1.3.3 .Quan điểm của Hackman và Oldham về động lực nội tại
1.4. Các công cụ tạo động lực
1.4.2. Các công cụ tạo động lực phi vật chất
1.4.2.1. Sự giám sát , hỗ trợ của cấp trên
Nhà quản trị giỏi không những nhanh nhạy trong việc san sẻ công việc, ủy uyền cho cấp dưới mà họ còn có những cơ chế riêng để kiểm tra, giám sát công việc đã giao đảm bảo đúng kế hoạch. Việc thường xuyên kiểm tra, giám sát các hoạt động của nhân viên sẽ giúp cho nhà quản tri có khả năng nắm bắt và hiểu rõ tình hình của tổ chức, đơn vị mình, kịp thời tháo gỡ những vướng mắc, chấn chỉnh những suy nghĩ, hành vi không tích cực của nhân viên. Đồng thời, thực hiện các hoạt động trên cũng tạo ra cho nhà quản trị cơ hội để đề ra những kế hoạch quản lý, kinh doanh hoặc những điều chỉnh cần thiết khác để doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh.
Từ hoạt động kiểm tra, giám sát, nhà quản trị sẽ biết được năng lực làm việc và mức độ cống hiến, tình hình thực hiện công việc của các thành viên để tuyên
dương, khen thưởng hoặc kịp thời nhắc nhở, kỷ luật. Khen thưởng đúng lúc, thích đáng là một cách khuyến khích nhân viên nỗ lực vì công việc hơn nứa, đồng thời cũng khơi gợi ở các thành viên khác động lực trong công việc, tạo ra giá trị riêng cho doanh nghiệp. Kỷ luật, nhắc nhở kịp thời và đúng mực cũng sẽ tạo ra được sự tin tưởng của các thành viên khác và hạn chế được những thiệt hại không đáng có về sau. Nên tạo điều kiện cho nhân viên tự kiểm tra công việc nhiều hơn bị kiểm tra, giám sát từ nhà quản trị, từ đó nâng cao tinh thần tự giác, quyền tự chủ của nhân viên, góp phần tạo động lực làm việc.
1.4.2.2. Văn hoá doanh nghiệp và mối quan hệ giữa các cá nhân
Văn hóa doanh nghiệp giúp nhân viên thấy rõ mục tiêu, định hướng và bản chất công việc mình làm. Tạo ra các mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên và một môi trường làm việc thoải mái, lành mạnh. Văn hóa doanh nghiệp phù hợp giúp nhân viên có cảm giác mình làm công việc có ý nghĩa hãnh diện vì là một thành viên của doanh nghiệp. Điều này càng có ý nghĩa khi tình trạng “chảy máu chất xám” đang phổ biến. Lương và thu nhập chỉ là một phần của động lực làm việc. Khi thu nhập đạt đến một mức nào đó, người ta sẵn sàng đánh đổi chọn mức thu nhập thấp hơn để được làm việc ở một môi trường hoà đồng, thoải mái, được đồng nghiệp tôn trọng.
Bên cạnh đó, văn hóa doanh nghiệp còn tạo nên sự gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức. Nó giúp các thành viên thống nhất về cách hiểu vấn đề, đánh giá, lựa chọn và định hướng hành động. Khi phải đối mặt với xu hướng xung đột lẫn nhau thì văn hóa chính là nhân tố giúp con người hòa nhập và thống nhất để cùng đạt được mục tiêu tổ chức đề ra.
1.4.2.3. Điều kiện làm việc
Khi được làm việc trong môi trường thuận lợi, người lao động sẽ cảm thấy thoải mái, có sức khỏe tốt...sẽ tạo ra động lực cho người lao động. Do vậy, doanh nghiệp cần quan tâm đến các vấn đề sau:
Tạo môi trường làm việc an toàn: Đầu tư, cải thiện điều kiện làm việc; khắc phục các điều kiện gây ảnh hưởng xấu đến người lao động như: Bụi, tiếng ồn, hơi
khí độc, rung động, phóng xạ...; trang bị các phương tiện bảo hộ cá nhân theo đúng quy định.
Đảm bảo các điều kiện cần thiết về y tế: Làm cho người lao động cảm thấy an toàn trước những đe dọa về tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và những bênh có thể xảy ra trong quá trình lao động.
Đảm bảo chế độ làm việc, nghỉ ngơi hợp lý: Xây dựng kế hoạch làm việc, nghỉ ngơi hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật, đặc điểm công việc, nhu cầu cơ bản của người lao động để tối đa hóa năng lực làm việc của họ.
Ngoài ra, công ty phải xây dựng mối quan hệ lao động lành mạnh, tạo ra bầu không khí tâm lý tốt đẹp, mọi người luôn quan tâm, giúp đỡ lẫn nhau hoàn thành công việc.
1.4.2.4. Đối xử công bằng
Thông qua sự phát triển một cách nhất quán về nguồn nhân lực, chất lượng của doanh nghiệp có thể liên tục được cải thiện và hoàn thiện, từ đó sự phát triển sẽ theo đúng kỳ vọng của người chủ doanh nghiệp. Vì vậy, việc xem xét huy động nguồn nhân lực, đặc biệt là duy trì sự khích lệ công bằng một cách thường xuyên là một nhiệm vụ thiết yếu của nhà quản trị.
Tuy nhiên, việc đông viên bằng đối xử công bằng không nhất thiết phải tuân thủ quy tắc mọi người đều được đối xử đồng nhất như nhau. Trong một vài trường hợp, sẽ có cơ hội đặc biệt được trao cho một số người đã được lựa chọn để củng cố và phát huy năng lực của họ. Điều này tùy thuộc vào quan điểm chiến lược của nhà quản trị, nhưng đòi hỏi phải có cách ứng xử và giải thích hợp lý cho những người khác đang mong đợi sẽ đạt được sự đãi ngộ tương tự. Nếu sự công bằng được lý giải thỏa đáng thì đó là hình thức động viên, khích lệ cả người được trao cơ hội và người có tiềm năng nhưng chưa được lựa chọn. Những người này sẽ nỗ lực để đạt được kết quả cao hơn so với dự kiến ban đầu để chứng tỏ được năng lực đối với các nhà quản trị, từ đó năng cao năng suất, chất lượng cho doanh nghiệp.
- Sự công bằng về lương thưởng sẽ giúp kích thích tinh thần phấn đấu của các nhân viên, khiến họ thể hiện được toàn bộ năng lực và nâng cao được thành tích của
họ cũng như sự cạnh tranh. Phải làm cho mọi nhân viên nhận thức được sự chênh lệch giữa yêu cầu về năng lực đối với họ và mức lương, thưởng họ nhận được để có động lực phấn đấu.
- Công bằng về cơ hội trong công việc, mọi người đều có cơ hội làm việc và thăng tiến như nhau và tùy vào năng lực nắm bắt được cơ hội đó. Khi mỗi nhân viên đều được tạo điều kiện để đảm nhiệm tốt vị trí của mình và có cơ hội phát triển nghề nghiệp một cách công bằng thì bộ máy nhân sự của tổ chức mới đạt được thế cân bằng và ngược lại khi một thành viên hoặc một nhóm trong công ty không hài lòng vì bị đối xử không bình đẳng thì sẽ có khuynh hướng tách rời khỏi tập thể và giảm sức lao động, gây mất cân bằng hệ thống.
Nguyên tắc của khích lệ bằng việc đối xử công bằng chính là sự dung hòa giữa cái tương đồng và sự khác biệt trong cách ứng xử giữa nhà quản trị với nhân viên. Nhà quản trị phải luôn cố gắng xem xét nhiều vấn đề khác nhau với thái độ nhìn về phía trước và dành sự ưu ái nhất định cho những người có suy nghĩ tích cực, có động cơ phấn đấu nghiêm túc.
1.4.2.5. Đánh giá, ghi nhận và sự tưởng thưởng cho thành tích cá nhân
Đánh giá thành tích là quá trình chính thức xét duyệt và đánh giá sự hoàn thành công tác của một cá nhân theo định kỳ.
Đánh giá thành tích giúp doanh nghiệp truyền đạt những mục tiêu chiến lược của tổ chức đến từng phòng ban, nhân viên, gắn kết mục tiêu phát triển tổ chức với mục tiêu phát triển cá nhân. Thông tin từ đánh giá nhân viên tạo cơ hội để người lao động cải thiện tình hình thực hiện công việc hiện tại và phát triển tiềm năng của họ trong tương lai, giúp người lao động giám sát các quyết định trả lương, thưởng, bổ nhiệm, thăng chức, giáng chức, đào tạo...Đồng thời, tăng cường mối quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới trong thực hiện công việc để đạt đươc mục tiêu đề ra. Đánh giá thành tích cũng là cơ sở để trả lương cho nhân viên; ra các quyết định khen thưởng, đề bạt, thuyên chuyển....nên nó có tác dụng khích lệ nhân viên làm việc hiệu quả hơn, gắn bó hơn với doanh nghiệp. Do vậy, tổ chức, doanh nghiệp cần chú trọng:
- Thường xuyên triển khai đánh giá thành tích: Tự đánh giá và đánh giá. - Tổ chức thường xuyên các hoạt động thi đua sản xuất, hoàn thành công việc giữa các phòng ban, phân xưởng, tổ sản xuất và các cá nhân với nhau tạo bầu không khí hăng say làm việc.
- Cần tiến hành biểu dương, khích lệ người lao động kịp thời, nên ghi nhận và biểu dương ngay sau khi người lao động có thành tích xuất sắc, có sáng kiến cải tiến hoặc hoàn thành tốt công việc...cùng với việc biểu dương nên có phần thưởng để tăng h iệu quả tạo động lực.
- Nên khen ngợi một cách công khai, rộng rãi trước toàn thể tổ chức, doanh nghiệp để tạo được phong trào thi đua, phấn đấu trong tập thể người lao động.
- Sử dụng nghệ thuật Thưởng - Phạt hiệu quả: Thưởng công khai, phạt kín đáo, nên khen thưởng cho người lao động ngay khi có thể nhưng cần cân nhắc cẩn thận khi phạt họ, đặc biệt là phạt công khai.
1.4.2.6. Phân tích và thiết kế công việc
Cùng với thời gian, yêu cầu của sản xuất kinh doanh ngày càng thay đổi đòi hỏi công việc cũng phải được thiết kế, thay đổi lại cho phù hợp nhằm tạo thuận lợi cho quá trình sản xuất kinh doanh. Mặt khác, sau một thời gian làm việc, người lao động sẽ quen và thành thạo trong công việc, nhưng nếu công việc cứ lặp lại sẽ dẫn đến tạo cho người lao động có tâm lý nhàm chán, không có động lực cố gắng làm việc. Do đó đặt ra yêu cầu phải thiết kế và thiết kế lại công việc nhằm tạo ra sự mới mẻ trong công việc và đem lại sự hứng thú với công việc cho người lao động. Đây cũng là một biện pháp nhằm thỏa mãn nhu cầu tự hoàn thiện của người lao động, tạo điều kiện cho người lao động phát huy năng lực.
Bên cạnh công tác thiết kế công việc cũng cần phải quan tâm đến công tác bố trí công việc nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa người lao động và công việc vì nếu bố trí không hợp lý sẽ không phát huy được năng lực của người lao động dẫn đến lãng phí nguồn nhân lực đồng thời còn tạo ra tâm lý chán nản, sự bất mãn của người lao động, ghét bỏ công việc và thậm chí là sự rời bỏ doanh nghiệp. Để sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực, phát huy được năng lực, trình độ, kinh nghiệm của người lao động
vào công việc nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức đòi hỏi phải có sự bố trí công việc phù hợp với năng lực, sở trường của bản thân người lao động, phù hợp với những kiến thức kỹ năng mà họ được đào tạo. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể tiến hành luân phiên thay đổi công việc cho người lao động, chuyển người lao động từ một công việc này sang làm một công việc khác, nhằm tránh sự nhàm chán trong công việc, đồng thời tạo điều kiện cho người lao động học hỏi được những kinh nghiệm trong những lĩnh vực khác, tạo ra sự mới mẻ, thách thức trong công việc cho người lao động.
1.4.2.7 . Cơ hội đào tạo
Trong điều kiện của môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trở thành một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Bên cạnh đó, người lao động được đào tạo, có năng lực, có trình độ cao thì sẽ tiếp cận nhanh với sự thay đổi của môi trường, nhanh chóng xác định được mục tiêu và thực hiện công việc với hiệu quả cao hơn. Ngày nay sự cạnh tranh của các doanh nghiệp không còn là sự cạnh tranh về vốn, về tài nguyên mà chính là sự cạnh tranh về nguồn nhân lực. Nguồn nhân lực có trình độ cao sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí khấu hao vô hình về công nghệ.
Vì vậy, doanh nghiệp cần phải tạo điều kiện đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kiến thức, kỹ năng cho người lao động, xây dựng chương trình đào tạo có chất lượng cao, phù hợp với nhu cầu, nguyện vọng của người lao động, bù đắp được những thiếu hụt về mặt kiến thức, kỹ năng của người lao động. Ngoài ra có thể tạo điều kiện cho người lao động học tập thông qua việc hỗ trợ kinh phí, bố trí thời gian làm việc linh hoạt. Đặc biệt là phải quan tâm đến vấn đề sử dụng sau đào tạo để nhằm tận dụng được những kiến thức kỹ năng người lao động được đào tạo vào thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.
1.4.2.8. Cơ hội thăng tiến hợp lý
Có thể nói, đa phần người lao động đều có khao khát tìm kiếm cơ hội thăng tiến phát triển trong nghề nghiệp vì sự thăng tiến chính là cách để khẳng định vị thế trong doanh nghiệp và trước đồng nghiệp, thỏa mãn nhu cầu được tôn trọng của
người lao động. việc đề bạt và tạo cơ hội cho người lao động được thăng tiến vào những vị trí làm việc có chức vụ cao hơn, với quyền hạn và trách nhiệm lớn hơn có tác động khuyến khích người lao động vì điều đó không chỉ thể hiện sự ghi nhận của tổ chức đối với những thành tích người lao động đạt được mà còn thể hiện sự tạo điều kiện của tổ chức cho các cá nhân phát huy hết khả năng của chính mình.
Để thực hiện công tác này một cách có hiệu quả thì người quản lý cần phải vạch ra những nấc thang vị trí nhảy vọt kế tiếp trong nghề nghiệp của người lao động, đồng thời phải xây dựng các chương trình đào tạo phù hợp đi kèm nhằm bồi dưỡng cho người lao động những kiến thức kỹ năng cần thiết cho nhiệm vụ mới.
Việc thăng chức phải được xem xét một cách nghiêm túc, công bằng, tiến hành công khai trong tập thể lao động dựa trên những đóng góp, thành tích và kết quả thực hiện công việc và năng lực của người lao động nhằm đề bạt đúng người phù hợp với vị trí công việc và được mọi người ủng hộ.