1.2. Cơ sở lý luận về hoạt động quản lý chất lƣợng tại các doanh nghiệp sản xuất
1.2.2. Nội dung hoạt động quản lý chất lượng
Hoạt động quản lý chất lƣợng cũng nhƣ bất kỳ hoạt động quản lý kinh tế nào, đều phải thực hiện chức năng cơ bản nhƣ hoạch định, tổ chức, kiểm tra, kích thích, điều hòa, phối hợp. Nhƣng do mục tiêu và đối tƣợng quản lý của hoạt động quản lý chất lƣợng có nhƣng đặc thù riêng nên các nội dung quản lý chất lƣợng cũng có những nội dung riêng. Nội dung hoạt động quản lý chất lƣợng đƣợc Deeming khái quát thành vòng tròn chất lƣợng PDCA (hoạch định, thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh). Nội dung hoạt động quản lý chất lƣợng bao gồm:
- Nội dung hoạch định.
Hoạch định là nội dung quan trọng hàng đầu và đi trƣớc các nội dung khác trong hoạt động quản lý chất lƣợng. Hoạch định chất lƣợng là hoạt động xác định mục tiêu và các phƣơng tiện, nguồn lực và biện pháp nhằm thực hiện mục tiêu chất lƣợng sản phẩm.
Hoạch định chất lƣợng là một bộ phận của kế hoạch chung, phù hợp với mục tiêu của tổ chức trong từng thời kỳ. Công tác hoạch định chất lƣợng là một nội dung quan trọng nhằm thực hiện các chính sách chất lƣợng đã đƣợc vạch ra, bao gồm các hoạt động thiết lập mục tiêu và yêu cầu chất lƣợng, cũng nhƣ các yêu cầu về việc áp dụng các yếu tố của hệ thống chất lƣợng. Công tác hoạch định chất lƣợng trong tổ chức sản xuất cần thiết phải đề cập tới các vấn đề chủ yếu sau:
Lập kế hoạch chất lƣợng cho sản phẩm.
Để đảm bảo chất lƣợng trong quá trình sản xuất, cần thiết phải xác định, phân loại và xem xét mức độ quan trọng của các đặc trƣng chất lƣợng, các yêu cầu kỹ thuật cụ thể cho từng chi tiết, từng sản phẩm một cách rõ ràng, bằng các sơ đồ, hình vẽ, kích thƣớc cũng nhƣ các hƣớng dẫn, những điều bắt buộc phải thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng bên trong cũng nhƣ bên ngoài. Các yêu cầu về nguyên vật liệu đƣợc cung cấp, thời hạn hoàn thành hợp đồng.
Để có thể quản lý, tác động vào quy trình, các nhà quản lý phải lập kế hoạch tỉ mỉ mọi công việc liên quan đến từng nội dung, nhiệm vụ dựa trên hoạt động thực tế của hệ thống quản lý. Thông thƣờng các tổ chức phải lập sơ đồ khối và lƣu đồ để mô tả toàn diện về những công việc cần phải quản lý. Thông qua sơ đồ mọi thành viên trong tổ chức hiểu rõ vai trò, vị trí và mối quan hệ tƣơng tác giữa các bộ phận, phòng ban chức năng trong toàn hệ thống chất lƣợng của doanh nghiệp và trên cơ sở đó tổ chức, bố trí, hợp lý hóa các bƣớc cần thiết cho việc phối hợp đồng bộ các chức năng của hệ thống.
Lập các kế hoạch, phƣơng án và đề ra những quy trình cải tiến chất lƣợng. Chƣơng trình cải tiến chất lƣợng trong doanh nghiệp cần thiết phải hƣớng vào các mục tiêu sau: Cải tiến hệ thống chất lƣợng và công tác quản lý chất lƣợng; cải tiến các quy trình sản xuất, máy móc, thiết bị và công nghệ; cải tiến chất lƣợng công việc trong toàn doanh nghiệp.
- Nội dung tổ chức.
Tổ chức các hoạt động quản lý chất lƣợng bao gồm việc tiến hành các biện pháp kinh tế, tổ chức, kỹ thuật, hành chính nhằm thực hiện kế hoạch chất lƣợng đã xác định dựa trên một hệ thống quản lý chất lƣợng xác định mà từng tổ chức đã lựa chọn.
Nhiệm vụ của nội dung tổ chức trong hoạt động quản lý chất lƣợng bao gồm: Làm cho mọi ngƣời thực hiện kế hoạch chất lƣợng biết rõ mục tiêu, sự cần thiết và nội dung công việc mình phải thực hiện; tổ chức các chƣơng trình đào tạo và giáo dục cần thiết đối với ngƣời thực hiện kế hoạch chất lƣợng; cung cấp nguồn lực cần thiết ở mọi thời điểm cho quá trình thực hiện kế hoạch chất lƣợng.
Nhƣ vậy nội dung tổ chức các hoạt động quản lý chất lƣợng là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện kế hoạch chất lƣợng đã hoạch định của tổ chức. Công việc tổ chức hoạt động chất lƣợng có thể bắt đầu từ việc phân tích các mục tiêu chất lƣợng của tổ chức; sau đó xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu; phân chia tổ chức thành các bộ phận và cá nhân trong đó bao gồm cả vấn đề phân cấp, phân
quyền và trách nhiệm của từng bộ phận; đảm bảo nguồn lực cho hoạt động thực hiện kế hoạch chất lƣợng.
Về bản chất, tổ chức hoạt động chất lƣợng là việc phân công lao động một cách khoa học, là cơ sở để tạo ra năng suất, chất lƣợng lao động cao trong tổ chức. Trong công tác tổ chức hoạt động chất lƣợng, những yêu cầu cơ bản là phân công khoa học, phân cấp rõ ràng, chỉ rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp, trên cơ sở đó tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận nhằm hƣớng tới thực hiện các mục tiêu chất lƣợng của tổ chức.
- Nội dung kiểm tra, kiểm soát.
Kiểm tra, kiểm soát chất lƣợng là quá trình điều khiển đánh giá các hoạt động tác nghiệp thông qua các kỹ thuật, phƣơng tiện, phƣơng pháp và hoạt động nhằm đảm bảo chất lƣợng sản phẩm đúng theo yêu cầu đã đặt ra.
Nhiệm vụ chủ yếu của kiểm tra, kiểm soát chất lƣợng là tổ chức các hoạt động nhằm tạo ra các sản phẩm, dịch vụ nhƣ yêu cầu; đánh giá việc thực hiện chất lƣợng trong thực tế của tổ chức; so sánh chất lƣợng thực tế với kế hoạch chất lƣợng để phát hiện nhƣng sai lệch từ đó có những điều chỉnh cần thiết nhằm đảm bảo kết quả theo yêu cầu; xác định những hoạt động đảm bảo chất lƣợng có hiệu quả và kết quả của chúng; kiểm tra và kiểm soát để phát hiện những mục tiêu chƣa đạt đƣợc, những vấn đề mới xuất hiện đột xuất nằm ngoài dự kiến của kế hoạch chất lƣợng;
Thực chất kiểm tra, kiểm soát chất lƣợng đƣợc hiểu là hoạt động theo dõi, thu thập, phát hiện và đánh giá tình hình thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ kế hoạch chất lƣợng đã đề ra trong mọi quá trình, mọi hoạt động và kết quả thục hiện của tổ chức. Kiểm tra chất lƣợng đƣợc thực hiện xuyên suốt quá trình từ thiết lập hệ thống mục tiêu, chỉ tiêu chất lƣợng, thiết kế sản phẩm, quá trình sản xuất chuyển hóa từ đầu vào thành đầu ra cho đến quá trình phân phối và tiêu dùng sản phẩm. Nội dung của kiểm tra bao gồm kiểm tra chất lƣợng sản phẩm thiết kế, kiểm tra các điều kiện sản xuất, kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, bán thành phẩm từng công đoạn, sản phẩm cuối cùng và việc bảo quản, vận chuyển và chất lƣợng các hoạt động dịch vụ trƣớc và sau bán hàng.
Một trong những nội dung quan trọng của kiểm tra, kiểm soát chất lƣợng là xác định căn cứ dùng làm cơ sở cho việc kiểm tra đánh giá chất lƣợng. Xác định đúng căn cứ sẽ tạo điều kiện để những kết luận trong việc kiểm tra đánh giá có căn cứ khoa học, đảm bảo độ chính xác và tin cậy của những kết quả đƣợc kiểm tra. Các căn cứ này còn là xuất phát điểm cho các hoạt động điều chỉnh cải tiến các hoạt động và các quá trình tiếp theo nhằm đạt đƣợc mục tiêu chất lƣợng đề ra. Cơ sở quan trọng nhất đƣợc sử dụng trong kiểm tra, kiểm soát chất lƣợng sản phẩm là hệ thống tiêu chuẩn, chỉ tiêu chất lƣợng, các điều kiện, các yêu cầu kỹ thuật, các bản vẽ thiết kế, các điều khoản trong hợp đồng mua bán, đơn hàng.
Mục đích và ý nghĩa của hoạt động kiểm tra, kiểm soát chất lƣợng nhằm đảm bảo các mục tiêu chất lƣợng dự kiến đƣợc thực hiện đúng theo những yêu cầu đã đặt ra trong quá trình tổ chức thực hiện cần tiến hành các hoạt động kiểm tra chất lƣợng. Mục đích của quá trình kiểm tra, kiểm soát chất lƣợng là phát hiện ra những sai lệch trong quá trình tổ chức thực hiện mục tiêu các nhiệm vụ đƣợc đề tra trong kế hoạch chất lƣợng, tìm ra nguyên nhân và tìm cách xóa bỏ, ngăn ngừa sự tái diễn sai lệch đó, đảm bảo rằng quá trình đƣợc thực hiện đúng yêu cầu, sản xuất ra những sản phẩm và dịch vụ đúng tiêu chuẩn đã đề ra. Thông qua quá trình kiểm tra, kiểm soát chất lƣợng, nhà quản lý sẽ đánh giá đƣợc mức độ phù hợp của sản phẩm về thông số kinh tế, kỹ thuật với tiêu chuẩn thiết kế và với yêu cầu của hợp đồng mua bán.
- Nội dung điều chỉnh, điều hòa và phối hợp.
Đó là toàn bộ những hoạt động nhằm tạo ra sự phối hợp đồng bộ, khắc phục các tồn tại và đƣa chất lƣợng sản phẩm lên mức cao hơn nhằm giảm dần khoảng cách giữa những mong muốn của khách hàng và thực tế chất lƣợng đạt đƣợc, thỏa mãn khách hàng ở mức cao hơn.
Hoạt động điều chỉnh, điều hòa, phối hợp đối với các hoạt động quản lý chất lƣợng đƣợc hiểu là các hoạt động cải tiến liên tục và hoàn thiện chất lƣợng. Do biến đổi không ngừng của môi trƣờng kinh doanh, sự tác động của các yêu tố nhƣ nhu cầu, thị hiếu khách hàng, sức ép cạnh tranh trên thị trƣờng và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ mới đã đặt các tổ chức trƣớc những thách thức to lớn phải xây
dựng hệ thống quản lý chất lƣợng có khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ, luôn theo kịp với những đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng một cách hiệu quả nhất. Do đó, cải tiến chất lƣợng đã trở thành một trong những nội dung vô cùng quan trọng của hoạt động quản lý chất lƣợng. Cải tiến chất lƣợng có nghĩa là những tác động điều chỉnh từ toàn bộ phòng chức năng của tổ chức nhằm làm tăng hiệu quả và hiệu suất của các quá trình để đạt tới những tăng trƣởng có lợi cho tổ chức. Cải tiến chất lƣợng là cơ sở giúp tổ chức có khả năng hoàn thiện hơn chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ cũng nhƣ các hoạt động khác. Cải tiến giúp doanh nghiệp có thể tiết kiểm đƣợc chi phí do rút ngắn đƣợc thời gian, các thao tác và hoạt động sản xuất hay sản phẩm trong quá trình hoạt động của tổ chức.
Ngày nay các tổ chức thƣờng áp dụng hai phƣơng pháp cải tiến chủ yếu để hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng của sản phẩm và dịch vụ cũng nhƣ các hoạt động khác là phƣơng pháp cải tiến và phƣơng pháp đổi mới.
Phƣơng pháp cải tiến:
Đây là phƣơng pháp đƣợc áp dụng tại mọi tổ chức. Phƣơng pháp này mang lại hiệu quả một cách từ từ, liên tục và trong dài hạn, nó có tính lâu dài, không tác dụng đột ngột làm biến đổi sâu sắc các hoạt động và quá trình của tổ chức.
Phƣơng pháp đổi mới:
Đây là phƣơng pháp nhằm vào thay đổi toàn bộ để đạt đƣợc chất lƣợng cao nhất. Phƣơng pháp đổi mới đòi hỏi phải có đƣợc sự đầu tƣ lớn để áp dụng đƣợc các thành tựu khoa học, kỹ thuật. Chính những đổi mới làm cho tác động của hoạt động sản xuất, kinh doanh của tổ chức có những thay đổi đột ngột. Phƣơng pháp đổi mới rất thích hợp với các tổ chức có trình độ phát triển cao hay những nơi có tiềm lực kinh tế mạnh.