,03270 0,81171 4,88306
2018 0,56792 0,06612 0,01651 0,75955 4,84957
Từ bảng 2.3 có thể thấy rõ ràng, hệ số Z” của HTC trong giai đoạn từ năm 2016 đến 2018 đều > 2,6. Cho thấy tình hình cấu trúc tài chính của HTC ổn định. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu thiết bị công nghệ HTC đang nằm trong vùng an toàn, không có nguy cơ phá sản. Tuy nhiên, hệ số này giảm dần theo từng năm, nên nhà quản trị của HTCcần phải chú ý về nguy cơ gặp phải rủi ro phá sản trong tƣơng lai.
Kết luận: Từ những phân tích nói trên cùng với việc Công ty có một quy trình mua và bán hàng có sự kiểm tra, đánh giá từ tất cả các phòng ban liên quan, có thể thấy Công ty Cổ phần XNK Thiết bị công nghệ HTC đang phải đối mặt trƣớc vấn đề về tín dụng đối với khách hàng ngày càng cao. Rủi ro tín dụng này phát sinh từ cả yếu tố khách quan từ môi trƣờng kinh doanh, ngành hàng tới yếu tố nội tại bên trong công ty về vấn đề quản trị các khoản nợ tín dụng của khách hàng.
2.2.3. Quy trình quản trị rủi ro tài chính đang áp dụng tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu thiết bị công nghệ HTC nhập khẩu thiết bị công nghệ HTC
2.2.3.1. Nhận diện rủi ro tài chính