CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THIẾT KẾ LUẬN VĂN
3.3 Thứ tự ƣu tiên cắt giảm lãng phí dựa trên kết quả khảo sát
Từ kết quả khảo sát mức độ lãng phí với 9 loại lãng phí chính, tác giả thu đƣợc bảng thống kê mức độ lãng phí với tỉ lệ phần trăm câu trả lời có và giá trị trung bình từ lớn đến bé nhƣ bảng 3.12. Đây cũng chính là thứ tự ƣu tiên cắt giảm hoặc loại bỏ lãng phí tồn tại trong hoạt động tuyển sinh của Khoa Quốc tế - ĐHQGHN.
Bảng 3.12: Thứ tự ƣu tiên cắt giảm hoặc loại bỏ lãng phí trong hoạt động tuyển sinh đại học của Khoa Quốc tế
STT Các loại lãng phí
chính
Mô tả chi tiết các loại lãng phí Số
lƣợng trả lời Số câu trả lời “Có” Phần trăm câu trả lời “Có” Trung bình mức độ lãng phí 1 Lãng phí về thao tác thừa
BPTS chƣa có kho lƣu trữ tài liệu, vật phẩm, trang thiết bị tuyển sinh nên phải nhờ thủ kho mở cửa kho mỗi khi chuẩn bị đồ đi tuyển sinh
61 55 90.2 2.4
2 Lãng phí về thao tác thừa
Cán bộ tuyển sinh để nhiều vật dụng tuyển sinh không cần thiết tại nơi làm việc
61 53 86.9 2.5
3 Lãng phí thời gian
Cán bộ mất thời gian chờ Phòng KH – TC phê duyệt kinh phí thực hiên
61 52 85.2 2.5
4 Lãng phí cơ sở vật chất, trang thiết bị
Standee sử dụng đi tuyển sinh trực
5 Lãng phí cơ sở vật chất, trang thiết bị
Cơ sở vật chất của văn phòng tuyển sinh nhà G8 chủ yếu sử dụng vào mùa tuyển sinh và đóng cửa vào thời gian còn lại
61 50 82 2.4
6 Lãng phí về hoạt động thừa
Tham gia sự kiện TVTS kết hợp cùng công ty du học nhƣng lƣợng ngƣời quan tâm hỏi thông tin ít
61 49 80.3 2.5
7 Lãng phí thời gian
Cán bộ mất thời gian chờ đợi đồng nghiệp hoàn thành công việc trƣớc có liên quan
61 49 80.3 2
8 Lãng phí về thao tác thừa
Kho lƣu trữ tài liệu tuyển sinh, vật phẩm tuyển sinh bố trí chƣa hợp lý mất nhiều công sức khi lấy ra sử dụng
61 48 78.7 1.8
9 Lãng phí về sự di chuyển thừa
Cán bộ phải di chuyển nhiều lần đến cùng một tỉnh trong mùa tuyển sinh 61 47 77 2.1 10 Lãng phí về thao tác thừa Cán bộ không trả lại đúng vị trí của giấy tờ, hồ sơ tuyển sinh, tài liệu, vật phẩm tuyển sinh sau khi dùng nên mất nhiều thao tác thừa khi tìm kiếm 61 46 75.4 1.8 11 Lãng phí do chƣa khai thác triệt để sức sáng tạo của cán bộ
Nhiều ý tƣởng mới của cán bộ
tuyển sinh chƣa đƣợc triển khai 61 45 73.7 2.4
12
Lãng phí do chƣa khai thác triệt để sức sáng tạo của cán bộ
Nhiều đề tài nghiên cứu khoa học của giảng viên và sinh viên Khoa liên quan đến tuyển sinh chƣa đƣợc nghiên cứu và áp dụng
61 41 67.2 2
13 Lãng phí về thao tác thừa
Trên bàn làm việc, ngăn kéo, kệ tủ của cán bộ sắp xếp giấy tờ, hồ sơ tuyển sinh không ngăn nắp nên mất nhiều thao tác thừa khi tìm kiếm
61 41 67.2 1.7
14 Lãng phí cơ sở vật chất, trang thiết bị
Phần mềm quản lý khách hàng trong hoạt động tuyển sinh chƣa sử dụng hết công suất
61 40 65.6 2.2
15 Lãng phí thời gian
Cán bộ mất thời gian chờ đợi trong quá trình chờ các đơn vị liên quan phê duyệt kế hoạch
16 Lãng phí cơ sở vật chất, trang thiết bị
Backdrop di động sử dụng khi tuyển sinh thƣờng xuyên bị hỏng, gãy
61 40 65.6 2
17 Lãng phí về sự di chuyển thừa
Trong quá trình triển khai hoạt động tuyển sinh, cán bộ tuyển sinh phải đến trƣờng THPT nhiều lần để giải quyết công việc
61 36 59 1.9
18 Lãng phí về hoạt động thừa
Cán bộ đến tuyển sinh tại trƣờng THPT trong khi học sinh lớp 12 nghỉ học
61 35 57.4 2.6
19 Lãng phí do thông tin rời rạc
Cán bộ thiếu thông tin chính xác về quy trình xử lý công việc trong hoạt động tuyển sinh
61 34 55.7 2.1
20 Lãng phí về hoạt động thừa
Bộ phận Tuyển sinh tổ chức Hội thảo để thu hút tuyển sinh nhƣng lƣợng ngƣời tham gia ít
61 33 54.1 2.4
21 Lãng phí do sai
hỏng Một số tài liệu tuyển sinh bị in sai 61 31 50.8 2.6
22 Lãng phí cơ sở vật chất, trang thiết bị
Mốt số tài liệu, ấn phẩm dùng cho
tuyển sinh bị mất 61 31 50.8 1.9
23 Lãng phí do sai hỏng
Công cụ tuyển sinh đặt tại các
trƣờng THPT bị sai kích thƣớc 61 28 46 1.8
24 Lãng phí do sai hỏng
Thông tin tuyến sinh trên website
Khoa bị sai 61 26 42.6 2.4
25 Lãng phí do thông tin rời rạc
Một số thông tin tuyển sinh cán bộ quản lý chƣa thông báo kịp thời đến cán bộ tuyển sinh
61 24 39.3 1.8
26 Lãng phí về con ngƣời
Một số cán bộ tuyển sinh chƣa chƣa
sử dụng tối đa năng lực làm việc 61 18 29.5 2.2
27 Lãng phí do thông tin rời rạc
Cán bộ tuyển sinh bỏ sót một số thông tin tuyển sinh do không kiểm tra email
61 18 29.5 2
28 Lãng phí cơ sở vật chất, trang thiết bị
Tài liệu tuyển sinh phát cho học sinh THPT nhƣng học sinh không quan tâm và không sử dụng đến
61 15 24.6 1.7
29 Lãng phí về con ngƣời
Một số cán bộ tuyển sinh thực hiện nhiệm vụ chƣa đúng mục tiêu mà quản lý giao
61 11 18 1.8
30 Lãng phí về con ngƣời
Phân công công việc chƣa cân
Từ bảng 3.12, tác giả nhận thấy những lãng phí cần loại bỏ trƣớc tiên là lãng phí về thao tác thừa, lãng phí về thời gian, lãng phí về cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ công tác tuyển sinh, lãng phí về hoạt động thừa, lãng phí về di chuyển thừa, lãng phí do chƣa khai triệt để sức sáng tạo của cán bộ, lãng phí do thông tin rời rạc, lãng phí do sai hỏng sau đó là lãng phí về con ngƣời.