1.3. Nội dung hoạt động đàotạo nguồn nhân lực
1.3.1. Xác định nhu cầu đàotạo
Nhu cầu đào tạo là khoảng cách giữa những gì hiện có và những gì mong muốn trong tƣơng lai xét về góc độ kiến thức, kỹ năng, thái độ của ngƣời quản lý và lao động trong doanh nghiệp.
Mục đích: Xác định xem những nhân viên nào cần đƣợc đào tạo và trọng điểm của nội dung đào tạo; Xác định mục tiêu của doanh nghiệp và tính hiệu quả trong việc hƣớng tới các mục tiêu đó; Sự khác biệt giữa khiến thức, kỹ năng, thái độ (KSAs) giữa thực tế ngƣời lao động với yêu cầu công việc đặt ra.
Tại bƣớc này, doanh nghiệp triển khai ba bƣớc: phân tích doanh nghiệp, phân tích công việc, phân tích nhân viên.
Tại bƣớc phân tích doanh nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp và các bộ phận phụ trách quản trị nhân lực đƣa ra đặc điểm doanh nghiệp: lĩnh vực kinh doanh, thị trƣờng, nguồn lực doanh nghiệp để có thể đƣa ra những yêu cầu căn bản nhất về
nhân lực sẽ tuyển dụng. Bƣớc này là bƣớc đầu tiên nhƣng là bƣớc quan trọng có tính định hƣớng ban đầu cho nhu cầu tuyển dụng cũng nhƣ kế hoạch đào tạo của doanh nghiệp.
Tiếp theo, đối với từng bộ phận trong doanh nghiệp cần có phân tích riêng biệt để đƣa ra tiêu chí đào tạo đối với từng công việc cụ thể. Bƣớc này giúp lãnh đạo doanh nghiệp, bộ phận quản trị nhân lực xác định chi tiết hơn nhu cầu, kế hoạch đào tạo.
Tại bƣớc thứ ba, phân tích nhân viên, tại bƣớc này, các nhà quản lý sẽ xem xét toàn diện điểm mạnh, yếu, tính phù hợp của nguồn nhân lực đối với yêu cầu của công việc để từ đó xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp với từng đặc điểm nhóm nhân lực.
Xác định nhu cầu đào tạo
Phân tích doanh nghiệp ---
Phân tích công việc ---
Phân tích nhân viên --- - Chiến lƣợc - Mục tiêu - Môi trƣờng - Các lĩnh vực cần đào tạo - Nhiệm vụ, trách nhiệm, mức độ quan trọng - Kiến thức, kỹ năng cụ thể - Kiến thức, trình độ của nhân viên - Mức độ đáp ứng của nhân viên ..
Sơ đồ 1.2: Nội dung xác định nhu cầu đào tạo và phát triển
(Nguồn: Tài liệu giảng dạy - TS Lê Quân, Trường ĐH Thương Mại Hà Nội)
Phân tích doanh nghiệp: Phân tích doanh nghiệp cần đánh giá đƣợc các chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức, kế hoạch chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận, nhân viên mà môi trƣờng của tổ chức. Phân tích doanh nghiệp bao gồm việc phân tích các tiêu thức của doanh nghiệp nhƣ năng suất, chất lƣợng thực hiện các công việc, chi phí lao động, kỷ luật lao động, vắng mặt hay thuyên chuyển. Công việc trên sẽ giúp cho nhà quản trị xác định những vấn đề cơ bản của doanh nghiệp và sự cần thiết áp dụng đào tạo để nâng cao chất lƣợng đội ngũ lao động. Mặc dù các chỉ số trên chịu
ảnh hƣởng của rất nhiều yếu tố, nhƣng doanh nghiệp cần đánh giá đƣợc khả năng ảnh hƣởng tới mục tiêu do nhân viên không đƣợc đào tạo đầy đủ.
Trong kế hoạch chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận, doanh nghiệp cần xác định những chức vụ trống. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức đề bạt nội bộ, thì cần phải có những dự kiến về chƣơng trình đào tạo để giúp nhân viên có đƣợc các kỹ năng theo yêu cầu của công việc. Nếu tuyển dụng từ bên ngoài, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lƣỡng thị trƣờng lao động và các biện pháp cần thiết để có thể tuyển đúng ngƣời đúng việc.
Phân tích trong môi trƣờng tổ chức cần đánh giá đầy đủ quan điểm, tình cảm, niềm tin của nhân viên đối với tổ chức và tác động của vấn đề đào tạo, không đầy đủ đến những điểm không tốt trong môi trƣờng tổ chức.
Phân tích công việc: Phân tích công việc là xác định loại kỹ năng và các hành vi cần thiết cho nhân viên để thực hiện tổt công việc. Phân tích công việc hơi giống phân tích công việc tuy nhiên phân tích công việc đối tƣợng nhắm đến là nhân viên, định hƣớng nhân viên không phải là định hƣớng công việc. phân tích công việc tập trung xác định các yếu tố cần thiết để nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn. Loại phân tích này thƣờng đƣợc sử dụng để xác định đào tạo nhân viên mới hoặc các công việc mới đƣợc thực hiện lần đầu với nhân viên.
Phân tích nhân viên: Loại phân tích này chú trọng lên các năng lực và các đặc tính cá nhân của nhân viên, đƣợc sử dụng để xác định rằng ai là ngƣời cần thiết đƣợc đào tạo các kỹ năng, kiến thức và quan điểm nào cần thiết trong quá trình đào tạo và phát triển. Doanh nghiệp chỉ nên chú trọng vào vào đối tƣợng thực sự cần thiết đƣợc đào tạo, đào tạo theo kiểu phong trào lôi kéo cả những ngƣời không có nhu cầu hay không cần thiết sẽ làm lãng phí về tài chính, thời gian của doanh nghiệp và nhân viên. Phân tích nhân viên đòi hỏi phải đánh giá đúng khả năng cá nhân và kỹ năng nghề nghiệp của nhân viên.
Phương pháp xác định nhu cầu đào tạo
Phương pháp điều tra phỏng vấn: Là phƣơng pháp dùng câu hỏi đã chuẩn bị sẵn để điều tra về nhu cầu đào tạo. Khi lựa chọn phƣơng pháp kỹ thuật này cần căn
cứ vào tính chất đặc điểm của công việc để lập bảng điều tra nhu cầu đào tạo. Bảng điều tra phải căn cứ vào bản thuyết minh công việc để liệt kê ra nội dung cần đƣợc điều tra. Sau đó ngƣời đƣợc điều tra tiến hành đánh giá tầm quan trọng của mỗi nội dung đào tạo và nhu cầu đào tạo.
Phương pháp phân tích tư liệu: Là phƣơng pháp sử dụng những văn bản tƣ liệu liên quan đến mục tiêu, chiến lƣợc phát triển của doanh nghiệp; kế hoạch nguồn nhân lực, thông tin NNL; bản mô tả công việc để phân tích nhu cầu đào tạo.
Phương pháp quan sát hiện trường: Thông qua hành vi, cách thức thực hiện công việc thực tế của ngƣời lao động đƣợc quan sát trực tiếp tại hiện trƣờng làm việc dể đƣa ra đánh giá về nhu cầu đào tạo. Ngƣời quan sát phải thông thạo về chuyên môn công việc nhƣ cán bộ lãnh đạo của ngƣời lao động này hoặc là chuyên gia ở lĩnh vuecj có liên quan. Hành vi công việc cần quan sát gồm: tính thành thạo và chính xác trong động tác, tốc độ làm việc, số lƣợng chất lƣợng công việc, kỹ năng thao tác thiết bị v.v… Phƣơng pháp này phù hợp với những công việc có tính thao tác.
Phương pháp trưng cầu ý kiến: Là phƣơng pháp thu thập ý kiến của những ngƣời có liên quan để biết đƣợc nhu cầu đào tạo của nhân viên đó. Các nhân viên liên quan có thể là cấp trên, đồng nghiệp, cấp dƣới, đây là những ngƣời thƣờng xuyên có quan hệ công tác với nhân viên nên khá hiểu về năng lực, tình hình thực hiện công việc của nhân viên đó. Phƣơng pháp này phù hợp hơn với việc phân tích nhu cầu đào tạo của cán bộ quản lý.