CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THIẾT KẾ LUẬN VĂN
4.2 Các giải pháp cụ thể
4.2.1. Các chính sách từ Khoa Quốc tế
4.2.1.1 Chính sách về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tuyển sinh
Để hoạt động tuyển sinh đƣợc triển khai đƣợc thuận lợi và hiệu quả, Khoa Quốc tế cần đáp ứng đầy đủ các đề xuất của Bộ phận Tuyển sinh về cơ sở vật chất, công cụ phục vụ hoạt động tuyển sinh. Vấn đề ƣu tiên hàng đầu về cơ sở vật chất là cung cấp một kho lƣu trữ vật dụng, tài liệu tuyển sinh để mỗi lần chuẩn bị công cụ đi tuyển sinh BPTS không phải nhờ thủ kho mở cửa kho. Hơn nữa, khi có kho riêng
lƣu trữ công cụ, tài liệu tuyển sinh, việc sắp xếp và phân phối dụng cụ và tài liệu tuyển sinh sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn.
Khi các công cụ tuyển sinh bị hỏng, gãy, Bộ phận Tuyển sinh cần sự ủng hộ và phê duyệt đề xuất từ phía Khoa để khắc phục hoặc mua mới công cụ, vật phẩm, ấn phẩm chất lƣợng tốt hơn để sử dụng kịp thời phục vụ các hoạt động tuyển sinh.
4.2.1.2 Chính sách về quy trình phối hợp giữa các đơn vị trong Khoa
Kết quả khảo sát cho thấy việc phê duyệt kinh phí thực hiện kế hoạch tuyển sinh tại Phòng KH – TC luôn mất nhiều thời gian. Vậy Khoa Quốc tế cần có quy trình phê duyệt tài chính rõ ràng, các biểu mẫu tài chính và yêu cầu của từng biểu mẫu duyệt kinh phí cần chuẩn mực để các cán bộ đối chiếu thực hiện. Những kế hoạch nào trình duyệt kinh phí trƣớc cần xử lý trƣớc và phân công cán bộ chuyên trách duyệt kinh phí và xử lý các vấn đề liên quan rõ ràng, nhanh chóng.
Bên cạnh đó, trong quá trình lập kế hoạch tuyển sinh, cán bộ mất thời gian chờ đợi các đơn vị liên quan xem xét và duyệt kế hoạch với nhiệm vụ đơn vị mình đảm nhiệm. Vậy Khoa cần ban hành quy trình phối hợp công việc rõ ràng giữa các đơn vị để việc xem xét và duyệt kế hoạch đƣợc nhanh chóng và tránh lãng phí thời gian.
Khoa Quốc tế cũng cần có chính sách khuyến khích các đơn vị trong Khoa trong việc trao đổi thông tin một cách tích cực giúp tăng sự liên kết chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau giữa các đơn vị để thực hiện các mục tiêu của Khoa với kết quả tốt nhất. Liên quan đến kết quả của các đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ và sinh viên về tuyển sinh, BPTS và các Bộ môn cần trao đổi các kết quả nghiên cứu khoa học này để BPTS đánh giá và áp dụng một cách hữu ích vào hoạt động thực tế.
4.2.1.3 Chính sách về đào tạo
Chiến lƣợc đào tạo, phát triển nguồn nhân lực nên là một bộ phận của chiến lƣợc phát triển của Khoa cũng nhƣ hoạt động tuyển sinh của BPTS, thể hiện nhận thức, sự quan tâm và cam kết của Ban CNK và lãnh đạo BPTS đối với công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Đây là cơ sở và căn cứ để BPTS đề xuất Khoa Quốc tế xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo.
Đào tạo, huấn luyện cán bộ tuyển sinh thƣờng xuyên, liên tục trong suốt quá trình thực hiện hoạt động tuyển sinh. Đào tạo, huấn luyện nên đƣợc xem là chiến lƣợc sáng suốt của Khoa trong bối cảnh nền kinh tế tri thức. Đào tạo, huấn luyện nên đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, liên tục ngay từ khi mới tuyển dụng cán bộ và tiếp tục trong suốt quá trình công tác của cán bộ, nhân viên. Trong thế kỷ của kinh tế tri thức, khoa học công nghệ và hội nhập quốc tế, Bạn CNK và lãnh đạo BPTS cần chú trọng tiếp tục đào tạo cho cán bộ tuyển sinh trong suốt quá trình công tác, giúp họ cập nhật liên tục kiến thức, thông tin, trau dồi kỹ năng xử lý công việc, xử lý tình huống để hoàn thành công việc với kết quả cao nhất. Điều này sẽ giúp cán bộ thỏa mãn nhu cầu học tập, phát triển, lạc quan, phát huy tinh thần đổi mới, sáng tạo, nâng cao năng suất làm việc và gắn bó trong công việc.
Đối với cán bộ hiện tại, khi họ đã quen với công việc, huấn luyện và đào tạo cần tập trung vào các hình thức nhƣ giao việc, phân công trách nhiệm, luân phiên thay đổi công việc trong Phòng, kết hợp với các hình thức đào tạo bên ngoài công việc nhằm bổ sung cũng nhƣ khai thác tối đa tri thức của họ. Bên cạnh đó, nội dung đào tạo cần thực tế, chuyên sâu, thiết thực với công việc để giúp cán bộ dễ dàng tiếp nhận và áp dụng vào công việc.
4.2.1.4 Chính sách nhân sự
Khi vào mùa tuyển sinh, các hoạt động tuyển sinh của BPTS diễn ra liên tục với mật độ dày và phải di chuyển nhiều trong khi số lƣợng cán bộ tuyến sinh còn mỏng. Vì vậy, cán bộ sẽ phải di chuyển liên tục với công tác TVTS trực tiếp. Các địa điểm tuyển sinh ở ngoại tỉnh nhiều vì vậy sẽ ảnh hƣởng tới chất lƣợng công việc. Bộ phận Tuyển sinh cần đề xuất thêm nhân sự tuyển sinh để công việc tuyển sinh đƣợc thực hiện một cách hiệu quả nhất.
Bên cạnh đó, Khoa Quốc tế cần có các chính sách khen thƣởng, động viên kịp thời và phù hợp để khích lệ tinh thần các cán bộ tuyển sinh trong mùa cao điểm tuyển sinh. Có nhƣ vậy, các cán bộ sẽ có thêm động lực để thực hiện và hoàn thành công việc với kết quả tốt nhất.