1.2 Cơ sở lý luận về đào tạoCBQL
1.2.2 Nội dung công tác đào tạoCBQL trong DN
1.2.2.1 Xác định nhu cầu đào tạo
Xác định nhu cầu đào tạo: Phân tích, xác định nhu cầu đào tạo là giai đoạn đầu tiên, có ý nghĩa quan trọng trong tiến trình đào tạo CBQL của DN. Mục đích của quá trình này nhằm đánh giá chính xác nhu cầu đào tạo và giúp DN xác định đƣợc những yêu cầu cơ bản cho đào tạo nhƣ: Đối tƣợng, số lƣợng ngƣời cần đào tạo; nội dung, phƣơng pháp, hình thức, thời gian đào tạo phù hợp... Nhu cầu đào tạo dựa trên phân tích nhu cầu lao động của tổ chức, các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết cho việc thực hiện các công việc và phân tích trình độ, kiến thức, kỹ năng hiện có của ngƣời lao động. Để xác định chính xác và đầy đủ nhu cầu đào tạo, phân tích nhu cầu đào tạo CBQL đƣợc thực hiện trên cơ sở phân tích các yếu tố cụ thể sau:
- Phân tích DN: Phân tích DN nhằm phân tích, xác định nhu cầu đào tạo quản lý bao gồm phân tích sứ mệnh và chiến lƣợc kinh doanh, kế hoạch nhân sự quản lý, môi trƣờng bên trong của DN. Sứ mệnh và chiến lƣợc kinh doanh cho biết định hƣớng phát triển dài hạn và mục tiêu hoạt động của DN trong từng giai đoạn. Đó chính là cơ sở để DN xây dựng chiến lƣợc NNL và chiến lƣợc đào tạo, đó là xuất phát điểm để xác định những yêu cầu về trình độ, năng lực, kinh nghiệm… của CBQL đáp ứng yêu cầu phát triển. Vì vậy, để xác định chính xác nhu cầu đào tạo cán bộ quản lý, các DN cần xác định sứ mệnh và xây dựng chiến lƣợc kinh doanh rõ ràng.
- Kế hoạch nhân sự quản lý của DN: Kế hoạch nhân sự quản lý cho biết sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức, cơ cấu nhân sự quản lý của DN nhƣ: Tỷ lệ CBQL thuyên chuyển công tác, số lƣợng CBQL về hƣu, vắng mặt dài hạn, nhu cầu CBQL kế cận, số lƣợng CBQL cần tuyển thêm … Kế hoạch nhân sự quản lý giúp lãnh đạo DN nắm đƣợc một cách chi tiết số lƣợng chất lƣợng, trình độ CBQL hiện tại, sự biến động hay sự cần thiết của việc chuẩn bị đội ngũ CBQL kế cận… từ đó giúp DN xác định chính xác hơn yêu cầu đào tạo CBQL.
- Phân tích công việc: Phân tích công việc nhằm xác định những nhiệm vụ quan trọng CBQL phải hoàn thành, những kiến thức, kỹ năng, thái CBQL cần có để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Kết quả của phân tích công việc quản lý chính là bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc quản lý. Đây không chỉ là cơ sở cho phân tích nhu cầu đào tạo mà cũng là cơ sở cho việc xây dựng chiến lƣợc và kế hoạch đào tạo CBQL.
- Phân tích cá nhân CBQL: Phân tích CBQL cũng là căn cứ quan trọng trong việc xác định nhu cầu đào tạo của DN. Các yếu tố về trình độ chuyên môn, năng lực và kinh nghiệm quản lý, đặc tính cá nhân sẽ quyết định ai là ngƣời cần đƣợc đào tạo; những kiến thức, kỹ năng, quan điểm nào cần chú trọng trong đào tạo; mức độ sẵn sàng CBQL cho đào tạo… Bên cạnh đó, việc sử dụng hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc quản lý sẽ là một trong những căn cứ giúp DN phân CBQL và xác định nhu cầu đào tạo tốt hơn.
1.2.2.2 Mục tiêu đào tạo và đối tƣợng đào tạo
- Mục tiêu của đào tạo: Là những kết quả cần đạt đƣợc của chƣơng trình đào tạo bao gồm:
+ Những kỹ năng cụ thể cần đƣợc đào tạo và trình độ, kỹ năng có đƣợc sau đào tạo. + Số lƣợng và cơ cấu học viên.
+ Thời gian đào tạo.
- Đối tượng đào tạo: Là lựa chọn ngƣời cụ thể để đào tạo, dựa trên nghiên cứu và xác định nhu cầu, động cơ đào tạo cuả ngƣời lao động, tác dụng của đào tạo đối với ngƣời lao động và khả năng nghề nghiệp của từng ngƣời.
1.2.2.3 Chƣơng trình đào tạo
- Chƣơng trình đào tạo là một hệ thống các môn học và bài học đƣợc dạy, cho thấy những kiến thức, kỹ năng nào cần đƣợc dạy và dạy trong bao lâu.
- Nội dung các chƣơng trình đào tạo CBQL tập trung vào đào tạo bổ xung các kiến thức chuyên môn, kỹ năng quản lý, tin học và tiếng anh cho CBQL. Có thể tổng hợp nội dung đào tạo CBQL trong DN đáp ứng yêu cầu của phát triển bao gồm 3 tại bảng1.1 bên dƣới gòm 3 nhóm kiến thức sau: Nhóm kiến thức và kỹ năng quản lý kinh doanh; nhóm kiến thức, kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ và ngành nghề kinh doanh; nhóm kiến thức hội nhập kinh tế:
Bảng 1.1: Nội dung đào tạo CBQL trong DN
STT Nội dung đào tạo CBQL đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế
1 Kiến thức và kỹ năng quản lý
Tƣ duy chiến lƣợc và lập kế hoạch
Ra quyết định và giải quyết vấn đề Lãnh đạo và động viên
Giao tiếp, đàm phán, thuyết trình
Quản lý nhóm, giao việc, ủy quyền ….
2 Kiến thức chuyên môn và ngành
nghề kinh doanh Kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ
3 Kiến thứ hội nhập quốc tế
Văn hóa và thị hiếu quốc tế
Pháp luật kinh doanh quốc tế
STT Nội dung đào tạo CBQL đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế
Kỹ năng tìm kiếm và khai thác thông tin trực tuyến
Kỹ năng sử dụng các phần mềm xử lý dữ liệu quản lý
Nguồn: Tổng hợp tài liệu 2015.
+ Kiến thức và kỹ năng quản lý kinh doanh:
Nhóm kiến thức và kỹ năng quản lý kinh doanh bao gồm những kiến thức và kỹ năng chuyên sâu về lãnh đạo, quản lý, bao gồm: Tƣ duy chiến lƣợc và lập kế hoạch; ra quyết định và giải quyết vấn đề; lãnh đạo và động viên nhân viên; giao tiếp, đàm phán, thuyết trình; quản lý nhóm, giao việc, ủy quyền… Nhóm kiến thức này giúp CBQL có khả năng tƣ duy, phân tích, lựa chọn và xây dựng định hƣớng kinh doanh; quản trị và điều hành các chức năng quản lý một cách hiệu quả; ra quyết định quản lý một cách đúng đắn và kịp thời, phù hợp với sự biến đổi không ngừng của môi trƣờng kinh doanh và yêu cầu của nền kinh tế.
+ Kiến thức, kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ và ngành nghề kinh doanh:
Trong bối cảnh nền kinh tế thay đổi không ngừng đòi hỏi CBQL phải liên tục bổ sung kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ hiện đại giúp CBQL hoạch địnmh chiến lƣợc cũng nhƣ đƣa ra các quyết định quản trị tác nghiệp một các nhanh và hiệu quả.
+ Kiến thức hội nhập kinh tế quốc tế: Hội nhập kinh tế quốc tế đã và đang diễn ra đã, đang và sẽ ảnh hƣởng rất nhiều đến hoạt động sản xuất của DN do vậy DN đòi hỏi có đội ngũ cán bộ đủ năng lực để đáp ứng nhu cầu phát triển.
(Hình 1.1):
Hình 1.1: Trình tự xây dựng một chuơng trình đào tạo/phát triển
Nguồn: (Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân, 2004, trang 176).
1.2.2.4 Phƣơng pháp đào tạo CBQL
Để tạo dựng đƣợc đội ngũ CBQL có đủ năng lực và trình độ quản lý đáp ứng đƣợc các yêu cầu của hội nhập, phƣơng pháp đào tạo CBQL trong DN cần đa dạng, thực tế, hiệu quả, phù hợp với đối tƣợng và điều kiện đào tạo của DN, có thể đề cập tới hai nhóm phƣơng pháp đào tạo CBQL phù hợp với DN, đó là đào tạo trong công việc và đào tạo ngoài công việc.
- Đào tạo trong công việc
+ Khái niệm đào tạo trong công việc
Bƣớc 7: Thiết lập qui trình đánh giá Bƣớc 1: Xác định nhu cầu đào tạo
Bƣớc 2: Xác định mục tiêu đào tạo
Bƣớc 3: Lựa chọn đối tƣợng đào tạo
Bƣớc 4: Xây dựng chƣơng trình đào tạo và lựa chọnphƣơng pháp đào tạo
Bƣớc 5: Lựa chọn và đào tạo giáo viên
Bƣớc 6: Dự tính chi phí đào tạo
Đánh gia lại nếu cần thiết Các qui trình đánh giá phần nào đƣợc xác định bởi sự có thể đo lƣờng đƣợc các mục tiêu
Theo Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân (2004): Đào tạo trong công việc là phƣơng pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, trong đó người học sẽ học được những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc và thường dưới sự hướng dẫn của những người lao động lành nghề hơn.
Ưu điểm: Giúp tiết kiệm chi phí vì thƣờng không yêu cầu một không gian hay những trang thiết bị đặc thù, có cơ hội phát triển văn hóa làm việc theo nhóm, có ý nghĩa thiết thực vì học viên đƣợc làm việc và có thu nhập trong khi học, đem lại sự chuyển biến gần nhƣ tức thì trong kiến thức và kĩ năng thực hành.
Nhược điểm: Học viên học cả những hành vi, kinh nghiệm không tiên tiến của ngƣời dạy, tính logic và tính hệ thống của lý thuyết không cao.
Điều kiện áp dụng: Lập kế hoạch chặt chẽ, kiểm tra thƣờng xuyên chƣơng trình học, lựa chọn ngƣời hƣớng dẫn cẩn thận đáp ứng yêu cầu chƣơng trình đào tạo về trình độ chuyên môn, mức độ thành thạo công việc và khả năng truyền thụ.
+ Một số phương pháp đào tạo trong công việc:
Các điều kiện để đào tạo trong công việc hiệu quả là: Các giáo viên phải đƣợc lựa chọn cẩn thận, đáp ứng đúng chuyên môn đào tạo và đảm bảo mức độ thành thạo công việc và có khả năng truyền thụ. Quá trình đào tạo phải đƣợc tổ chức chặt chẽ và có kế hoạch. Sau đây là ba phƣơng pháp đào tạo CBQL trong công việc:
Huấn luyện và hướng dẫn bởi người quản lý cấp trên (Coaching):
Huấn luyện và hƣớng dẫn là phƣơng pháp đào tạo CBQL ngay tại nơi làm việc thông qua sự hƣớng dẫn, chỉ báo, kèm cặp của ngƣời quản lý cấp trên. Đây là phƣơng pháp đào tạo tại chỗ (on- the- Job- approach). Trong quá trình thực hiện công việc, ngƣời quản lý cấp trên hƣớng dẫn cho CBQL cấp dƣới cách thức giải quyết các vấn đề, các tình huống phát sinh trong công việc. Phƣơng pháp này giúp CBQL trong DN học hỏi đƣợc những kiến thức, kỹ năng quản lý thực tế, phù hợp với điều kiện và đặc thù hoạt động kinh doanh của DN.
Ưu điểm: Ngƣời học tiếp thu, lĩnh hội các kỹ năng, kiến thức cần thiết dễ dàng và có điều kiện làm thử các công việc thật.
Nhược điểm: Ngƣời học không đƣợc làm công việc đó một cách đầy đủ thực sự, có thể lây nhiễm một số cách làm việc không tiên tiến. Đòi hỏi cấp quản trị dạy kèm phải có một lƣợng kiến thức toàn diện về công việc, họ phải là ngƣời mong muốn chia sẻ thông tin với cấp dƣới. Đào tạo mất nhiều thời gian (Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân, 2004).
Luân phiên thay đổi công việc:
Là phƣơng pháp chuyển ngƣời quản lý từ công việc này sang công việc khác, từ phòng ban này sang phòng ban khác để cung cấp cho ngƣời học kinh nghiệm làm việc, xác định điểm mạnh điểm yếu của họ ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức từ đó giúp họ có khả năng thực hiện những công việc cao hơn trong tƣơng lai. Có thể chuyển ngƣời học đến nhận công việc quản lý với chức năng quyền hạn nhƣ cũ hoặc nhận công việc ngoài chuyên môn hoặc luân chuyển trong phạm vi nội bộ một công việc.
Ưu điểm: Học viên tránh đƣợc tình trạng trì trệ do đƣợc giới thiệu những điểm mới và những cách thức khác nhau của mỗi bộ phận, họ đƣợc học tập thực sự, làm nhiều công việc và mở rộng kỹ năng làm việc. Sự thay đổi công việc theo chu kỳ sẽ góp phần phát triển quan hệ hợp tác giữa các bộ phận.
Nhược điểm: Lý thuyết đƣợc trang bị không có hệ thống, mỗi công việc chỉ làm trong thời gian ngắn, học viên có thể bắt chƣớc các thao tác không tiên tiến của ngƣời dạy (Hà Văn Hội, 2007 ).
Mượn cương vị khác để rèn luyện:
Đây là phƣơng pháp để cho ngƣời đƣợc đào tạo đảm nhận chức vụ không chính thức nhƣ trợ lý sẽ giúp họ rèn luyện trong thực tế từ công việc quản lý (Viện nghiên cứu và đào tạo quản lý, 2004).
Giao việc là phƣơng pháp đào tạo quản lý đƣợc áp dụng rất rộng rãi trong DN. Trong hình thức đào tạo này, CBQL cấp cao sẽ giao từng phần công việc hoặc giao những công việc quản lý mang tính thách thức, khó khăn hơn so với chức năng, nhiệm vụ của CBQL cấp dƣới. Qua quá trình thực hiện công việc, CBQL cấp thấp hơn sẽ có cơ hội học tập, trƣởng thành và tự đúc rút đƣợc nhiều kinh nghiệm quản lý. Bên cạnh đó, CBQL cấp cao cũng ủy quyền cho các CBQL cấp dƣới để họ trực tiếp thực hiện và điều hành phần công việc đƣợc giao. Thông qua hình thức này, ngƣời quản lý sẽ bồi dƣỡng, đào tạo CBQL cấp dƣới trở thành đội ngũ quản lý kế cận cho mình.
- Đào tạo ngoài công việc
+ Khái niệm đào tạo ngoài công việc
Theo Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân (2004) : Đào tạo ngoài công việc: là phƣơng pháp đào tạo trong đó người học được tách khỏi sự thực hiện các công việc thực tế..
Ưu điểm: Giúp cho ngƣời học có nhiều cơ hội tiếp xúc với những chƣơng trình đào tạo hiện đại, có chất lƣợng. Giúp ngƣời học có tƣ duy mới, tầm nhìn mới, nhƣ cú hích phá bỏ tính cố hữu trong công việc, nâng cao chất lƣợng NNL trong DN.
Nhược điểm: Chi phí đào tạo cao , thời gian đào tạo dài (Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân, 2004).
+ Một số phương pháp đào tạo ngoài công việc:
Nghiên cứu tình huống (Case study):
Là phƣơng pháp nghiên cứu các trƣờng hợp điển hình, các trƣờng hợp, các vấn đề kinh doanh nan giải đã đƣợc mô phỏng theo thực tế để cho các học viên giải quyết. Từng cá nhân sẽ nghiên cứu kỹ thông tin cho sẵn và đƣa ra các quyết định. Phƣơng pháp này nhằm cung cấp cho các học viên những kinh nghiệm thực tế trong việc xác định và phân tích các vấn đề tổng hợp với sự giúp đỡ của những ngƣời
hƣớng dẫn thảo luận để đƣợc đào tạo. Thông qua đó các học viên biết rằng có nhiều cách tiếp cận và giải quyết vấn đề phức tạp của DN.
Ưu điểm:
o Sử dụng chính xác các vấn đề của DN để xử lý.
o Khả năng thu hút mọi ngƣời tham gia đông đảo để phát triển các quan điểm khác nhau để ra quyết định.
o Học viên hào hứng đối với khóa học: Học viên có thể đƣợc lôi kéo và cảm thấy tình huống nghiên cứu hấp dẫn trên cở sở sáng tạo ra các mức độ, tiêu thức… khác nhau khi tiếp cận các nội dung khác nhau của tình huống (Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân, 2004).
Tham gia các khóa học đào tạo ngắn hạn do DN tổ chức: Phƣơng pháp này còn đƣợc gọi là đào tạo theo địa chỉ, khi DN có nhu cầu đặt hàng các tổ chức cung cấp dịch vụ đào tạo thiết kế và thực hiện đào tạo cho DN. Thông qua việc tiếp cận với dịch vụ đào tạo, tƣ vấn về quản lý, CBQL trong DN đƣợc tham gia vào các chƣơng trình đào tạo cụ thể mang tính thực tế cao sát với nhu cầu điều hành quản lý trực tiếp của DN. Phƣơng pháp đào tạo này có thể đƣợc thực hiện trong công việc hoặc ngoài công việc quản lý. Phƣơng pháp đào tạo trong công việc đƣợc thực hiện tại DN, khi các chuyên gia tƣ vấn, đào tạo sẽ trực tiếp tƣ vấn cho CBQL điều hành giải quyết công việc quản lý. Phƣơng pháp đào tạo ngoài công việc thực hiện khi CBQL tách khỏi công việc, tham gia chƣơng trình đào tạo tại địa điểm công ty đào tạo tổ chức, cùng học tập, trao đổi với các CBQL các DN khác.
Tham gia các bài giảng, lớp học các hội nghị, hội thảo bên trong và bên ngoài DN: Các bài giảng, hội nghị, hội thảo đƣợc tổ chức tại DN hoặc ngoài DN, đƣợc tổ chức riêng hoặc kết hợp với các chƣơng trình đào tạo khác... Là phƣơng pháp đào