2.2. Thực trạng công tác QTRR trong hoạt động kinh doanh xăng dầu trong nƣớc
2.2.3. Thực trạng công tác QTRR trong hoạt động kinh doanh phân phối xăng dầu
dầu của PVOIL
PVOIL là một doanh nghiệp đầu mối lớn và đóng vai trò quan trọng trong ngành kinh doanh xăng dầu tại Việt Nam. Với lịch sự hình thành phát triển và quy mô hiện tại, PVOIL đã ý thức đƣợc tầm quan trọng của vai trò của mình trong ngành KDXD đồng thời hiểu đƣợc giá trị của hoạt động QTRR. Do đó, PVOIL đã có những quy định về QTRR cho hoạt động KDXD và xây dựng quy trình QTRR cho hoạt động này.
Về cơ bản, quy trình QTRR của PVOIL đang áp dụng gần giống bản lƣợc giản của quy trình QTRR liên tục của Hoàng Đình Phi (2015); cụ thể nhƣ sau:
Hình 2.5. Quy trình QTRR hiện tại PVOIL đang áp dụng
Nguồn: Ban An toàn – chất lượng PVOIL (2017)
Với nội dung này, tác giả dự định triển khai theo hƣớng phân loại các nhóm yếu tố, mỗi nhóm yếu tố này đều hàm chứa các rủi ro khác nhau. Do đó, tác giả sẽ phân tích sâu ở từng nhóm yếu tố, thông qua đó để thấy các vấn đề đã đạt và những hạn chế còn tồn tại của PVOIL.
45
Hiện nay, PVOIL đang thực hiện QTRR theo nguồn phát sinh rủi ro, đƣợc kể đến bao gồm: Nguồn hàng; Hệ thống phân phối; Công nghệ, thiết bị, cơ sở hạ tầng; Hệ thống kho hàng; Phƣơng tiện vận tải; Hệ thống xăng dầu trực thuộc; Nhân lực. Từ mỗi hạng mục này, PVOIL sẽ thực hiện theo 4 bƣớc (hoặc QTRR lƣợc giản) để phù hợp với từng loại rủi ro. Tác giả thực hiện điều tra khảo sát về nội dung này, phát ra 100 phiếu, thu về 72 phiếu. Trong đó tác giả dùng thang likert từ 1 – 5 với (1) là rất không đồng ý; (5) là rất đồng ý. Kết quả đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Nguồn xăng dầu cung ứng cho kinh doanh sản phẩm dầu
Hiện nay, nguồn hàng cung ứng cho kinh doanh sản phẩm dầu của PVOIL từ ba nguồn chính là i) mua từ nhà máy lọc dầu Dung Quất, ii) nhập khẩu theo hạn mức quota đƣợc Bộ Công Thƣơng giao hằng năm từ các nƣớc khu vực Đông Nam Á, Hàn Quốc, Trung Quốc… và iii) tự sản xuất pha chế. Tỷ trọng bình quân các nguồn cung ứng nhƣ sau: mua từ nhà máy lọc dầu Dung Quất chiếm khoảng 55%, nhập khẩu 25-30% và từ sản xuất pha chế khoảng 15-20%.
Bảng 2.4a. Sản lƣợng nguồn cung qua các năm (m3/tấn))
STT Nguồn cung cấp Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
1 Nguồn Dung Quất 1.984.000 2.058.000 1.821.000
2 Nguồn nhập khẩu 1.007.000 765.000 774.000
3 Nguồn sản xuất, pha
chế 120.000 450.000 693.000
TỔNG CỘNG 3.111.000 3.273.000 3.288.000
Nguồn: PVOIL
Dự kiến từ cuối năm 2017, nhà máy lọc dầu Nghi Sơn chính thức đi vào hoạt động nguồn xăng dầu cung ứng trong nƣớc sẽ tăng gấp 2,5 lần so với hiện tại, đồng thời với việc NMLD Bình Sơn có kế hoạch mở rộng gấp rƣỡi công suất hiện hành vào năm 2021, sẽ đảm bảo an toàn tuyệt đối về nguồn hàng cung ứng cho PVOIL.
PVOIL luôn cố gắng chủ động nguồn hàng trong nƣớc cũng nhƣ nguồn nhập khẩu, đảm bảo nguồn hàng luôn đầy đủ cho kế hoạch tiêu thụ trong cả năm: cung
46
cấp cho khách hàng, cho các cửa hàng trực thuộc để bán cho ngƣời tiêu dùng và nguồn dự trữ Quốc gia. Tuy nhiên, xét trên góc độ vĩ mô – một doanh nghiệp lệ thuộc nguồn hàng từ nhập khẩu quá nhiều sẽ bị chịu tác động chi phối từ biến động giá cả, tình hình chính sách, chính trị của các Quốc gia nhập khẩu. Chính sự phụ thuộc này đã tạo ra những rủi ro có ảnh hƣởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp. Với nhóm rủi ro này, PVOIL hiện có một nhóm riêng chuyên nghiên cứu và dự báo về nguồn hàng để hạn chế sự ảnh hƣởng khi có sự cố. Ngoài ra, việc nhà máy lọc dầu trong nƣớc đã đƣợc triển khai đi vào hoạt động để bù lấp những ảnh hƣởng từ nƣớc ngoài cũng chính là một yếu tố giúp doanh nghiệp tự tin hơn. Bảng 2.4 cho thấy PVOIL đang dần cân bằng và chủ động hơn về phía nguồn cung cấp, đồng thời hạn chế rủi ro từ yếu tố nguồn cung này. Kết quả điều tra qua bảng hỏi cho nhóm về nguồn hàng nhƣ sau:
Bảng 2.4b QTRR tại nguồn cung của PVOIL
STT Nội dung Kết quả
1 Với nguồn hàng hiện tại, PVOIL không cần lo lắng về rủi ro
từ nguồn hàng 2.1
2 PVOIL luôn luôn chủ động nguồn cung 3.2 3 PVOIL đã làm tốt khâu nhận diện rủi ro trong nguồn cung 3.0 4 PVOIL đã làm tốt khâu đánh giá rủi ro trong nguồn cung 2.6 5 PVOIL đã làm tốt khâu kiểm soát rủi ro trong nguồn cung 3.2 6 PVOIL đã làm tốt khâu lƣu hồ sơ rủi ro trong nguồn cung 4.0 7 Luôn có sự liên kết hỗ trợ từ các bộ phận khác 3.1 8 Luôn có kịch bản ứng phó với các loại rủi ro trong nguồn
cung 3.0
Nguồn: Tác giả (2018)
Nhƣ vậy, các điểm số cho thấy QTRR trong nguồn cung của PVOIL chƣa thực sự tốt, điểm số cao nhất 4.0 – hài lòng dành cho bƣớc (4) – Lƣu hồ sơ; còn các bƣớc khác đều chỉ dừng lại ở mức khá (3.0).
47
Hệ thống phân phối
Trong nƣớc, PVOIL đang phân phối xăng dầu thông qua các kênh sau:
Bán buôn trực tiếp cho các nhà thầu dầu khí, các nhà máy điện thuộc Tập đoàn và các đơn vị sản xuất trong các ngành: điện, than, xi măng, sản xuất thép, khai thác khoáng sản; giao thông vận tải... với sản lƣợng tiêu thụ chiếm khoảng 18% tổng sản lƣợng của PVOIL.
Bán buôn cho các thƣơng nhân phân phối, đại lý, tổng đại lý có đủ điều kiện KDXD theo quy định của pháp luật. Các khách hàng đang sở hữu mạng lƣới khoảng 3.000 CHXD trên phạm vi toàn quốc tính đến thời điểm cuối năm 2016. Sản lƣợng bán qua kênh tiêu thụ này chiếm khoảng 60% tổng sản lƣợng của PVOIL.
Bán lẻ trực tiếp tại hệ thống 500 CHXD thuộc sở hữu hoặc quyền quản lý trực tiếp của PVOIL. Sản lƣợng bán lẻ chiếm khoảng 22% tổng sản lƣợng tiêu thụ của PVOIL.
Mô hình tổ chức kinh doanh phân phối xăng dầu của PVOIL đƣợc khái quát nhƣ sau: Tổng Công ty (hay “công ty mẹ”) là đầu mối duy nhất tạo nguồn thông qua
nhập khẩu, mua từ NMLD và tự sản xuất. Hàng hóa sau đó đƣợc đƣa về tồn chứa tại các kho trong hệ thống.
Các công ty con thực hiện kinh doanh bán buôn, bán lẻ tại các vùng thị trƣờng đƣợc phân công theo chính sách chung của Tổng công ty, đồng thời thực hiện một phần chức năng đầu mối của Công ty mẹ.
Công ty mẹ bán trực tiếp cho các đầu mối và KHCN lớn
48
Hình 2.6. Sơ đồ chuỗi kinh doanh phân phối sản phẩm xăng dầu của PVOIL
Nguồn: PVOIL
Để làm rõ tình hình QTRR trong hệ thống phân phối của PVOIL, tác giả cũng thực hiện các bảng hỏi, kết quả thu đƣợc nhƣ sau:
Bảng 2.5. QTRR trong kênh phân phối của PVOIL
STT Nội dung Kết quả
1 Với hệ thống kênh phân phối hiện tại, PVOIL không cần lo lắng về rủi ro từ kênh phân phối
2.3
2 Trong công tác bán buôn trực tiếp cho các nhà thầu; QTRR đang thực hiện tốt
3.0
3 Bán buôn cho các thƣơng nhân phân phối; QTRR đang thực hiện tốt 2.8 4 Bán lẻ trực tiếp tại hệ thống 500 CHXD; QTRR đang thực hiện tốt 2.9 5 PVOIL đã làm tốt khâu nhận diện rủi ro trong hệ thống phân phối 3.1 6 PVOIL đã làm tốt khâu đánh giá rủi ro trong hệ thống phân phối 3.0 7 PVOIL đã làm tốt khâu kiểm soát rủi ro trong hệ thống phân phối 3.2 8 PVOIL đã làm tốt khâu lƣu hồ sơ rủi ro trong hệ thống phân phối 3.8 9 Luôn có sự liên kết hỗ trợ từ các bộ phận khác 2.8 10 Luôn có kịch bản ứng phó với các loại rủi ro trong hệ thống phân phối 2.9
Nguồn: Tác giả (2018)
49
Điểm số về đánh giá QTRR tại kênh phân phối của PVOIL không cao, chỉ đạt mức khá. Nhƣ vậy thấy rõ QTRR tại kênh phân phối chƣa thực sự thể hiện đƣợc vai trò cần thiết của nó.
Công nghệ, thiết bị và cơ sở hạ tầng
PVOIL có hệ thống cơ sở vật chất và kỹ thuật hiện đại đạt tiêu chuẩn khu vực tại hầu hết các kho và toàn bộ CHXD trực thuộc. Các thiết bị công nghệ (phần cứng) đƣợc lắp đặt đồng bộ và đang tiếp tục hoàn thiện gồm:
Hệ thống bán xăng dầu qua đồng hồ lƣợng kế tại các tổng kho trực thuộc và phần lớn các kho của đơn vị thành viên;
Hệ thống mái phao hạn chế bay hơi xăng dầu: lắp đặt mái phao cho các bồn chứa dầu sáng tại các kho Nhà Bè, Miền Đông, Đình Vũ, Quảng Ngãi, Tây Ninh, Vũng Áng, Cần Thơ, kho PVOIL Sài Gòn…
Áp dụng hệ thống đo bồn tự động ATG để quyết toán trong giao nhận hàng hóa; Hệ thống nhiệt kế điện tử tại các họng xuất nhằm ghi nhận nhiệt độ thực tế
khi xuất bán xăng dầu;
Hệ thống camera giám sát tại các kho và CHXD.
Bên cạnh đó, là việc tăng cƣờng ứng dụng các phần mềm điều khiển, tự động hóa và quản lý từ Tổng Công ty đến các đơn vị thành viên đã nâng cao đƣợc chất lƣợng dịch vụ, nâng cao hiệu quả công tác quản lý hàng hóa nói chung và công tác vận hành kho, cảng nói riêng. Cụ thể:
Hệ thống điều khiển, giám sát và thu thập số liệu SCADA Áp dụng hệ thống xuất hàng tự động TAS tại kho Nhà Bè;
Ứng dụng hệ thống phần mềm Quản trị doanh nghiệp ERP của Oracle với các phân hệ quản lý bán hàng, quản lý hàng hóa tại hầu hết các kho và đơn vị KDXD trong hệ thống.
Nhờ ứng dụng kỹ thuật công nghệ, PVOIL đã giảm thiểu đƣợc hao hụt hàng hóa, nâng cao chất lƣợng dịch vụ giao nhận, góp phần đáng kể làm tăng hiệu quả kinh doanh của Tổng Công ty. Kết quả điều tra khảo sát về hạ tầng của PVOIL cho thấy:
50
Bảng 2.6. QTRR của PVOIL trong vấn đề công nghệ, thiết bị, cơ sở hạ tầng
STT Nội dung Kết quả
1 Ứng dụng CNTT, các thiết bị hiện tại giúp PVOIL giảm thiểu rủi ro 3.9 2 Hệ thống công nghệ tiên tiến, thu hẹp khoảng cách với Khu vực 3.8 3 PVOIL đã làm tốt khâu nhận diện rủi ro trong hệ thống công nghệ 3.6 4 PVOIL đã làm tốt khâu đánh giá rủi ro trong hệ thống công nghệ 3.8
5 PVOIL đã làm tốt khâu kiểm soát rủi ro trong hệ thống công nghệ 4.1 6 PVOIL đã làm tốt khâu lƣu hồ sơ rủi ro trong hệ thống công nghệ 4.3 7 Luôn có sự liên kết hỗ trợ từ các bộ phận khác 3.4 8 Luôn có kịch bản ứng phó với các loại rủi ro trong hệ thống công nghệ 4.2
Nguồn: Tác giả (2018)
Nhƣ vậy, với điểm số khá nổi bật và cao hơn so với những hạng mục phía trên, việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý đã giúp PVOIL làm khá tốt QTRR trong mục này.
Hệ thống kho xăng dầu
Hệ thống kho, cảng hiện hữu của PVOIL bao gồm 10 tổng kho chính (trong đó 04 kho trực thuộc, 05 kho có cổ phần chi phối) và 24 kho trung chuyển xăng dầu trên địa bàn khắp cả nƣớc, hoạt động cung cấp nguồn hàng cho các đơn vị kinh doanh trong hệ thống. Tổng sức chứa các kho toàn hệ thống hiện nay gần 962.000 m3, trong đó:
Tổng dung tích, sức chứa kho xăng dầu đầu mối 852.400 m3 Tổng dung tích, sức chứa kho trung chuyển 74.960m3 Tổng dung tích, sức chứa kho sản xuất 34.640 m3
51
Bảng 2.7. Danh mục các kho hàng của PVOIL tại thời điểm
STT Dự án Công suất (m3) CS cảng (DWT)
I Kho đầu mối 852.400 306.000
1 Bắc Bộ 146.500 33.000
2 Bắc Trung Bộ 82.200 33.000
3 Duyên hải NTB và TN 30.200 16.000
4 Đông Nam Bộ 521.500 199.000
5 Tây Nam Bộ 72.000 25.000
II Kho trung chuyển 74.960 13.800
1 Bắc Bộ 16.950 3.800
2 Bắc Trung Bộ 5.000
3 Duyên hải NTB và TN 15.000 0
4 Đông Nam Bộ 8.000 300
5 Tây Nam Bộ 30.010 9.700
III Kho sản xuất 34.640 0
TỔNG CỘNG 962.000
Nguồn: PVOIL
Vũng Áng, Hà Tĩnh - 60.000 m3 Cù Lao Tào, Vũng Tàu - 150.000 m3
Đình Vũ, Hải Phòng - 75.500 m3 Vũng Tàu - 121.500 m3
Hình 2.7. Hình ảnh một số kho xăng dầu của PVOIL
Về hệ thống kho của PVOIL, khảo sát cho thấy kết quả nhƣ sau:
52
Bảng 2.8. QTRR hệ thống kho hàng xăng dầu của PVOIL
STT Nội dung Kết quả
1 Hệ thống kho hàng hiện tại rất tốt 3.8 2 Rủi ro không phát sinh tại hệ thống kho hàng 2.8 3 PVOIL đã làm tốt khâu nhận diện rủi ro trong hệ thống kho hàng 3.1 4 PVOIL đã làm tốt khâu đánh giá rủi ro trong hệ thống kho hàng 2.9 5 PVOIL đã làm tốt khâu kiểm soát rủi ro trong hệ thống kho hàng 3.3 6 PVOIL đã làm tốt khâu lƣu hồ sơ rủi ro trong hệ thống kho hàng 3.5 7 Luôn có sự liên kết hỗ trợ từ các bộ phận khác 3.2 8 Luôn có kịch bản ứng phó với các loại rủi ro trong hệ thống kho hàng 3.9
Nguồn: Tác giả (2018)
Mặc dù PVOIL rất tự tin về hệ thống kho hàng xăng dầu, nhƣng kết quả điều tra cho thấy còn nhiều lỗ hổng trong QTRR tại đây. Do đó, cần xem xét lại QTRR cũng nhƣ cách tổ chức kho bãi để có thể tận dụng tối đa nguồn lực và hạn chế mất mát.
Phƣơng tiện vận tải
Với mục tiêu đảm bảo an toàn và chất lƣợng sản phẩm phân phối, hoàn thiện chuỗi cung ứng sản phẩm dịch vụ của Hệ thống, PVOIL đang từng bƣớc đầu tƣ cho hoạt động vận tải xăng dầu. PVOIL đã thành lập công ty con là PVOIL Trans để hiện thực mục tiêu đáp ứng 100% nhu cầu vận chuyển trong nội bộ hệ thống và khách hàng đại lý. Hiện tại, PVOIL đã có hơn 100 xe bồn chở xăng dầu với tổng dung tích gần 2.000 m3 và 07 xà lan tổng dung tích 4.000 m3, đáp ứng khoảng 50% nhu cầu vận chuyển.
Bảng 2.9. QTRR trong hệ thống vận tải của PVOIL
STT Nội dung: QTRR trong hệ thống vận tải Kết quả
1 Hệ thống vận tải đang vận hành rất tốt 3.2 2 Rủi ro không phát sinh tại hệ thống vận tải 2.1 3 PVOIL đã làm tốt khâu nhận diện rủi ro trong hệ thống vận tải 3.4 4 PVOIL đã làm tốt khâu đánh giá rủi ro trong hệ thống vận tải 3.2 5 PVOIL đã làm tốt khâu kiểm soát rủi ro trong hệ thống vận tải 2.8 6 PVOIL đã làm tốt khâu lƣu hồ sơ rủi ro trong hệ thống vận tải 3.2 7 Luôn có sự liên kết hỗ trợ từ các bộ phận khác 3.4 8 Luôn có kịch bản ứng phó với các loại rủi ro trong hệ thống vận tải 3.4
Nguồn: Tác giả (2018)
53
Vấn đề về vận tải không chỉ dừng lại ở việc trang bị xe hay việc thành lập công ty chuyên trách hoặc thuê khoán, nó còn phụ thuộc rất nhiều yếu tố bên ngoài: thời tiết, hạ tầng…do đó, điểm số về QTRR tại khoản mục này còn tƣơng đối thấp so với các mục còn lại.
Hệ thống cửa hàng xăng dầu trực thuộc
Hiện nay, PVOIL đang trực tiếp bán lẻ xăng dầu thông qua gần 500 CHXD trực thuộc tại 56 tỉnh/thành trên cả nƣớc
CHXD Thái Thịnh, Hà Nội CHXD số 1, Vũng Tàu
CHXD Thủ Đức, TP.HCM CHXD Hùng Vương, Hải Phòng
Hình 2.8. Một số hình ảnh về CHXD của PVOIL
54
Bảng 2.10. QTRR trong hệ thống cửa hàng xăng dầu của PVOIL
STT Nội dung: QTRR trong hệ thống cửa hàng xăng dầu Kết quả
1 Hệ thống CHXD đang vận hành rất tốt 3.6
2 Rủi ro không phát sinh tại hệ thống CHXD 2.2 3 PVOIL đã làm tốt khâu nhận diện rủi ro trong hệ thống CHXD 3.5