1.3. Nội dung hoạt động đàotạo nguồn nhân lực
1.3.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch đàotạo
1.3.2.1. Xác định mục đích, mục tiêu cho đào tạo
Xác định mục tiêu đào tạo là công việc đầu tiên không thể bỏ qua khi lên kế hoạch cho bất kỳ chƣơng trình đào tạo nào. Để lập mục tiêu, cần trả lời các câu hỏi: Những kiến thức và kỹ năng gì mà nhân viên cần có đƣợc sau khi đƣợc đào tạo? Những cải tiến gì trong thực hiện công việc mà nhân viên sẽ biểu hiện sau khi đƣợc đào tạo? Khi xác định mục tiêu, nên tuân thủ nguyên tắc SMART (Specific,
Cụ thể: Các mục tiêu đào tạo phải nêu đƣợc những cải tiến mong đợi trong thực hiện công việc, KQTHCV và các tiêu chuẩn thực hiện.
Đo lƣờng đƣợc: Mục đích của việc xác định mục tiêu là giúp ta đo lƣờng đƣợc sự thành công. Điều này có nghĩa là các mục tiêu phải đƣợc viết ra sao cho chúng có thể đo lƣờng đƣợc một cách dễ dàng.
Có thể đạt đƣợc: Các mục tiêu phải thể hiện một cách hợp lý những gì mà học viên cần phải đạt đƣợc sau khi học xong.
Có liên quan: Các mục tiêu đào tạo cần phải có ý nghĩa về mặt nội dung của chƣơng trình đào tạo lẫn công việc mà ngƣời học đang đảm nhiệm.
Hạn định thời gian hợp lý: Mục tiêu đào tạo cần nêu rõ thời gian mà nhân viên sẽ đạt đƣợc kết quả nhƣ mong muốn.
Mục đích của đào tạo: Trực tiếp giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn; Cập nhập các kiến thức kỹ năng mới cho nhân viên giúp họ có thể thực hiện, áp dụng thành công các tiến bộ khoa học cụng nghệ mới; Tránh tình trạng lỗi thời trong các phƣơng pháp quản lý của các nhà quản lý trong tổ chức; Giải quyết các vấn đề trong tổ chức; Hƣớng dẫn cho nhân viên mới để họ có thể thích ứng nhanh với công việc hiện tại và trong tƣơng lai của mình; Thỏa mãn nhu cầu đƣợc phát triển, đƣợc học hỏi, đƣợc thực hiện các công việc mang tình thử thách hơn; Đào tạo đƣợc một đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi kiến thức, giỏi thực hành, có thể đáp ứng đƣợc nhu cầu của doanh nghiệp bất cứ khi nào cần thiết.
Mục tiêu của đào tạo: mục tiêu của đào tạo nguồn nhân lực là xác định kết quả cần đạt đƣợc của chƣơng trình đào tạo. Nội dung này bao gồm : Những kỹ năng của nhân viên và trình độ năng lực của họ sau khi đào tạo; Số lƣợng và cơ cấu học viên đƣợc tham gia đào tạo; Thời gian diễn ra hoạt động đào tạo (tùy theo từng khóa học, từng vị trí, tính chất công việc).
1.3.2.2. Chủ thể và đối tượng của hoạt động đào tạo
Chủ thể của hoạt động đào tạo: Chủ thể đào tạo đƣợc phân loại theo chƣơng trình đào tạo là chƣơng trình đào tạo trong nội bộ hay chƣơng trình đào tạo ở bên ngoài. Chủ thể đào tạo có thể là các tổ chức cung cấp các chƣơng trình đào tạo bên
ngoài hoặc là nhân sự trong nội bộ tổ chức (nhà quản lý, nhà lãnh đạo, nhân viên giỏi, có kinh nghiệm và kỹ năng am hiểu sâu sắc trong nội dung giảng dạy v.v…); Việc xác định chủ thể trƣớc hết phải căn cứ vào nhu cầu đào tạo, khả năng, năng lực đáp ứng của ngân hàng cũng nhƣ năng lực, khả năng của nhân viên (sau khi xác định nhu cầu, thực hiện phân tích doanh nghiệp, phân tích công việc và phân tích nhân nhân viên).
Đối tượng của hoạt động đào tạo: Xác định đối tƣợng đào tạo là công việc quan trọng, việc lựa chọn nhân viên đào tạo đều phải dựa trên việc phân tích nhu cầu và động cơ đào tạo của ngƣời lao động, tác động của đào tạo với ngƣời lao động và khả năng nghề nghiệp của từng ngƣời.
Thêm vào đó các nhà thực hiện hoạt động đào tạo nên xác định đối tƣợng đào tạo theo nhu cầu sau: Ngƣời có nhu cầu đi học; Ngƣời sắp đƣợc đề bạt vào chức vụ mới, vị trí công tác mới; Sự thiếu hụt về kiến thức và kỹ năng, hay khả năng của ngƣời lao động, những vấn đề kiên quan tới động lực làm việc, thiết kế công việc không hợp lý v.v…
1.3.2.3. Xác định nội dung đào tạo
Căn cứ vào nhu cầu đào tạo, sau khi xác định đƣợc mục tiêu, chủ thể và đối tƣợng hoạt động đào tạo thì ngƣời làm hoạt động đào tạo cần xác định nội dụng đào tạo cụ thể cho từng nhu cầu. Nội dung đào tạo chính là những kiến thức, kỹ năng mà doanh nghiệp mong muốn ngƣời lao động của họ sẽ đƣợc đào tạo trong thời gian tới.
Để có đƣợc nội dung đào tạo phù hợp thì việc xây dựng nội dung cần bám sát vào đối tƣợng cũng nhƣ phải đáp ứng đƣợc mục tiêu đào tạo đã đặt ra.
1.3.2.4. Lựa chọn phương pháp đào tạo
Đào tạo trong công việc (On the Job Training): Đào tạo trong công việc là phƣơng pháp đào tạo trực tiếp ngay tại nơi làm việc của ngƣời lao động. Ngƣời học sẽ đƣợc truyền đạt lại các kỹ năng và kinh nghiệm lao động bời những ngƣời lành nghề và chuyên môn cao hơn. Họ có hiểu biết rõ ràng về công việc đang làm cũng nhƣ của ngƣời học vì vậy ngƣời lao động sẽ dễ lĩnh hội nắm bắt tốt hơn. Chi phí
cho hình thức đào tạo này là rất thấp ít tốn kém cho doanh nghiệp. Nhóm này bao gồm các phƣơng pháp chủ yếu sau đây:
Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc: Đây là phƣơng pháp phổ biến dùng để dạy các kỹ năng thực hiện công việc cho hầu hết các công nhân sản xuất và một số các công việc về quản lý. Hoạt động đào tạo bắt đầu bằng sự chỉ dẫn và giải thích của ngƣời dạy về mục tiêu của công việc một cách tỉ mỉ, từng bƣớc về cách quan sát, trao đổi, học hỏi và làm thử cho đến khi thành thạo dƣới sự hƣớng dẫn chặt chẽ của ngƣời dảng dạy.
Đào tạo theo kiểu học nghề: Phƣơng pháp này chƣơng trình đào tạo bắt đầu bằng việc học các vấn đề về lý thuyết ở trên lớp, sau đó học viên sẽ đƣợc thực hành dƣới sự hƣớng dẫn của các công nhân lành nghề trong một thời gian. Đƣợc thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực học tập cho đến khi thành thạo tất cả các kỹ năng. Phƣơng pháo đƣợc áp dụng để dạy một nghề hoàn chỉnh cho công nhân. Đây chính là phƣơng pháp có sự kèm cặp hƣớng dẫn của công nhân lành nghề với ngƣời học, thƣờng đƣợc áp dụng ở Việt Nam.
Kèm cặp và chỉ bảo: Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc dùng để giúp cho các cán bộ quản lý và nhân viên giám sát lĩnh hội đƣợc các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc hiện tại và tƣơng lai thông qua sự kèm cặp, chỉ bảo của những ngƣời quản lý có trình độ chuyên môn cao hơn. Có tất cả ba cách để kèm cặp là: Kèm cặp bởi ngƣời lãnh đạo trực tiếp; Kèm cặp bới một cố vấn; Kèm cặp bởi ngƣời quản lý có trình độ cao hơn.
Luân chuyển và thuyên chuyển công việc: Luân chuyển và thuyên chuyển công việc là phƣơng pháp chuyển ngƣời quản lý từ đảm nhận công việc này sang một công việc khác nhắm trang bị cho họ thêm những kinh nghiệm quản lý, làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức. Những kiến thức đó sẽ giúp cho ngƣời quản lý sẽ có thể đảm nhiệm những công việc cao hơn phức tạp hơn trong tƣơng lai. Chúng ta có thể luân chuyển và thuyên chuyển công việc theo ba cách: Chuyển đối tƣợng đƣợc đào tạo đến nhận vị trí quản lý ở một bộ phận khác trong cùng tổ chức nhƣng chức năng và quyền hạn không thay đổi; Chuyển ngƣời đƣợc
đào tạo đến nhận một công việc hoàn toàn mới ngoài lĩnh vực chuyên môn của họ; Ngƣời quản lý đƣợc bố trí luân chuyển công việc trong phạm vi nội bộ một nghề chuyên môn.
Những ƣu điểm của đào tạo trong công việc: Đào tạo trong công việc thƣờng không yêu cầu không gian hay những trang thiết bị riêng biệt đặc thù; Đào tạo trong công việc có ý nghĩa vì học viên có thể vừa làm việc học nghê vừa có thể có thu nhập; Đào tạo trong công việc mang lại sự chuyển biến nhanh trong kiến thức và kỹ năng thực hành, mất ít thời gian đào tạo; Đào tạo trong công việc cho phép học viên thực hành những gì mà doanh nghiệp mong đợi khi hoàn thành xong công việc đào tạo; Đào tạo trong công việc tạo điều kiện cho học viên đƣợc làm việc cũng với những cộng sự tƣơng lai và học tập đƣợc các kinh nghiệm trong lao động của những đồng nghiệp; Đào tạo đúng nhu cầu của tổ chức và đúng đối tƣợng, tốn ít chi phí.
Những nhƣợc điểm của phƣơng pháp đào tạo trong công việc: Lý thuyết đƣợc trang bị thiếu tính hệ thống; Học viên có thể tiếp thu những kinh nghiệm hay thao tác sai của ngƣời truyền đạt; Việc truyền đạt là khó khăn khi kiến thức thuộc lĩnh vực chuyên môn sâu.
Các điều kiện để hoạt động đào tạo trong công việc đạt hiệu quả là: Các giáo viên dạy nghề phải đƣợc tuyển chọn một cách cẩn thận và đáp ứng đƣợc yêu cầu của chƣơng trình đào tạo về trình độ chuyên môn, mức độ thành thạo và đặc biệt phải có khả năng truyền đạt tốt; Chƣơng trình đào tạo phải đƣợc tổ chức chặt chẽ có kế hoạch
Đào tạo ngoài công việc (Off the Job Training): Đào tạo ngoài công việc là phƣơng pháp đào tạo mà học viên đƣợc tách khỏi việc thực hiện các công việc thực tế. Các phƣơng pháp của đào tạo ngoài công việc:
Tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp: Đối với các nghề phức tạp hoặc các công việc có tính đặc thù cao thì việc đào tạo bằng hình thức kém cặp không thể đáp ứng đƣợc yêu cầu về số lƣợng vầ chất lƣợng. Các doanh nghiệp có thể tổ chức các lớp đào tạo với các phƣơng tiện và trang thiệt bị dành riêng cho việc học tập. Trong phƣơng pháp đào tạo ngoài công việc thì đào tạo bao gồm hai phần là: lý
thuyết và thực hành. Phần lý thuyết đƣợc giảng dạy tập trung cho các kỹ sƣ, cán bộ phụ trách kỹ thuật. Phần thực hành đƣợc tiến hành ở tại các xƣởng thực tập do các kỹ sƣ hoặc công nhân lành nghề hƣớng dẫn. Phƣơng pháp này giúp cho các học viên học tập và tiếp thu có hệ thống.
Cử đi học ở các trường chính quy: Các doanh nghiệp cũng có thể cử ngƣời lao động đến học tập ở các trƣờng dạy nghề hoặc quản lý do các bộ, ngành hoặc do trung ƣơng tổ chức đào tạo. Trong phƣơng pháp này học viên sẽ đƣợc trang bị tƣơng đối đầy đủ về cả lý thuyết và thực hành. Tuy nhiên tốn rất nhiều thời gian và kinh phí cho doanh nghiệp.
Các bài giảng, các hội nghị hoặc các hội thảo: Các buổi giảng bài hay hội nghị có thể đƣợc tổ chức tại doanh nghiệp hoặc ở một hội nghị khác ở bên ngoài, có thể đƣợc tổ chức riêng hoặc kết hợp với một số chƣơng trình đào tạo khác. Trong các buổi thảo luận học viên sẽ thảo luận theo từng chủ đề dƣới sự hƣớng dẫn của một lãnh đạo nhóm, qua đó học viên sẽ học đƣợc những kiến thức và kinh nghiệm cần thiết.
Đào tạo theo kiểu chương trình hoá, với sự hỗ trợ của máy tính: Đây là phƣơng pháp đào tạo kỹ năng rất hiện đại bây giờ, có rất nhiều ngân hàng và tập đoàn lớn áp dụng phƣơng pháp này rộng rãi.
Trong phƣơng pháp này các chƣơng trình dảng dạy đều đƣợc viết dƣới dạng các phần mềm, học viên chỉ thực hiện theo hƣớng dẫn mà các phần mềm đã lập trình sẵn. Phƣơng pháp này có thể đào tạo rất nhiều kỹ năng mà không cần có ngƣời hƣớng dẫn.
Đào tạo theo phƣơng thức từ xa: Đào tạo từ xa là phƣơng pháp đào tạo mà ngƣời giảng dạy và học viên không trực tiếp gặp nhau tại một địa điểm và cùng thời gian mà thông qua phƣơng tiện truyền thông trung gian. Phƣơng tiện trung gian này có thể là sách, tài liệu học tập, băng hình, đĩa CD và VCD, Internet. Các phƣơng tiện trung gian này ngày càng đƣợc phát triển đa dạng và hiện đại hơn.
Phƣơng thức đào tạo này có ƣu điểm nổi bật là ngƣời học có thể chủ động bố trí thời gian học tập của mình cho phù hợp với kế hoạch bản thân. Những ngƣời học
ở xa địa điểm trung tâm đào tạo có thể tham gia các khoá học, chƣơng trình đào tạo có chất lƣợng cao. Tuy nhiên, hình thức đào tạo này đòi hỏi các cơ sở đào tạo phải có lƣợng cơ sở vật chất lớn có sự đầu tƣ.
Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm: Phƣơng pháp này bao gồm các cuộc hội thảo học tập trong đó sử dụng các kỹ thuật nhƣ: bài tập tình huống, mô phỏng trên máy tính, diễn kịch, trò chơi quản lý hoặc là các bài tập tình huống giải quyết các vấn đề. Đây là một cách đào tạo hiện đại nhằm giúp cho ngƣời học thực tập giải quyết các tình huống thực tế.
Mô hình hoá hành vi: Nó cũng là phƣơng pháp diễn kịch nhƣng các vở kịch phải có sự chuẩn bị thiết kế sẵn để mô hình hoá các hành vi hợp lý trong các tình huống đặc biệt.
Đào tạo kỹ năng xử lý công văn giấy tờ: Đây là một dạng bài tập trong đó ngƣời quản lý nhận đƣợc một loạt các tài liệu và bản ghi nhớ, các bản báo cáo và tƣờng trình, sự hƣớng dẫn của cấp trên và các thông tin khác mà một ngƣời quản lý có thể nhận đƣợc khi vừa tới nơi làm việc. Họ có trách nhiệm phải xử lý nhanh chóng và chính xác những thông tin đƣợc tiếp nhận. Phƣơng pháp này giúp cho ngƣời quản lý học tập ra quyết định nhanh chóng trong công việc thƣờng nhật.
1.3.2.5. Lựa chọn cơ sở đào tạo và đào tạo giáo viên
Chất lƣợng giảng dạy của giáo viên là nhân tố quan trọng quyết định chất lƣợng đào tạo học viên. Có thể lựa chọn các giáo viên từ những ngƣời trong nội bộ doanh nghiệp hoặc giáo viên thuê ngoài (giảng viên các trƣờng đại học, trung tâm đào tạo..). Để thiết kế chƣơng trình đào tạo phù hợp nhất với thực tế tại doanh nghiệp có thể kết hợp giáo viên thuê ngoài và giáo viên là nhân viên có kinh nghiệm lâu năm. Kết hợp này cho phép ngƣời học tiếp cận với kiến thức mới, đồng thời không xa rời thực tiễn tại doanh nghiệp. Các giáo viên cần đƣợc tập huấn để nắm vững mục tiêu và cơ cấu của chƣơng trình đào tạo chung.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn giáo viên giảng dạy từ trong biên chế của đơn vị (ngƣời có thâm niên làm việc lâu, có kinh nghiệm giảng dạy, am hiểu trong lĩnh vực cần đào tạo…) hoặc có thể ký hợp đồng thuê giáo viên ngoài từ các trung tâm
đào tạo dạy nghề chuyên nghiệp, giảng viên từ các trƣờng đại học, giáo sƣ, tiến sĩ … để có thể thiết kế nội dung và chƣơng trình đào tạo phù hợp nhất với tình hình thực tế tại doanh nghiệp, có thể kết hợp giáo viên bên ngoài cùng với những ngƣời có kinh nghiệm lâu năm trong ngân hàng để cho phép học viên có thể tiếp cận đƣợc với nhiều cái kiến thức mới mà không xa rời với thực tế làm việc tại doanh nghiệp.
Các giáo viên cần phải đƣợc tuyển chọn kỹ càng, đƣợc tập huấn nắm vững những mục tiêu cơ cấu của các chƣơng trình đào tạo chung của các doanh nghiệp.
1.3.2.6. Thời gian cho đào tạo
Thời gian cho một chƣơng trình đào tạo cần phải đƣợc xác đinh kỹ ngay khi lập kế hoạch vì việc này có thể giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc phân bố chỉ tiêu học, chi phí đào tạo, giáo viên đƣợc lựa chọn phù hợp
Thời gian đào tạo có thể là ngắn hạn hoặc dài hạn và phụ thuộc vào các yếu tố khác nhƣ thời gian đào tạo định kỳ cho một số lĩnh vực mà cấp trên giao, đào tạo gấp khi cần thiết mà không cố định thời gian định kỳ.
1.3.2.7. Dự tính chi phí đào tạo
Chi phí đào tạo nguồn nhân lực gồm nhiều loại chi phí khác nhau ta có thể chia thành 3 loại sau:
Chi phí bên trong: Là chi phí cho các phƣơng tiện vật chất kỹ thuật cơ bản nhƣ: khấu hao tài sản cố định phục vụ đào tạo và phát triển, trang vị kỹ thuật, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình giảng dạy; chi phí cho đội ngũ cán bộ làm hoạt động đào tạo nguồn nhân lực nhƣ: cán bộ giảng dạy, công nhân huấn luyện