1.2. Nội dung phát triển nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa
1.2.3. Quản lý đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Quản lý đào tạo và phát triển nguồn nhân lực gồm 4 nội dung: Phân tích, đánh giá nhu cầu đào tạo và phát triển; lập kế hoạch đào tạo và phát triển; tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo và phát triển và đánh giá hiệu quả hoạt động đào tạo và phát triển.
1.2.3.1. Phân tích, đánh giá nhu cầu đào tạo và phát triển
* Đánh giá nhu cầu đào tạo và phát triển liên quan đến phân tích tổ chức, phân tích công việc và phân tích cá nhân. [12, Tr. 162-163].
Phân tích tổ chức: xác định mức độ phù hợp của hoạt động đào tạo và phát triển so với chiến lƣợc phát triển của đơn vị. Doanh nghiệp có đủ các nguồn lực cho hoạt động đào tạo và phát triển không, cán bộ lãnh đạo và quản lý có ủng hộ cho các hoạt động đào tạo và phát triển không?
Phân tích công việc (còn gọi là phân tích nhiệm vụ, phân tích hoạt động): xác định những nhiệm vụ quan trọng, và kiến thức, kỹ năng, và hành vi cần nhấn mạnh trong đào tạo để ngƣời lao động có thể hoàn thành nhiệm vụ của họ.
Phân tích cá nhân (còn gọi là phân tích con người): phân tích cá nhân ngƣời lao động về khả năng thực hiện công việc để xác định: (1) mức độ yếu kém về kết quả thực hiện do thiếu kiến thức, kỹ năng, khả năng, do thiếu động lực hay do thiết kế công việc chƣa hợp lý; (2) những tiềm năng phát triển nhƣ xác định ai cần đào tạo, ai có thể phát triển, và (3) mức độ sẵn sàng của ngƣời lao động cho đào tạo, phát triển.
Khi áp dụng phƣơng pháp này trên thực tế cho doanh nghiệp nhỏ và vừa ta cần chú ý:
Phân tích tổ chức cần bao gồm những nội dung sau: Xem xét sứ mệnh và chiến lƣợc của tổ chức nhƣ cung cấp những ƣu tiên cho đào tạo, DNNVV cần xây dựng cho mình sứ mệnh, tầm nhìn và chiến lƣợc phát triển. Khi xem xét nguồn lực và phân bổ nguồn lực: đã dành một phần nguồn lực (nhân lực và kinh phí) cho hoạt động đào tạo và phát triển. Phân tích các nhân tố thuộc môi trƣờng bên trong: cơ cấu tổ chức, quản lý, hệ thống quản lý, nguồn nhân lực … xem nó có là nguyên nhân gây nên vấn đề về kết quả thực hiện công việc. Nếu đào tạo, phát triển là cần thiết, ảnh hƣởng của các nhân tố này đến việc thực hiện hoạt động đào tạo và phát triển.
Phân tích công việc: bao gồm việc xem xét những nhiệm vụ cần thiết để thực hiện công việc cụ thể một cách hiệu quả. Nó yêu cầu xác định những nhiệm vụ cần đƣợc thực hiện, mức độ công việc cần hoàn thành và những kiến thức, kỹ năng và thái độ nào cần thiết để thực hiện công việc. Phân tích công việc cũng cần dự đoán đƣợc những khó khăn mà ngƣời lao động gặp phải khi thực hiện công việc.
* Kết quả đánh giá nhu cầu không chỉ tìm ra nhu cầu đào tạo mà cả nhu cầu ngoài đào tạo. [19, Tr. 39].
Nhu cầu đào tạo, phát triển: Nếu đào tạo là cần thiết cần phát triển rõ những kiến thức, kỹ năng, thái độ cần đào tạo và xây dựng mục tiêu đào tạo rõ ràng.
Nhu cầu ngoài đào tạo: tức là nhu cầu thay đổi về tổ chức và quản lý. Thông qua phân tích tổ chức và phân tích hoạt động có thể phát hiện: chế độ khen thƣởng, kỷ luật không phù hợp, cung cấp thông tin phản hồi hay khó khăn trong hệ thống quản lý.
Các doanh nghiệp cần chú trọng việc thực hiện đánh giá nhu cầu đào tạo và phát triển chủ động, hạn chế việc đánh giá nhu cầu đào tạo và phát triển bị động.
Đánh giá nhu cầu đào tạo, phát triển chủ động:
Đánh giá nhu cầu đào tạo và phát triển chủ động nhấn mạnh những yêu cầu về nguồn nhân lực trong tƣơng lai.
Có hai cách lập kế hoạch nguồn nhân lực: (1) chuẩn bị những ngƣời lao động cho bổ nhiệm/ chuyển sang những công việc khác, (2) chuẩn bị ngƣời lao động cho những thay đổi trong các nghề nghiệp hiện tại của họ. Từ đó xác định nhu cầu đào tạo và phát triển và lập kế hoạch đào tạo và phát triển.
Đối với cách (1) thì tổ chức cần lập kế hoạch cán bộ kế cận, phát hiện những ngƣời có nhiều tiềm năng phát triển và lập kế hoạch đào tạo để giúp họ có đƣợc kỹ năng theo yêu cầu của công việc.
Đối với cách (2) thì khi đánh giá nhu cầu đào tạo, phát triển tổ chức cần phát hiện những thay đổi có thể diễn ra trong công việc hiện tại dựa theo những mục tiêu chiến lƣợc. Một khi đã xác định đƣợc những thay đổi này thì việc tiếp theo là xác định những kiến thức, kỹ năng, thái độ mới nào sẽ cần cho công việc đó. Kết quả này sẽ đƣợc so sánh với kiến thức, kỹ năng, thái độ hiện tại của ngƣời lao động để xác định khoảng cách thiếu hụt và lập kế hoạch đào tạo.
Đánh giá nhu cầu đào tạo, phát triển bị động:
Đánh giá nhu cầu đào tạo, phát triển bị động sẽ bắt đầu với những yếu kém về kết quả thực hiện công việc hiện tại hoặc thiếu nhân sự cho những vị trí quản lý. Đầu tiên sẽ là sự nhận biết về việc có khoảng cách giữa tiêu chuẩn về kết quả công việc cần đƣợc hoàn thành và mức độ hoàn thành công việc thực tế. Sau khi đã phát
hiện ra vấn đề ta cần xác định để giải quyết vấn đề đó không và có kinh phí không. Mặt khác, về phát triển thì doanh nghiệp chỉ nhận ra sự thiếu nhân sự cho những vị trí quản lý khi tuyển dụng không đáp ứng đƣợc. Đối với DNNVV với mức lƣơng hạn chế thì việc tuyển dụng nhân sự có trình độ chuyên môn, quản lý cao khó thực hiện, nên việc bồi dƣỡng những cán bộ có tiềm năng là cần thiết) Trong đánh giá nhu cầu đào tạo, phát triển bị động ta vẫn đánh giá cả 3 mức độ: tổ chức, công việc và cá nhân nhƣng sẽ tập trung hơn: (1) vào một phòng ban, vào những ngƣời có kết quả thực hiện công việc kém (và đồng nghiệp, cấp dƣới của họ) và (3) sự khác biệt về kết quả thực hiện và vấn đề cụ thể của công việc.
1.2.3.2. Lập kế hoạch đào tạo và phát triển
Phân tích và sắp xếp nhu cầu đào tạo, phát triển theo thứ tự ƣu tiên cần gắn với nhu cầu của tổ chức trong việc lập kế hoạch đào tạo, phát triển. Một kế hoạch đào tạo, phát triển sẽ bao gồm những nội dung: mục tiêu đào tạo, đối tƣợng đào tạo, các chƣơng trình đào tạo cụ thể, thời gian dự kiến thực hiện, kinh phí và các nguồn lực cần thiết để đảm bảo cho kế hoạch đó đƣợc thực hiện. Khi lập kế hoạch đào tạo, phát triển cần vạch ra hƣớng đánh giá kết quả đào tạo và đạt đƣợc sự cam kết của những ngƣời có liên quan trong tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, phát triển sau này. Có ba mức lập kế hoạch đào tạo và phát triển nhƣ sau: [19, Tr. 40-41].
Kế hoạch đào tạo, phát triển tổng hợp: đƣợc sử dụng bởi những ngƣời ra quyết định. Một kế hoạch đào tạo, phát triển tổng hợp thƣờng bao gồm nội dung: tên khóa học, số lƣợng các khóa học, các mô tả tổng quát về các khoá học hay là nội dung chính, thời gian dự kiến, địa điểm đào tạo, kinh phí; Ngoài ra kế hoạch này có thể đề cập đến các biện pháp về tổ chức, quản lý (giải pháp phi đào tạo) để nâng cao kết quả thực hiện công việc nói chung.
Kế hoạch hành động/thực hiệnchủ yếu đƣợc sử dụng bởi những ngƣời lập kế hoạch đào tạo, phát triển. Các kế hoạch này đƣợc mô tả trong biểu đồ tiến độ thực hiện theo thời gian và trách nhiệm cho các khóa học khác nhau và các biện pháp về tổ chức, quản lý cụ thể. Nó có thể bao gồm diễn giải về các phần học (mô đun).
Kế hoạch về khoá đào tạothƣờng đƣợc sử dụng bởi những nhà tổ chức và các giảng viên bởi vì nó cụ thể hoá việc lập kế hoạch và triển khai các công việc cần thiết cho từng khoá học và thƣờng có kèm theo các bản mô tả về từng buổi học
Nội dung và độ phức tạp của các kế hoạch đào tạo và phát triển sẽ thay đổi theo qui mô của từng tổ chức và việc có bộ phận chuyên trách để thực hiện kế hoạch quản lý và phát triển NNL hiệu quả. Đối với DNNVV thì nên xây dựng kế hoạch đào tạo, phát triển đơn giản.
Các kế hoạch đào tạo đơn giảncó thể chỉ bao gồm rất ít khoá đào tạo và đối tƣợng nhân viên. Trong trƣờng hợp này có thể kết hợp ba kế hoạch nêu trên thành một kế hoạch đơn giản. Nhƣ vậy kế hoạch đào tạo sẽ bao gồm một kế hoạch hành động thể hiện dƣới dạng biểu đồ thanh ngang và một kế hoạch về khoá đào tạo ở dạng mô tả các buổi học.
Có nhiều cách thể hiện một bản kế hoạch. Mỗi tổ chức có thể có cách thể hiện riêng của mình. Thể hiện kế hoạch đào tạo chi tiết ở dạng các bảng/biểu làm cho việc quản lý và theo dõi quá trình thực hiện kế hoạch thuận tiện hơn. Nhìn chung mỗi kế hoạch đào tạo và phát triển cần chứa đựng thông tin trả lời cho các câu hỏi : đào tạo cái gì, cho ai, đào tạo ở đâu, lúc nào, đào tạo nhƣ thế nào, ai có trách nhiệm tổ chức, nguồn kinh phí cần thiết là bao nhiêu.
Khi lập kế hoạch cần chú ý diễn đạt sao cho dễ hiểu tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời phê duyệt, ngƣời triển khai thực hiện và giám sát tình hình hình thực hiện các chƣơng trình đào tạo và phát triển.
Để lập kế hoạch đào tạo cần xác định rõ mục tiêu khóa học:
Mục tiêu của khoá học là cái mà chúng ta dự định đạt đƣợc trong việc nâng cao hay thay đổi về kết quả thực hiện công việc của học viên sau khi đã tham dự khoá học.
Mục tiêu học tập là những cái mà chúng ta dự định thu đƣợc ở một mức độ nào đó về mặt kiến thức, kỹ năng, và thái độ sau khi kết thúc một phần/module/khoá học hay nói một cách khác là những năng lực mà khoá học này dự định phát triển.
1.2.3.3. Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo và phát triển
* Những công việc của tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo và phát triển
Sau khi xây dựng đƣợc kế hoạch đào tạo và phát triển, việc tổ chức thực hiện kế hoạch này là rất quan trọng. Nhƣ đã phân tích, đào tạo và phát triển cần phải dựa trên những gì mà nhà quản lý muốn nhân viên của mình phải biết, để đào tạo có hiệu quả cần sự nỗ lực của cả hai bên, nhân viên phải quyết tâm nâng cao khả năng làm việc và nhà quản lý phải tạo điều kiện về mặt thời gian và kinh phí để nhân viên nâng cao khả năng làm việc và phải kiểm soát việc họ áp dụng các kiến thức đã học đƣợc vào công việc. [19, Tr. 43].
Bộ phận/ngƣời phụ trách đào tạo cần phối hợp với các bộ phận /phòng ban chức năng để lựa chọn đúng đối tƣợng cần đào tạo và phát triển, thông báo lịch đào tạo và tạo các điều kiện cần thiết để họ tham gia đào tạo và phát triển có hiệu quả. Để thực hiện đào tạo và phát triển trong công việc có hiệu quả thì bộ phận này cũng phải kết hợp với các bộ phận trong doanh nghiệp tìm ra những nhà quản lý, cán bộ có kinh nghiệm và sẵn sàng thực hiện đào tạo và phát triển nhân viên. Trong trƣờng hợp tổ chức khóa đào tạo ngoài công việc thì họ cần giúp giám đốc tìm kiếm các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ đào tạo để chọn đơn vị cung cấp đào tạo phù hợp nhất và ký kết hợp đồng. Tiếp theo, cần phối kết hợp với giáo viên/ngƣời hƣớng dẫn trong việc xây dựng chƣơng trình đào tạo/phát triển có mục tiêu học tập phù hợp. Khi khóa học diễn ra cần đảm bảo các điều kiện hậu cần về lớp học, trang thiết bị giảng dạy, bố trí bàn ghế phù hợp với phƣơng pháp giảng dạy, đồ ăn nhẹ giữa giờ học ....vv.
* Những nguyên tắc cơ bản trong đào tạo
Mọi quá trình đào tạo, phát triển dù diễn ra tại nơi làm việc hay ngoài nơi làm việc, đều là các quá trình giảng dạy và học tập do đó ở bất kỳ hình thức đào tạo nào, giáo viên cũng cần lƣu ý tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau đây trong đào tạo: [19, Tr. 44-45].
Nêu rõ lợi ích khóa học: khi bắt đầu quá trình đào tạo nên nêu rõ cho học viên nội dung khóa học và chỉ cho học viên thấy rõ đƣợc lợi ích của khoá học đối với việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp và mục tiêu của các cá nhân.
Điều này kích thích cho học viên có động cơ rõ ràng trong học tập, hiểu đƣợc nội dung của các bƣớc trong quá trình đào tạo và tích cực, chủ động tham gia vào trong quá trình đào tạo.
Nội dung khóa học: nên phân chia quá trình đào tạo thành nhiều phần, phù hợp cho từng buổi học. Nội dung chƣơng trình phải logic và lƣợng thông tin dự kiến cung cấp cần phù hợp với khả năng tiếp thu của học viên. Nội dung cần gắn với thực tế và thể hiện rõ khả năng áp dụng vào thực tế công việc. Cố gắng tối đa để các tình huống trong đào tạo giống thực tế.
Sử dụng nhiều phương pháp truyền đạt thông tin khác nhau (nhƣ nói, vẽ sơ đồ, xem phim video, quan sát thực nghiệm, thảo luận, thực hành v..v..) sẽ giúp học viên hứng thú học tập, mau nhớ, lâu quên. Cần minh họa bằng nhiều kinh nghiệm thực tiễn trong thực hiện và giải quyết vấn đề (cả thành công và thất bại). Tạo điều kiện cho học viên đƣợc thực tập với nhiều các ví dụ thực tế. Thực hiện và ôn luyện là phƣơng pháp quan trọng để học các kỹ năng mới.
Sự tham dự của học viên: Để đạt đƣợc kết quả đào tạo tốt, học viên cần phải tham gia tích cực, chủ động vào quá trình đào tạo. Giáo viên cần đƣa ra nhiều câu hỏi để hƣớng dẫn và thu hút sự quan tâm của học viên. Tổ chức các cuộc hội thảo, thảo luận nhóm, trình bày trƣớc các học viên khác, các cuộc thi giữa các nhóm,v..v.. là các hình thức thu hút học viên tham dự có hiệu quả cao.
Công nhận và khuyến khích: Công nhận những ý kiến đóng góp, chia sẻ của học viên và khuyến khích học viên phát biểu là kỹ năng rất quan trọng để động viên học viên tham gia tích cực trên lớp học. Ngoài ra việc tạo ra sự thi đua, cạnh tranh lành mạnh trên lớp học cũng là cách tốt để động viên học tập.
Cung cấp thông tin phản hồi: thông tin phản hồi trong quá trình đào tạo sẽ giúp học viên giảm bớt hồi hộp, lo lắng và biết cách làm gì để nâng cao kết quả đào tạo. Cung cấp thông tin phản hồi còn đƣợc coi là một phần chƣơng trình của đào tạo đối với phƣơng pháp đào tạo tại nơi làm việc.
Nhắc lại: Để giúp học viên dễ tiếp thu các kiến thức mới, hiểu các vấn đề một cách hệ thống, nên thƣờng xuyên khuyến khích học viên ôn tập và củng cố
các kiến thức đã học. Lƣu ý những vấn đề đặc biệt quan trọng cho học viên.
Nhiệt tình: Ngƣời giáo viên cần thể hiện sự say sƣa, nhiệt tình và thích thú trong quá trình thực hiện giảng dạy, đào tạo để khuyến khích học viên học tập.
* Những điều cần chú ý khi giảng dạy cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa
Nguồn lao động trong DNNVV thƣờng có trình độ thấp hơn nên khi giảng dạy cần có nội dung và phƣơng pháp phù hợp. Sau đây là một số chú ý đã đƣợc Business Edge (chƣơng trình đào tạo cho DNNVV của MPDF) tổng kết qua kinh nghiệm đào tạo quản lý cho các DNNVV. [23].
Các nguyên tắc phát triển nội dung:
- Tập trung vào „điều cần biết‟ và „làm thế nào‟ hơn là vào „những gì chúng ta – giảng viên biết‟
- Tập trung vào việc học „với ai‟ và tạo dựng mối quan hệ